良い仕事上の関係は、しっかりとした紹介メールから始まります。
紹介メールにどのように対応するかで、新しいコンタクト先、クライアント、面接官とのその後のやりとりの調子を決めることができます。
そのため、 イントロメールの返信の仕方を学ぶことは非常に重要です。
どのように始めたらいいのかわからない？
心配する必要はありません。
この記事では、メール返信の4つのコツを、相手の心をつかむ説得力のある試行錯誤の例文とともにご紹介します。
飛び込んでみよう!
なぜ、メールの返信が重要なのか？
電子メールに返信しているかどうかは、職場で電子メールをどう考え、どう使っているかを知るための一つの目安になります。
それはさておき、今後その人や企業と再び交流するかどうか、どのように交流するかを決めるためのフィルターとして機能することができるのです。
そのため、メールに返信する伝統が重視する特徴に注目することが大切です。
✔️ 敬意を示す - メールに対してシンプルな「ありがとう」を送ることは、メールを送ってくれた人を大切に思っていて、時間を割いて連絡をくれたことに感謝しているということを示すのに最適な方法です。
✔️ 期待を 持たせる - 送信者のメールに返信することで、メッセージを受け取り、返信する予定であることを示すことができます。こうすることで、相手の期待に応え、メールが無視されたのではないかという不安を和らげます。
✔️ 人間関係の構築- 定期的にメールに返信することは、他の人との関係を維持・向上させる素晴らしい方法です。人脈作りが重要なビジネスシーンでは、特に有効です。
✔️ 丁寧で生産的な会話を促す - メールへの迅速な返信は、それを読んだことを示すものであり、コミュニケーションのミスや誤解を防ぐのに役立ちます。
イントロメールの返信の仕方に関する4つのヒント
紹介メールに返信することは、実りある仕事上の関係を築くための素晴らしい方法です。
また、自己紹介メールの返信を作成する際に気をつけたいポイントもご紹介します。
1.送信者に感謝する
背景や説明をせずに、紹介されたことへの感謝の気持ちを伝えるなら、「ありがとうございます」の一言で十分です。
紹介文が真剣に受け止められて、送り手が自分の仕事を評価してくれていると感じられると、とてもうれしいものです。
なぜ、送り主に感謝しなければならないのか？
まず、自己紹介のメールには返信するのが礼儀です。
次に、紹介してくれた人と温かい関係を保つには、時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを伝えるのが良い方法です。
それでは、イントロメールの返信メールを開封する際の例をご紹介します。
メールの冒頭に "ありがとう "の言葉を添える例
"ありがとうございます "でメールを始める際に、感謝の気持ちを伝える具体的な理由を提示することは不要です。
誰かの頑張りに感謝の気持ちを伝えるには、「ありがとう」の一言があれば十分です。
例1
拝啓[送信者名】です。］
を紹介していただき、本当にありがとうございました。 [受取人の名前】を入力してください。］.
の方とつながる機会があり、感激しています。 [受賞者の業種/役職/プロジェクト】のページ］そして、このような紹介をすることになったのは、あなたの心遣いに感謝します。
例2
ハイ [送信者の名前】です。］,
このメールを見て、お元気でいらっしゃるでしょうか。この場をお借りして、私を紹介してくださった方にお礼を申し上げたいと思います。 [受取人名】です。］
このようなご縁を結んでくださった皆様のお心遣いに感謝いたします。
例3
拝啓 [送信者名】です。］
このメールを見て、お元気でいらっしゃるでしょうか。このたびは、私を紹介してくださった方に感謝の気持ちをお伝えしたくて [受取人名】です。］
わざわざ人の役に立とうとする人に出会うことはあまりなく、私のネットワークにあなたがいることを幸運に思っています。
例4
こんにちは【送信者名】です。
を紹介していただき、本当にありがとうございました。 [受取人の名前】を入力してください。］.
