Les 4 meilleurs outils d'écriture collaborative pour augmenter la productivité

L'avenir des entreprises est dans la production de documents à paternité partagée.

Pour que les auteurs puissent collaborer, ils doivent pouvoir se faire confiance pour ce qui est des informations privées et sensibles.

Ils auront une plus grande conscience culturelle et une plus grande variété de perspectives lorsqu'ils rédigeront un texte en raison de la nature particulière de l'écriture collaborative.

Elle diffère de l'écriture partagée car les individus se répartissent les différents domaines de travail et se concentrent exclusivement sur ces domaines.

En gardant cela à l'esprit, plongeons dans le sujet !

Qu'est-ce qu'un écrit collaboratif et que faut-il en attendre ?

L'écriture collaborative est une procédure dans laquelle un groupe d'auteurs travaille ensemble pour créer un document écrit ou un contenu.

En leur permettant de collaborer sur le même texte, les outils d'écriture collaborative aident les auteurs, les éditeurs et les rédacteurs de copy à accélérer l'édition, la création et la publication des manuscrits.

Il est essentiel de comprendre les normes selon lesquelles les outils d'écriture collaborative en ligne sont évalués avant d'en faire l'examen.

Voici quelques traits essentiels que les meilleurs d'entre eux ont en commun :

• Partage facile - Chaque collaborateur peut facilement se plonger dans le document, voir les dernières mises à jour et faire son travail avec l'outil approprié.
• Accès simultané - Les individus collaborent avec un accès simultané est nettement plus facile à gérer avec certains outils qu'avec d'autres.
• Commentaire - Tout effort d'écriture nécessite un retour d'information, c'est pourquoi le fait de disposer d'un outil utile permet de commenter facilement n'importe quelle section du travail.
• Contrôle des versions - Tu dois pouvoir voir toutes les modifications apportées à un document depuis la dernière fois que tu as travaillé dessus lorsque de nombreuses personnes le modifient.
• Prise en charge de Markdown - Les plus grandes plateformes d'écriture collaborative permettent aux rédacteurs de structurer leur travail sans utiliser les balises conventionnelles en offrant une prise en charge de Markdown.
• Exportation flexible - Cherche des applications d'écriture qui offrent une gamme de formats d'exportation, tels que Microsoft Word, EPUB et PDF.

Bien que de nombreux outils possèdent au moins une ou deux des caractéristiques cruciales mentionnées ci-dessus, la liste suivante d'applications se distingue par le fait qu'elle comprend la plupart ou la totalité de ces propriétés.

4 Outils collaboratifs cruciaux pour la création de contenu afin de booster ta présence en ligne.

1. TextCortex - Un assistant IA tout-en-un pour ton équipe

TextCortex est un outil d'écriture collaborative tout compris, piloté par l'intelligence artificielle, qui t'aide à produire du contenu engageant à partir de tes idées.

Il propose un programme spécial pour les étudiants avec un abonnement gratuit d'un mois à TextCortex Premium !

Il fonctionne avec les smartphones Android et iOS et est accessible sous forme d'application web et de module complémentaire Chrome dans plus de 25 langues.

Ce qui distingue TextCortex , c'est ZenoChat, un outil conversationnel d'IA avancé qui améliore ton assistant d'IA en fonction de tes entrées et de l'énorme base de données déjà existante.

Caractéristiques principales :

• Fonctionnalités de réécriture et de paraphrase - Cela te permet d'éditer et de réécrire tes écrits sans en perdre la signification, ce qui est extrêmement important pour l'écriture collaborative.
• Plus de 60 modèles préétablis Templates - Ceux-ci sont classés et filtrés par profession, ce qui donne une longueur d'avance aux rédacteurs.
• Vérification de la lisibilité et relecture - Le vérificateur de lisibilité intégré à TextCortex t'aide à maximiser l'effet de ton contenu avec une précision sans erreur.
• Expander - Il s'agit d'une fonction puissante qui permet de créer des histoires entières en ajoutant quelques invites.
• Le ton de la voix - T'aide à choisir le bon ton en fonction de ton public et de ton sujet.
• Zeno Chat - Une IA personnalisable en fonction de tes données, de tes connaissances et de tes préférences.

