Als het gaat om het zoeken naar een baan of een baan, zijn e-mails de meest efficiënte vorm van communicatie in Japan.
Japanners gebruiken ''sonkeigo'', wat een eervolle manier van spreken is waarbij je de rang van de persoon tegen wie je spreekt verhoogt.
En je vraagt je waarschijnlijk af wat dit te maken heeft met het schrijven van een e-mail in het Japans!
Niet alles in Japanse e-mails draait om taal.
Het heeft ook veel te maken met het begrijpen van de Japanse cultuur.
In dit artikel bespreken we 6 essentiële stappen die je moet uitvoeren bij het opstellen van deze e-mails en bieden we een oplossing waarmee je ze moeiteloos kunt maken.
Laten we eens kijken hoe dat gaat in het land van de rijzende zon!
In 6 stappen e-mails schrijven in het Japans
Hier zijn 6 stappen die je moet onthouden bij het opstellen van een Japanse e-mail. We geven ook wat voorbeelden om je te helpen bij het opstellen ervan.
1. Begin met het juiste e-mailformaat
Bij het schrijven van een e-mail in het Japans is er een passende opmaak, die enigszins kan afwijken van je moedertaal Engels.
🎯 Correcte Japanse e-mailsamenstelling:
- Onderwerp
- Ontvanger
- Afzender
- Lichaam
- Afsluitende woorden
- Handtekening
Algemeen voorbeeld:
%20(1)%20(1)%20(1)%20(1).png)
Laten we stap voor stap uitleggen hoe deze samenstelling in de praktijk werkt.
2. Maak een beschrijvende onderwerpregel
Japanse e-mailonderwerpregels zijn doorgaans langer en specifieker dan Engelstalige e-mails en bevatten een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van de e-mail.
Deze aanpak zorgt ervoor dat de ontvanger precies weet wat hij van je e-mail kan verwachten voordat hij hem opent.
Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden:
Een slecht geschreven onderwerpregel van een e-mail vermindert de kans aanzienlijk dat de ontvanger de e-mail opent, omdat de onderwerpregel niet belangrijk of relevant lijkt.
Laten we de volgende stap volgen en meer te weten komen over de ontvanger.
2. Adresseer je e-mail aan de specifieke ontvanger
Vanwege het Japanse eresysteem waar we het eerder over hadden, hangt de keuze van het juiste achtervoegsel af van de mate van formaliteit en de status van de ontvanger.
"Sama" en "san" zijn de meest gebruikte eerbetonen, meestal gebruikt om personen met een hogere rang of personen die respect verdienen aan te spreken.
Het is echter niet alleen belangrijk om een naam en het juiste achtervoegsel te schrijven. Maar je moet ook de bedrijfsnaam en de afdeling vermelden.
Voorbeelden:
✒️[Naam afdeling] 部 = (bu)
✒️人事部 (Jinji-bu) - Afdeling Personeelszaken
✒️財務部 (Zaimu-bu) - Afdeling Financiën
✒️開発部 (Kaihatsu-bu) - Ontwikkelingsafdeling
✒️営業部 (Eigyō-bu) - Verkoopafdeling
Je kunt de afdelingsnaam gevolgd door "部"(bu) gebruiken om een specifieke afdeling aan te spreken in je e-mail.
Dit is een gebruikelijke en gepaste manier om een afdeling aan te spreken in Japanse e-mailcommunicatie.
Nu we geleerd hebben hoe we de ontvanger moeten aanspreken, moeten we aandacht besteden aan de afzender van de e-mail.
3. De informatie van de e-mailafzender correct invullen
Vergeet niet dat niet elke webbrowser of mobiele telefoon je persoonlijke informatie en bezettingsgegevens correct weergeeft bij het beheren van je e-mail.
Daarom moet je in detail schrijven wie je bent voor de ontvanger.
Een typisch afzenderintroductiepatroon omvat:
- Volledige naam
- Naam van je bedrijf
- Je huidige functie/afdeling
Onthoud dat het patroon van vereiste informatie in elke Japanse e-mail voor zowel verzender als ontvanger hetzelfde blijft.
4. Houd je e-mail sterk
De hoofdtekst van de e-mail moet je bedoelingen uitleggen en in verband brengen met de onderwerpregel.
Je e-mail is sterk en daarom interessanter als hij duidelijke informatie bevat .
Zorg ervoor dat je het op een formele, hoffelijke manier formuleert.
Hier zijn topvoorbeelden van hoe je de hoofdtekst van je e-mail in verschillende situaties kunt presenteren:
💡Het is beter om te schrijven "Hetspijt me dat ik u lastig val, maar..."voordat je iemand van een hoger niveau benadert om hulp te vragen:
Als je voor de eerste keer contact opneemt met het bedrijf, raden we je aan een introductie te geven met daarin de branche waarin je geïnteresseerd bent en de reden van je sollicitatie.
