メールで返事が来ないって、疲れませんか？
また、メールでは具体的にどのようなことが問題になるのでしょうか。
驚くかもしれませんが、 現在40億人のメールユーザーがいるため、すべてがうまくいかない可能性があります。
受信箱の中の他のメールと競合するのはもちろんですが、読者が自分のメールをクリックするように誘導することも必要です。
メール受信者の約半数が未知の送信者からのメッセージを削除しているという数字があります。
はっきり言って、あなたの電子メールが「受け入れられる」形であることを確認するために、あなたが従う必要があるいくつかのかなり基本的なルールが疑いなく存在します。
メールに返信したくなるような興味を持たせる方法は、全く別のボールゲームなのです。
それをクリアするために、メールライティングスキルを向上させ、メールへの読者の参加を増やす方法について、効果的な9つの戦略をリストアップしてみました。
しかしその前に、その「基本」を簡単に概観しておきましょう。
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すべてのメールに必要な4つのステップ
メールを書いたことがある人なら、必ず守るべきルールがあることはご存知でしょう。
念のため、今一度確認しておくと、今後に備えることができますよ。
✔️ 明確な件名で始める - メールの件名は受信者が最初に目にするものなので、短くて明確なものにする。
✔️ Use a Conversational Style- 読者と会話しているようなプロフェッショナルな書き方をしてみてください。
✔️ Keep Email Brief and the Point- メールでは、明確かつ要点を押さえた表現を心がけましょう。乱文にならないようにしましょう。
✔️ メールのフォーマット- 箇条書きや太字のテキストは、メールを読みやすくし、重要な情報に目を向けさせます。
これらのガイドラインは、メールを作成する際に必要不可欠なもの、あるいは当然のこととして念頭に置いておく必要があります。
しかし、前述したように、メールの文章力を高めるには、それだけでは不十分なのです。
次の章では、多くの専門家がメールを書く際に採用している高度な戦略について詳しく説明します。
メールライティングスキルを向上させる9つのヒント
メールの書き方で最もわかりやすい違いは、インフォーマルな メールを送るのか、 フォーマルなメールを送るのか、ということです。
しかし、何人があなたのメールに接し、開封するかに影響を与えるキャッチがあります。
全てに疑問符がつく -。 どのように汎用的なメールなのか？
その結果、目的に関係なく、より良いメールを作成するための方法を概説します。
1.受取人を知る
メールを作成する前に一度立ち止まって、「私はこの人のことをどれくらい知っているのだろうか」と自問自答する必要があります。
これは、反応を得るための効率的なメールを書く能力を向上させるため、不可欠なものです。
それはなぜでしょうか？
その理由のひとつは、そうすることで、受信者があなたのメール送信リストの数字以上の存在であることを示すことができるからです。
次に、特定の人に向けてメールを送ると、読んでもらえる可能性が高くなり、返信もしやすくなります。
贈る相手のことを考える上で、押さえておきたいポイント
🎢 相手の名前を知る - 当たり前に思えるかもしれませんが、相手の名前を使うことは、Eメールをより面白く、個人的なものにする素晴らしい方法です。相手の名前を正しく綴り、適切な肩書き（例：Mr.、Ms.、Dr.）で呼びかけましょう。
🎯 相手の立場を理解する - プロとしてメールを送る場合、相手が会社や組織でどんな仕事をしているかを知ることが重要です。そうすることで、メッセージの中で相手が関心を持つ特定の問題を取り上げることができます。
🎢 相手の経歴を調べる - 新しい連絡先にメールを送る前に、相手のことをできるだけ多く知っておくとよいでしょう。LinkedInや会社概要のページなど、プロフェッショナルなプロフィールに目を通すのも一つの方法です。
2.ディレクションを選ぶ
忙しい現代社会では、電子メールが他の多くのコミュニケーション手段に取って代わっています。
その結果、同僚やクライアント、友人にメールを送る前に、 そのメールで何を達成したいのかを知ることが重要です。
