Word je er niet moe van om nooit meer iets van mensen te horen via e-mail? 

En wat kan er precies misgaan met e-mails?

Het zal u misschien verbazen, maar met 4 miljard e-mailgebruikers kan er tegenwoordig van alles misgaan.

Behalve dat u moet concurreren met andere e-mails in de inbox, moet u de lezer ook verleiden om op de uwe te klikken.

Uit cijfers blijkt dat bijna de helft van alle e-mailontvangers berichten van onbekende afzenders verwijdert.

Voor alle duidelijkheid: er zijn ongetwijfeld enkele vrij elementaire regels die u moet volgen om ervoor te zorgen dat uw e-mails "aanvaardbaar" zijn.

Het is een heel ander spel om uit te vinden hoe je mensen geïnteresseerd genoeg krijgt om je e-mails te beantwoorden.

Om duidelijkheid te scheppen, hebben we een lijst opgesteld met de 9 effectieve strategieën om uw vaardigheden bij het schrijven van e-mails te verbeteren en de deelname van lezers aan e-mails te vergroten.

Maar laten we eerst die "basics" even op een rijtje zetten. 

Shell we?

4 essentiële stappen die in elke e-mail moeten plaatsvinden

Als je al eerder e-mails hebt geschreven, weet je dat er een aantal regels zijn die je altijd moet volgen.

Voor het geval dat, zal ik ze nu doornemen, zodat je voorbereid bent in de toekomst:

✔️ Begin met een duidelijke onderwerpregel - De onderwerpregel van de e-mail is het eerste wat de ontvanger ziet, dus maak hem kort en duidelijk.

✔️ Gebruik een conversatiestijl - Probeer op een professionele manier te schrijven die klinkt alsof je een gesprek voert met de lezer.

✔️ Houd uw e-mail kort en bond ig - Wees duidelijk en to the point in uw e-mail. Vermijd gebazel.

✔️ Formatteer uw e-mail - Bullet points en vetgedrukte tekst maken e-mails gemakkelijker te lezen en vestigen de aandacht op belangrijke informatie.

Deze richtlijnen zijn essentieel, of vanzelfsprekend, om in gedachten te houden bij het opstellen van e-mails.

Maar, zoals eerder gezegd, ze zijn niet genoeg om de schrijfvaardigheid van e-mails te verbeteren.

Laten we doorgaan naar het volgende hoofdstuk om meer te weten te komen over de geavanceerde strategieën die de meeste experts toepassen bij het schrijven van hun e-mails.

9 tips om de schrijfvaardigheid van e-mails te verbeteren

Het meest voor de hand liggende verschil in de manier waarop u uw e-mail schrijft, is of u een informele of formele e-mail verstuurt.

Maar er zit een addertje onder het gras dat invloed heeft op hoeveel mensen uw e-mails lezen en openen.

Het valt allemaal onder de vraag - hoe algemeen je e-mails zijn?

Daarom schets ik een methode die u kunt volgen om betere e-mails te produceren, ongeacht het doel ervan

1. Ken uw ontvanger

Je moet je afvragen: "Hoe goed ken ik deze persoon?" voordat je aan je e-mail begint.

Dit is essentieel omdat het uw vermogen verbetert om efficiënte e-mails te schrijven die reacties opleveren.

Waarom?

Een van de redenen is dat u de ontvanger daarmee laat zien dat hij meer is dan een nummer op uw e-maillijst.

Ten tweede, wanneer u een e-mail aan een specifieke persoon richt, vergroot u de kans dat deze wordt gelezen en beantwoord.

Essentieel om in gedachten te houden over uw ontvanger

🎯 Ken hun naam - Hoewel het voor de hand liggend lijkt, is het gebruik van de naam van de ontvanger een geweldige manier om een e-mail interessanter en persoonlijker te maken. Spel de naam correct en spreek hem aan met de juiste titel (bijv. meneer, mevrouw, dokter).

