Hur man använder AI för projektledning

Enligt Harvard Business Review satsas det årligen 48 biljoner dollar på projekt. Men bara 35% av projekten lyckas.

En av de största bovarna i dramat är bristen på användning av AI-teknik inom projektledning, vilket är synd eftersom AI-verktyg redan finns tillgängliga men behöver någon som tillämpar dem.

Att inkludera AI i projektledningen kan dessutom öka chansen att uppfylla eller överträffa ROI-beräkningarna med 23%.

Så om du skulle vilja prova den här nya tekniken men inte vet hur du ska tillämpa den på PM, hör vi dig.

Läs vidare för att lära dig mer om hur du använder AI för projektledning.

Låt oss dyka in!

Hur använder man AI för projektledning på 9 effektiva sätt?

AI-verktyg har sina egna unika funktioner, och ett av de bästa sätten att utnyttja dem är att kombinera dem för att maximera fördelarna.

1. Automatisera repetitiva uppgifter

När du är ansvarig för att samordna olika uppgifter och resurser för att slutföra projekt i tid och inom budget, har du förmodligen att göra med repetitiva administrativa uppgifter som t.ex:

• Inmatning av data, 
• Generering av rapporter etc.

Vi kan anta att detta inte är det du gillar mest med att vara projektledare.

Dessa uppgifter tar inte bara mycket tid i anspråk, de kan också vara tråkiga och felbenägna.

Det är här AI kan göra en betydande skillnad. 

Det kan t.ex. automatiskt generera rapporter baserade på projektdata, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och analys.

2. Hantera risker

AI kan analysera projektdata, jämföra dem med historiska data och flagga för potentiella problem innan de blir till problem.

På så sätt kan du identifiera potentiella risker och vidta proaktiva åtgärder för att minska riskerna och maximera projektframgången.

Dessutom kan AI ge insikter som underlättar beslutsfattandet genom att analysera trender och mönster i projektdata.

3. Tilldela resurser

Tack vare prediktiv analys kan AI hjälpa dig att fördela resurser mer effektivt och undvika över- eller underallokering.

Oavsett om dessa resurser är mänskliga, finansiella, informationsmässiga etc. kan AI optimera fördelningen av dem och identifiera mönster och trender som visar på luckorna.

AI-teknik analyserar till exempel tidigare projektdata och gör förutsägelser utifrån dessa data för att visa vilka resurser du kan behöva för framtida projekt.

På så sätt kan du bättre planera sekvensen av uppgifter för att säkerställa att projektet slutförs inom den angivna tidsramen.

Låt oss säga att du letar efter en utvecklare.

Baserat på dina tidigare data kan AI fungera som en matchmaker och identifiera vilka utvecklare som har den kompetens och erfarenhet som krävs för att slutföra uppgiften.

4. Hantera dokument

AI kan automatisera kategorisering, indexering och hämtning av projektdokument och leverera kontextmedvetna rekommendationer till projektintressenter när det behövs.

Dessutom kan den automatiskt extrahera nyckelinformation från projektrelaterade dokument som t.ex:

• Projektstadgan,
• Plan, 
• Statusrapporter, och 
• Mötesprotokoll.

Istället för att gå igenom hundratals dokument kan AI-verktyg alltså göra det åt dig på några minuter.

💡 ProTip:

Text Cortex's Kunskapsbaser kan du ladda upp dina egna dokument och hämta information från dem.

Du kan ladda upp PDF-, CSV-, PPTX-, DOCX- och MD-filer samt webbadresser. Det tar till exempel 3 sekunder att skanna och hämta information från ett 80-sidigt dokument!

Med kunskapsbaser kan du lagra ett stort antal dokument, kategorisera och märka dem och till och med dela dem med ditt team.

Följaktligen kan du automatiskt sammanfatta projektdokument för att snabbt ge projektteamet insikter på hög nivå om projektets status, problem och risker.

5. Utnyttja virtuella assistenter

Baserat på din input analyserar AI-verktyg massiva datamängder och genererar innehåll.

Hur fungerar det? 

Systemet lär sig av dina tidigare förfrågningar, projektplaneringsdata och det övergripande sammanhanget för att skräddarsy interaktioner och samla in viktig information.

På så sätt kan du få omedelbara svar på dina frågor, uppdateringar, aviseringar etc.

💡 ProTip:

Zeno Chatt kan du mata in all kunskap och stil för att anpassa din AI så att den passar dina behov bättre. 

Som ett resultat kommer du att kunna ge bakgrundsinformation och skapa en Persona som kommer att agera och svara på frågor med din tonalitet.

Därför kommer den att justera svaren i enlighet med detta och hänvisa till dina dokument vid behov.

6. Skapa och sammanfatta uppgifter

Som projektledare tycker du säkert att det är en av de tråkigaste aspekterna av projektledning att skapa uppgifter.

Tilldela uppgifter till teammedlemmar, ange förfallodatum, tillhandahålla beskrivningar och krav, fylla i rapporter osv. - Allt detta låter bekant, eller hur?

Men tack vare AI-verktyg kan du automatisera dessa uppgifter och spara dyrbar tid.

AI-verktyget kan t.ex. automatiskt generera uppgifter utifrån dina beskrivningar, skapa och sammanfatta rapporter osv.

💡 ProTip:

TextCortex kan du ange uppmaningar för att generera, sammanfatta eller omformatera uppgiftsdata och beskrivningar.

På så sätt kan du skapa bloggar, utkast, presentationer, punktlistor, bygga projektplaner etc.

Ett brett utbud av textredigeringsverktyg gör att du kan parafrasera, sammanfatta, skriva om och anpassa innehållet efter dina behov.

