Já te perguntaste como escrever um convite ou uma mensagem de correio eletrónico a que as pessoas tenham prazer em responder?
Boas notícias!
Provavelmente já o fizeste antes sem te aperceberes - é conhecido como um e-mail RSVP.
A maioria das pessoas já teve de redigir este tipo de e-mail em algum momento das suas vidas ou carreiras.
No texto que se segue, vamos aprofundar o que é um e-mail de RSVP e explorar estratégias para o tornar mais envolvente, uma vez que este é o principal objetivo deste tipo de e-mails.
Vamos mergulhar!
O que é um e-mail RSVP?
O nome RSVP Email deriva da expressão francesa Répondez, s'il vous plaît, que significa Por favor, responde.
O acrónimo teve origem em meados do século XIX e era frequentemente utilizado pela classe alta inglesa.
Nos tempos modernos, as pessoas utilizam esta forma de convite que antecipa uma resposta.
Por outras palavras, um e-mail de RSVP é um convite para um evento, reunião ou festa.
Benefícios RSVP Emails
Podes utilizar os e-mails RSVP como convites, quer se trate de um evento num ambiente familiar ou de um evento formal, uma conferência de negócios, etc.
No entanto, saber como escrever um e-mail de RSVP convincente é importante porque a sua forma final e personalizada fará com que o teu evento tenha mais sucesso.
Eis algumas vantagens que esta abordagem te trará:
👍 Contagem exacta de convidados - Os e-mails de RSVP permitem-te avaliar o número exato de participantes, ajudando-te a planear e a preparar o teu evento de forma mais eficiente.
👍 Redução de custos - Com uma ideia clara do número de pessoas que irão participar, podes minimizar o desperdício e as despesas associadas ao catering, à disposição dos lugares e aos materiais do evento, o que acaba por te poupar dinheiro.
👍 Organização melhorada - Os e-mails de RSVP ajudam a simplificar o planeamento de eventos, fornecendo uma forma centralizada e organizada de recolher respostas, facilitando o acompanhamento dos participantes e das suas preferências.
👍 Comunicação melhorada - Estes e-mails permitem-te comunicar detalhes importantes do evento, como a data, a hora, o local e a agenda, garantindo que os participantes estão bem informados e podem planear em conformidade.
👍 Envolvimento e entusiasmo - Um e-mail de RSVP bem elaborado pode gerar entusiasmo e antecipação para o teu evento. Permite-te interagir com os teus convidados desde o início, criando antecipação e aumentando a probabilidade de comparência.
Como escrever um e-mail de RSVP?
Já mencionámos isto, mas, mais uma vez, precisas de um e-mail de RSVP bem elaborado para garantir uma boa participação no teu evento.
O que é crucial é que este tipo de convite não só serve o objetivo de fornecer detalhes do evento, mas também envolve eficazmente os destinatários para responderem e participarem.
A abordagem mais eficaz é ser conciso, cativante e informativo, explicando ao mesmo tempo porque é que as pessoas devem participar no teu evento.
Aqui estão alguns pontos que te podem ajudar a ter uma ideia mais clara dos elementos mais comuns e relevantes dos e-mails de RSVP que deves ter em mente ao elaborá-los.
Vamos começar!
1. Lança uma linha de assunto clara
A impressão inicial do teu e-mail para o leitor depende de uma linha de assunto concisa.
Deve chamar a atenção e ser transparente, dando aos teus destinatários um vislumbre do que está para vir.
Além disso, evita linhas de assunto genéricas para evitar que o teu convite por correio eletrónico acabe na pasta Spam.
2. Personaliza a tua saudação e fornece informações detalhadas sobre o evento
Na frase de abertura do teu e-mail, certifica-te de que te diriges aos teus convidados pelos seus nomes.
Esta abordagem aumenta significativamente a probabilidade de receberes uma resposta positiva.
À medida que fores avançando, realça os detalhes mais importantes do acontecimento. Por exemplo, começa por destacar:
- O tema do evento,
- informações essenciais, como a data, o local, a hora de início e de fim,
- e outros pormenores relevantes.
Considera a possibilidade de utilizar marcadores ou uma lista numerada para tornar estes detalhes facilmente digeríveis.
Desta forma, os teus convidados podem rapidamente apreender as informações essenciais.
