8 doeltreffende tips om een e-mail te schrijven aan iemand die je niet kent

Als je dit leest, ben je waarschijnlijk van plan een e-mail te schrijven naar iemand die je niet kent.

Laten we eerlijk zijn - de meeste mensen hebben een hekel aan verkoop- en marketingmails. 

En hoewel e-mailmarketing nog steeds een geweldige manier is om een bedrijf te laten groeien, moet je het wel op de juiste manier doen.

Een vriend e-mailen is gemakkelijk, maar iemand e-mailen die je nog nooit hebt ontmoet kan een beetje moeilijk en stressvol zijn. 

Je kent de persoon immers niet, je kent zijn voorkeuren niet. 

En u weet niet zeker of u uw introductie beter via een telefoontje of een persoonlijke ontmoeting kunt doen.

Hoewel het schrijven van e-mails een uitdaging kan zijn, is er een formule om het gemakkelijker te maken.

In het artikel van vandaag nemen we de 8 praktische tips door over hoe je een e-mail schrijft aan iemand die je niet kent om je te helpen het ongemakkelijker te maken en je antwoorden te vergroten.

Dus, laten we erin duiken.

1. Doe uw onderzoek

Dus je wilt iemand e-mailen, en je weet niets over hem. 

Het is een uitstekende plaats om te beginnen als u de naam van de persoon kent en weet voor welk bedrijf hij werkt.

Wat voor mij het beste werkte toen ik met vreemden communiceerde voordat ik hen kende, was de tijd nemen om hen te onderzoeken, hun LinkedIn-profielen, vroegere tweets of artikelen, enz.

Misschien heb je nooit gedacht dat je je ontvanger niet kende, totdat ik je erop attent maakte. 

Het is essentieel om je onderzoek te doen voordat je een koude e-mail stuurt. 

Hoe kun je verwachten dat ze reageren als je niets over de persoon weet?

Mensen onderzoeken is een van de eerste dingen die we doen als we een nieuwe campagne of zakenrelatie beginnen, maar we nemen vaak niet de tijd om te bedenken wanneer we dat moeten doen.

Om u te helpen hen beter te onderzoeken en te ontmoeten, moet u zich in de schoenen van de ontvanger plaatsen. 

• Wie zijn dat? 
• Hoe kun je waarde creëren?
• Wat is de beste e-mailonderwerpregel om hun aandacht te trekken?

Nadat u al deze informatie over uw ontvangers hebt gevonden, wordt het gemakkelijker voor u om uw e-mail te beginnen.

Dus hier is een voorbeeld dat je kan helpen:

Hoi,

Ik schrijf u omdat ik uw blog post heb gelezen over _____. Ik hou van de manier waarop u schrijft over _____. Ik denk dat u een persoon bent die diep nadenkt over ______ en er sterke meningen over heeft.

Ik zou graag met u praten over _______, maar voor nu zijn hier mijn gedachten over het onderwerp:

Ik heb ook een paar artikelen bijgevoegd die volgens mij nuttig voor je zijn.

Laat me weten of dit iets is waar we samen aan kunnen werken!

Hier laat je zien dat je goed onderzoek hebt gedaan en weet waarover je spreekt, wat je kansen op een antwoord kan vergroten.

2. Onderwerp

Wanneer uw e-mail in iemands inbox verschijnt, bepalen verschillende signalen en triggers of hij wordt geopend of niet - en uw onderwerpregel is er daar één van.

Een van de grootste fouten die mensen maken is dat ze zich laten meeslepen door te veel algemene details in hun onderwerpregel en hoofdtekst. 

U wilt dat uw eerste e-mail een gedenkwaardige onderwerpregel heeft, maar u weet niet of ze hem zullen openen.

Gezien deze uitdaging, waar begin je dan?