私は彼らとつながる機会があることに興奮しており、それを実現するためのあなたの協力に感謝しています。皆さんの寛大さと他人をサポートする意欲には、本当に感心させられます。
一人が「ありがとう」を送ると、それがきっかけと なり ポジティブトーンを今後の対応に役立ててください。
このように信頼関係を築くことで、将来の協力やネットワーキングの機会への道を開き、前向きな姿勢をアピールすることができます。
2.自己紹介をする
送信者がメール内で自己紹介をしていない場合は、自分で自己紹介をする必要があります。
あなたが誰なのか、どんな仕事をしているのか、なぜ相手とつながることに興味があるのか、簡単ですが情報量の多い要約を伝えるチャンスです。
これまでの経歴を簡単に説明し、関連する経験、現在のポジション、勤務先などを記載します。
ここでは、紹介文の書き出しのサンプルを紹介します。
メールでの自己紹介の仕方例
自己紹介は短くまとめるとよいでしょう。
✔️氏名、職業、関連する趣味や特技を記載すること。
✔️ 相手に連絡した理由や、友情に期待することを述べると、絆が深まります。
✔️ 紹介された人に会えるのがどれだけ楽しみかを強調 する。
例1
私のことを少し紹介します。私の名前は [あなたの名前】を］であり、私は[あなたの肩書き・役職にて [あなたの会社】をご紹介します。］.
私は[専門分野/興味]を専門としており、常にその分野の他のプロフェッショナルとのネットワークを求めています。
例2
私の名前は [あなたの名前】を］であり、私は [あなたの職業／肩書き】を］.
を得意としています。 [あなたの専門分野・興味ある分野】。］そして、私は常にこの分野の他のプロフェッショナルとネットワークを作りたいと思っています。
でのお仕事に特に興味があります。 [受賞者の業種/役職/プロジェクト】のページです。］と、皆さんの体験談をぜひ教えてください。
例3
私の名前は [あなたの名前】を］であり、私は[あなたの職業／肩書き】を］において [あなたの会社/業界】を］.
であなたの作品に出会いました。[受賞者の業種/役職/プロジェクト】のページです。］と、その専門性に感心していました。
皆さんから学ぶ機会があり、将来的にコラボレーションする可能性があることに興奮しています。
自己紹介は、「詳しすぎる」と「簡潔すぎる」の中間を見極めましょう。
自己紹介は 数文以内にまとめ、自分の職業上の経歴や興味に関する適切な情報を漏らさないようにします。
そうすることで、あなたのメッセージは より簡潔で効果的なものになるでしょう。
3.送信者のメッセージを確認する
送信者は、あなたが自分のメッセージに注目していることを「証明」することで知りたがっていることを忘れないでください。
したがって、メールを読んで理解したことが返信で明確にわかるようにしましょう。
例えば、相手の具体的な要望や質問に対して 、メールで対応することができます。
ここでは、返信の際に送信者のメッセージを認める例を紹介します。
メッセージの受け止め方の例
返信の一部として、送信者のメッセージを次のように確認するのが礼儀です。
✔️ 返信を通して感謝の気持ちを伝える。
✔️送信者の指摘について議論し、自分の考えを述べる。
✔️ 最後に、紹介者にお礼を 言い、つながりたいという気持ちを伝えましょう。
例1
特に興味があるのは [相手とつながった理由/相手の専門分野】。］について、もっと知りたいです。[受賞者の作品／プロジェクト／経験】のページです。］.
例2
また、提案してくれたことに感謝したい。 [送信者メッセージのトピック]です。.ということに同意します。 [提案に同意する／同意しない］。ということを念頭に置きながら、今後に臨みたいと思います。
皆様のご支援、ご指導をよろしくお願いいたします。
例3
についてのメッセージも認めてあげたいと思いました。[送信者メッセージのトピック]です。.
あなたの洞察力と視点は常に貴重なものであり、私と考えを共有してくれることに感謝しています。
例4
また、私の作品について温かいお言葉をいただいたことに、お礼を申し上げたく [あなたの専門分野・興味ある分野】。］.
