Cómo utilizar la IA para la gestión de proyectos

Según la Harvard Business Review, cada año se invierten 48 billones de dólares en proyectos. Sin embargo, sólo el 35% de los proyectos tienen éxito.

Uno de los principales culpables es la falta de uso de la tecnología de IA en la gestión de proyectos, lo cual es una pena, ya que las herramientas de IA ya están disponibles, pero necesitan que alguien las aplique.

Además, incluir la IA en la gestión de proyectos puede aumentar en un 23% la probabilidad de cumplir o superar las estimaciones de retorno de la inversión.

Así que, si te gustaría probar esta nueva tecnología pero no sabes cómo aplicarla a la PM, te escuchamos.

Sigue leyendo para saber cómo utilizar la IA en la gestión de proyectos.

Vamos a sumergirnos.

¿Cómo utilizar la IA para la gestión de proyectos de 9 formas eficaces?

Las herramientas de IA vienen con sus propias funcionalidades únicas, y una de las mejores formas de aprovecharlas es mezclarlas y combinarlas para maximizar sus beneficios.

1. Automatizar tareas repetitivas

Cuando eres responsable de coordinar diversas tareas y recursos para completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, probablemente te enfrentas a tareas administrativas repetitivas como:

• Introducción de datos, 
• Generación de informes, etc.

Podemos suponer que, desde luego, no son tu parte favorita de ser Jefe de Proyecto.

Estas tareas no sólo consumen mucho tiempo, sino que pueden ser tediosas y propensas a errores.

Aquí es donde la IA puede marcar una diferencia significativa. 

Por ejemplo, puede generar automáticamente informes basados en los datos del proyecto, eliminando la necesidad de introducir y analizar datos manualmente.

2. Gestionar los riesgos

La IA puede analizar los datos del proyecto, compararlos con los datos históricos y señalar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas.

Así, puedes identificar los riesgos potenciales y tomar medidas proactivas para mitigarlos y maximizar el éxito del proyecto.

Además, la IA puede aportar ideas que faciliten la toma de decisiones analizando tendencias y patrones en los datos de los proyectos.

3. Asignar recursos

Gracias al análisis predictivo, la IA puede ayudarte a distribuir los recursos de forma más eficaz y evitar una asignación excesiva o insuficiente.

Tanto si estos recursos son humanos, financieros, informativos, etc., la IA puede optimizar su distribución e identificar patrones y tendencias que muestren las carencias.

Por ejemplo, la tecnología de IA analiza los datos de proyectos anteriores y hace predicciones basadas en esos datos para mostrarte qué recursos podrías necesitar para proyectos futuros.

Como resultado, puedes planificar mejor la secuencia de tareas para garantizar la finalización del proyecto dentro del plazo especificado.

Supongamos que buscas un desarrollador.

Basándose en tus datos anteriores, la IA puede actuar como casamentera e identificar qué desarrolladores tienen las habilidades y la experiencia necesarias para completar la tarea.

4. Manejar documentos

La IA puede automatizar la categorización, indexación y recuperación de los documentos del proyecto y ofrecer recomendaciones contextualizadas a las partes interesadas del proyecto cuando sea necesario.

Además, puede extraer automáticamente información clave de documentos relacionados con el proyecto, como:

• La carta del proyecto,
• Plan, 
• Informes de situación, y 
• Acta de la reunión.

Así, en lugar de revisar cientos de documentos, las herramientas de IA pueden hacerlo por ti en cuestión de minutos.

💡 ProTip:

Corteza textual Bases de conocimiento te permiten subir tus propios documentos y recuperar información de ellos.

Puedes subir archivos PDF, CSV, PPTX, DOCX y MD, así como URL. Por ejemplo, ¡escanear y obtener información de un documento de 80 páginas lleva 3 segundos!

Las Bases de Conocimiento te permiten almacenar un gran número de documentos, categorizarlos y etiquetarlos, e incluso compartirlos con tu equipo.

En consecuencia, puedes resumir los documentos del proyecto para proporcionar rápidamente al equipo del proyecto información de alto nivel sobre el estado del proyecto, los problemas y los riesgos.

5. Aprovecha a los asistentes virtuales

Basándose en tus aportaciones, las herramientas de IA analizan conjuntos de datos masivos y generan contenidos.

¿Cómo funciona? 

El sistema aprende de tus consultas anteriores, de los datos de planificación del proyecto y del contexto general para adaptar las interacciones y captar información vital.

Así, puedes obtener respuestas instantáneas a tus consultas, actualizaciones, alertas, etc.

💡 ProTip:

Zeno Chat te permite introducir todos los conocimientos y el estilo para personalizar tu IA y adaptarla mejor a tus necesidades. 

Como resultado, podrás proporcionar información de fondo y crear una Persona que actuará y responderá a las consultas con tu tono de voz.

Por tanto, ajustará las respuestas en consecuencia y hará referencia a tus documentos cuando sea necesario.

6. Crear y resumir tareas

Como gestor de proyectos, probablemente la creación de tareas te parezca uno de los aspectos más aburridos de la gestión de proyectos.

Asignar tareas a los miembros del equipo, fijar fechas de entrega, proporcionar descripciones y requisitos, rellenar informes, etc. - Todo esto te suena, ¿verdad?

Pues bien, gracias a las herramientas de IA, puedes automatizar estas tareas y ahorrar un tiempo precioso.

Por ejemplo, la herramienta de IA puede generar automáticamente tareas basadas en tus descripciones, crear y resumir informes, etc.

💡 ProTip:

TextCortex te permite introducir indicaciones para generar, resumir o reformatear datos y descripciones de tareas.