Les outils de réécriture proposent différents modes comme l'écriture simple et l'écriture créative pour que les auteurs puissent aller plus rapidement au fond de leurs idées.

Comment utiliser une approche collaborative ?

En donnant à TextCortex autant de données que possible, tu l'aideras à fonctionner le plus efficacement possible.

Ton contenu sera plus générique et ennuyeux si tes invites sont brèves et peu claires.

Il faut du temps pour créer d'excellents messages-guides qui garantissent que le contenu produit répond à tes besoins.

Avec TextCortex, tu peux collaborer et partager tes documents avec ton équipe et travailler efficacement quand tu le souhaites.

Les auteurs peuvent facilement collaborer grâce à des systèmes de documents partagés lorsqu'ils créent des blogs, des descriptions de produits, des légendes YouTube, des descriptions Instagram, des courriels de sensibilisation, etc.

Les mises à jour sont automatiquement stockées sur les serveurs de Google, et pour examiner et annuler les ajustements précédents, un historique des révisions est automatiquement conservé.

Toutes ces fonctions utiles placent TextCortex en haut de la liste des outils d'écriture collaborative.

TextCortex Pour

Dans cette section, nous aborderons les avantages de l'utilisation de TextCortex à des fins professionnelles et personnelles :

✅Productivité accrue - TextCortex peut t'aider à terminer ton travail plus rapidement et plus efficacement en automatisant les processus et en répondant rapidement aux demandes des utilisateurs.

✅Précision accrue - Les fonctions avancées exploitent le traitement du langage naturel pour comprendre les demandes des utilisateurs et fournir des réponses précises.

✅Flux de travail rationalisé - Les équipes peuvent rester organisées en utilisant les options de personnalisation et les capacités de collaboration de TextCortex's, car elles permettent de dissiper la confusion et d'améliorer la communication.

✅ Économique - TextCortex propose des plans tarifaires flexibles et à prix raisonnables s'adressant aux particuliers et aux petites organisations.

✅Résultats de haute qualité - TextCortex te permet de produire du matériel original, à la sonorité naturelle, et de qualité constante.

✅FollowsYou Around - Accessible en tant que Chrome extension et application en ligne

TextCortex Cons

Voici les inconvénients de TextCortex et la façon dont ils peuvent affecter les individus et les équipes :

🔴 F iabilité des entrées - Le traitement du langage naturel n'est pas sans faille et peut avoir du mal à répondre aux questions ou à comprendre un langage non standard, ce qui entraîne des inexactitudes.

🔴 F onctionnalité de recherche d' informations - Lors d'une recherche dans une base de données importante ou compliquée, la fonction de recherche d'informations de TextCortex'identifie pas toujours les informations précises.

‍

TextCortex Fixation des prix

TextCortex dispose d'un plan gratuit et offre des plans d'équipe avec des prix équitables pour chaque taille d'équipe.

2. Google Docs - Un outil de collaboration documentaire dans le nuage

Google Docs est une application d'édition collaborative en temps réel qui permet de modifier des documents avec d'autres personnes.

Plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir, modifier et partager des documents simultanément.

Les utilisateurs peuvent également voir les modifications apportées par d'autres collaborateurs à des personnages individuels au fur et à mesure qu'ils les modifient.

La collaboration dans Google Docs commence lorsque tu le partages avec d'autres personnes.

Caractéristiques principales :

• Options de partage - Permet le partage bidirectionnel par le biais d'une adresse électronique ou en créant un lien de partage qui te donne la possibilité de définir des rôles : Viewer, Commenter, Editor aux participants.
• Limitation élevée - Jusqu'à 100 utilisateurs peuvent travailler sur un même document en même temps, par conséquent, la productivité nécessite une bonne communication.
• Partage d'écran - Grâce à Google Meet, tu peux partager ton écran avec d'autres participants et concevoir un plan pour la rédaction de ton document partagé.
• Ajouter des commentaires - Tu peux surligner un passage du texte et sélectionner l'option ajouter un commentaire en cliquant sur le signe plus qui apparaît sur le côté droit de la page.
• Table des matières - Sur le côté gauche se trouve une section de ventilation de la brochure et en cliquant sur l'en-tête ou le sous-titre, cela t'amène à son emplacement dans le Google Doc.
• Signets - Tu peux créer un lien qui amènera l'utilisateur directement à un certain endroit du document, et cela permet de marquer les différentes sections.
• Mode suggestion - Les collaborateurs peuvent proposer des idées sans modifier le contenu original et le propriétaire du document peut approuver ou rejeter les recommandations individuellement ou en bloc.
• Historique des versions - Le texte qui a été souligné pour mettre en évidence les modifications les plus récentes affichera tout l'historique des révisions du document sur le côté droit de l'écran.