Opmerking: Vergeet niet om bijlagen in je e-mail te noteren.
5. Eindig met een beleefde conclusie
Dit is het juiste moment om beleefdheid (Keigo) te gebruiken om je e-mail af te sluiten.
Hier zijn een paar korte voorbeelden van hoe je een e-mail kunt sluiten:
✒️どうぞよろしくお願いいたします。 (Douzo yoroshiku onegaishimasu)
Vertaling: Met vriendelijke groet / Vriendelijke groeten
✒️よろしければ、お知らせください。 (Yoroshikereba, oshirasukudasai)
Vertaling: Laat het me weten als je kunt / Als je bereid bent, laat het me dan weten
✒️お世話になっております。(Osewa ni natte orimasu)
Vertaling: Bedankt voor je voortdurende steun.
Deze korte en eenvoudige zinnen kun je gebruiken om je e-mails in het Japans af te sluiten, afhankelijk van de mate van formaliteit en je relatie met de ontvanger.
6. Zet je handtekening voordat je het verstuurt
Om je e-mail in het Japans af te ronden, moet je hem ondertekenen door deze informatie op te schrijven:
- Het bedrijf waarvoor je werkt
- Je bedrijfspositie
- Volledige naam en adres waar je beschikbaar bent
- Persoonlijk telefoonnummer
- Je volledige e-mailadres
Voorbeeld:
Waar moet je op letten bij het schrijven van Japanse e-mails?
Naast de stappen die we hebben beschreven, zijn er een aantal do's en don'ts waar je rekening mee moet houden bij het opstellen van deze e-mails. We zullen er een paar benadrukken die erg belangrijk zijn.
DO'S
✔️ Wees punctueel en reageer snel op e-mails om professionaliteit te tonen.
✔️ Gebruik formele taal en eervolle termen als je twijfelt om respect te behouden.
✔️ Maak een praatje om te laten zien dat je attent en aardig bent in je communicatie.
✔️ Houd rekening met de positie van de ontvanger en pas je toon daarop aan, zodat je een informelere benadering kunt hanteren bij vrienden of collega's.
DON'TS
🚫 Vergeet niet om je niveau van formaliteit te verhogen als je senioren, vreemden of mensen die je vraagt e-mailt.
🚫 Vermijd overdreven gebruik van eretekens, want dat kan geforceerd overkomen.
🚫 Negeer zinnen als"Geachte" en"Hoogachtend", want die zijn meer geschikt voor brieven dan voor e-mails.
🚫 Wees voorzichtig bij het selecteren van Cc of Bcc, omdat Japanse bedrijven zich vaak houden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
🚫 Houd het bij één e-mail per onderwerp voor duidelijkheid en organisatie in je communicatie.
Conclusie
Concluderend: het beheersen van de kunst van het schrijven van e-mails in het Japans vereist aandacht voor culturele nuances, formaliteit en respect.
Als je de stappen en richtlijnen uit deze gids volgt, wordt het veel gemakkelijker om zelfverzekerd door de fijne kneepjes van de Japanse e-mailetiquette te navigeren.
Of je nu communiceert met collega's, klanten of vrienden, e-mails van hoge kwaliteit schrijven in het Japans is essentieel.
Dat is waar verschillende AI-vertalingssoftware je drastisch kan helpen.
Laten we je voorstellen aan TextCortex.
TextCortex is een krachtig hulpmiddel voor AI-schrijven en taakautomatisering dat je kan helpen:
🎖️Automate schrijftaken met behulp van 100+ AI templates.
🎖️Translate elk type tekst in 25+ verschillende talen(inclusief Japans).
🎖️Rewrite zinnen en alinea's moeiteloos.
🎖️Summarize inhoud om deze korter en gemakkelijker leesbaar te maken.
🎖️Expand ideeën in gedetailleerde teksten.
🎖️Write zinnen met verschillende stemtonen.
🎖️Integrate met verschillende platforms zoals NotionCanva, Zendesk, Slack, Zapier, enz.
Bovendien kan TextCortex's spraakgestuurde AI-assistent, ZenoChat genaamd, je helpen bij het maken van elke vorm van content door het gewoon aanwijzingen te geven op basis van jouw behoeften.
Zo werkt het:
Waarom TextCortex gebruiken?
Naast de talloze voordelen die TextCortex biedt, zijn dit de voordelen om te overwegen het te proberen:
🎀 Geeft je een freemium account.
Je hebt geen creditcardgegevens nodig.
🎀 Hiermee kun je de functionaliteit en functies testen met 20 gratis creaties per dag.
🎀 Biedt flexibele prijsplannen als je besluit het volledige potentieel te gebruiken.
Klinkt dat interessant?
Meld je aan en krijg vandaag nog je gratis account om binnen een paar seconden te beginnen met het schrijven van overtuigende e-mails in het Japans.
.webp)