3. Faz um pedido claro de RSVP com um prazo de resposta
Agora que já forneceste aos teus convidados uma visão geral do evento, é altura de pedir a confirmação da sua presença.
Torna este pedido de RSVP fácil de responder.
Por exemplo, considera incluir uma ligação de agendamento para o Google Calendar ou uma ferramenta semelhante, dependendo do teu kit de ferramentas preferido.
Isto permite que os destinatários agendem a data do evento e recebam lembretes.
Outra informação importante a incluir é a definição de um prazo claro.
Esta informação mantém o teu evento na mente dos teus convidados e ajuda no planeamento do evento, incluindo aspectos cruciais como o catering e a disposição dos lugares.
Podes dizer o seguinte:"Pedimos a tua confirmação de presença até [Data].."
Além disso, se houver pormenores específicos relacionados com o evento para os quais necessitas de uma resposta, inclui-os no teu pedido.
Por exemplo:
"Por favor, diz-nos se tens alguma restrição alimentar ou pedido especial e se vais trazer mais convidados."
Desta forma, poderás reunir todas as informações necessárias para um evento de sucesso.
4. Encerramento educado
Ao concluíres o teu e-mail, termina com uma nota positiva e amigável.
Frases como"Agradeço antecipadamente a tua resposta" ou"Estou ansioso por celebrar contigo!" podem ser muito eficazes para criar um tom caloroso e convidativo.
RSVP Email Templates
1. Modelo de e-mail formal de RSVP
Este modelo foi inicialmente concebido para contextos profissionais como conferências, mas pode ser adaptado a seminários, painéis, palestras, apresentações ou masterclasses.
Mantém um tom formal para respeitar a importância do evento, ao mesmo tempo que fornece os detalhes essenciais do evento e salienta a importância de um RSVP antecipado para um planeamento eficiente.
Assunto: Convite para [Nome da Conferência] - Pedido de RSVP
Caro(a) [Primeiro nome],
Espero que esta mensagem te encontre bem.
Tenho o prazer de te informar que [Nome da empresa] está a organizar uma conferência, [Nome da conferência], no dia [Dia], [Data]. Planeámos um programa abrangente que combina sessões presenciais e online para te dar uma visão valiosa do mundo da arte e da criatividade.
Detalhes do evento:
Data: [Dia], [Data]
Localiza-te: [Endereço]
Workshop presencial: 10 a.m. - 2 p.m.
A nossa Equipa de Aquisição de Talentos guiará os participantes seleccionados através do processo de criação de uma candidatura de emprego para a posição de artista.
📍 Realizaremos também uma simulação de entrevista de emprego.
Programa online: A partir das 15 horas.
Sessão de Zoom ao vivo com oradores de renome.
📍 Painéis de discussão com professores de universidades de arte e técnicas e profissionais de sucesso da indústria publicitária, de jogos e de VFX.
Podes encontrar informações adicionais sobre o evento no nosso sítio Web: [Link para informações sobre o evento].
Para garantir a tua participação, pedimos-te que confirmes a tua presença até [Data limite de RSVP].
Preenche o formulário de candidatura abaixo indicado:
[Link para o formulário de inscrição RSVP]
Se tiveres alguma dúvida ou precisares de mais informações, não hesites em contactar-me.
A tua presença nesta conferência será muito apreciada e aguardamos com expetativa a tua participação.
Melhores cumprimentos,
[O seu nome]
2. Modelo de e-mail informal de RSVP
Agora, vamos apresentar-te um convite informal para o evento, com um tom mais amigável, mas com uma resposta antecipada para o planeamento da participação.
Linha de assunto: Convite para uma festa de casamento!
Olá [Nome próprio],
Queria convidar-te para a minha primeira festa de casamento deste ano 🙂 Seria um prazer ver-te em [Dia], [Data], em [Endereço] .. A tua presença não é obrigatória, mas se vieres, trarás muita felicidade para mim e para o meu futuro marido.
Não te esqueças de me avisar até [Data]..
Espero ver-te!
O melhor,
[O seu nome]
Conclusão
Independentemente do tipo de evento que estás a organizar, o teu convite é o primeiro passo para que o teu evento aconteça.
Se seguires as nossas sugestões sobre como escrever e-mails de RSVP, podes ter a certeza de que obterás respostas.
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