Comment utiliser une approche collaborative ?

Google Docs est parfait pour la collaboration en temps réel.

Le partage facile, les fonctions de commentaires, l'historique des versions, les puissants outils d'édition et l'intégration avec d'autres apps Google en font un outil indispensable pour les entreprises et les établissements d'enseignement.

Les avantages de Google Docs

Nous aborderons dans cette section les avantages de l'utilisation de Google Docs à des fins professionnelles et personnelles :

✅C'estgratuit - Il n'y a pas de frais concernant les abonnements ou autres services.

✅Facileà utiliser - L'interface conviviale est propre, simple et idéale pour les écrivains débutants.

✅Accès facile - Aucune installation n'est nécessaire, tu peux l'utiliser directement depuis le site web.

✅Connectéavec Google Drive - Tu peux consulter tes documents de n'importe où et à n'importe quel moment car ils sont automatiquement sauvegardés en ligne.

✅SupportVarious Formats - Les types de documents tels que .doc, .docx, .ppt et .pdf, sont pris en charge par Google Docs, ce qui te permet de convertir rapidement tes papiers en divers formats.

Les inconvénients de Google Docs

Voici les inconvénients de Google Docs et la façon dont ils peuvent affecter les individus et les équipes :

🔴Fonctions limitées - Par rapport à MS Word, il manque d'outils, de formatage, de polices et d'autres options pour la rédaction de textes plus complexes.

🔴Limited Templates - Si tu as besoin de générer un document particulier, comme une proposition commerciale ou un CV, tu dois te débrouiller avec des compléments personnalisés.

🔴Requires anInternet Connection - En tant que service en ligne, il nécessite une connexion Internet, mais tu peux y accéder hors ligne même si certaines fonctionnalités sont désactivées.

‍

Prix de Google Docs

C'est gratuit avec Gmail !

3. Notion

Notion est une solution d'espace de travail basée sur le cloud qui allie productivité et collaboration.

Avec plusieurs fonctions qui peuvent améliorer la gestion des tâches, la productivité et le travail d'équipe, Notion est un outil efficace pour la gestion de projets.

De nombreuses équipes trouvent qu'il s'agit d'une option populaire en raison de son application mobile, de l'intégration des médias riches, de la flexibilité de la gestion des tâches, des outils de collaboration et de l'interface personnalisable.

Caractéristiques principales :

• Priorité des tâches et planificateur - Notion gère, suit les projets et accomplit les tâches à l'aide de tableaux Kanban, de listes de tâches, de calendriers épiques et d'organisateurs de sprints.
• Calendrier d'équipe partagé - Le calendrier d'équipe affiche à la fois les tâches en cours et les tâches terminées, à condition que le spectateur y ait accès, ce qui est idéal pour les projets à long terme.
• Application mobile - Notion propose une application mobile iOS et Android pour que tu puisses rester en contact avec ton équipe et gérer les tâches du projet lorsque tu es en déplacement.
• Stockage de documents - La page principale du projet comporte une section de téléchargement de documents, de feuilles de calcul, de fichiers PDF et d'images, ainsi que des options supplémentaires pour les commentaires.
• Partage de fichiers - Chaque tâche de Notion comprend un mécanisme de téléchargement et de partage de fichiers, ce qui te permet de distribuer rapidement des ressources aux autres membres de ton équipe.
• Communication - Chaque tâche de Notion possède une section de commentaires où tu peux parler des mises à jour et des problèmes du projet et envoyer des ressources pertinentes aux personnes concernées.
• Signature unique (SSO) integrations - Des configurations personnalisées permettent à Notion de s'intégrer à des fournisseurs tels que Okta.
• Permissions de compte - Utilise les contrôles de permissions de tâches, d'équipes et de projets pour limiter l'accès aux bons utilisateurs et protéger tes actifs.

