Een e-mail schrijven om een evenement uit te stellen

Heb je ooit plannen onverwachts moeten terugschuiven?

Niet het beste gevoel in de wereld, toch?

Misschien is de situatie nog wel erger als je een belangrijke gebeurtenis op korte termijn moet uitstellen .

Wat zeg je in die situatie en behoud je je professionaliteit en geloofwaardigheid?

Dat is precies wat je in dit artikel zult leren, want we hebben 9 stappen voor je voorbereid over hoe je een e-mail schrijft om een evenement uit te stellen.

Daarnaast hebben we je een handig hulpmiddel gegeven dat deze klus veel gemakkelijker voor je kan maken.

Laten we beginnen!

Hoe laat is te laat om een e-mail te sturen om een evenement uit te stellen?

Vermijd kennisgevingen op het laatste moment - verzet je planning niet binnen 48 uur voor het evenement, tenzij het absoluut noodzakelijk is.

Het tijdsbestek voor het uitstellen van een evenement via e-mail wordt echter bepaald door een aantal factoren, waaronder:

• het type gebeurtenis
• de aard van je probleem
• de omvang van het evenement

Maar, als algemene richtlijn, stuur deze e-mail zodra je de beslissing hebt genomen.

Als je een informeel feestje of een niet-urgente gelegenheid uitstelt, is het meestal voldoende om een paar dagen van tevoren een e-mail te sturen.

Maar kondig formele bijeenkomsten zoals conferenties of belangrijke vergaderingen ruim van tevoren aan - bij voorkeur weken van tevoren.

Dit geeft deelnemers de gelegenheid om hun schema's hierop aan te passen.

In 9 stappen een e-mail schrijven om een evenement uit te stellen

Hier zijn 9 stappen die je kunnen helpen bij het opstellen van een e-mail om een evenement uit te stellen!

Stap 1: Bied je excuses aan

Het is niet het einde van de wereld als iets buiten je macht je dwingt om een evenement uit te stellen.

Onverwachte haperingen kunnen gebeuren, maar als je een evenement moet uitstellen, kom je al een heel eind met een oprechte verontschuldiging.

Begin je e-mail met een welgemeend sorry om te laten zien dat je geeft om het ongemak.

Zo kun je laten zien dat je de tijd van anderen waardeert.

💡ProTip

Hoe kun je dat doen?

Het gaat erom een balans te vinden in je toon. Bijvoorbeeld:

Slecht voorbeeld: "Door onvoorziene omstandigheden is het evenement uitgesteld; sorry voor het ongemak."

Goed voorbeeld: "Helaas hebben onvoorziene omstandigheden ons genoodzaakt om het evenement dat gepland stond voor volgende week uit te stellen; we bieden onze oprechte excuses aan voor het ongemak dat is veroorzaakt en werken er actief aan om het evenement snel opnieuw in te plannen."

Is er een manier om elke keer dat je schrijft de juiste toon aan te slaan? Ja!

Wanneer je de toon van je tekst wilt aanpassen, probeer dan de functie Toonwisselaar van TextCortex!

Je kunt kiezen uit meer dan 10 verschillende tonen.

Of je je boodschap nu formeel, vriendelijk, ongedwongen, respectvol of warm, met deze functie zit je goed 👇

Stap 2: Leg de redenen uit

Bied je excuses aan en leg uit waarom het evenement moest worden uitgesteld.

Bijvoorbeeld:

✔️If jij bent de organisator:

"Helaas moeten we, door onverwachte logistieke uitdagingen waar we geen invloed op hebben, het evenement uitstellen. We bieden onze oprechte excuses aan voor het ongemak dat dit kan veroorzaken en werken er actief aan om het probleem snel op te lossen."

✔️If jij bent de aanwezige:

"Helaas moet ik onze ontmoeting uitstellen vanwege onvermijdelijke omstandigheden die zich hebben voorgedaan. Ik verontschuldig me voor het ongemak dat dit kan veroorzaken en waardeer uw begrip in deze zaak."

