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これを読んでいるあなたは、知らない誰かにメールを書こうと思っているのではないでしょうか。
正直なところ、ほとんどの人はセールスやマーケティングのメールを受け取ることを嫌います。
そして、メールマーケティングはビジネスを成長させる素晴らしい方法であることに変わりはありませんが、正しい方法で行う必要があります。
友達にメールを送るのは簡単ですが、会ったこともない人にメールを送るのはちょっと難しくてストレスが溜まりますよね。
結局のところ、その人のことを知らないし、好みもわからない。
そして、電話で紹介するのがいいのか、直接会って紹介するのがいいのか、迷うところです。
電子メールは書くのが難しいとはいえ、簡単にするための公式がある。
本日の記事では、初対面の相手に不快感を与えず、返信を増やすためのメールの書き方について、実践的な8つのコツをご紹介していきます。
では、潜入してみましょう。
1.リサーチする
だから、あなたは誰かにメールを送りたいのですが、その人について何も知らないのです。
その人の名前とどこの会社に勤めているかが分かればしめたものです。
見知らぬ人と知り合う前にコミュニケーションを取るときに、私が最も効果的だと感じたのは、相手のLinkedInのプロフィールや過去のツイートや記事などを時間をかけて調べることでした。
私が意識させるまで、受け手がわからないと思ったことはなかったかもしれません。
コールドメールを送る前にリサーチをすることが不可欠です。
その人のことを何も知らないのに、どうやって対応しろというのでしょうか。
人物のリサーチは、新しいキャンペーンやビジネス関係を始めるときに最初に行うことの一つですが、どのようなときに行うべきか、ブレインストーミングの時間を取ることができないことがよくあります。
より良いリサーチや出会いのために、受け取る側の立場に立って考えてみましょう。
- 彼らは誰なのか？
- どうすれば価値を生み出せるのか？
- 相手の注意を引くのに最適なメールの件名とは？
このように受信者の情報がすべてわかったら、メールを始めるのが楽になります。
そこで、参考になるような例をご紹介します。
こんにちは。
私は、_____についてのあなたのblog post を読んだので、あなたに手紙を書いています。私は、あなたが＿＿＿について書く方法が好きです。あなたは＿＿＿について深く考え、強い意見を持っている人だと思います。
ぜひ、○○についておしゃべりしたいところですが、とりあえず、私の考えを紹介します。
また、参考になると思われる記事もいくつか添付しておきます。
ぜひ一緒に頑張りましょう！（笑
ここでは、相手のことをよく調べ、自分が話している内容を知っていることをアピールすることで、回答を得られる確率を上げることができます。
2.件名
あなたのメールが誰かの受信箱に届くとき、いくつかのシグナルやトリガーによって開封されるかどうかが決まりますが、件名もそのひとつです。
件名や本文に一般的な内容を盛り込みすぎてしまうのも、大きな失敗のひとつです。
最初のメールは印象に残る件名にしたいが、相手が開封してくれるかどうかわからない。
この課題に対して、何から手をつければいいのか。
ここでは、効果的な件名を書くためのヒントを紹介します。
- 明確で簡潔であること - 巧みさや可愛らしさを追求するのではなく、本文を読まなくても理解できるような言葉で、メールの内容を述べること。
- 個人的なことをする - できるだけ件名に相手の名前を入れましょう。これは、あなたが相手のことを一人の人間として気にかけていることを示すものです。
- クリエイティブ であること - 読者の注意を引くために、ユーモアや皮肉を使うことを恐れないでください。ただ、それがあなたのブランドや企業文化に合致していることを確認してください。
件名にこれらの要素を確保し、一般的な印象を与えないようにすることで、返信をもらえる可能性は飛躍的に高まります。
以下はその例です。
Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?