Comment utiliser une approche collaborative ?

Une tâche est le plus petit élément de travail réalisable qui permet de faire avancer ton objectif principal.

Les tâches sont les éléments fondamentaux d'Asana, et c'est là que se produira la majorité de ta collaboration.

Confier une tâche à quelqu'un est l'une des meilleures façons de travailler ensemble.

Non seulement les managers, les chefs d'équipe et les personnes en charge de grands projets attribuent des tâches.

Donne à un collègue une tâche à accomplir si tu as besoin de quelque chose de sa part.

Attribue des tâches au travail si tu dois le répartir entre les membres de ton équipe.

Notion Pour

Dans cette section, nous aborderons les avantages de l'utilisation de Notion à des fins professionnelles et personnelles :

✅Cost-effective - Elle propose une version gratuite avec des fonctionnalités essentielles qui sont idéales pour un usage personnel.

✅Facileà utiliser - Les membres de l'équipe peuvent s'attribuer des tâches, partager des notes et travailler ensemble sur des projets, tandis que l'interface utilisateur est facile à maîtriser pour tous les niveaux de compétence.

✅Gain de temps - Il élimine les échanges de courriels interminables ou les réunions en permettant aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur des projets en temps réel.

✅Support multiplateforme portable - Comme la plateforme est disponible en ligne, n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet peut y accéder par le biais d'une application pour smartphone qui simplifie l'accès.

✅Tutoriels et documentation étendus - La base de connaissances de la plateforme couvre tout, des principes fondamentaux de l'outil à ses fonctionnalités les plus sophistiquées.

✅Free Templates for Various Use Cases - Divers cas d'utilisation, notamment la gestion des tâches, la prise de notes et la gestion de projet, sont couverts par le site adaptable templates.

Notion Cons

Voici les inconvénients de Notion et la façon dont ils peuvent affecter les individus et les équipes :

🔴Ouvrage à l'utilisation - Il peut être déroutant pour les nouveaux utilisateurs de savoir par où commencer parce qu'il y a tellement de sortes de blocs et de templates disponibles.

🔴NoGoal Tracking - La plateforme manque de fonctionnalités pour le suivi des objectifs, ce qui implique que tu devras peut-être utiliser Notion en conjonction avec d'autres outils pour suivre des projets plus importants.

🔴NoBuilt-in Reporting Tool - Cela peut rendre la plateforme de génération de rapports et d'analyse des données difficile.

🔴Application mobile limitéeet Integrations - Les fonctionnalités de l'application mobile peuvent être limitées pour les utilisateurs qui se servent principalement d'appareils mobiles, car certaines fonctions pourraient ne pas être disponibles.

Notion Tarification

Si tu cherches à essayer cette plateforme avant de l'acheter, tu peux soit travailler sur les fonctionnalités en utilisant la version gratuite pour tes projets, soit essayer la plateforme complète en utilisant leur version d'essai gratuite.

La meilleure caractéristique de leur essai gratuit est qu'il est d'une durée illimitée.

Notion limite la version d'essai gratuite à 1 000 blocs.

4. Lâcher

Slack est une plateforme axée sur la communication qui facilite le partage de fichiers, la communication en temps réel et l'intégration avec de nombreux autres outils de productivité.

Il est très populaire parmi les équipes à distance.

Avec Slack, les utilisateurs peuvent communiquer sans difficulté et éviter la "fatigue des applis" qui vient avec l'utilisation de plusieurs applis de communication différentes.

