Top 4 Tools für kollaboratives Schreiben zur Produktivitätssteigerung

Die Zukunft der Unternehmen liegt in der Produktion von Dokumenten mit gemeinsamer Autorenschaft.

Damit die Autoren von Kollaboriereneinander private und sensible Informationen anvertrauen können, müssen sie sich gegenseitig vertrauen können.

Durch die Besonderheit des gemeinschaftlichen Schreibens gewinnen sie ein größeres kulturelles Bewusstsein und eine Vielzahl von Perspektiven beim Verfassen eines Textes.

Der Unterschied zum gemeinsamen Schreiben besteht darin, dass die einzelnen Personen die verschiedenen Arbeitsbereiche aufteilen und sich ausschließlich auf diese Bereiche konzentrieren.

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf, lassen Sie uns in das Thema eintauchen!

Was ist ein gemeinsames Schreiben und worauf ist zu achten?

Beim kollaborativen Schreiben arbeitet eine Gruppe von Autoren zusammen, um ein schriftliches Dokument oder einen Inhalt zu erstellen.

Indem sie Kollaborieren an demselben Text arbeiten können, helfen Tools für die Zusammenarbeit Autoren, Verlegern und copy Redakteuren, die Bearbeitung, Erstellung und Veröffentlichung von Manuskripten zu beschleunigen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Standards zu verstehen, nach denen Online-Tools für kollaboratives Schreiben bewertet werden, bevor man mit der Bewertung dieser Tools fortfährt.

Im Folgenden finden Sie einige wesentliche Merkmale, die die Besten der Besten gemeinsam haben:

• Einfache gemeinsame Nutzung - Jeder Mitarbeiter kann einfach in das Dokument eintauchen, die neuesten Aktualisierungen sehen und seine Arbeit mit dem entsprechenden Werkzeug erledigen.
• Gleichzeitiger Zugriff - Einzelpersonen Kollaborieren mit gleichzeitigem Zugriff ist mit einigen Tools wesentlich einfacher zu verwalten als mit anderen.
• Kommentare - Jede schriftliche Arbeit braucht Feedback, daher ist es mit einem nützlichen Tool einfach, jeden Abschnitt der Arbeit zu kommentieren.
• Versionskontrolle - Sie müssen in der Lage sein, alle Änderungen zu sehen, die seit Ihrer letzten Bearbeitung an einem Dokument vorgenommen wurden, wenn es von vielen Personen geändert wird.
• Markdown-Unterstützung - Die besten Plattformen für kollaboratives Schreiben ermöglichen es den Autoren, ihre Arbeit zu strukturieren, ohne herkömmliche Tags zu verwenden, indem sie Markdown-Unterstützung bieten.
• Flexibler Export - Suchen Sie nach Schreibanwendungen, die eine Reihe von Exportformaten anbieten, wie Microsoft Word, EPUB und PDF.

Während viele Werkzeuge mindestens ein oder zwei der oben genannten entscheidenden Merkmale aufweisen, zeichnet sich die folgende Liste von Anwendungen dadurch aus, dass sie die meisten oder alle dieser Eigenschaften enthält.

4 wichtige kollaborative Tools für die Erstellung von Inhalten zur Stärkung Ihrer Online-Präsenz

1. TextCortex - Ein All-in-One-KI-Assistent für Ihr Team

TextCortex ist ein umfassendes, auf künstlicher Intelligenz basierendes Tool für kollaboratives Schreiben, mit dem Sie auf der Grundlage Ihrer Ideen ansprechende Inhalte erstellen können.

Es bietet ein spezielles Studentenprogramm mit einem kostenlosen einmonatigen TextCortex Premium-Abonnement!

Es funktioniert mit Android- und iOS-Smartphones und ist als Webanwendung und Chrome Add-on in über 25 Sprachen verfügbar.

Was TextCortex auszeichnet, ist ZenoChat, ein fortschrittliches KI-Konversationstool, das Ihren KI-Assistenten anhand Ihrer Eingaben und der bereits vorhandenen großen Datenbank verbessert.

