Comment utiliser l'IA pour la gestion de projet

Selon la Harvard Business Review, 48 000 milliards de dollars sont investis chaque année dans des projets. Cependant, seuls 35 % des projets réussissent.

L'un des principaux coupables est le manque d'utilisation de la technologie de l'IA dans la gestion de projet, ce qui est dommage car les outils d'IA sont déjà disponibles mais ont besoin de quelqu'un pour les appliquer.

En outre, l'inclusion de l'IA dans la gestion de projet peut augmenter de 23 % les chances d'atteindre ou de dépasser les estimations de retour sur investissement.

Alors, si tu souhaites essayer cette nouvelle technologie mais que tu ne sais pas comment l'appliquer à la MP, nous t'entendons.

Lis la suite pour savoir comment utiliser l'IA pour la gestion de projet.

Plongeons-y !

Comment utiliser l'IA pour la gestion de projet de 9 manières efficaces ?

Les outils d'IA sont dotés de fonctionnalités qui leur sont propres, et l'une des meilleures façons de les exploiter est de les mélanger et de les associer pour en maximiser les avantages.

1. Automatiser les tâches répétitives

Lorsque tu es responsable de la coordination de diverses tâches et ressources pour mener à bien des projets dans les délais et le budget impartis, tu dois probablement faire face à des tâches administratives répétitives telles que :

• Saisie des données, 
• Génération de rapports, etc.

Nous pouvons supposer que ce ne sont certainement pas les aspects que tu préfères dans le métier de chef de projet.

Non seulement ces tâches consomment beaucoup de temps, mais elles peuvent être fastidieuses et sources d'erreurs.

C'est là que l'IA peut faire une différence significative. 

Par exemple, il peut générer automatiquement des rapports basés sur les données du projet, ce qui élimine la nécessité de saisir et d'analyser manuellement les données.

2. Gérer les risques

L'IA peut analyser les données du projet, les comparer aux données historiques et signaler les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes.

Ainsi, tu peux identifier les risques potentiels et prendre des mesures proactives pour atténuer les risques et maximiser la réussite du projet.

En outre, l'IA peut fournir des indications pour faciliter la prise de décision en analysant les tendances et les schémas dans les données du projet.

3. Attribuer des ressources

Grâce à l'analyse prédictive, l'IA peut t'aider à distribuer les ressources plus efficacement et à éviter les sur- ou sous-allocations.

Que ces ressources soient humaines, financières, informationnelles, etc. l'IA peut optimiser leur distribution et identifier les modèles et les tendances qui montrent les lacunes.

Par exemple, la technologie de l'IA analyse les données des projets passés et fait des prédictions basées sur ces données pour t'indiquer les ressources dont tu pourrais avoir besoin pour les projets à venir.

Par conséquent, tu peux mieux planifier l'enchaînement des tâches pour garantir l'achèvement du projet dans les délais impartis.

Disons que tu es à la recherche d'un développeur.

En se basant sur tes données passées, l'IA peut jouer le rôle d'entremetteur et identifier les développeurs qui ont les compétences et l'expérience nécessaires pour mener à bien la tâche.

4. Traiter les documents

L'IA peut automatiser la catégorisation, l'indexation et la recherche des documents du projet et fournir des recommandations contextuelles aux parties prenantes du projet en cas de besoin.

De plus, il peut extraire automatiquement des informations clés des documents liés au projet, tels que :

• La charte du projet,
• Planifie, 
• Rapports de situation, et 
• Procès-verbal de la réunion.

Ainsi, au lieu de passer en revue des centaines de documents, les outils d'IA peuvent le faire pour toi en quelques minutes.

💡 ProTip :

Cortex textuel Bases de connaissances te permettent de télécharger tes propres documents et d'en extraire des informations.

Tu peux télécharger des fichiers PDF, CSV, PPTX, DOCX et MD, ainsi que des URL. Par exemple, scanner et extraire des informations d'un document de 80 pages prend 3 secondes !