メールのゴールを決めることで、受信者の具体的な悩みや質問に対応し、より適切なメールにすることができます。
メールのゴールと一緒に考えなければならないこと
🎯 目標を定める - 質問をするため、会議を開くため、ビジネス提案をするため、 あるいは単に挨拶するために、誰かと連絡を取る必要がありますか？あなたのメッセージを確実に受け取り、理解してもらうための一つの方法は、明確な目的を念頭に置くことです。
🎯 受信者を考慮する - メールの目的は、受信者に関連するものであるべきです。受信者の潜在的な懸念や興味、あるいはメッセージの内容に影響を与える可能性のあるその他の要因を考慮しましょう。
🎯 簡潔で明瞭であること - 目的を問わず、あなたの言葉はあなたの考えを明瞭かつ迅速に伝える必要があります。専門用語や長い文章を避け、読みやすく、理解しやすいメールにしましょう。
3.オンリーワンのアプローチを確立する
状況や相手によって、メールを書くときのアプローチはさまざまです。
クライアントや潜在的な顧客に送るメールと、同僚に送るメールでは、書き方が異なる場合があります。正しい判断をすることで、目標達成や取引先との関係改善に役立てることができます。
電子メールのアプローチを選択する際に考慮すべき要点
🎯 メールの目的を決める- 前のステップで説明したように、メールを送る理由を知ることは、最適なアプローチを選択するのに役立ちます。例えば、繊細なアプローチと説得力のある アプローチの両方が、受信者の心を揺さぶるのに役立ちます。
相手との関係 性を考える - 相手との関係性によって、アプローチの仕方も変わってきます。相手のことをよく知っている場合は、カジュアルでフレンドリーな態度で臨むことができます。しかし、見知らぬ人と話す場合は、よりフォーマルである必要があるかもしれません。
🎯 メッセージのトーンを考慮する - メールのトーンは重要です。緊急性や重要性を伝えたいのであれば、直接的で権威のあるものにしましょう。共感を得たいのであれば、よりパーソナルな表現にしましょう。
プロの技
TextCortex アドオンなどの高度なAI ライティングツールでは、異なるトーンの音声を切り替えることができます。
こうすることで、文章として最も意味のある方向にメッセージのトーンを舵取りすることができるのです。
4.適度な長さのメールにする
メールの長さと、そのメールがどのように受け取られ、希望するアクションにつながるかどうかには、直接的な相関関係があります。
例えば、人々の注意力は短く 、メールなどのコミュニケーションは常に溢れています。
長文のメールでは、読者の興味をすぐに失ってしまう危険性があります。
また、長文のメールは 威圧的で不可解な印象を与え、受信者がメッセージの中心や目的を把握するのが難しくなる可能性があります。
もちろん、文脈や相手によっては、そのようなメールはプロらしくない、不適切なものとみなされる可能性があることは言うまでもありません。
このような罠を回避するために、次のメールを書く際には、以下の要点を考慮してください。
メールの長さについて考慮すべき要点
🎯 書式をうまく使う - 箇条書きや太字などの書式で大きなテキストブロックを分割し、メッセージを読みやすくする。そうすることで、読者は最も重要な内容に集中することができます。
🎯 簡潔さのために明瞭さを犠牲にしない- メールの簡潔さを保ちながら明瞭さを維持する。文脈と明確なメッセージを提供する。
🎢 必要なときに添付ファイルを使う-メールにすべてを含めるのではなく、添付ファイルを使ってより多くの情報を送るようにしましょう。そうすることで、簡潔なメールを書くことができるようになります。
プロの技
言いたいことが一言一句、メッセージとして欠かせない場合、不要なものを削るのは大変なことです。
この目的を達成するために、AI ライティングツールの大半は、要約機能を利用しています。
このオプションを選択すると、言いたかったことの意味を変えずに、文章の最も重要な部分を抽出することができます。
長い文章の簡潔な要約を得るには、TextCortex のようなextension を使用し、「要約」オプションを選択することができます。
5.パーソナライゼーションのバランス
パーソナライゼーションは、エンゲージメントを高める最も効果的な手法の1つと考えられていることをご存知でしょうか。 最も成功しているメールマーケティング担当者の60％が?