Subject line #2: Question about {{companyName}}
パーソナライゼーションとともに短く明確にすることで、メールを読んでもらえる確率を上げることができます。
4.挨拶をする
電子メールは、必ず挨拶で始まり、名前と連絡先を含む署名で終わるようにします。
挨拶はビジネスメールの定番ですが、なかなか厄介なものです。
- 相手の名前を名乗るのは問題ないですか？
- 肩書きで呼ぶべき？
迷ったときは、「Dear Mr./Mrs./Ms.」と、性別にとらわれない、プロフェッショナルな表現にしましょう。
また、挨拶が他の国の人が書いたように聞こえるかどうかは気にしないでください。
担当者が複数いて、誰にメールを送るべきかわからない場合は、件名に「Re: Our meeting next week」と全員の肩書きを入れて、各個人に送ります。
そうすれば、誰が最初に対応する必要があるのか、各自がわかるようになります。
以下はその一例です。
スミスさんへ
自己紹介と、私の思い入れのあるプロジェクトへの協力をお願いするために、この手紙を書いています。私は、あらゆるコミュニケーションにおいて、人々が自分自身を表現するのに役立つような、気持ちを込めた文章についての本を作っています。その本のリサーチの一環として、次の文章についてどう思われるか知りたいのです。"気持ちを込めて書くということは、書くときに正直であること"
ぜひ、[email protected]までメールで感想をお聞かせください。お忙しい中、ご検討いただき、誠にありがとうございました。
4.冒頭のセリフで自分をアピールする
あなたは素晴らしいアイデアを持っていて、それを共有したいと思っています。
一日中考えていたアイデアを、いざメールで送り出す。
でも、何て言うんだろう？
まず、冒頭のセリフで自分をアピールすることです。
もし相手があなたのことを知らなければ、それ以上読んでもらえませんし、もっと悪いことに、スパムロボットからメッセージが送られてきたと思われてしまいます。
メールの署名からあなたが[会社]の人間であることが明らかであれば、冒頭の行でもそのことに改めて言及する必要はないでしょう。
しかし、読者が誰がメールを送ったかを確実に把握したいのであれば、次のようなものがあります。
"Hey [name]!あなたの名前]です」でいいんです。
そこで、その一例をご紹介します。
このメールを見て、お元気でいらっしゃることを祈ります。私はX大学で[専攻したもの]を専攻し、最近卒業したものです。現在の会社では3ヶ月前からインターンとして働いており、卒業後はその会社で正社員になることを希望しています。
私はインターンシップで[会社]で働くのが大好きで、とてもフィットすると感じています。しかし、卒業が間近に迫っているため、私に合うポジションがあるかどうかを確認するために連絡を取りたいと思います。関連スキルの挿入]に非常に興味がありますので、お返事をお待ちしております。
お忙しい中、ご配慮いただきありがとうございました
さて、自分自身を確認したところで、人々が読みたくなるようなメールを作成する方法を学びましょう。
5.ボディを有利に使う
メールの本文は、あなたが本当に輝ける場所です。
このスペースであなたの個性をアピールし、読者との接点を持つべきです。
自分のこと、なぜ手紙を出したのかを少し伝え、何を求めているのかも詳しく書いておくとよいでしょう。
そうすれば、受け取った側は、あなたのリクエストに協力できるかどうかがわかるのです。
ここでは、メール本文を上手に書くためのコツをご紹介します。
- 顔文字や感嘆符を使っても、興奮していることが伝われば問題ありません。
- 簡潔かつ明確であること - あなたが必要としていることを2文以内で説明できない場合、それはおそらく他の誰かがあなたを助けるには複雑すぎるか、特殊なものでしょう。
- 箇条書きや太字を 使い、メッセージの要点を強調する。
- 具体的な職種や人物の経験や資格について質問してみましょう。
- あなたのスキルが、企業やチーム、組織にどのようなメリットをもたらすのか、あなたがそのポジションにどのような価値をもたらすのかを伝えてください。
相手がどんな人と話しているのかがわかるように、自分の経歴を紹介する（写真付きでもよい）。
ここでは、やってはいけないことの一例を紹介します。
こんにちわ(*^_^*)
コンテンツマーケティング分野で仕事を探しているフリーランスライター志望のサムと申します。コピーライティング、ブログ、ソーシャルメディア管理の仕事を、経験に応じて時給10ドルから30ドルまでお受けしています。また、基本的なHTMLコーディング（フォントサイズや色の変更など）や基本的なグラフィックデザインのスキル（ヘッダーの作成など）の経験も多少あります。
私の作品に興味があれば、ぜひ教えてください。そうでない方も、ご心配なく!