Hauptmerkmale:

• Rewriting & Paraphaser-Funktionen - Damit können Sie Ihre Texte bearbeiten und umschreiben, ohne dass sie ihre Bedeutung verlieren, was für das gemeinsame Schreiben äußerst wichtig ist.
• Über 60 vorgefertigte Templates - Diese sind in Kategorien eingeteilt und nach Berufsgruppen gefiltert, was den Autoren einen Vorsprung verschafft.
• Lesbarkeitsprüfung und Korrekturlesen - Die integrierte Lesbarkeitsprüfung von TextCortex hilft Ihnen, die Wirkung Ihrer Inhalte mit fehlerfreier Präzision zu maximieren.
• Expander - Dies ist eine mächtige Funktion, mit der ganze Geschichten durch das Hinzufügen von ein paar Sprüchen erstellt werden können.
• Der Tonfall der Stimme - Hilft Ihnen, den richtigen Ton für Ihr Publikum und Ihr Thema zu finden.
• Zeno Chat - Eine anpassbare KI, die auf Ihre Eingaben, Ihr Wissen und Ihre Vorlieben abgestimmt ist.

Rewriting-Tools bieten verschiedene Modi wie einfaches und kreatives Schreiben, damit Autoren ihren Ideen schneller auf den Grund gehen können.

Wie können Sie einen kooperativen Ansatz verfolgen?

Wenn Sie TextCortex so viele Daten wie möglich zur Verfügung stellen, wird das System so effizient wie möglich arbeiten.

Ihr Inhalt wird allgemeiner und langweiliger sein, wenn Ihre Aufforderungen kurz und unklar sind.

Es braucht Zeit, um exzellente Prompts zu erstellen, die garantieren, dass die produzierten Inhalte Ihren Anforderungen entsprechen.

Mit TextCortex können Sie Kollaborieren nutzen und Ihre Dokumente mit Ihrem Team teilen, um effizient zu arbeiten, wann immer Sie wollen.

Autoren können über Kollaborieren problemlos gemeinsame Dokumentensysteme nutzen, wenn sie Blogs, Produktbeschreibungen, YouTube-Titel, Instagram-Beschreibungen, Outreach-E-Mails usw. erstellen.

Aktualisierungen werden automatisch auf den Servern von Google gespeichert, und um frühere Anpassungen zu überprüfen und rückgängig zu machen, wird automatisch ein Änderungsverlauf geführt.

Mit all diesen nützlichen Funktionen steht TextCortex ganz oben auf der Wunschliste der Tools für kollaboratives Schreiben.

TextCortex Profis

In diesem Abschnitt werden wir die Vorteile der Nutzung von TextCortex für geschäftliche und private Zwecke erörtern:

ErhöhteProduktivität - TextCortex kann Ihnen helfen, Ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen, indem Prozesse automatisiert und Benutzeranfragen schnell beantwortet werden.

✅ErhöhtePräzision - Erweiterte Funktionen nutzen die natürliche Sprachverarbeitung, um Benutzeranfragen zu verstehen und präzise Antworten zu liefern.

OptimierteArbeitsabläufe - Mit den Anpassungsoptionen von TextCortex und den Funktionen für die Zusammenarbeit können Teams besser organisiert werden, da sie Unklarheiten beseitigen und die Kommunikation verbessern.

Kostengünstig - TextCortex bietet flexible und preisgünstige Preise Pläne für Einzelpersonen und kleine Unternehmen.

✅HochwertigeErgebnisse - TextCortex ermöglicht es Ihnen, originales, natürlich klingendes Material in gleichbleibender Qualität zu produzieren.

✅FollowsYou Around - Erreichbar als Chrome extension und Online-Anwendung

TextCortex Nachteile

Im Folgenden werden die Nachteile von TextCortex beschrieben und wie sie sich auf Einzelpersonen und Teams auswirken können:

🔴 Eingabeabhängigkeit - Die Verarbeitung natürlicher Sprache ist nicht fehlerfrei und kann Probleme bei der Beantwortung von Fragen oder beim Verstehen nicht standardisierter Sprache haben, was zu Ungenauigkeiten führt.