Así, puedes crear blogs, borradores, presentaciones, listas de viñetas, elaborar planes de proyectos, etc.

Una amplia gama de herramientas de edición de texto te permiten parafrasear, resumir, reescribir y ajustar el contenido a tus necesidades.

Además, con TextCortex, puedes guardar tus avisos y crear templates a las que siempre puedas volver. 

De este modo, puedes trabajar con la misma indicación una y otra vez para muchos casos diferentes.

7. Crea visuales

Gracias a NLP y a los algoritmos de aprendizaje automático que analizan los datos recogidos, las herramientas de IA te permiten crear visuales, gráficos y presentaciones.

Las herramientas utilizan los datos para generar y actualizar automáticamente tablas, gráficos y otras visualizaciones que pueden ayudarte a ti y a los miembros de tu equipo a comprender el progreso del proyecto.

Además, la IA también puede generar resúmenes automatizados de los datos y resultados del proyecto para crear a cambio presentaciones informativas y visualmente atractivas.

💡 ProTip:

TextCortex ofrece acceso a DALLE-3 para crear tareas de base visual, como gráficos, tablas, etc.

Para ello, sólo tienes que entrar en un indicador y obtener una imagen compatible con DALL-E 3.

8. Programar proyectos

La IA puede sugerir calendarios de proyecto óptimos basados en datos históricos y limitaciones del proyecto, y ayudarte a:

• Crea plazos realistas, 
• Evita conflictos de horarios y 
• Entrega los proyectos a tiempo.

Es más, puedes hacer ajustes en el calendario del proyecto basándote en las actualizaciones en tiempo real de varios miembros del equipo.

9. Impulsa la colaboración y la comunicación

Las herramientas de colaboración basadas en IA proporcionan actualizaciones y alertas en tiempo real para informar a los miembros de tu equipo sobre los cambios en el estado del proyecto.

Además, realizan un seguimiento de los progresos de los miembros del equipo y se aseguran de que todos están en la misma página.

Además de proporcionar alertas cuando las tareas están atrasadas o retrasadas, las herramientas de IA pueden automatizar la programación de reuniones y la comunicación basada en chat en tiempo real.

💡 ProTip:

La función Organizaciones agiliza la gestión del conocimiento entre tú y los miembros de tu equipo, proporcionando acceso a toda la información y documentos relevantes.

Garantizar que todos tengan acceso suficiente permite una comunicación eficaz, ya que todos los miembros del equipo están alineados y en la misma página.

Por ejemplo, puedes compartir Bases de Conocimiento con tu equipo en un espacio de co-working, lo que os ayudará a todos a manteneros organizados y al día de la información más relevante.

🎁 Bono: Las 9 mejores herramientas de IA para la gestión de proyectos

Como regalo especial, hemos elaborado una lista de nuestras mejores selecciones de herramientas de IA para la gestión de proyectos.

¿Qué le depara el futuro a la tecnología de IA en la gestión de proyectos?

Como con cualquier otra tecnología, necesitas sentar las bases y adoptar el proceso de aprendizaje para maximizar los beneficios que aporta la IA.

Y aunque el miedo al cambio y el temor a ser sustituido por la IA siguen siendo factores significativos a la hora de adoptar la IA, ten en cuenta que no existe una herramienta de IA sin un humano.

Sigues siendo tú el que toma las decisiones, proporciona las aportaciones y decide sobre su validez. 

Y cuanto más preciso seas, mejores serán los resultados.

Una herramienta de IA es un extension que te ayuda a completar y entregar los proyectos a tiempo. 

La solución para que esa transición sea suave, intuitiva y fácil de usar es TextCortex. 🤖

¿Cómo puedes utilizar TextCortex para la gestión de proyectos?

TextCortex es una herramienta de generación de contenidos impulsada por inteligencia artificial que incluye sólidas funciones de edición de texto para mejorar y pulir tus contenidos.

Además de reescribir, parafrasear, resumir, ampliar, etc., para ayudarte a crear y editar diversos tipos de contenidos, informes, tareas, proyectos, etc., TextCortex puede:

🔥 Facilita la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo del proyecto proporcionando una plataforma centralizada para compartir documentos.

🔥 Te ayuda a convertir fácilmente tan sólo 3 ideas en un correo electrónico para enviar a las partes interesadas.

🔥 Idea, aporta ideas, haz borradores y almacena tus ideas y pensamientos, crea tablas, varias listas y tareas pendientes con nuestro Editor de Notas AI.

🔥 Rompe la barrera del idioma traduciendo automáticamente mensajes y documentos a más de 25 idiomas para una comunicación intercultural más eficaz.

🔥 Transforma fácilmente la voz en texto para que puedas, por ejemplo, grabar una reunión y convertir el audio en notas de reunión.

🔥 Haz un proceso inverso y convierte el texto en voz mientras ideas, aportas ideas o apuntas tus pensamientos.

🔥 Establecer una secuencia de automatización de resúmenes de reuniones para realizar un seguimiento de las notas de la reunión y compartir resúmenes con la ayuda de nuestra integración Zapier.

🔥 Crea líneas de código si te dedicas a la gestión de proyectos de software para crear atajos y automatizar el flujo de trabajo con nuestro Modo Desarrollador.

ofrece múltiples lenguajes de programación, como Python, Javascript, Go, PHP y Java, además de SQL y Regex.

Gracias a la abundanteTextCortex's integrations, también puedes escribir código fuera de nuestra plataforma haciendo clic en un icono en la esquina inferior derecha para abrir automáticamente el Modo Desarrollador.

Hablando de integrations, TextCortex ofrece mucho: puedes utilizarla en más de 4000 plataformas como una aplicación, un navegador extension, una aplicación de escritorio o una aplicación móvil.

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