このメールには個性がまったくない。退屈で、ロボット的で、当たり障りのないものです。
フリーランサーは、それぞれの仕事をどれだけ必要とするかではなく、自分の専門性のレベルに応じて料金を設定すべきなので、とにかくプロフェッショナルとは言えません。
ここでは、その一例をご紹介します。
ジョンさん、こんにちは。
私はあなたの大ファンで、プロジェクトで一緒に働きたいと思っています。参考までに私の履歴書を添付しておきます。もし、この件についてさらに話し合いたいのであれば、どのように連絡を取るのがベストか教えてください。
よろしくお願いします。
{{YourName}}
6.必要な場合は、さらに詳細を記入する。
メールは短く明確であるべきとはいえ、受信者に情報を提供せずに未完成のままでよいというわけではありません。
受信者があなたのすべてを理解できるように、関連するすべての情報と追加情報を含めるようにしてください。
ここでは、そのヒントを紹介します。
- 応募に関する文章であれば、件名に「応募」または「求人応募」という言葉を使い、相手の受信箱にある他のメールの中にあなたのメッセージが紛れ込まないようにしましょう。
- 頼みごとや資料請求の場合は、できるだけ具体的に書く。
- オフィスで特定の人を探している場合は、その人の名前、役職、部署を記載します。
- 履歴書、ポートフォリオ、ウェブサイトなど、メールの目的に関連した情報を提供し、受信者がメールを読んだ後に目を通すようにします。
7.コール・トゥ・アクションを含む
メッセージの目的は明確であるべきで、見返りを求めているのでしょうか？
手応えは？
会議ですか？
チャンスですか？
受信者があなたのメッセージを忘れないように、できるだけ早く何をすればいいかを知らせましょう。
助けを求めているのであれば、何が必要なのか、なぜ助けてもらえると思うのかを伝えましょう。
手助けをする場合は、自分がどのような専門知識を持っていて、それが相手にどのような利益をもたらすかを説明する。
以下はその一例です。
やあ、[名前]さん。
お忙しいとは思いますが、[トピック]について、ひとこと送らせてください。
私はしばらくあなたの作品を追いかけていて、いつも[あなたの作品]に感銘を受けています。そこで、今後数週間のうちに、コーヒーかランチをご一緒できればと思っています。あなたの仕事について、そしてそれが私のビジネスにどのように応用できるのか、もっと知りたいです。
もし気になることがあれば、教えてくださいね。
8.フォローアップを忘れない
メールは人に連絡を取るのに最適な方法ですが、確実に反応が得られるというわけではありません。
実際、24時間以内に読まれるメールは約20％しかありません。
まだ何も返事がない場合は、あまり時間をおかずに再度メールを送るようにしましょう。
最後にメールを送ってから1週間以上経っていて、まだ何も返事がないようなら、もう1度送ってみましょう
でも、口うるさく聞こえないようにやってくださいね。
ここでは、そのヒントを紹介します。
- 件名にすべて大文字や感嘆符を使わない - これらは、あなたのメールが迷惑メールやスパムのように思われる可能性があります。
- ボディテキストでは礼儀正しく、敬意を払う - 相手やそのビジネスについて否定的なことは言わず、カジュアルになりすぎないようにする（例：「Hey dude」）。
- できれば簡潔に、1つの要望だけを盛り込むようにしましょう。例えば、"I'm hoping we schedule a time to meet this week."（今週中に会う時間を決めたい）。
結論
これらのヒントが、初対面の相手へのメールの書き方に関する疑問を解消し、返信率を上げるための一助となれば幸いです。
このようなメールの作り方には普遍的なルールがあるわけではなく、相手や業界によって大きく異なります。
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