🔴 Information Retrieval Feature - Bei der Suche in einer großen oder komplizierten Datenbank kann es vorkommen, dass die Information Retrieval Funktion von TextCortex nicht immer die richtigen Informationen findet.

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TextCortex Preise

TextCortex verfügt über einen kostenlosen Plan und bietet Teampläne mit fairen Preise für jede Teamgröße an.

2. Google Docs - Ein Tool für die Zusammenarbeit in der Cloud

Google Docs ist eine Anwendung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit.

Mehrere Benutzer können Dokumente gleichzeitig öffnen, bearbeiten und gemeinsam nutzen.

Die Benutzer können auch die Änderungen sehen, die andere Mitarbeiter an einzelnen Zeichen vorgenommen haben, während sie diese bearbeiten.

Die Zusammenarbeit in Google Text & Tabellen beginnt, wenn Sie das Dokument mit anderen Personen teilen.

Hauptmerkmale:

• Freigabeoptionen - Ermöglicht die 2-Wege-Freigabe über eine E-Mail-Adresse oder durch Erstellen eines Freigabelinks, der Ihnen die Möglichkeit gibt, Rollen festzulegen : Betrachter, Kommentator, Redakteur für die Teilnehmer.
• Starke Begrenzung - Bis zu 100 Benutzer können gleichzeitig an einem einzigen Dokument arbeiten, daher erfordert die Produktivität eine gute Kommunikation.
• Bildschirmfreigabe - Über Google Meet können Sie Ihren Bildschirm für andere Teilnehmer freigeben und einen Plan für die Redaktion Ihres gemeinsamen Dokuments erstellen.
• Kommentare hinzufügen - Sie können eine Textpassage markieren und die Option " Kommentar hinzufügen" auswählen, indem Sie auf das Pluszeichen klicken, das rechts auf der Seite erscheint.
• Inhaltsverzeichnis - Auf der linken Seite befindet sich eine Gliederung der Broschüre. Wenn Sie auf die Überschrift oder die Unterüberschrift klicken, gelangen Sie an die entsprechende Stelle im Google-Dokument.
• Lesezeichen - Sie können einen Link erstellen, der den Benutzer direkt zu einer bestimmten Stelle im Dokument führt, und er hilft bei der Markierung verschiedener Abschnitte.
• Vorschlagsmodus - Mitarbeiter können Ideen einbringen, ohne den ursprünglichen Inhalt zu bearbeiten, und der Dokumenteneigentümer kann Empfehlungen einzeln oder in großen Mengen genehmigen oder ablehnen.
• Versionsgeschichte - Text, der unterstrichen ist, um die jüngsten Änderungen hervorzuheben, zeigt die gesamte Versionsgeschichte des Dokuments auf der rechten Seite des Bildschirms an.

Wie können Sie einen kooperativen Ansatz verfolgen?

Google Docs eignet sich perfekt für die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Die einfache Freigabe, die Kommentarfunktionen, der Versionsverlauf, die leistungsstarken Bearbeitungswerkzeuge und die Integration mit anderen Google-Anwendungen machen es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen und Bildungseinrichtungen.

Google Docs Profis

In diesem Abschnitt werden wir die Vorteile der Verwendung von Google Text & Tabellen für geschäftliche und private Zwecke erörtern:

✅Esist kostenlos - Es fallen keine Kosten für Abonnements oder andere Dienste an.

✅EinfacheBedienung - Die benutzerfreundliche Oberfläche ist übersichtlich, einfach und ideal für Schreibanfänger.

✅EinfacherZugang - Es ist keine Installation erforderlich, Sie können es direkt von der Website aus nutzen.

✅Verbundenmit Google Drive - Sie können Ihre Dokumente jederzeit und von überall aus einsehen, da sie automatisch online gespeichert werden.

✅Unterstützungverschiedener Formate - Dokumenttypen wie .doc, .docx, .ppt und .pdf werden von Google Text & Tabellen unterstützt, sodass Sie Ihre Dokumente schnell in verschiedene Formate konvertieren können.