🎯 Begrijp hun functie - Als u iemand professioneel mailt, is het belangrijk te weten wat hij doet voor het bedrijf of de organisatie. Zo kunt u in uw bericht ingaan op specifieke zaken die voor hen van belang zijn.

Onderzoek hun achtergrond - Voordat u een e-mail stuurt naar een nieuw contact, is het een goed idee om zoveel mogelijk over hen te weten te komen. Een manier om dit te doen is hun professionele profielen online door te nemen, zoals op LinkedIn of de biopagina van hun bedrijf.

2. Kies Richting 

In de drukke wereld van vandaag heeft e-mail veel andere vormen van communicatie vervangen. 

Daarom is het belangrijk te weten wat u ermee wilt bereiken, voordat u die e-mail naar een collega, klant of vriend stuurt. 

Door het doel van uw e-mail te bepalen, kunt u deze relevanter maken voor de ontvanger door in te gaan op hun specifieke zorgen en vragen.

Essentieel om te overwegen met het doel van uw e-mail

🎯 Bepaal uw doel - Moet u met iemand in contact komen om een vraag te stellen, een vergadering te regelen, een zakelijk voorstel te presenteren of gewoon hallo te zeggen? Een manier om ervoor te zorgen dat uw boodschap wordt ontvangen en begrepen, is een duidelijk doel voor ogen te hebben.

🎯 Denk aan uw publiek - Het doel van uw e-mail moet relevant zijn voor de ontvangers. Houd rekening met de mogelijke zorgen, interesses of andere factoren van de ontvanger die de inhoud van uw bericht kunnen beïnvloeden. 

🎯 Wees beknopt en duidelijk - Ongeacht het doel moeten uw woorden uw gedachten duidelijk en snel overbrengen. Zorg ervoor dat uw e-mail gemakkelijk te lezen en te begrijpen is door jargon en lange zinnen te vermijden.

3. Eenmalige aanpak

Afhankelijk van de omstandigheden en de ontvanger zijn er verschillende manieren om e-mails te schrijven. 

Een e-mail schrijven naar een klant of potentiële klant kan verschillen van een e-mail schrijven naar een collega. Het nemen van de juiste beslissing kan u helpen uw doelen te bereiken en uw relaties met uw contacten te verbeteren.

Essentiële overwegingen bij de keuze van de e-mailaanpak

🎯 Bepaal het doel van de e-mail - Zoals we in de vorige stap hebben behandeld, helpt het weten waarom u de e-mail verstuurt u bij het kiezen van de beste aanpak. Zo kan zowel een subtiele als een overtuigende aanpak helpen om de ontvanger te overtuigen.

🎯 Denk aan uw relatie met de ontvanger - Uw aanpak hangt ook af van uw relatie met de ontvanger. Als u de ontvanger goed kent, kunt u informeler en vriendelijker zijn. Maar als je met een vreemde praat, moet je misschien formeler zijn.

Denk aan de toon van uw bericht - De toon van uw e-mail is belangrijk. Wilt u urgentie of belang overbrengen, wees dan direct en gezaghebbend. Wilt u empathie tonen, wees dan persoonlijker.

Pro Tip

Met geavanceerde AI schrijftools, zoals de add-onTextCortex , kunt u schakelen tussen verschillende stemtonen.

Op die manier kunt u de toon van uw boodschap sturen in de richting die schriftelijk het meest zinvol is.

4. Houd uw e-mail tot een redelijke lengte

Er is een directe correlatie tussen de lengte van uw e-mail en hoe hij wordt ontvangen en of hij al dan niet tot de gewenste actie leidt.

Mensen hebben bijvoorbeeld een korte aandachtsspanne en worden voortdurend overspoeld met e-mails en andere vormen van communicatie.

Met lange e-mails loopt u het risico de interesse van de lezer snel te verliezen.

