Jáalguma vez recebeste um e-mail de atualização de estado que te apanhou de surpresa?

Podes ter ficado sobrecarregado com informações e tarefas a realizar rapidamente porque foram fornecidas na altura errada ou estavam mal escritas.
Agora é a tua vez de as enviar, mas consegues redigir um e-mail de atualização de estado que cumpra todos os requisitos?

As ideias principais de um e-mail de atualização de estado, como criá-lo e quando enviá-lo a clientes, colegas de trabalho ou superiores serão abordadas neste texto.

Vamos começar!

O que é o e-mail de atualização de estado e quando o deves utilizar?

Um e-mail de atualização de estado é uma ferramenta de comunicação que ajuda a manter todas as partes informadas sobre um determinado projeto, tarefa ou atividade.

Este tipo de correio eletrónico é frequentemente enviado numa base semanal ou mensal para realçar as realizações e os progressos, bem como para identificar quaisquer desafios e obstáculos.

É geralmente utilizado quando várias pessoas ou equipas estão envolvidas num projeto e devem ser actualizadas sobre o seu progresso.

Saber quando enviar um e-mail de atualização do estado pode ajudar a manter toda a gente na mesma página e o projeto no bom caminho.

Elementos essenciais que todos os e-mails de atualização devem ter

Quando envias um e-mail de atualização de estado, deves incluir alguns elementos essenciais para fornecer informações cruciais aos destinatários.

Eis alguns elementos essenciais que todos os e-mails de atualização devem ter:

  • Assunto: A linha de assunto deve ser concisa e informativa e dar ao destinatário uma ideia do conteúdo do e-mail.
  • Introdução: Começa o e-mail com uma breve introdução que diga aos destinatários do que se trata o e-mail e porque é necessário.
  • Resumo: Resume os pontos principais do e-mail de atualização do estado nas primeiras frases para dar aos destinatários uma visão geral.
  • Atualização dos progressos: Descreve os progressos realizados desde a última atualização. Certifica-te de que forneces informações específicas e utilizas dados quantitativos, se possível.
  • Desafios e obstáculos: Menciona os desafios e obstáculos encontrados desde a última atualização e como foram ou serão resolvidos.
  • Planos para o futuro: Partilha os próximos passos, detalhando claramente os objectivos, as metas e os prazos.
  • Declaração de encerramento: Conclui a mensagem de correio eletrónico com uma mensagem clara de apelo à ação, descrevendo qualquer feedback necessário dos destinatários.

Princípios que deves ter em mente

Ao redigir uma mensagem de correio eletrónico de atualização de estado, deves ter em conta determinados princípios para garantir que a mensagem é clara e convincente.

Eis alguns princípios que deves ter em mente ao escrever um e-mail de atualização de estado:

  • Clareza: Comunica o que é necessário sem fazer rodeios ou fornecer informações estranhas.
  • Precisão: Utiliza palavras precisas para evitar confusões e garantir que todos compreendem a mensagem de forma semelhante.
  • Concisão: Mantém a mensagem breve, fornece notícias específicas relevantes para a atualização do estado e evita parágrafos ou frases longas.
  • Considera o teu público: Escreve de acordo com os conhecimentos do destinatário sobre o tópico ou projeto.
  • Pontualidade: Envia e-mails de atualização atempadamente - regularmente e em momentos cruciais. 
  • Profissionalismo: Escreve a mensagem de correio eletrónico de forma profissional e respeitosa. Embora as actualizações possam ser informais, o protocolo exige um certo nível de cortesia. 
  • Evita o jargão: Se forem necessários termos técnicos, explica-os brevemente antes de os utilizares na mensagem.

Como escrever um e-mail de atualização de estado em 6 passos simples

Depois de compreender os componentes essenciais de um e-mail de atualização de estado, vamos examinar as características valiosas de cada fase para otimizar a tua correspondência.

Estes passos fáceis de seguir vão facilitar-te a escrita de poderosos e-mails de atualização de estado.

1. Recolhe informação e adapta a comunicação ao teu público

Ao escrever um e-mail de atualização de estado, a recolha de informações e a adaptação da comunicação ao teu público podem fazer toda a diferença.