Les bases de connaissances te permettent de stocker un grand nombre de documents, de les classer et de les étiqueter, et même de les partager avec ton équipe.

Par conséquent, tu peux automatiquement résumer les documents du projet afin de fournir rapidement à l'équipe du projet des informations de haut niveau sur l'état d'avancement du projet, les problèmes et les risques.

5. Tire parti des assistants virtuels

Sur la base de tes données, les outils d'IA analysent des ensembles de données massives et génèrent du contenu.

Comment cela fonctionne-t-il ? 

Le système apprend de tes requêtes précédentes, des données de planification du projet et du contexte général pour adapter les interactions et capturer des informations vitales.

Ainsi, tu peux obtenir des réponses instantanées à tes requêtes, des mises à jour, des alertes, etc.

💡 ProTip :

Zeno Chat te permet d'entrer toutes les connaissances et le style pour personnaliser ton IA afin qu'elle réponde mieux à tes besoins. 

Tu pourras ainsi fournir des informations générales et créer un Persona qui agira et répondra aux questions sur le même ton que toi.

Par conséquent, il ajustera les réponses en conséquence et fera référence à tes documents si nécessaire.

6. Créer et résumer des tâches

En tant que chef de projet, tu trouves probablement que la création de tâches est l'un des aspects les plus ennuyeux de la gestion de projet.

Assigner des tâches aux membres de l'équipe, fixer des dates d'échéance, fournir des descriptions et des exigences, remplir des rapports, etc. - Tout cela te dit quelque chose, n'est-ce pas ?

Eh bien, grâce aux outils d'IA, tu peux automatiser ces tâches et gagner un temps précieux.

Par exemple, l'outil d'IA peut générer automatiquement des tâches en fonction de tes descriptions, créer et résumer des rapports, etc.

💡 ProTip :

TextCortex te permet de saisir des invites pour générer, résumer ou reformater les données et les descriptions des tâches.

Ainsi, tu peux créer des blogs, des brouillons, des présentations, des listes à puces, construire des plans de projet, etc.

Une large gamme d'outils d'édition de texte te permet de paraphraser, de résumer, de réécrire et d'adapter le contenu à tes besoins.

De plus, avec TextCortex, tu peux sauvegarder tes messages-guides et créer templates tu pourras toujours y revenir. 

De cette façon, tu peux travailler avec le même message-guide à plusieurs reprises pour de nombreux cas différents.

7. Créer des visuels

Grâce à NLP et aux algorithmes d'apprentissage automatique qui analysent les données collectées, les outils d'IA te permettent de créer des visuels, des graphiques et des présentations.

Les outils utilisent les données pour générer et mettre à jour automatiquement des tableaux, des graphiques et d'autres visualisations qui peuvent t'aider, ainsi que les membres de ton équipe, à comprendre l'avancement du projet.

En outre, l'IA peut également générer des résumés automatisés des données et des résultats du projet pour créer en retour des présentations informatives et visuellement attrayantes.

💡 ProTip :

TextCortex offre un accès à DALLE-3 pour créer des tâches visuelles, telles que des graphiques, des tableaux, etc.

Pour cela, il te suffit de saisir une invite et d'obtenir une image compatible avec DALL-E 3.

8. Planifier les projets

L'IA peut suggérer des calendriers de projet optimaux en fonction des données historiques et des contraintes du projet et t'aider à :

• Crée des calendriers réalistes, 
• Évite les conflits d'horaire et 
• Réalise les projets dans les délais impartis.

De plus, tu peux apporter des ajustements au calendrier du projet en fonction des mises à jour en temps réel des différents membres de l'équipe.

9. Stimule la collaboration et la communication

Les outils de collaboration alimentés par l'IA fournissent des mises à jour et des alertes en temps réel pour informer les membres de ton équipe des changements de statut du projet.