Bovendien kan een lange e-mail intimiderend en verwarrend zijn, waardoor het voor de ontvanger moeilijk wordt om het centrale punt of doel van het bericht te begrijpen.

Niet te vergeten dat dergelijke e-mails, afhankelijk van de context en de ontvanger, kunnen worden gezien als onprofessioneel of ongepast.

Om al deze valkuilen te vermijden, moet u bij het schrijven van uw volgende e-mail rekening houden met de volgende punten.

Essentiële overwegingen over de lengte van uw e-mail

🎯 Gebruik opmaak in uw voordeel - Maak uw boodschap leesbaarder door grote tekstblokken op te splitsen met opmaak zoals opsommingstekens of vetgedrukte tekst. Dit zal de lezer helpen zich te concentreren op de meest cruciale details.

🎯 Offer duidelijkheid niet op voor beknoptheid - Behoud duidelijkheid terwijl u uw e-mail kort houdt. Zorg voor context en een duidelijke boodschap.

🎯 Gebruik bijlagen wanneer nodig -In plaats van alles in uw e-mail op te nemen, gebruikt u bijlagen om meer informatie mee te sturen. Dit zal u helpen beknopte e-mails te schrijven.

Pro Tip

Als elk woord dat je wilt zeggen essentieel is voor de boodschap, kan het een uitdaging zijn om overbodige woorden te schrappen.

Om dit doel te bereiken, maken de meeste hulpmiddelen voor het schrijven vanAI gebruik van samenvattende functies.

Als u deze optie selecteert, kunt u de belangrijkste aspecten van uw schrijven eruit halen zonder de betekenis van wat u probeerde te zeggen te veranderen.

Voor een beknopte samenvatting van een langer stuk tekst kunt u een extension zoals TextCortex gebruiken en de optie"Samenvatten" selecteren.

‍

‍

5. Breng uw personalisatie in evenwicht

Wist u dat personalisering wordt gezien als een van de meest effectieve methoden om de betrokkenheid te vergroten door bijna 60% van de meest succesvolle e-mail marketeers?

De hoeveelheid personalisering die in een e-mail gepast is, kan variëren naargelang de context en de ontvanger.

Evenwichtige personalisering in e-mails is belangrijk omdat het u kan helpen een band met de ontvanger op te bouwen en tegelijkertijd een niveau van professionaliteit te handhaven.

Hier zijn enkele redenen waarom u evenwichtige personalisering in uw e-mails moet behouden:

✔️It kan de betrokkenheid van de ontvanger verdiepen en een sterkere band scheppen.

✔️It laat zien dat je om de verbinding geeft en bereid bent effectief te communiceren.

✔️It helpt u uit de persoonlijke ruimte van de ontvanger te blijven om ongemak te voorkomen.

✔️Upholds een niveau van professionaliteit.

Essentieel om te overwegen wanneer u personalisering in uw e-mail opneemt

🎯 Relatie met de ontvanger - U kunt uw e-mail persoonlijker maken als u de ontvanger kent. Vermijd echter personalisering als u de persoon niet kent of in een meer formele context schrijft.

Doel van de e-mail - Personalisering hangt ook af van het doel van de e-mail. Een marketinge-mail aan potentiële klanten personaliseren door hun naam te gebruiken kan de e-mail boeiender maken. Personalisering in formele zakelijke e-mails kan onprofessioneel zijn.

Culturele overwegingen - Personalisatie kan ook afhangen van de cultuur. In sommige culturen is het onbeleefd om iemand bij zijn voornaam te noemen, tenzij je een goede relatie hebt. Houd rekening met culturele verschillen bij het personaliseren.

6. Visuals opnemen - of niet?

Wist u dat e-mails met video's een boost kunnen geven click through rates kunnen verhogen met 300%?

Wel of geen visuals in uw e-mails opnemen? 

Het antwoord is ja - het opnemen van afbeeldingen in uw e-mails verhoogt de interactie, verhoogt de kans dat de ontvanger uw bericht leest en verbetert de communicatie.