Caractéristiques principales :

• Canaux - Les utilisateurs peuvent créer des chaînes pour des sujets amusants, divers projets ou des équipes.
• Outils de messagerie privée - Tu peux utiliser des fonctions de messagerie privée pour communiquer avec tes collègues et utiliser de nombreuses fonctions pour éviter la "fatigue des applis".
• Appels audio et vidéo - Jusqu'à 50 collègues peuvent se joindre aux utilisateurs lors d'appels audio ou vidéo. Ils peuvent également partager leur écran pendant l'appel.
• Options d'intégration multiples - Il est possible d'intégrer Slack à plus de 2400 logiciels professionnels différents.
• Partage de fichiers - Tu peux ajouter des détails et un contexte importants qui te manqueraient en parcourant les dossiers lorsque tu partages des fichiers et des documents dans le cadre d'une conversation.

Comment utiliser une approche collaborative ?

Slack est un bon choix pour les équipes qui recherchent une plateforme simple et conviviale pour le partage de fichiers et la messagerie de base.

Les canaux créés par les utilisateurs et les conversations individuelles sont mis en avant dans le design de Slack.

Dans la partie gauche toolbar, les utilisateurs peuvent rapidement voir les brouillons, les messages non envoyés, les fils de discussion, les mentions et les messages directs.

Les pros de Slack

Nous allons discuter des avantages de l'utilisation de Slack à des fins professionnelles et personnelles dans cette section :

✅Collaboration améliorée - Grâce aux communications en temps réel, des fonctions telles que les conversations en fil de discussion, le partage de fichiers et la messagerie instantanée augmentent le travail d'équipe.

✅Organisation des informations - Les messages sont organisés en canaux pour faciliter la recherche d'informations et le suivi des tâches en cours.

✅Capacités d'intégration - L'intégration avec les plateformes d'assistance à la clientèle et les outils de gestion de projet supprime le besoin de passer d'une appli à l'autre.

✅Capacités de recherche avancées - Les utilisateurs peuvent localiser des fichiers, des conversations et des informations pertinentes à l'aide de la fonction de recherche, ce qui permet de gagner du temps.

✅Collaboration à distance - Il encourage une communication fluide entre les équipes, où qu'elles se trouvent dans le monde, ce qui leur permet de collaborer efficacement et de rester en contact.

✅Notifications personnalisables - Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs paramètres de notification pour éviter les distractions inutiles tout en recevant les mises à jour essentielles.

Les inconvénients de Slack

Voici les inconvénients de Slack et la façon dont ils peuvent affecter les individus et les équipes :

🔴Possibilitéde surcharge d'informations - À mesure que les messages et les notifications se déversent dans l'espace de travail, les fonctions de messagerie en temps réel peuvent occasionnellement provoquer une surcharge d'informations.

🔴Dépendance à Internet - La collaboration et la communication peuvent être entravées par un manque de connectivité en raison de sa forte dépendance à Internet.

🔴Courbe d' apprentissage - La courbe d'apprentissage associée à la navigation dans les canaux, les fils de discussion et autres fonctionnalités peut affecter l'adoption par les utilisateurs au début.

🔴ReducedFocus - Il peut être difficile de rester concentré sur les tâches lorsqu'il y a un afflux continu de communication.

🔴Privacyand Security Issues - Malgré la mise en place de mesures de sécurité par Slack, les informations confidentielles partagées sur la plateforme pourraient être susceptibles de faire l'objet d'un accès indésirable.

Prix de Slack

Il y a plusieurs restrictions avec le plan gratuit, y compris 10 applications integrations, 10 000 messages consultables et des appels vidéo d'une personne à l'autre.

En particulier pour les grandes équipes ou organisations, les plans payants peuvent devenir coûteux.

‍

Conclusion

L'utilisation d'outils de rédaction collaborative est le meilleur moyen de travailler ensemble sur un document avec ton équipe, ce qui peut t'aider à augmenter drastiquement la productivité et la communication. 

Ton équipe sera plus heureuse parce qu'elle sera plus productive, et tu peux lui faire gagner un temps précieux qu'elle pourra consacrer à d'autres tâches plus importantes.

C'est pourquoi TextCortex fonctionne le mieux pour la collaboration en ce qui concerne les outils de rédaction d'IA, et ce qui est génial, c'est qu'il convient à toutes les tailles d'équipe.

Envie d'essayer ?

Commence à utiliser le site TextCortex dès maintenant pour découvrir les nombreux avantages qu'il y a à élever ton écriture à un niveau professionnel !