Je hoeft niet in detail te treden, maar door een korte uitleg kan de ontvanger begrijpen dat deze situatie onvermijdelijk was.

Zo weten ze dat je er niets aan kon doen en dat je geen gebrek aan respect wilde tonen.

Stap 3: Erken het ongemak

Laat zien dat je begrijpt dat het uitstellen van het evenement bepaalde problemen veroorzaakte.

Als je dit erkent , toon je respect voor het belang ervan, het is alsof je zegt:"Ik snap het, dit is niet ideaal."

Het probleem begrijpen getuigt van professionaliteit omdat je de uitdagingen erkent en toegewijd bent om ermee om te gaan.

💡ProTip

Met TextCortex kunnen slechts 3 opsommingstekens je naar de hele e-mail leiden!

Het is bijvoorbeeld genoeg om te schrijven:

• "Sorry, ik moet onze ontmoeting uitstellen".
• "Familiedingen kwamen onverwacht".
• "Ik weet dat het niet ideaal is en ik verontschuldig me."

Klik op het e-mailpictogram en TextCortex schrijft de rest van de e-mail in een paar seconden 👇

Stap 4: Geef een andere datum of tijd op

Zorg ervoor dat je een andere datum en tijd opgeeft voor het uitgestelde evenement.

Dit laat zien dat je nog steeds wilt dat het evenement plaatsvindt, zelfs met de wijzigingen.

Als er niet al te veel mensen bij het evenement betrokken zijn, geef ze dan een lijst met alle beschikbare data.

Zo kunnen de ontvangers kiezen wat het beste bij hen past.

Laat ze ook weten dat je flexibel bent en bereid om je aan hun schema aan te passen.

Als de happening te groot is, plan hem dan op een andere dag en informeer mensen over de exacte tijd en datum.

Stap 5: Bied iets terug

Natuurlijk hangt deze stap af van het soort evenement dat je wilt uitstellen.

Als het om een vergadering of een bedrijfsevenement gaat, moet je niets in ruil aanbieden maar alleen een nieuwe datum en tijd afspreken.

Je kunt iets terugdoen als je wilt uitstellen:

• Netwerkevenement
• Conferentie
• Beurs
• Educatief evenement

Hier zijn enkele voorbeelden van wat je in ruil kunt aanbieden, afhankelijk van het evenement:

✔️If Als je een netwerkevenement uitstelt, kun je aanbieden om virtuele workshops te organiseren waar leiders uit de sector onderwerpen kunnen bespreken zoals personal branding of effectieve netwerkstrategieën.

✔️If als je een conferentie uitstelt, bied dan aan om opgenomen sessies en presentaties on-demand beschikbaar te stellen zodat deelnemers ze kunnen bekijken wanneer ze maar willen.

✔️If het een beurs is, kun je exclusieve aanbiedingen en kortingen geven.

✔️For educatieve evenementen, kun je extra inhoud of bronnen gerelateerd aan het evenementonderwerp bieden om de vertraging te compenseren.

Hoewel het niet altijd nodig is, kan het helpen om waardering te tonen voor hun medewerking en begrip.

💡ProTip

Als je weinig tijd hebt en snel iets moet bedenken, vraag het dan aan Zeno!

Probeer het nu hieronder!

Stap 6: Personaliseer de e-mail

Ongeacht het soort evenement is het belangrijk om je boodschap te personaliseren.

Als je naar één persoon schrijft, begin dan met de ontvanger bij naam aan te spreken.

Daarnaast kun je , afhankelijk van de relatie die je met de ontvanger of ontvangers hebt, een meer informele toon gebruiken, vergelijkbaar met hoe je regelmatig met hen zou communiceren.

Dit geeft een persoonlijk tintje aan het bericht, waardoor het authentieker overkomt.

ProTip - Persoonlijkheid

TextCortex biedt een functie genaamd Digital Persona, die het personaliseren van berichten veel gemakkelijker maakt.

Hoe werkt het?

Vertel iets over jezelf, geef een tekstvoorbeeld en TextCortex maakt een persona die net zo schrijft en klinkt als jij. 