Hier zijn enkele tips voor het schrijven van onderwerpregels die werken:

• Wees duidelijk en beknopt - Probeer niet slim of leuk te zijn - vermeld gewoon waar uw e-mail over gaat in een paar woorden die gemakkelijk te begrijpen zijn zonder de kern van het bericht te hoeven lezen.
• Maak het persoonlijk - Voeg indien mogelijk de naam van de ontvanger toe aan de onderwerpregel. Het laat zien dat je aandacht hebt en dat je om hen geeft als persoon.
• Wees creatief - Wees niet bang om humor of zelfs sarcasme te gebruiken om de aandacht van uw lezer te trekken. Zorg er wel voor dat het aansluit bij uw merk en bedrijfscultuur!

Door deze elementen in uw onderwerpregel te vermelden en deze niet algemeen te laten klinken, zullen uw kansen om een antwoord te krijgen drastisch toenemen.

Hier zijn enkele voorbeelden:

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: Question about {{companyName}}​ ​

‍

Door het kort en duidelijk te houden, samen met personalisatie, kunnen uw kansen om uw e-mail gelezen te krijgen verbeteren.

4. Begroet de persoon

E-mails moeten altijd beginnen met een begroeting en eindigen met een handtekening met uw naam en contactgegevens. 

Begroetingen zijn een standaardonderdeel van elke zakelijke e-mail, maar ze kunnen lastig zijn. 

• Is het goed om hun voornaam te gebruiken? 
• Moet je ze aanspreken met hun titel? 

Houd het bij twijfel bij "Geachte heer/mevrouw", dat is geslachtsneutraal en professioneel. 

En maak je geen zorgen of je begroeting klinkt alsof iemand uit een ander land hem geschreven heeft - het is beter om beleefd te klinken dan gepolijst!

Als er meer dan één verantwoordelijke is in het bedrijf en u weet niet zeker wie de e-mail moet ontvangen, stuur hem dan naar elk individu en vermeld ieders titel in de onderwerpregel ("Re: Onze vergadering volgende week"). 

Zo weet iedereen wie als eerste moet reageren.

Hier is een voorbeeld:

Beste mevrouw Smith,

Ik schrijf u om me voor te stellen en uw hulp te vragen bij een project dat me na aan het hart ligt. Ik werk aan een boek over schrijven met gevoel dat mensen zal helpen zich uit te drukken in al hun communicatie. Als onderdeel van het onderzoek voor mijn boek wil ik graag weten wat u vindt van de volgende stelling: "Schrijven met gevoel betekent eerlijk zijn als je schrijft."

Laat me weten wat u ervan vindt door een e-mail te sturen naar [email protected]. Hartelijk dank voor uw tijd en overweging!

4. Identificeer jezelf in je openingszin

Je hebt een geweldig idee, en je wilt het delen. 

Je hebt er de hele dag over nagedacht, en nu is het tijd om je idee via e-mail te versturen. 

Maar wat zeg je ervan?

Het eerste wat je moet doen is jezelf identificeren in je openingszin. 

Als de persoon niet weet wie je bent, zal hij niet verder lezen - of erger nog, hij zal denken dat een of andere spammerige robot hem een bericht heeft gestuurd.

Als uit uw e-mailhandtekening duidelijk blijkt dat u van [bedrijf] bent, hoeft u dat niet nog eens in uw openingszin te vermelden. 

Maar als u er zeker van wilt zijn dat de lezer weet wie hem een e-mail heeft gestuurd, dan is iets als 

"Hé [naam]! Het is [jouw naam]" is prima.

Dus hier is een voorbeeld van:

Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Ik ben onlangs afgestudeerd aan de Universiteit van X, waar ik afstudeerde in [wat u afstudeerde in]. Ik loop nu drie maanden stage bij mijn huidige bedrijf en wil na mijn afstuderen een fulltime baan bij hen krijgen.

Ik vond het leuk om tijdens mijn stage bij [bedrijf] te werken en ik heb het gevoel dat het goed bij me past. Omdat ik binnenkort afstudeer, wilde ik contact opnemen om te zien of er een vacature is die bij mij past. Ik ben zeer geïnteresseerd in [voeg relevante vaardigheden toe] en kijk ernaar uit om van u te horen.