メールにおいて適切なパーソナライゼーションの量は、文脈や受信者によって異なる場合があります。
メールにおけるバランスのとれたパーソナライゼーションは、プロフェッショナリズムのレベルを維持しつつ、受信者とのつながりを確立することができるため、重要です。
ここでは、メールにバランスのとれたパーソナライゼーションを保つべき理由を説明します。
✔️受け手の関与を深め、より強い絆を生み出す可能性を秘めています。
✔️、つながりを大切にし、効果的なコミュニケーションを図ろうとする姿勢がうかがえます。
✔️受け手のパーソナルスペースに入らないようにすることで、不安感を与えないようにすることができます。
✔️プロフェッショナリズムのレベルを強調する。
メールにパーソナライズを取り入れる際に考慮すべき要点
🎯 受信者との関係- 受信者を知っている場合、メールをよりパーソナライズすることができます。しかし、相手を知らない場合や、よりフォーマルな文脈で書いている場合は、パーソナライズを避けましょう。
🎯 メールの目的- パーソナライゼーションは、メールの目的にも左右されます。潜在的な顧客に対するマーケティングメールでは、顧客の名前を使用することで、より魅力的なメールにすることができます。フォーマルなビジネスメールでのパーソナライゼーションは、プロフェッショナルでない可能性があります。
🎯 文化的配慮- パーソナライゼーションは文化にも左右されることがあります。ある文化では、親しい間柄でない限り、相手の名前をファーストネームで呼ぶのは失礼にあたります。パーソナライズする際には、文化の違いを考慮してください。
6.ビジュアルを入れるか、入れないか？
動画付きメールでは、以下のような効果があることをご存知でしょうか。クリックスルー率300％アップ?
では、メールにビジュアルを入れるかどうか？
メールに画像を含めると、インタラクションが高まり、受信者がメッセージを読む機会が増え、コミュニケーションが向上します。
しかし、ビジュアルは単に人々の注意を引くだけでなく、理解を助け、ブランドのイメージを高め、メッセージを人々の心に定着させることができる。
メールにビジュアルを盛り込む際に考慮すべき要点
🎯 関連性- メールのビジュアルは一致させることです。製品を宣伝する場合は、その特徴や利点がわかるような画像を入れましょう。また、ニュースを共有する場合は、関連性のある画像を使用します。
🎯 品質 - 明確さと視覚的な魅力を確保するために、高品質の画像やビデオを使用します。ビジュアルが悪いと、メッセージ性が損なわれ、ブランドが損なわれます。
🎢 サイズ - Eメールの読み込みを高速化するために、画像サイズを最適化します。フォーマットの問題を避けるため、適切なサイズの画像や動画を使用する。
7.受信者に何をすべきかを伝える
コールトゥアクションボタンのクリック率が最も高いことをご存知ですか？ はほぼ7割?