Google Docs Nachteile

Im Folgenden werden die Nachteile von Google Docs und ihre Auswirkungen auf Einzelpersonen und Teams erläutert:

🔴EingeschränkteFunktionen - Im Vergleich zu MS Word fehlen Werkzeuge, Formatierungen, Schriftarten und andere Optionen für das Schreiben komplexerer Texte.

🔴Beschränkt Templates - Wenn Sie ein bestimmtes Dokument erstellen müssen, z. B. ein Geschäftsangebot oder einen Lebenslauf, müssen Sie mit benutzerdefinierten Add-ons arbeiten.

🔴Erforderteine Internetverbindung - Da es sich um einen Online-Dienst handelt, ist eine Internetverbindung erforderlich, aber Sie können auch offline darauf zugreifen, obwohl einige Funktionen deaktiviert sind.

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Google Docs Preise

Mit Gmail ist es kostenlos!

3. Notion

Notion ist eine Cloud-basierte Workspace-Lösung, die Produktivität und Zusammenarbeit verbindet.

Mit verschiedenen Funktionen, die das Aufgabenmanagement, die Produktivität und die Teamarbeit verbessern können, ist Notion ein effektives Werkzeug für das Projektmanagement.

Für viele Teams ist es aufgrund der mobilen App, der Rich-Media-Integration, der flexiblen Aufgabenverwaltung, der Tools für die Zusammenarbeit und der anpassbaren Oberfläche eine beliebte Option.

Hauptmerkmale:

• Aufgabenpriorisierung und Zeitplaner - Notion verwaltet und verfolgt Projekte und erledigt Aufgaben mithilfe von Kanban-Boards, Aufgabenlisten, epischen Kalendern und Sprint-Organisatoren.
• Gemeinsamer Teamkalender - Der Teamkalender zeigt sowohl laufende als auch abgeschlossene Aufgaben an, sofern der Betrachter Zugriff darauf hat, was ideal für langfristige Projekte ist.
• Mobile Anwendung - Notion bietet eine mobile Anwendung für iOS und Android, damit Sie auch unterwegs mit Ihrem Team in Kontakt bleiben und Projektaufgaben verwalten können.
• Dokumentenspeicherung - Auf der Hauptseite des Projekts gibt es einen Bereich zum Hochladen von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien und Bildern sowie zusätzliche Optionen für Kommentare.
• Dateifreigabe - Jede Aufgabe auf Notion enthält einen Mechanismus zum Hochladen und Freigeben von Dateien, mit dem Sie Ressourcen schnell an andere Teammitglieder weitergeben können.
• Kommunikation - Jede Aufgabe auf Notion verfügt über einen Kommentarbereich, in dem Sie über Projektaktualisierungen und Probleme sprechen und relevante Ressourcen an die entsprechenden Personen senden können.
• Single Sign-On (SSO) integrations - Benutzerdefinierte Konfigurationen ermöglichen Notion die Integration mit Anbietern wie Okta.
• Kontoberechtigungen - Nutzen Sie die Kontrolle über Aufgaben-, Team- und Projektberechtigungen, um den Zugriff auf die richtigen Benutzer zu beschränken und Ihre Ressourcen zu schützen.

Wie können Sie einen kooperativen Ansatz verfolgen?

Eine Aufgabe ist das kleinste machbare Arbeitselement, das Ihr Hauptziel voranbringt.

Aufgaben sind die grundlegenden Komponenten von Asana, und hier findet der Großteil Ihrer Zusammenarbeit statt.

Jemandem eine Aufgabe zu geben, ist eine der besten Möglichkeiten, zusammenzuarbeiten.

Nicht nur Manager, Teamleiter und Verantwortliche für große Projekte weisen Aufgaben zu.

Geben Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe, wenn Sie etwas von ihm brauchen.

Weisen Sie der Arbeit Aufgaben zu, wenn Sie sie unter Ihren Teammitgliedern aufteilen müssen.

Notion Profis

In diesem Abschnitt werden wir die Vorteile der Nutzung von Notion für geschäftliche und private Zwecke erörtern:

Kostengünstig - Es gibt eine kostenlose Version mit den wichtigsten Funktionen, die ideal für den privaten Gebrauch sind.