Bedankt voor uw tijd en aandacht!

Nu we onszelf hebben geïdentificeerd, laten we leren hoe je je e-mail zo opstelt dat mensen hem willen lezen!

5. Gebruik het lichaam in je voordeel

De body van je e-mail is de plaats waar je echt kunt schitteren. 

Je moet deze ruimte gebruiken om je persoonlijkheid te laten zien en een band met je lezer op te bouwen.

U kunt hen een beetje over uzelf vertellen en waarom u hen schrijft, en u zult ook wat details willen vermelden over wat u zoekt.

Zo weet de ontvanger of hij al dan niet kan helpen met uw verzoek.

Hier zijn enkele tips voor het schrijven van een goede e-mail body:

• Gebruik een vriendelijke toon - Uw doel is om de persoon zich comfortabel genoeg te laten voelen om op uw e-mail te reageren, dus wees niet bang om emoticons of uitroeptekens te gebruiken als dat helpt om over te brengen dat u enthousiast bent!
• Wees beknopt en duidelijk - Als je niet in twee zinnen of minder kunt uitleggen wat je nodig hebt, is het waarschijnlijk te ingewikkeld of specifiek voor iemand anders om je te helpen.
• Gebruik opsommingstekens en vetgedrukte tekst om belangrijke punten in uw boodschap te benadrukken.
• Stel vragen over de specifieke functie of de ervaring en kwalificaties van de persoon.
• Vertel hen hoe uw vaardigheden hen, hun team of hun organisatie ten goede kunnen komen en welke waarde u aan de functie kunt toevoegen.

Geef wat achtergrondinformatie over jezelf, zodat ze een idee krijgen met wie ze praten (misschien zelfs met een foto).

Hier is een voorbeeld van wat je niet moet doen:

Hallo daar! 

Mijn naam is Sam, en ik ben een aspirant freelance schrijver op zoek naar werk op het gebied van content marketing. Ik ben beschikbaar voor copywriting, blogging en social media management jobs van $10/uur tot $30/uur, afhankelijk van ervaring. Ik heb ook enige ervaring met elementaire HTML-codering (bv. lettergrootte en kleur veranderen) en elementaire grafische ontwerpvaardigheden (bv. koppen maken). 

Als je geïnteresseerd bent in mijn werk, laat het me weten! Zo niet, geen zorgen!

Deze e-mail heeft geen enkele persoonlijkheid. Het is saai, robotachtig en saai. 

Het enige wat het me zegt over Sam is dat hij misschien goedkoop is - wat sowieso niet erg professioneel is omdat freelancers moeten rekenen op basis van hun expertiseniveau, niet hoeveel ze per opdracht nodig hebben.

Hier is een voorbeeld van hoe je het kunt doen:

Hoi John,

Ik ben een grote fan van u, en ik zou graag met u aan een project werken. Ik heb mijn CV bijgevoegd ter referentie. Als u dit verder wilt bespreken, laat me dan weten hoe ik u het beste kan bereiken!

De beste wensen,

{{YourName}}

6. Zo nodig aanvullende gegevens verstrekken

Ook al moet uw e-mail kort en duidelijk zijn, dat betekent niet dat hij onafgewerkt moet blijven en zonder informatie aan de ontvanger.

Zorg ervoor dat u alle relevante en aanvullende informatie opneemt, zodat uw ontvanger alles over u begrijpt. 

Hier zijn enkele tips:

• Als u schrijft over een sollicitatie, gebruik dan het woord "sollicitatie" of "sollicitatie" in de onderwerpregel, zodat uw bericht niet verloren gaat tussen andere e-mails in hun inbox.
• Wees zo specifiek mogelijk als je om een gunst vraagt of om informatie vraagt. 
• Als u een bepaalde persoon in een kantoor zoekt, noem dan haar naam, titel en afdeling. 
• Geef aanvullende informatie zoals CV, portfolio, website, of iets anders dat relevant is voor het doel van de mail, zodat de ontvanger het kan doornemen na het lezen van een e-mail.

