In het huidige bedrijfsklimaat moeten organisaties leren hoe ze de kracht van hun collectieve kennis effectief kunnen gebruiken om voorop te blijven lopen. Effectief Enterprise Knowledge Management (EKM) gaat verder dan het opslaan van informatie - het zet gegevens om in waardevolle inzichten die innovatie en operationele efficiëntie stimuleren.

Aan het einde van deze gids heb je een uitgebreid begrip van enterprise kennismanagement en de tools en technologieën die dit ondersteunen. 

Laten we beginnen!

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement is een proces dat organisaties helpt om hun kennis effectief te beheren. Het is het proces van het herkennen, ordenen, opslaan en delen van informatie binnen een bedrijf. 

Als je het goed doet, kan het verschillende voordelen bieden, zoals meer innovatie, betere besluitvorming en sterker teamwork.

Door gegevens effectief te organiseren, stellen bedrijven hun werknemers in staat om snel de benodigde informatie te vinden; dit bespaart niet alleen tijd, maar helpt hen ook om betere beslissingen te nemen.

Soorten kennismanagement

De definitie van kennismanagement omvat drie verschillende soorten kennis.

  • Expliciete kennis. Dit is formele, gecodificeerde kennis die gemakkelijk gecommuniceerd en gedeeld kan worden. Hieronder vallen documenten, databases, procedures, handleidingen en richtlijnen. Een voorbeeld van dit soort kennis is een bedrijfshandboek met HR-beleid en -procedures.
  • Stilzwijgende kennis. Dit verwijst naar persoonlijke, contextspecifieke kennis die moeilijker te formaliseren en te communiceren is. Het omvat inzichten, intuïtie en op ervaring gebaseerde knowhow. Bijvoorbeeld het instinctieve begrip van een marketingexpert over consumentengedrag.
  • Ingebedde Kennis. Dit type kennis zit ingebakken in processen, producten, cultuur of routines. Het is vaak een mix van expliciete en stilzwijgende kennis, diep verankerd in de functies van de organisatie. Een voorbeeld kan de unieke manier zijn waarop een softwareontwikkelingsteam samenwerkt om nieuwe functies te innoveren.

Belangrijkste aspecten

Succesvol kennismanagement omvat verschillende cruciale onderdelen om ervoor te zorgen dat kennis effectief wordt vastgelegd, opgeslagen, gedeeld en gebruikt in de hele organisatie. Enkele van deze belangrijke aspecten zijn:

  • Kenniscreatie en -verwerving. Het is het proces van het genereren van nieuwe ideeën en het vastleggen van nieuwe kennis uit verschillende bronnen binnen en buiten de organisatie. Bedrijven kunnen kennis genereren door aan onderzoek en ontwikkeling te doen, experimenten uit te voeren en samen te werken.
  • Opslag van kennis. Het vastleggen en opslaan van informatie en expertise. Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat een organisatie haar kennisactiva in de loop der tijd kan benutten.
  • Kennisorganisatie. Het systematisch organiseren van kennis zodat deze gemakkelijk toegankelijk is en kan worden opgehaald wanneer dat nodig is. Dit kan worden bereikt door kennisarchieven, databases en contentmanagementsystemen.
  • Kennis delen en verspreiden. Het verspreiden van kennis door de hele organisatie om ervoor te zorgen dat de juiste informatie de juiste mensen op het juiste moment bereikt. Het gebruik van samenwerkingsplatforms, kennisdelingssessies, workshops en interne communicatiekanalen kan nuttig zijn.
  • Kennistoepassing. De opgeslagen en gedeelde kennis toepassen om organisatorische processen te verbeteren, te innoveren en weloverwogen beslissingen te nemen.
  • Behoud en behoud van kennis. Ervoor zorgen dat essentiële kennis niet verloren gaat, vooral tijdens personeelsverloop of organisatorische veranderingen. Enkele technieken zijn opvolgingsplanning, mentorschapprogramma's, documentatie van kritieke processen en exitgesprekken.
  • Kennis bijwerken. Informatie actueel en relevant houden.

De rol van kennismanagementsystemen in de onderneming

Effectief kennisbeheer is cruciaal voor bedrijven omdat het hen helpt hun collectieve expertise te benutten om de efficiëntie te verbeteren, innovatie te bevorderen en een concurrentievoordeel te behouden. Het implementeren van effectieve kennismanagementpraktijken zorgt niet alleen voor operationeel succes, maar garandeert ook de duurzaamheid van het bedrijf op de lange termijn.