✅EinfacheBedienung - Teammitglieder können sich gegenseitig Aufgaben zuweisen, Notizen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten, während die Benutzeroberfläche für alle Qualifikationsstufen leicht zu meistern ist.

Zeitersparnis - Langwieriger E-Mail-Verkehr oder Besprechungen entfallen, da die Teammitglieder in Echtzeit gemeinsam an Projekten arbeiten können.

✅PortableMultiplattform-Unterstützung - Da die Plattform online verfügbar ist, kann jedes Gerät mit einer Internetverbindung über eine Smartphone-App darauf zugreifen, was den Zugang vereinfacht.

UmfangreicheTutorials und Dokumentation - Die Wissensdatenbank auf der Plattform deckt alles ab, von den Grundlagen des Tools bis hin zu seinen anspruchsvolleren Funktionen.

✅Free Templates for Various Use Cases - Die anpassungsfähige templates deckt verschiedene Anwendungsfälle ab, darunter Aufgabenmanagement, Notizentechnik und Projektmanagement.

Notion Nachteile

Im Folgenden werden die Nachteile von Notion beschrieben und wie sie sich auf Einzelpersonen und Teams auswirken können:

🔴Überwältigendzu benutzen - Für Erstnutzer kann es verwirrend sein, wo sie anfangen sollen, weil es so viele verschiedene Arten von Blöcken und templates gibt.

🔴KeineZielverfolgung - Der Plattform fehlen Funktionen zur Zielverfolgung, was bedeutet, dass Sie Notion möglicherweise in Verbindung mit anderen Tools verwenden müssen, um größere Projekte zu verfolgen.

🔴Keinintegriertes Berichtstool - Dies kann die Erstellung von Berichten und die Analyse von Daten auf der Plattform zu einer Herausforderung machen.

🔴Eingeschränktemobile App und Integrations - Die Funktionalität der mobilen App kann für Nutzer, die hauptsächlich auf mobile Geräte angewiesen sind, eingeschränkt sein, da einige Funktionen möglicherweise nicht verfügbar sind.

Notion Preise

Wenn Sie diese Plattform vor dem Kauf ausprobieren möchten, können Sie entweder die Funktionalität mit der kostenlosen Version für Ihre Projekte testen oder Sie können die vollständige Plattform mit der kostenlosen Testversion ausprobieren.

Das Beste an der kostenlosen Testversion ist, dass sie zeitlich unbegrenzt ist.

Notion beschränkt die kostenlose Testversion auf 1.000 Blöcke.

4. Schlupf

Slack ist eine auf Kommunikation ausgerichtete Plattform, die die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Kommunikation in Echtzeit und die Integration zahlreicher anderer Produktivitätstools ermöglicht.

Sie ist bei Remote-Teams sehr beliebt.

Mit Slack können die Benutzer problemlos kommunizieren und die "App-Müdigkeit" vermeiden, die durch die Verwendung mehrerer verschiedener Kommunikations-Apps entsteht.

Hauptmerkmale:

• Kanäle - Benutzer können Kanäle für unterhaltsame Themen, verschiedene Projekte oder Teams einrichten.
• Private Messaging-Tools - Sie können private Nachrichtenfunktionen verwenden, um mit Kollegen zu kommunizieren und zahlreiche Funktionen zu nutzen, um "App-Müdigkeit" zu vermeiden.
• Audio- und Videoanrufe - Bis zu 50 Mitarbeiter können an Audio- oder Videoanrufen teilnehmen. Sie können auch ihren Bildschirm während eines Anrufs freigeben.
• Vielfältige Integrationsmöglichkeiten - Es ist möglich, Slack in über 2.400 verschiedene Business-Softwareprogramme zu integrieren.
• Dateifreigabe - Bei der Freigabe von Dateien und Dokumenten innerhalb einer Konversation können Sie wichtige Details und Zusammenhänge hinzufügen, die Sie sonst beim Durchsuchen von Ordnern übersehen würden.

Wie können Sie einen kooperativen Ansatz verfolgen?