Visuals kunnen echter meer doen dan alleen de aandacht van mensen trekken - ze kunnen ook helpen bij het begrijpen, het imago van uw merk versterken en ervoor zorgen dat uw boodschap in het geheugen van mensen blijft hangen.

Essentieel om te overwegen wanneer u beelden in uw e-mail opneemt

🎯 Relevantie - De visuals van uw e-mail moeten bij elkaar passen. Als u een product promoot, voeg dan afbeeldingen toe die de kenmerken en voordelen ervan tonen. Gebruik ook relevante afbeeldingen bij het delen van nieuws.

🎯 Kwaliteit - Gebruik afbeeldingen en video's van hoge kwaliteit om te zorgen voor duidelijkheid en visuele aantrekkingskracht. Slechte visuals kunnen afbreuk doen aan uw boodschap en uw merk beschadigen.

🎯 Grootte - Optimaliseer de grootte van afbeeldingen om het laden van e-mails te versnellen. Gebruik afbeeldingen en video's van de juiste grootte om opmaakproblemen te voorkomen.

7. Vertel uw ontvangers wat ze moeten doen

Wist u dat het hoogste doorklikpercentage voor een call-to-action knop bijna 70% was?

De oproep tot actie (CTA) is een essentieel onderdeel van elke e-mailmarketingstrategie en kan het succes of de mislukking van de campagne bepalen. 

Als u wilt dat mensen uw product kopen, zich inschrijven voor uw newsletter, ingaan op een uitnodiging voor een vergadering, of uw website bekijken, hebt u een call to action (CTA) nodig. 

Maar hoe weet u of de call-to-action (CTA) in uw e-mail effectief is? 

Ik heb hieronder enkele van de meest cruciale factoren opgesomd.

Essentieel bij het opstellen van een CTA in uw e-mail

🎯 CTA is duidelijk en beknopt - Duidelijke en eenvoudige CTA's zijn het beste. Gebruik actiegerichte woorden om uw boodschap over te brengen en vermijd verwarrende of dubbelzinnige taal. Uw publiek zal eerder tot actie overgaan als ze gemakkelijk kunnen begrijpen wat u wilt dat ze doen.

🎯 CTA stemt overeen met de inhoud van de e-mail - Uw CTA moet overeenstemmen met de inhoud van uw e-mail. Als u een nieuw product promoot, moet uw CTA klanten aanmoedigen om te kopen of meer te weten te komen. Uw CTA kan lezers aanmoedigen uw website te bezoeken of zich in te schrijven voor uw newsletter als u nieuws deelt.

🎯 CTA creëert urgentie - Om uw publiek snel te laten handelen, kan het helpen hen een gevoel van urgentie te geven. Creëer een gevoel van urgentie door zinnen te gebruiken als "aanbieding voor bepaalde tijd" of "handel nu" om uw publiek ertoe aan te zetten snel te handelen.

8. Neem handtekening op voor geloofwaardigheid

Een handtekening onderaan uw e-mails is een goede manier om te laten zien dat u uw werk serieus neemt. 

Bovendien kunnen uw ontvangers meer over u te weten komen door naar uw handtekening te kijken - inclusief uw functietitel, contactgegevens en sociale-mediaprofielen.

Een geloofwaardige en indrukwekkende e-mailhandtekening kan u dus helpen een goede indruk te maken op uw ontvangers.

Essentieel bij het toevoegen van de handtekening in uw e-mail

🎯 Houd het beknopt - Het is aanbevolen dat uw handtekening beknopt en duidelijk is. Uw naam, functie, bedrijfsnaam, contactnummer en e-mailadres zijn de enige verplichte gegevens die u moet vermelden.

🎯 Gebruik een professioneel lettertype - Houd uw handtekening schoon en leesbaar omwille van de geloofwaardigheid. Gebruik een eenvoudig lettertype, zoals Arial of Times New Roman.