7. Neem een oproep tot actie op

Het doel van uw boodschap moet duidelijk zijn - wat wilt u ervoor terug? 

Een antwoord? 

Een vergadering? 

Een kans? 

Laat uw ontvangers zo snel mogelijk weten wat ze kunnen doen, zodat ze uw bericht niet vergeten.

Als je hulp zoekt, vertel dan wat je nodig hebt en waarom je denkt dat zij kunnen helpen. 

Als u hulp aanbiedt, leg dan uit wat voor expertise u hebt en hoe zij daar baat bij kunnen hebben.

Hier is een voorbeeld:

Hey [naam],

Ik weet zeker dat je het druk hebt, maar ik wilde je een briefje sturen over [onderwerp].

Ik volg je werk al een tijdje en ben altijd onder de indruk van je werk. Dus ik hoopte dat we ergens in de komende weken koffie konden drinken of lunchen. Ik zou graag meer leren over wat je doet en hoe het van toepassing kan zijn op mijn bedrijf.

Als dat iets is dat je interesseert, laat het me weten! 

8. Vergeet de follow-up niet

E-mail is een goede manier om mensen te bereiken, maar het is geen gegarandeerde manier om een antwoord te krijgen.

In feite wordt slechts ongeveer 20% van de e-mails binnen 24 uur gelezen. 

Wacht niet te lang met het sturen van een nieuwe e-mail als u nog niets van hen hebt gehoord. 

Als het meer dan een week geleden is dat u voor het laatst een e-mail stuurde en u hebt nog niets van hen gehoord, stuur hen dan een nieuwe!

Maar zorg ervoor dat het niet klinkt alsof je zeurt.

Hier zijn enkele tips:

• Gebruik niet alle hoofdletters of uitroeptekens in uw onderwerpregel - Hierdoor kan uw e-mail als junkmail of spam overkomen.
• Wees beleefd en respectvol in uw tekst - zeg niets negatiefs over de persoon of zijn bedrijf, en vermijd te vrijblijvend (bv. "Hey dude").
• Houd het kort en voeg zo mogelijk slechts één verzoek toe. Bijvoorbeeld: "Ik hoop dat we deze week een afspraak kunnen maken."

Conclusie

Ik hoop dat deze tips u helpen uw twijfels weg te nemen over hoe u een e-mail schrijft aan iemand die u niet kent en uw antwoordpercentage te verhogen.

Weet dat er geen universele regel is voor het opstellen van dit soort e-mail, en dat veel afhangt van wie u schrijft, en welke branche.

Om dit proces voor u gemakkelijker te maken hebben we TextCortex gemaakt.

TextCortex is een AI copywriting tool en Chrome extension dat u helpt een hele koude e-mail te genereren op basis van opsommingstekens, een zin te herschrijven, uw tekst uit te breiden of elk type inhoud te creëren op basis van uw behoeften.

TextCortex gebruikt een machinaal leerproces dat zijn AI schrijvers in staat stelt de inhoud te begrijpen alvorens deze te genereren, wat 80% van uw schrijfwerk wegneemt.

Dus in plaats van gepersonaliseerde outreach-e-mails te maken en te testen, kunt u ze bij elke creatie automatisch vastleggen wanneer u ze nodig hebt.

‍

‍

Met behulp van TextCortex extensies, kunt u:

• Lange inhoud creëren vanuit één zin
• Herschrijf je zinnen om ze een aangenamere toon te geven.
• Breid je tekst uit met meer details.
• Gebruik opsommingstekens om e-mails te maken die antwoorden opleveren.
• Uw zinnen automatisch aanvullen zonder ze af te maken.

Download onze Chrome Extension en zie hoe TextCortex de betrokkenheid van uw prospects omhoog schiet en uw conversies naar een verbluffend hoog niveau tilt. 🔥