皆さんの応援は私にとって大きな意味を持っていますし、励みになります。
送信者のメッセージを読み、理解したことを明らかにすることで、その話題に対するあなたの関心を示し、さらなる対話を促します。
さらに、あなたが真剣でプロフェッショナルであることを示すことで、将来のコラボレーションに関連する連絡先として考えてもらえる可能性が高まります。
4.招待状で締めくくる
最後に、返信メールをどのように閉じるかは、本文の他の部分と同様、いやそれ以上に重要です。
返信の最後には、送信者に話し合ったことを実行してもらったり、会話の続きを誘ったりすることができます。
ミーティングを設定したり、具体的なメールや電話を送ったり、あるいは時間を割いてくれたことに感謝し、将来的にまた一緒に仕事をすることに関心を示すこともできます。
そうすることで、相手との交流頻度を高めながら、相手と永続的な関係を築ける可能性が高まります。
メールでの自己紹介の仕方例
最後に、送信者または受信者とのコミュニケーションを継続することに関心があることを示すことが重要です。そのためには、次のような方法があります。
✔️電話、ミーティング、ネットワーキングイベントを提案する。
✔️ 追加情報を提供する。
✔️ 最後は、一緒に仕事ができることに感動していることを表現して、ポジティブな雰囲気で終わります。
例1
また、紹介していただきありがとうございました。 [受取人の名前】を入力してください。］.のお仕事について、ぜひ教えてください。[送信者の業種／役職／プロジェクト】のページ］そして、将来的なコラボレーションを模索する可能性もあります。
もしご都合がよろしければ、いつかお電話やコーヒーをご一緒させていただければと思います。ご都合がよろしければお知らせください。
例2
また、今度開催されるイベントのご案内を [イベント開催地／開催日】のご案内］.
直接会って話を続ける機会があれば最高です。
ご興味があれば、詳細をお知らせください。
例3
で所属しているプロフェッショナル・グループに招待したいと思いました。 [グループ名／プラットフォーム】を］.
同じ分野のプロフェッショナルとネットワークを築き、アイデアを共有することができるのです。
ご興味のある方は、詳細をお送りしますのでお知らせください。
例4
また、ご紹介いただきありがとうございます！近いうちに【受取人の名前】と つながることを楽しみにしています。
これらのガイドラインに従えば、自己紹介メールへの返信は洗練された興味深いものになり、実りある仕事関係の基礎が築かれます。
イントロメールの返信はこの4つでTemplates
紹介メールの返信は、慎重に考えて計画する必要があるので、ラフを手元に置いておくと便利です。
必要な時に持っていただけるよう、以下の4つのtemplates を用意しました。
1.シンプルな「ありがとう」対応
ハイ[差出人の名前】を］,
を紹介していただき、本当にありがとうございました。[受信者名]を入力してください。.
このようなご縁を結んでくださったご配慮に感謝するとともに、今後ともよろしくお願いいたします。 [受信者名]を入力してください。が良くなりました。
また、お世話になります。
よろしくお願いします。
[自分の名前】を］
2.受取人へのフォローアップ
ハイ [差出人の名前】を］,
を紹介していただき、ありがとうございました。 [受信者名]を入力してください。.彼らと連絡を取り、来週にミーティングを予定しています。
このつながりに感謝し、またご報告させていただきます。
よろしくお願いします。
[自分の名前】を］
3.自分についてもっと話そう
ハイ [差出人の名前】を］,
を紹介していただき、ありがとうございました。[受信者名]を入力してください。.を知ることができ、わくわくしています。 [受信者の会社/産業/プロジェクト]。での体験談をもっと紹介したいと思います。[あなたの業界・職業】を］.
もし [受信者名]を入力してください。 ご興味のある方は、ぜひお電話でご相談ください。
今回も紹介にご協力いただき、ありがとうございました。
よろしくお願いします。
[自分の名前】を］
4.ほめ言葉で返す
ハイ [差出人の名前】を］,
を紹介していただき、ありがとうございました。 [受信者名]を入力してください。.を見る機会があった。 [受信者の会社/プロジェクト/ウェブサイト]。には、本当に感心しました。 [受賞者の業績／イノベーション／影響力】をご紹介します。］.