Je kunt zelfs een van de bestaande persona's kiezen die past bij het beroep van je ontvanger.

Op deze manier kun je schrijven in een stijl die dichter bij die van hen ligt, waardoor je boodschap beter te begrijpen is.👇

Stap 7: Lees je bericht na

Proeflezen helpt je om spelling, grammaticaof interpunctiefouten die je misschien over het hoofd hebt gezien tijdens het schrijven.

Het herstellen van deze fouten zorgt ervoor dat je bericht er professioneel uitziet en gemakkelijk te begrijpen. Bovendien zorg je er zo voor dat alle details, zoals datums, tijden en bijlagen, kloppen.

Zo stuur je geen verkeerde informatie en zaai je geen verwarring.

💡ProTip

Met TextCortex is het herstellen van fouten net zo eenvoudig als het selecteren van de tekst!

Schrijf je bericht, selecteer het onderdeel dat je wilt controleren en klik op het moersleutelpictogram.

TextCortex corrigeert alle fouten voor je in een seconde 👇

Stap 8: Waardering tonen voor hun begrip

Sluit je e-mail af met een oprecht dankjewel! Het uiten van dankbaarheid voor hun begrip gaat heel ver, vooral als de emoties hoog oplopen. Door je ontvangers te laten weten dat je hun hulp en samenwerking waardeert, blijft de communicatie positief en gemakkelijk.

Checklist voor het schrijven van een e-mail om een evenement uit te stellen

Hier is een checklist die je moet doorlopen voordat je een e-mail verstuurt om een evenement uit te stellen:

Heb ik de ontvanger persoonlijk aangesproken, indien mogelijk?

✅Heb ik een verontschuldiging toegevoegd en de reden voor het uitstel uitgelegd?

✅Heb ik meer andere data aangeboden of één vaste datum opgegeven?

✅Betoonde ik begrip voor het probleem dat door het uitstel werd veroorzaakt?

Heb ik iets aangeboden voor het ongemak?

Heb ik het bericht dubbel gecontroleerd op alle mogelijke fouten en de ontbrekende informatie?

Is mijn e-mail beknopt en duidelijk?

Sjabloon 1 - Voorbeeld van een persoonlijke e-mail voor een klein evenement

"Betreft: Uitstel van [Naam evenement]

Geachte [Naam ontvanger],

Ik hoop dat deze e-mail goed voor u is.

Ik schrijf u om u te informeren dat we helaas het komende [Naam evenement], oorspronkelijk gepland voor [Datum], moeten uitstellen. Mijn oprechte excuses voor het ongemak dat dit kan veroorzaken.

Door onvoorziene omstandigheden buiten onze macht, zoals [leg kort de reden uit], zijn we niet in staat om het evenement door te laten gaan zoals gepland. Weest u ervan verzekerd dat we er hard aan werken om deze problemen op te lossen en het evenement op een later tijdstip soepel te laten verlopen.

Ik begrijp dat deze wijziging uw agenda kan verstoren en dat spijt me oprecht. Uw begrip en flexibiliteit gedurende deze tijd worden zeer op prijs gesteld.

In het licht van het uitstel wil ik graag een paar alternatieve data voor het evenement aanbieden: [Noem alternatieve data en tijden]. Laat me alsjeblieft weten welke optie voor jou het beste werkt, of als je voorkeuren hebt met betrekking tot de herschikking.

Nogmaals mijn excuses voor het ongemak en bedankt voor je begrip en steun.

Als je vragen of opmerkingen hebt, aarzel dan niet om direct contact met me op te nemen via [Jouw contactgegevens].

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Jouw functie/titel]
[Jouw contactgegevens]".

Sjabloon 2 - Voorbeeld van een groepse-mail voor een groter evenement

"Betreft: Belangrijke update: Uitstel van [Naam beurs]

Hallo allemaal,

Ik hoop dat het goed met jullie gaat.

Ik wil jullie informeren dat we het [Naam beurs], dat oorspronkelijk gepland stond voor [Oorspronkelijke datum], helaas moeten uitstellen.

