Comment écrire un courriel pour se plaindre d'un collègue de travail ?

Trouver un environnement de travail sain est-il aussi rare qu'un trèfle à quatre feuilles de nos jours ?

Avouons-le, naviguer dans les complexités de la dynamique du lieu de travail peut être un véritable défi.

Et je parie que tu as eu ta part d'énigmes entre collègues, tout comme le reste d'entre nous.

Pourtant, la question demeure : avons-nous pris les bonnes mesures pour résoudre le problème?

Aborder les conflits et les plaintes sur le lieu de travail est essentiel pour ton propre bien-être.

Sans parler de la satisfaction de toutes les personnes impliquées, y compris les employés, les clients et les superviseurs.

Dans cet esprit, cet article fournit des conseils sur la façon de rédiger un courriel professionnel pour répondre aux plaintes concernant les collègues de travail.

Il offre le bon langage et les bonnes stratégies pour que tes préoccupations soient prises au sérieux sur le lieu de travail.

C'est parti !

Définition d'un courriel de plainte

Une plainte par courriel est un type de communication écrite qui exprime un mécontentement à l'égard d'un produit, d'un service ou d'une expérience.

Un courriel de réclamation solide exposera ton problème et le plan d'action que tu souhaites en douceur.

Tu as plus de temps pour réfléchir à ta réponse et choisir judicieusement tes mots lorsque tu utilises cette méthode de communication.

Ton courriel de réclamation doit être composé de manière claire, succincte et posée.

Raisons de déposer une plainte par courriel

Toutes les intimidations au travail ne sont pas cotées de la même façon, voici donc des exemples d'actions qualifiées de harcèlement au travail :

• Langage corporel menaçant - Un collègue qui affiche une expression faciale colérique ou une posture physique agressive peut probablement te donner de l'anxiété et augmenter ton niveau de stress.
• Manipulation émotionnelle - Une personne au travail qui peut profiter de tes insécurités et tenter de te contrôler par des moyens malhonnêtes, trompeurs ou violents.
• Violence verbale - Un collègue qui essaie toujours d'affaiblir le sentiment de valeur et de confiance en soi de la victime, quels que soient les mots exacts utilisés.
• Abaissement - Forme typique de harcèlement au travail qui consiste à faire en sorte que la victime se sente sans importance, honteuse ou non méritante dans un environnement de travail.
• Contact physique - Il peut s'agir de toucher, d'embrasser, de caresser, d'étreindre ou même simplement de s'approcher trop près d'un travailleur pour qu'il se sente mal à l'aise, et cela peut conduire à un harcèlement sexuel.
• Agression physique - Menacer ou blesser quelqu'un d'autre est considéré comme un type d'attaque physique grave sur le lieu de travail.

Étant donné la nature délicate des situations évoquées ci-dessus, l'utilisation du courriel comme moyen de communication est professionnelle et appropriée, en particulier dans les scénarios où :

✅ tu dois régler un problème sérieux dont tu ne peux pas discuter en personne,

✅ tu as besoin d'un peu d'espace pour réfléchir à tes actions futures, ou bien.

✅ tu t'es éloigné d'un collègue et tu as besoin d'un moyen formel et documenté pour régler le problème.

Directives sur la façon de rédiger un courriel de plainte contre un collègue de travail

Un problème peut être résolu plus rapidement si ta lettre de réclamation est présentée correctement.

1. Cadrer le problème

Avant de déposer une plainte, assure-toi que les raisons sont valables.
Si tu es facilement agacé par les mâchonnements de chewing-gum, les sifflements ou les soupirs, ta plainte sera très probablement rejetée.

▶️If Tes actions ont contribué au problème, réfléchis à la façon dont tu pourrais faire plus d'efforts pour trouver une solution par toi-même, loin de la direction.

2. Énonce les raisons qui te poussent à écrire

Explique brièvement pourquoi tu écris cette lettre au début de celle-ci.

Explique que tu penses qu'il est temps de déposer une plainte officielle en raison de plusieurs événements qui se sont produits entre toi et le collègue.

Inclure des informations si tu as déjà essayé de le gérer par toi-même.

Exemple :

Je t'écris pour te faire part de mon désaccord avec [nom du travailleur], un travailleur.

J'ai essayé de parler de ce problème à [nom du travailleur] à plusieurs reprises, mais il/elle ne m'écoute pas et ne tient pas compte de mes sentiments.

3. Fournir une chronologie des événements

Écris ce qui s'est passé entre toi et l'employé. Ajoute les dates de chaque incident ainsi qu'une liste séparée de ceux-ci.

En rapportant ce qui s'est passé, reste fidèle aux faits et parle de manière impartiale.

Veille également à appuyer tes affirmations par des preuves chaque fois que c'est possible.

Les documents d'appui peuvent comprendre les éléments suivants :

• Témoins 
• Correspondance textuelle
• Images
• Captures d'écran
• Vidéos
• Enregistrements sonores

Exemple :

Le jeudi de cette semaine, j'ai parlé avec [nom du travailleur] plusieurs fois au sujet de ses conversations bruyantes, de ses rires bruyants et de ses plaisanteries offensantes qui gênaient mes appels téléphoniques.

Ce matin, alors que je prenais une commande par téléphone, la même chose s'est produite.

J'en ai encore parlé avec [nom du travailleur].