Een cruciaal voordeel van kennismanagement is de invloed ervan op betere besluitvorming. Het voorkomt overbodige taken door informatie efficiënt te organiseren en te delen, wat resulteert in meer naadloze en efficiënte bedrijfsprocessen.

Daarnaast vermindert het de trainingstijd en -kosten: nieuwe medewerkers kunnen snel aan de slag door toegang te krijgen tot goed gedocumenteerde kennis en best practices, waardoor het inwerkproces efficiënter verloopt.

Systemen die worden gebruikt voor bedrijfsbreed kennisbeheer

Bedrijfsbrede kennismanagementsystemen zijn er in verschillende vormen, elk ontworpen om verschillende aspecten van kennisvastlegging, -opslag en -verspreiding aan te pakken. Er zijn verschillende subtypes:

  • Gestructureerde kennissystemen. Deze systemen organiseren informatie in een sterk gestructureerd formaat, zoals databases of taxonomieën.
  • Semigestructureerde kennissystemen. Ze verwerken informatie die niet netjes in vooraf gedefinieerde categorieën past, zoals e-mailarchieven of documentbeheersystemen.
  • Kennisnetwerksystemen. Deze richten zich op het verbinden van mensen en het faciliteren van kennisdeling via sociale netwerken en samenwerkingstools.
  • Kenniswerksystemen. Dit zijn gespecialiseerde werkstations en systemen waarmee wetenschappers, ingenieurs en andere kenniswerkers nieuwe kennis kunnen creëren en ontdekken.

Er zijn ook AI-gestuurde kennissystemen die kunstmatige intelligentie gebruiken om kennis beter te ontdekken en toe te passen.

Aan de slag met kennismanagement

De reis naar kennismanagement op ondernemingsniveau kan in het begin ontmoedigend lijken, maar met een gestructureerde aanpak kan je organisatie effectief kennis vastleggen, opslaan en delen.

Bepaal je doelstellingen

Voordat je een kennismanagementsysteem implementeert, is het cruciaal om de doelen en doelstellingen van je organisatie te begrijpen. 

Wil je de interne samenwerking verbeteren, de klantenservice verbeteren, processen stroomlijnen of productontwikkeling innoveren? Het duidelijk omschrijven van je doelstellingen helpt bij het afstemmen van de kennismanagementstrategie op specifieke bedrijfsbehoeften.

Kennisaudit uitvoeren

Een kennisaudit evalueert de huidige staat van kennis binnen je organisatie. Identificeer de bestaande kennisassets, hun bronnen en hoe ze worden beheerd. Dit proces omvat:

  • Inventarisatie. Een lijst maken van alle beschikbare kennisbronnen zoals documenten, databases en expertise van medewerkers.
  • Beoordeling. De relevantie, kwaliteit en toegankelijkheid van deze bronnen evalueren.
  • Hiaatanalyse. Het identificeren van hiaten in de kennis en gebieden die verbetering behoeven.

Deze audit biedt een basislijn voor je kennismanagementinitiatief en helpt prioriteiten te stellen voor welke kennisassets onmiddellijke aandacht nodig is.

De belangrijkste belanghebbenden identificeren

Kennismanagement is een gezamenlijke inspanning. Betrek de belangrijkste belanghebbenden, waaronder:

  • Leidinggevenden. Zorgen voor ondersteuning en afstemming op bedrijfsdoelen.
  • IT-afdeling. Voor technische ondersteuning en systeemintegratie.
  • HR-afdeling. Voor training en het bevorderen van een cultuur van kennisdeling.
  • Medewerkers. Zij zijn de primaire gebruikers van en medewerkers aan het KM systeem.

Het vroeg betrekken van belanghebbenden zorgt voor buy-in en een soepelere implementatie.

Kies de juiste tools en technologieën

Het kiezen van de juiste tools en technologieën is een hoeksteen van een succesvolle kennismanagementstrategie. Deze tools vergemakkelijken het vastleggen, opslaan, ophalen en delen van kennis binnen je organisatie.