Mijn oprechte excuses voor het ongemak dat dit kan veroorzaken. Door onverwacht onderhoud aan de locatie kunnen we het evenement niet laten doorgaan zoals gepland.

In het licht van dit uitstel hebben we een alternatieve datum voor het evenement geregeld: [Nieuwe datum].

We begrijpen dat deze wijziging uw agenda kan verstoren en we hopen oprecht dat deze nieuwe datum geschikt zal zijn voor alle deelnemers. We stellen uw begrip en flexibiliteit in deze periode zeer op prijs.

Om onze dankbaarheid voor uw medewerking uit te drukken, willen we elke deelnemer een gratis toegangspas voor een maand aanbieden voor onze premium online resource bibliotheek, waar u toegang krijgt tot exclusieve inzichten uit de branche, webinars en downloadbare materialen.

Nogmaals mijn excuses voor het ongemak en bedankt voor uw begrip en steun.

Uw medewerking is van onschatbare waarde voor ons en we kijken ernaar uit om met uw deelname een succesvol evenement te organiseren op de verschoven datum.

Aarzel niet om rechtstreeks contact met mij op te nemen op [Uw contactgegevens] als u vragen hebt.

Dank u voor uw aandacht voor deze kwestie.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw functie/titel]
[Uw contactgegevens]".

Om af te ronden

Hoewel waarschijnlijk niemand onvoorziene problemen en het uitstellen van een evenement leuk vindt, kan de persoon aan wie je het nieuws vertelt het gemakkelijk doorgeven als je het goed doet .

Onthoud dat het niet de bedoeling is om alleen maar te rapporteren, maar om oplossingen te bieden voor het probleem dat is ontstaan.

Dat allemaal in één e-mail stoppen is niet altijd de makkelijkste klus, dus bieden wij je een AI-oplossing.

Ga naar TextCortex!

TextCortex - Je schrijfassistent

TextCortex heeft alle tools die je nodig hebt om deze en alle andere soorten e-mails te schrijven.

Naast het schrijven van e-mails kun je met deze tool alle soorten geschreven inhoud.

Hoe precies?

Ten eerste biedt TextCortex je verschillende gratis tools:

🖊️Free herschrijftool - Hier kun je je tekst herschrijven in de gewenste toon, vereenvoudigen of vloeiender maken. Ook kun je met deze functie tekst parafraseren of je zinnen uitbreiden tot volledige alinea's.

🌍Translator - Vertaal je teksten in meer dan 25 talen.

↔️Free Samenvattingshulpmiddel - Vat elke tekst samen die je wilt, inclusief PDF-bestanden.

📽️Free YouTube beschrijvingstool - Maak in slechts enkele seconden SEO-geoptimaliseerde beschrijvingen voor je YouTube-kanaal.

Ten tweede heb je na het aanmelden toegang tot de volgende functies:

🤖Zeno Chat - Maak lange of korte inhoud door prompts in te stellen. Je kunt de tekst ook omzetten in spraak.

🧑‍💻Digitaal personage - Personaliseer je AI-assistent en schrijf in je eigen schrijfstijl.

🌐Zoeken op het web - Doorzoek verschillende bronnen zoals het web, Twitter, YouTube, patenten, Reddit, wetenschappers of nieuws.

📃 Templates - Gebruik 60+ templates die talrijke functietitels dekken

📑Documenten - Upload je documenten, sla ze op één plek op en chat ermee.

Knipsels - Sla een "stukje tekst" op als sjabloon en wijs er een snelkoppeling aan toe. Voer vervolgens de snelkoppeling in en de tekst van het knipsel vervangt deze waar je ook bent in je browser.

Notitie-editor - Sla je ideeën op en bewerk ze. Je kunt ook AI-gegenereerde afbeeldingen, tabellen of takenlijsten rechtstreeks in je notitie-editor maken.

Vergeet niet dat TextCortex een gratis plan dat 100 creaties omvat als je je aanmeldt.

Als je ze gebruikt hebt, ontvang je dagelijks 20 creaties.

Klinkt dat interessant?

Meld je vandaag nog aan en begin te schrijven als een pro!