Elle a dit : " Je devrais me détendre ", au lieu de s'excuser.
Voici une preuve de l'événement [enregistrement sonore].

4. Indique la solution souhaitée

Écris comment ta capacité à travailler est affectée par les actions de tes collègues.

Fais la liste de tes responsabilités au travail et de ton objectif de les remplir.

Décris comment les activités de ton collègue t' empêchent d'atteindre tes objectifs.

De plus, exprime ta gratitude à l'employeur pour son aide à mettre fin à des actions inappropriées sur le lieu de travail.

Exemple :

J'ai dû mettre mes clients en attente à plusieurs reprises pour demander à [nom du travailleur] d'arrêter de parler. De plus, j'ai dû demander à des clients de se répéter parce que je ne les entendais pas bien.

Je crains que ses actions ne nuisent à la réputation de l'entreprise.

Si tu pouvais lui faire savoir pourquoi cette conduite doit cesser, je t'en serais reconnaissant.

5. Réviser et relire

Une fois que tu as fini d'écrire, ton courriel doit être édité et relu.

Tout d'abord, passe tout en revue et raye les phrases trop sentimentales, grossières ou qui auraient pu être exprimées plus succinctement.

Vérifie ton orthographe, ta grammaire et ta ponctuation.

6. Envoie un courriel de plainte à ton employeur

Après avoir envoyé un courriel de plainte à ton employeur, la dernière étape consiste à rencontrer ton responsable pour discuter officiellement du problème.

Si l'employeur n'est pas en mesure de régler tes problèmes, assure-toi d'écrire et de t'adresser au service des ressources humaines.

De plus, il est important d'éviter d'éditer ton courriel pendant l'échange, car la modification des faits à ce stade pourrait miner ta crédibilité et nuire à ta position.

Dans le cas où tes techniques de résolution ne sont pas résolues et que ton travail continue d'être affecté, demande une mutation ou démissionne si tu as une autre offre d'emploi.

Modèle de courriel de plainte formelle au sujet d'un collègue de travail

Cher [Employeur/RH],

Je m'appelle [nom], et je suis [spécialiste du marketing] depuis [5 ans]. Je suis honoré et ravi de faire partie de cette équipe.

Malheureusement, à cause d'un seul employé : [nom de l'employé], cette expérience fantastique est en train d'être gâchée.

Avant d'envoyer cette lettre, j'avais épuisé tous les autres choix et j'ai été obligé de me tourner vers le service des ressources humaines pour obtenir de l'aide.

Il est impossible de faire face à [sa] désobéissance constante et à son manque de conduite. Cela a un impact sur mes performances et m'empêche d'accomplir mes tâches. (Inclure des exemples de ce qui s'est passé, quand cela s'est passé et où cela s'est passé) Les chiffres, les dates et les faits doivent être utilisés pour étayer ton affirmation.

J'ai besoin de ton aide urgente pour résoudre ce problème et établir un environnement professionnel, amical et productif pour nous tous.

Merci beaucoup pour ta considération.

Chaleureuses salutations

Meilleures pratiques pour la rédaction d'un courriel de plainte

Faisons un tour d'horizon des éléments les plus importants à prendre en compte :

🔑Soisclair et précis - Évite les généralisations et le langage vague, sois précis sur ton problème et sur la façon dont il t'affecte.

🔑Utiliser unlangage professionnel - Reste à l'écart des mots durs, insultants ou accusateurs, et garde à l'esprit que ton courriel doit représenter le fait que tu écris à ta direction.

🔑Providez des preuves - Donnez des preuves pour étayer vos affirmations avec des données, des captures d'écran ou d'autres types de documents qui peuvent être utilisés pour représenter le problème.

🔑BeSolution-Focused - Il est crucial d'attirer l'attention sur le problème, mais il est tout aussi essentiel de proposer des correctifs potentiels, car cela montre que tu es déterminé à trouver une solution.

🔑Restebref - La correspondance par courriel doit être succincte et directe, alors n'écris pas de longs courriels qui pourraient ennuyer le destinataire.

🔑Utiliserune ligne d'objet claire - Assure-toi que ta ligne d'objet indique clairement ce que tu réclames.

🔑Addressthe Person by Name - Commence le courriel par une salutation aimable et adresse-toi à ton responsable ou à ton collègue par son nom.

🔑Proofread - Vérifie que ton courriel ne contient pas de fautes de grammaire ou d'orthographe avant de l'envoyer, car l'efficacité de ton message peut être diminuée par un courriel mal formulé.

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FAQ

Que se passe-t-il si tu te plains d'un collègue ?

Ta relation avec ce collègue ou ce supérieur hiérarchique pourrait devenir tendue ou même se terminer complètement si tu te plains de lui.

Ton employeur est chargé de superviser la façon dont toi et les autres employés interagissez au travail et de faire les ajustements nécessaires.

Comment répondrais-tu à un courriel impoli d'un collègue ?

Assure-toi que ta formulation et ton ton sont adaptés au niveau de formalité de l'expéditeur.

Évite l'humour, le sarcasme et les critiques qui pourraient exaspérer ou insulter quelqu'un.

Utilise un langage optimiste qui respire la compétence et la confiance.

Exprime ta gratitude à l'expéditeur pour sa coopération, sa patience ou ses commentaires.