Slack ist eine gute Wahl für Teams, die nach einer einfachen und benutzerfreundlichen Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien und grundlegende Nachrichten suchen.

Von Nutzern erstellte Kanäle und Einzelgespräche werden im Design von Slack besonders hervorgehoben.

Auf der linken Seite toolbar können Benutzer Entwürfe, nicht gesendete Nachrichten, Themen, Erwähnungen und Direktnachrichten schnell einsehen.

Slack-Profis

In diesem Abschnitt werden wir die Vorteile der Verwendung von Slack für geschäftliche und private Zwecke erörtern:

✅Verbesserte Zusammenarbeit - Mit Echtzeit-Kommunikation, Funktionen wie Unterhaltungen mit Threads, Dateifreigabe und Instant Messaging wird die Teamarbeit verbessert.

✅Organisierte Informationen - Nachrichten werden in Kanälen angeordnet, um das Auffinden von Informationen und die Überwachung laufender Aufgaben zu erleichtern.

✅Integrationsfähigkeiten - Durch die Integration mit Kundensupport-Plattformen und Projektmanagement-Tools entfällt die Notwendigkeit, zwischen mehreren Anwendungen zu wechseln.

✅Erweiterte Suchfunktionen - Benutzer können mit der Suchfunktion relevante Dateien, Konversationen und Informationen auffinden und so Zeit sparen.

✅Remote Collaboration - Es fördert die reibungslose Kommunikation zwischen Teams, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden, und ermöglicht es ihnen, Kollaborieren effizient zu nutzen und in Kontakt zu bleiben.

✅Anpassbare Benachrichtigungen - Benutzer können ihre Benachrichtigungseinstellungen personalisieren, um sinnlose Ablenkungen zu vermeiden und dennoch wichtige Updates zu erhalten.

Slack Nachteile

Im Folgenden werden die Nachteile von Slack und ihre Auswirkungen auf Einzelpersonen und Teams beschrieben:

🔴Möglichkeitder Informationsüberlastung - Da Nachrichten und Benachrichtigungen in den Arbeitsbereich strömen, können die Echtzeit-Nachrichtenfunktionen gelegentlich zu einer Überlastung mit Informationen führen.

🔴Internetabhängigkeit - Die Zusammenarbeit und Kommunikation kann durch mangelnde Konnektivität behindert werden, da sie stark vom Internet abhängig ist.

🔴Lernkurve - Die Lernkurve, die mit der Navigation durch Kanäle, Themen und andere Funktionen verbunden ist, kann die Benutzerakzeptanz anfangs beeinträchtigen.

🔴GeschwächteKonzentration - Es kann schwierig sein, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, wenn ein ständiger Zustrom von Kommunikation stattfindet.

🔴Datenschutz- und Sicherheitsprobleme - Trotz der von Slack implementierten Sicherheitsmaßnahmen können auf der Plattform geteilte vertrauliche Informationen für unerwünschten Zugriff anfällig sein.

Slack Preise

Es gibt einige Einschränkungen beim kostenlosen Tarif, darunter 10 Apps integrations, 10.000 durchsuchbare Nachrichten und Videoanrufe mit einem Gesprächspartner.

Vor allem für große Teams oder Organisationen können die kostenpflichtigen Pläne sehr teuer werden.

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Einpacken

Der Einsatz von Werkzeugen für das kollaborative Schreiben ist der beste Weg, um gemeinsam mit Ihrem Team an einem Dokument zu arbeiten, was die Produktivität und die Kommunikation erheblich steigern kann. 

Ihr Team wird zufriedener sein, weil es produktiver ist, und Sie können ihm viel wertvolle Zeit sparen, die es für andere, wichtigere Aufgaben verwenden kann.

Das ist der Grund, warum TextCortex am besten für die Zusammenarbeit mit KI-Schreibwerkzeugen geeignet, und das Tolle daran ist, dass es für alle Teamgrößen geeignet ist.

Haben Sie Interesse, es auszuprobieren?

Starten Sie jetzt mit TextCortex und erleben Sie die vielen Vorteile, die Sie haben, wenn Sie Ihr Schreiben auf ein professionelles Niveau bringen!