🎯 Neem uw sociale-mediaprofielen op - Neem links naar uw professionele sociale-mediaprofielen (zoals LinkedIn en Twitter) op in uw e-mailhandtekening.

9. Behoud geloofwaardigheid door foutloze inhoud

Om het vertrouwen van uw ontvangers te winnen en te behouden, moet u ervoor zorgen dat uw e-mail altijd foutloos is. 

Volgens de statistieken zijn dit bijvoorbeeld de top 3 meest voorkomende fouten bij het schrijven van e-mails:

  • Typos en grammaticale fouten 64%
  • Onvolledige e-mails 63%
  • Ontvanger heeft het bericht verkeerd begrepen 50%

Daardoor wekt onjuiste of slecht geschreven inhoud de indruk dat het u aan professionaliteit en betrouwbaarheid ontbreekt.

Om dit te voorkomen, controleert u de volgende stappen om ervoor te zorgen dat uw inhoud bij het proeflezen geen fouten bevat.

Essentieel om te overwegen bij het proeflezen van uw e-mail

🎯 Gebruik een grammaticacontrole - Gebruik grammaticacontrole om je schrijven te verbeteren.

🎯 Controleer uw feiten - Zorg ervoor dat u uw referenties en gegevens dubbel controleert.

🎯 Volg stijlgidsen - Gebruik een passende schrijfstijl wanneer je voor een specifiek publiek schrijft.

🎯 Lees hardop - Uw inhoud hardop horen is een geweldige manier om typefouten en andere fouten in uw schrijven te ontdekken.

Pro Tip

Als je moeite hebt met proeflezen, zoek dan naar hulpmiddelen die tekst-naar-spraakfuncties bieden die je inhoud voor je kunnen lezen.

TextCortex biedt een dergelijke optie in zijn herschrijvingsmenu - de functie "Tekst-naar-spraak". Markeer gewoon de tekst en klik op de knop "Afspelen".

Laten we samenvatten

Heb je een patroon opgemerkt in de 9 tips die we hebben opgesomd om je vaardigheden in het schrijven van e-mails te verbeteren?

Als er één wordt ingevoerd, volgen de anderen of worden ze beïnvloed.

Door deze richtlijnen te volgen zul je de kunst van het schrijven van e-mails zeker onder de knie krijgen. Helaas gaat dit niet altijd even snel en gemakkelijk. 

Zeker als het met de hand moet gebeuren.

Daarom raden wij u aan gebruik te maken van software voor het schrijven van e-mails, zoals TextCortex, zodat u minder tijd kwijt bent met schrijven en tegelijkertijd de kwaliteit en effectiviteit van uw communicatie verbetert.

Waarom TextCortex?

De TextCortex plugin biedt:

✔️ Herschrijffuncties om uw inhoud aan te passen voor een betere kwaliteit (herschrijven, samenvatten, toon, vertaling en meer).

✔️"Long-form post" functie om snel lange berichten in één keer samen te stellen.

✔️ "Bullet to email" functie om een lijst met opsommingen om te zetten in een e-mail.

✔️ "Brainstormfuncties" beschikbaar op meer dan 2000 verschillende platforms.

✔️ Geavanceerd "Zeno-modus" om de meest optimale uitvoer en structuur van de inhoud te voorspellen.

✔️ 60+ beschikbaar AI templates om elke gewenste inhoudsvorm te creëren.

✔️ "Zeno chat" functie om gewenste output te krijgen op een conversationele manier.

We zullen er niet over opscheppen. Met ons freemiumplan kunt u aanspraak maken op 10 gratis creaties per dag om het zelf uit te proberen.

Klaar voor een ritje?

Meld je vandaag nog aan en ontdek de geavanceerde AI functies die je schrijfvaardigheid in een mum van tijd kunnen verbeteren, terwijl ze je hulp bieden waar je schrijfpen dat nodig heeft.