Enquanto remetente da mensagem de correio eletrónico, tens de garantir que as informações que forneces são relevantes para os destinatários e que estes as compreendem.

Começa por reunir todas as informações relevantes, identificando indicadores-chave de desempenho (KPI) e acompanhando as métricas para avaliar os progressos.

Não te esqueças de determinar o nível de conhecimentos do teu público ao elaborar uma mensagem - a utilização de terminologia técnica pode confundir ou intimidar as pessoas que não estão imersas numa indústria ou num campo específico.

2. Cria um esboço

Criar um esboço de um e-mail de atualização de estado pode simplificar significativamente o processo de escrita e garantir que todos os elementos críticos são incluídos.

Segue-se um esquema geral que podes utilizar como guia para elaborar o teu e-mail de atualização de estado:

  • Introdução: Começa o e-mail com uma breve introdução que destaque o objetivo do e-mail e forneça o contexto do público-alvo.
  • Realizações: Destaca as realizações recentes e descreve o seu impacto no projeto ou nos objectivos.
  • Desafios: Explica os obstáculos e desafios actuais ou identificados desde o último e-mail de atualização.
  • Progresso e próximos passos: Descreve os progressos realizados no projeto, incluindo as etapas alcançadas e os objectivos alterados. Enumera tarefas específicas e pormenorizadas com prazos estimados e resultados relacionados com os objectivos do projeto.
  • Riscos: Reconhece quaisquer riscos para o projeto ou para os objectivos e discute brevemente as estratégias para os contrariar.
  • Conclusão: Encerra o e-mail de atualização do estado com um resumo dos tópicos acima referidos, reiterando a importância de manter as linhas de comunicação abertas e de participar em ciclos de feedback activos relevantes para o estado atual do projeto.

ProTip

ZenoChat simplifica o processo de criação de esboços utilizando o processamento avançado de linguagem natural, garantindo coerência e clareza nos teus esboços.

Com o ZenoChat da TextCortex, podes gerar facilmente esboços organizados e bem estruturados para vários fins, desde esboços de correio eletrónico e planeamento de projectos até à criação de conteúdos.

Com o apoio inteligente do ZenoChat, podes concretizar todo o potencial das tuas ideias, revolucionando a forma como os esboços são criados.

3. Usa linhas de assunto de e-mail eficazes

A linha de assunto de um e-mail de atualização de estado é fundamental para garantir que os destinatários abrem o e-mail e compreendem rapidamente o seu conteúdo.

Uma linha de assunto bem escrita pode poupar tempo e esforço aos destinatários, permitindo-lhes encontrar, dar prioridade e gerir os e-mails essenciais nas suas caixas de entrada.

Ao redigir um e-mail de atualização de estado, tenta transmitir as informações contidas no e-mail numa linha de assunto curta, descritiva e orientada para a ação.

Por exemplo, se a mensagem de correio eletrónico disser respeito ao estado do projeto, a linha de assunto pode incluir o nome do projeto, seguido de "Atualização do estado" ou "Relatório de progresso".

Por isso, pensa bem na linha de assunto - pode fazer toda a diferença.

Dica profissional⭐

ZenoChat, um assistente de IA inteligente capaz de criar diversas linhas de assunto de correio eletrónico, está disponível em TextCortex.

Oferece muitas Personas para escolher, ou podes construir a tua própria para mudar o tom ou estilo com que o ZenoChat escreve.

Quando pedes ao ZenoChat para gerar linhas de assunto para e-mails profissionais, ser-te-ão apresentadas muitas opções de escolha.

4. Cria um conteúdo claro e breve

Ao criar um e-mail de atualização de estado, é essencial manter o conteúdo claro e breve.

A mensagem deve ser direta, concisa e centrada nas etapas, objectivos e progressos do projeto.

Utiliza uma linguagem e termos precisos para evitar divagações ou distracções com conteúdos não críticos.

A utilização de métricas quantificáveis, tais como percentagens de crescimento ou marcos concluídos dentro de um determinado período de tempo, proporciona uma visão rápida e fácil do desempenho do projeto.

Ao ler o e-mail, os destinatários devem estar bem informados sobre o estado do projeto de uma forma que possa ser facilmente recordada ou retida.