De plus, ils suivent les progrès des membres de l'équipe et s'assurent que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

En plus de fournir des alertes lorsque des tâches sont en souffrance ou en retard, les outils d'IA peuvent automatiser la planification des réunions et la communication en temps réel basée sur le chat.

💡 ProTip :

La fonction Organisations rationalise la gestion des connaissances entre toi et les membres de ton équipe en donnant accès à toutes les informations et à tous les documents pertinents.

S'assurer que tout le monde a un accès suffisant permet une communication efficace puisque tous les membres de l'équipe sont alignés et sur la même longueur d'onde.

Par exemple, tu peux partager des bases de connaissances avec ton équipe dans un espace de co-working, ce qui vous aidera tous à rester organisés et au courant des informations les plus pertinentes.

🎁 Bonus : 9 meilleurs outils d'IA pour la gestion de projet

En guise de cadeau, nous avons dressé une liste de nos meilleurs choix concernant les outils d'IA pour la gestion de projet.

Que réserve l'avenir à la technologie de l'IA dans la gestion de projet ?

Comme pour toute autre technologie, tu dois préparer le terrain et adopter le processus d'apprentissage pour maximiser les avantages qu'apporte l'IA.

Et bien que la peur du changement et la crainte d'être remplacé par l'IA soient encore des facteurs importants dans l'adoption de l'IA, garde à l'esprit qu'il n'y a pas d'outil d'IA sans humain.

C'est toujours toi qui prends les décisions, qui fournis les données et qui décides de leur validité. 

Et plus tu seras précis, meilleurs seront les résultats.

Un outil d'IA est un extension qui t'aide à mener à bien tes projets et à les livrer à temps. 

La solution pour que cette transition se fasse en douceur, de manière intuitive et conviviale est la suivante. TextCortex. 🤖

Comment utiliser TextCortex pour la gestion de projet ?

TextCortex est un outil de génération de contenu alimenté par l'IA et doté de solides fonctions d'édition de texte pour améliorer et peaufiner ton contenu.

En plus de réécrire, paraphraser, résumer, développer, etc., pour t'aider à créer et éditer une variété de types de contenu, de rapports, de tâches, de projets, etc., TextCortex peut.. :

🔥 Faciliter la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe du projet en fournissant une plateforme centralisée pour le partage des documents.

🔥 T'aider à convertir facilement aussi peu que 3 idées en un courriel à envoyer aux parties prenantes.

🔥 Idéation, remue-méninges, brouillon et stockage de tes idées et pensées, création de tableaux, de listes diverses et de tâches à faire grâce à notre éditeur de notes AI.

🔥 Brise la barrière de la langue en traduisant automatiquement les messages et les documents dans plus de 25 langues pour une communication interculturelle plus efficace.

🔥 Transforme facilement la parole en texte pour que tu puisses, par exemple, enregistrer une réunion et transformer le son en notes de réunion.

🔥 Fais un processus inverse et convertis le texte en parole pendant que tu es en train d'idéer, de faire un brainstorming ou de noter tes pensées.

🔥 Mettre en place une séquence d'automatisation des résumés de réunion pour garder une trace des notes de réunion et partager des résumés à l'aide de notre intégration Zapier.

🔥 Crée des lignes de code si tu es dans la gestion de projets logiciels pour créer des raccourcis et automatiser le flux de travail grâce à notre mode développeur.

Il propose plusieurs langages de programmation, tels que Python, Javascript, Go, PHP et Java, ainsi que SQL et Regex.

Grâce à l'abondance deTextCortex's integrations, tu peux aussi écrire du code en dehors de notre plateforme en cliquant sur une icône dans le coin inférieur droit pour ouvrir automatiquement le mode développeur.

En parlant de integrations, TextCortex en offre beaucoup - tu peux l'utiliser sur plus de 4000 plateformes comme une application, un navigateur extension, une application de bureau ou une application mobile.

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