CTA（コールトゥアクション）は、どんなものにも欠かせない要素です。メールマーケティングキャンペーンの成否を左右する 戦略です。
製品を買ってもらいたい、newsletter に登録してもらいたい、会議の招待を受けたい、ウェブサイトをチェックしてもらいたい、そんなときは、行動喚起（CTA）が必要です。
しかし、メールのコールトゥアクション（CTA）が効果的かどうかは、どうやって見分ければいいのでしょうか。
以下に、最も重要な要素をいくつか挙げてみました。
メールでのCTAを作成する際に考慮すべき重要事項
🎯 CTAFは明確で簡潔である - 明確でシンプルなCTAがベストです。メッセージを伝えるには、行動志向の言葉を使い、紛らわしい言葉や曖昧な言葉は避けましょう。オーディエンスは、あなたがしてほしいことを簡単に理解できれば、より行動しやすくなります。
🎯 CTAFはメールのコンテンツと一致している- CTAはメールのコンテンツと一致している必要があります。新製品を宣伝するのであれば、CTAは顧客に購入や詳細の説明を促すべきです。ニュースであれば、読者にウェブサイトへの訪問や、newsletter への登録を促すことができます。
🎯 CTAFは緊急性を生み出す - オーディエンスに素早く行動してもらうためには、緊急性の感覚を吹き込むことが効果的です。期間限定キャンペーン」や「今すぐ行動」などのフレーズで切迫感を演出し、オーディエンスに素早く行動してもらうようにしましょう。
8.信頼性を高めるためにサインを入れる
メールの下に署名を入れることで、仕事に真剣に取り組んでいることをアピールすることができます。
さらに、受信者はあなたの署名（役職、連絡先、ソーシャルメディアプロフィールなど）を見て、あなたについてより詳しく知ることができます。
このように、信頼性が高く印象的なメール署名は、受信者に良い印象を与えることができます。
電子メールに署名を追加する際に考慮すべき要点
🎯 簡潔に- 署名は簡潔で分かりやすいものにすることをお勧めします。氏名、役職、会社名、連絡先、電子メールアドレスが、記載すべき唯一の必須情報です。
🎯 プロフェッショナルなフォントを使用する - 信頼性のために、署名はすっきりと読みやすいものにしましょう。ArialやTimes New Romanのような、わかりやすいフォントを使いましょう。
LinkedInやTwitterなど、プロフェッショナルなソーシャルメディアのプロフィールへのリンクをEメールの署名に記載する。
9.誤りのないコンテンツで信頼性を保つ
受信者の信頼を得るために、常にエラーのない電子メールを提供する必要があります。
例えば、 統計によると、よくあるメールの書き方の間違いトップ3はこれだそうです。
- 誤字脱字・文法ミス 64
- メールに不備がある 63
- 受信者がメッセージを誤解した 50
その結果、不正確な内容や不十分な文章は、 プロ意識や信頼性に欠けるという印象を与えてしまいます。
このような事態を防ぐため、コンテンツの校正時には以下の手順を確認し、間違いのないようにしましょう。
メールの校正で考慮すべき要点
🎯 文法チェッカーを使う- 文法チェッカーを使って、文章を改善する。
🎯 事実を確認 する - 参考文献やデータを必ず再確認してください。
🎯 スタイルガイドに従う - 特定の読者に向けて書くときは、適切なライティングスタイルを使用する。
🎯 音読 する - 音読することで、文章の誤字・脱字を発見することができます。
プロの技
校正が難しい場合は、コンテンツを読み上げてくれる音声合成機能を備えたツールを検索してください。
TextCortex は、リライトメニューの中に「音声読み上げ」機能を搭載しています。テキストをハイライトして「再生」ボタンをクリックするだけです。
振り返ってみよう
メールライティングスキルを向上させる方法として挙げた9つのヒントの中に、あるパターンが生まれていることにお気づきでしょうか。
ひとつが整うと、他もそれに追従したり、影響を受けたりする。
これらのガイドラインに従うことで、あなたは間違いなくEメールを書く技術をマスターすることができます。しかし、残念ながら、これは常に迅速かつ簡単な作業ではありません。
手作業でやらなければならないのであればなおさらです。
そこで、TextCortex などのメール作成ソフトを活用することで、作成時間を短縮し、同時にコミュニケーションの質と効果を高めることを提案します。
なぜ、TextCortex?
TextCortex プラグインが提供します。
✔️ リライト機能を、より質の高いコンテンツに調整する（リライト、要約、トーン、翻訳、その他）。
✔️「長文post 」機能で、長文の投稿を一度に素早く作成できます。
✔️ 箇条書きリストをメールに変換する「Bullet to email」機能。
✔️ "ブレーンストーミング機能"2000以上の異なるプラットフォームで利用可能です。
✔️ アドバンスド "ゼノモード"を使って、最適なコンテンツの出力や構成を予測します。
✔️ 60以上ありAI templates を使えば、好きなコンテンツの形を作ることができます。
✔️ "ゼノチャット"機能を使って、会話形式で望ましいアウトプットを得ることができます。
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