Med TextCortex kan du dessutom spara dina uppmaningar och skapa templates som du alltid kan återvända till. 

På så sätt kan du arbeta med samma uppmaning om och om igen för många olika fall.

7. Skapa visuella bilder

Tack vare NLP och maskininlärningsalgoritmer som analyserar insamlade data kan du med AI-verktyg skapa visuella bilder, grafer och presentationer.

Verktygen använder data för att automatiskt generera och uppdatera diagram, grafer och andra visualiseringar som kan hjälpa dig och dina medarbetare att förstå hur projektet fortskrider.

AI kan också generera automatiserade sammanfattningar av projektdata och resultat för att skapa informativa och visuellt tilltalande presentationer.

💡 ProTip:

TextCortex ger tillgång till DALLE-3 för att skapa visuellt baserade uppgifter, t.ex. grafer, tabeller etc.

För att göra det behöver du bara ange en prompt och få en DALL-E 3-kompatibel bild.

8. Planera projekt

AI kan föreslå optimala projektscheman baserat på historiska data och projektbegränsningar och hjälpa dig att:

• Skapa realistiska tidsramar, 
• Undvik schemakonflikter och 
• Leverera projekt i tid.

Dessutom kan du göra justeringar i projektschemat baserat på realtidsuppdateringar från olika teammedlemmar.

9. Öka samarbete och kommunikation

AI-drivna samarbetsverktyg ger uppdateringar och varningar i realtid för att informera dina teammedlemmar om förändringar i projektstatus.

Dessutom håller de koll på teammedlemmarnas framsteg och ser till att alla är på samma sida.

Förutom att ge varningar när uppgifter är försenade eller ligger efter schemat kan AI-verktyg automatisera mötesplanering och chattbaserad kommunikation i realtid.

💡 ProTip:

Funktionen Organizations effektiviserar kunskapshanteringen mellan dig och dina teammedlemmar genom att ge tillgång till all relevant information och alla relevanta dokument.

Genom att se till att alla har tillräcklig åtkomst möjliggörs effektiv kommunikation eftersom alla teammedlemmar är samordnade och på samma sida.

Du kan till exempel dela kunskapsbaser med ditt team i ett kontorslandskap, vilket hjälper er alla att hålla er organiserade och uppdaterade med den mest relevanta informationen.

🎁 Bonus: De 9 bästa AI-verktygen för projektledning

Som en extra krydda har vi sammanställt en lista med våra bästa val när det gäller AI-verktyg för projektledning.

Hur ser framtiden ut för AI-teknik inom projektledning?

Precis som med all annan teknik måste du lägga grunden och ta till dig inlärningsprocessen för att maximera fördelarna med AI.

Och även om rädsla för förändring och rädsla för att bli ersatt av AI fortfarande är viktiga faktorer när det gäller att använda AI, ska man komma ihåg att det inte finns något AI-verktyg utan en människa.

Det är fortfarande du som bestämmer, ger input och avgör om den är giltig. 

Och ju mer exakt du är, desto bättre blir resultatet.

Ett AI-verktyg är ett extension som hjälper dig att slutföra och leverera projekt i tid. 

Lösningen för att göra den övergången smidig, intuitiv och användarvänlig är TextCortex. 🤖

Hur kan du använda TextCortex för projektledning?

TextCortex är ett AI-drivet verktyg för innehållsgenerering med robusta textredigeringsfunktioner för att förbättra och polera ditt innehåll.

Förutom omskrivning, parafrasering, sammanfattning, utvidgning etc., för att hjälpa dig att skapa och redigera en mängd olika innehållstyper, rapporter, uppgifter, projekt etc., kan TextCortex :

🔥 Underlätta samarbete och kommunikation mellan projektmedlemmar genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för dokumentdelning.

🔥 Hjälper dig att enkelt omvandla så få som 3 idéer till ett e-postmeddelande som du kan skicka till intressenter.

🔥 Idéskapande, brainstorming, utkast och lagring av dina idéer och tankar, skapa tabeller, olika listor och att-göra-uppgifter med vår AI Note Editor.

🔥 Bryt språkbarriären genom att automatiskt översätta meddelanden och dokument till mer än 25 språk för effektivare tvärkulturell kommunikation.

🔥 Omvandla enkelt tal till text så att du t.ex. kan spela in ett möte och omvandla ljudet till mötesanteckningar.

🔥 Gör en omvänd process och konvertera text till tal medan du idéskapar, brainstormar eller skriver ner dina tankar.

🔥 Sätt upp en automatiserad sekvens för sammanfattning av möten för att hålla reda på mötesanteckningar och dela sammanfattningar med hjälp av vår Zapier-integration.

🔥 Skapa kodrader om du arbetar med projektledning av programvara för att skapa genvägar och automatisera arbetsflödet med vårt utvecklarläge.

It erbjuder flera programmeringsspråk, t.ex. Python, Javascript, Go, PHP och Java, samt SQL och Regex.

Tack vare TextCortex:s rikliga integrations kan du också skriva kod utanför vår plattform genom att klicka på en ikon i det nedre högra hörnet för att öppna utvecklarläget automatiskt.

På tal om integrations, TextCortex erbjuder mycket - du kan använda den på över 4000 plattformar som en app, en webbläsare extension, en desktop-app eller en mobilapp.

Är du redo att gräva ner dig i vår TextCortex -värld?

Registrera dig idag för ett freemium-konto och uppnå dina projektmål mer effektivt.

Fortsätt att lära dig:

4 bästa AI-verktyg för Google Workspace (Sheets & Docs)

Chatbots vs. Conversational AI - Vad är skillnaden?

Generativa AI-tillämpningar för företag

‍