Met de vooruitgang in technologie, vooral op het gebied van kunstmatige intelligentie, heeft kennismanagement transformatieve veranderingen ondergaan.

AI integreren om kennisbeheer binnen het bedrijf te verbeteren

De integratie van AI in kennismanagementsystemen voor bedrijven biedt tal van voordelen die de manier kunnen veranderen waarop organisaties hun kennis beheren. Van het verbeteren van zoek- en opvraagprocessen tot het automatiseren van het genereren van content en het bieden van geavanceerde analyses, AI verbetert elk aspect van kennisbeheer.

Uit een onderzoek van IBM blijkt dat ongeveer 42% van de bedrijven op bedrijfsschaal AI gebruikt in hun bedrijfsstrategieën.

Door gebruik te maken van AI kunnen organisaties ervoor zorgen dat kennis efficiënt wordt vastgelegd, nauwkeurig wordt gedocumenteerd en effectief wordt gedeeld. Tegelijkertijd kunnen ze ervoor zorgen dat ze voortdurend innovatie stimuleren, de productiviteit verbeteren en het bedrijf over het algemeen concurrerend houden.

Verhoog je kennismanagementstrategie met TextCortex

Als het gaat om het verbeteren van de kennismanagementstrategie van je bedrijf, is TextCortex je bondgenoot! 

Met zijn natuurlijke taalverwerking (NLP), retrieval augmented generation (RAG) en machine learning mogelijkheden, brengt TextCortex een nieuw niveau van efficiëntie en intelligentie in de manier waarop je kennis beheert en gebruikt.

Bekijk de indrukwekkende resultaten in een van onze casestudies:

  • Kemény Boehme ConsultantsTextCortex geïntegreerd in hun dagelijkse workflow om specifieke uitdagingen aan te pakken. Het resultaat? Medewerkers ervaren nu een grotere efficiëntie en productiviteit en besparen gemiddeld 24 uur per maand.
  • Dankzij AICX, onze ecosysteempartner, verliep het onboardingproces naadloos en werd binnen de eerste paar weken een uitstekend activeringspercentage van 70% bereikt.
  • We zagen ook een toename van 60% in het comfort van werknemers bij het gebruik en beheer van AI, wat leidde tot een opmerkelijke 28x return on investment (ROI).

Kennisbanken voor persoonlijke aanbevelingen

Deze functie is een game-changer voor medewerkers die met meerdere gegevenspunten werken. Met Kennisbanken heb je alle informatie die je nodig hebt direct tot je beschikking, perfect georganiseerd en afgestemd op jouw specifieke gebruikssituaties. 

Je hoeft geen irrelevante gegevens meer door te spitten; de juiste kennis staat altijd voor je klaar wanneer je die nodig hebt!

Upload gewoon je PDF-, CSV-, PPTX- of DOCX-bestanden naar ZenoChat en haal snel de details op. Het is alsof je je eigen bestanden hebt die AI-gegenereerde antwoorden versterken!

Navigeer naar de sectie Aanpassingen, klik op het tabblad "Kennisbanken" en klik op de knop "Maak je kennisbank".

Krijg toegang tot de laatste informatie met Web Search

Deze functie begrijpt niet alleen de context en subtiliteiten achter je zoekopdrachten, maar levert ook de meest relevante en nauwkeurige resultaten.

Door Web Search te implementeren, zullen je medewerkers moeiteloos en in een mum van tijd specifieke documenten of informatie vinden, waardoor ze aanzienlijk minder tijd kwijt zijn aan zoeken. Je team zal zich krachtiger en efficiënter voelen, omdat ze weten dat ze een betrouwbaar hulpmiddel binnen handbereik hebben om hun dagelijkse taken te ondersteunen.

Of je nu op zoek bent naar een uitgebreide zoekopdracht op het web of naar details uit specifieke betrouwbare bronnen, de webzoektool past zich aan je eisen aan: je kunt"internet" kiezen of je voorkeursbronnen toevoegen.

Naast deze krachtige functies biedt TextCortex ook 30.000+ integrations waarmee je repetitieve en alledaagse taken met je interne gegevens kunt automatiseren. Deze integrations omvatten alle Microsoft Office Suite, Google Suite en meer.

Probeer het uit en zie het verschil dat het kan maken! Meld je nu aan en verander de manier waarop je kennis beheert.