私は、[受取人の名前]とつながり、彼らの作品についてもっと知ることができるのを楽しみにしています。
このような紹介ができることに感謝します。
よろしくお願いします。
[自分の名前】を］
イントロメールの返信を自分流にアレンジする方法
紹介メールに正しく対応しようと思えば、自分の内容が読み手にどのような影響を与えるか、考えられるあらゆる側面を考慮しなければならないことがお分かりいただけると思います。
そして、アイデアを持つことは簡単ですが、それを紙に書き出すことは難しく、消耗することもあります。このような思いは、皆さんもよくご存じでしょう。
- これは言い過ぎでしょうか。
- これで良いのでしょうか？
- このトーンはカジュアル過ぎないか？
このような疑念を抱くようなシナリオを避けるために、メールを作成するための代替手段を検討する時期に来ているのかもしれません。
そうです。AI-poweredのソリューションは、あなたの好みに合わせてコンテンツを書いたり、手を加えたりすることができます。TextCortex アドオンの話です。
TextCortex 、どのように機能するのでしょうか？
TextCortex は、機械学習と複雑なアルゴリズムを活用し、お客様に関連するコンテンツを予測・生成するユースケース・モジュール型のAI ソリューションです。
このソフトは膨大な数のリライト機能を備えており、効率的にコンテンツを修正して最良のアウトプットを得ることが可能です。これらのオプションは以下の通りです。
✔️ Rewrite - コンテンツに一括して手を加え、より良い文脈を提供します。
✔️ Summarize - テキストの大部分から簡単な情報を得る。
✔️ Expand - オリジナルのパラグラフを拡張して、より多くの情報を得る。
✔️ オートコンプリート - ランダムな思考に基づいて、完全にフォーマットされた段落を取得します。
✔️ Tone - 10種類以上のナレーションを切り替えて 、メッセージを効率よく伝えることができます。
✔️ Translate - あらゆるタイプのコンテンツを10以上の異なる言語に書き換えることができます。
✔️ Text-to-Speech - コンテンツの音声を読み上げ、より効率的な校正を実現します。
これらの機能を利用するには、 extension をダウンロードし、編集したいテキストをハイライトして、リライティングメニューから機能を選択するだけです。
注目の機能の中には、以下のような、より洗練されたソリューションも含まれています。
🎯 Bullet-to-email- 箇条書きにしたキーポイントを、すぐに送信できるメールに変換します。
🎯 Long-formpost- 5語のプロンプトから最大300語を生成します。
🎯 Zenoモード -AI に、あなたの入力に基づいた適切な出力を予測させます。
しかし、このAI を利用したソリューションの真の強みは、会話形式でアウトプットを提供できる点にあります（ChatGpt ソリューションに似ています）。
この機能はZenoChatと呼ばれています。
ZenoChatの仕組みは？
ブラウザにTextCortex アドオンを追加すると、 2000以上のオンラインプラットフォーム 上の任意のテキストボックス内で、右下のアイコンをクリックするだけで、Creator Suite にアクセスできるようになります。
ここから、これらの例のようなチャットプロンプトを入力することで、当社のAI ライターとのコミュニケーションを開始することができます。
✒️"ロバート・フロスト風のラブソングを作曲してください"
✒️ "ガートルードへのロマンチックな手紙を書こう"
✒️"サンドキャッスルホテルへの出資を納得させる"
TextCortex'のZenoChat機能を使って、イントロメールに返信する方法を紹介します。
さらに、Creator Suite からは、60以上のAI templates にアクセスでき、そこからキーワードだけで、ほとんどすべてのコンテンツフォームを生成することができます。
に対して、どのような位置づけにあるのか気になるところです。 チャットGPT?
今すぐ TextCortex アドオンを追加 して、結果をもたらすプロフェッショナルで 説得力のある ライティング能力で、あなたのビジネススキルセットを拡張しましょう。
また、フリーミアムプランでは、毎日10作品まで無料で 試用できます。
よくあるご質問
イントロメールの返信は誰が最初にするべきか？
多くの場合、 紹介メールを受け取った人が先に返信するのが一般的です。
そうすることが礼儀であり、メッセージを受け取ったことを確認することができます。
また、送信者にメールが届いて処理中であることを知らせることができます。
メールでプロフェッショナルな自己紹介をするには？
プロフェッショナルなメールでの自己紹介は、まず自分の名前と、該当する場合は自分の役割から始めるべきです。
次に、メールの目的、受信者に取ってほしい行動を詳しく説明します。
受信者が メールの内容を理解するのに役立つ情報であれば、何でも記載して ください。
最後に、お時間をいただいたことへのお礼と、質問には必ず連絡先を添えてください。
温かい紹介に感謝する方法とは？
自分を紹介してくれた人に温かくお礼を言うことは大切です。そのためには、以下のガイドラインに従うとよいでしょう。
- 感謝から始める。
- 紹介文に触れ、お礼を言う。
- 紹介の機会に対する熱意を伝える。
- メールの最後には、「会いたい」という気持ちを込めて、ワクワクした気持ちを伝えましょう。
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