5. Certifica-te de que o teu e-mail não tem erros

Mesmo um único erro ortográfico ou informação em falta no teu e-mail de atualização de estado pode confundir os leitores, fazer-te parecer pouco profissional e levar a mal-entendidos.

Antes de enviares o e-mail, revê-o várias vezes; é melhor leres em voz alta ou pedires a outra pessoa para o ler, para teres mais um par de olhos.

As ferramentas de IA também podem ajudar no processo de escrita, detectando e sugerindo correcções para erros relacionados com a ortografia e a gramática.

Com as ferramentas de IA, os redactores podem analisar o seu texto de forma rápida e eficiente, poupando tempo e garantindo que a mensagem é comunicada sem discrepâncias.

Dica profissional⭐

TextCortex pode ser uma ferramenta útil para criar um e-mail de atualização de estado.

O chatbot alimentado por IA, ZenoChatpode pesquisar rapidamente uma base de dados ou uma base de conhecimentos e recuperar quaisquer recursos necessários para escrever o e-mail, como templates e exemplos de e-mails.

Basta pedir ao chatbot que proponha palavras-chave ou frases para a tua mensagem, e ele irá gerar vários rascunhos.

TextCortex A IA também inclui uma ferramenta de reescrita para recomendar uma linguagem profissional e garantir que o teu e-mail não contém erros.

6. Envia o teu e-mail de atualização de estado no momento certo

Um e-mail de atualização deve ser enviado na altura certa para que os destinatários possam agir com base nas informações incluídas, fazer planos e colaborar quando necessário.

Se enviares o e-mail mais cedo, pode ser difícil para os leitores apreciarem a informação, enquanto que se o fizeres demasiado tarde, só poderás causar desinformação ou frustração com os prazos e os cronogramas.

O fim do dia ou o meio da semana, na terça ou na quarta-feira, são os melhores momentos para a tua equipa ou supervisores se actualizarem, se prepararem para as tarefas iminentes e determinarem os seus contributos para o progresso do projeto.

Enviar e-mails a horas tardias, em feriados e fins-de-semana, ou no início da semana, não é geralmente uma boa ideia.

3 Exemplos de e-mails de atualização de estado

Aqui estão 3 exemplos valiosos de e-mails de atualização de estado.

Exemplo 1

Assunto: Atualização da situação trimestral: O Nosso Progresso Até Agora
Querida Equipa,
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‍Queria tirar um momento para refletir sobre o nosso progresso neste último trimestre, e partilhar convosco algumas actualizações sobre os nossos objectivos e o que está reservado para a nossa equipa no futuro.
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‍Em primeiro lugar, tenho o prazer de anunciar que atingimos todos os nossos objectivos trimestrais, com todos os projectos a serem concluídos a tempo e dentro do orçamento. Este é um testemunho da dedicação e do trabalho árduo da nossa equipa, e quero agradecer a cada um de vós pelas vossas contribuições.
‍
‍Especificamente, lançámos com sucesso a nossa nova linha de produtos, que recebeu um feedback positivo tanto dos clientes como dos especialistas da indústria. Também fizemos progressos significativos nas nossas iniciativas internas, tais como a melhoria do nosso software de gestão de projectos e a racionalização dos nossos fluxos de trabalho.

‍Parao futuro, estabelecemos novos objectivos trimestrais que incluem a expansão da nossa linha de produtos para novos mercados geográficos, a exploração de novos canais de marketing e a melhoria do nosso sistema de apoio ao cliente. A equipa já começou a trabalhar nestes projectos e estamos confiantes na nossa capacidade de atingir estes objectivos.

‍Entretanto, encorajamos todos a continuarem a colaborar uns com os outros e a partilhar ideias sobre como podemos melhorar e inovar ainda mais. Se tiveres alguma dúvida ou feedback, não hesites em contactar-me ou a qualquer um dos gestores.

‍Obrigadomais uma vez pelo teu trabalho árduo e dedicação. Vamos continuar a ultrapassar os limites e a alcançar grandes coisas juntos.

O melhor,

[O teu nome]

Exemplo 2

Assunto: Atualização do Projeto - Q2 2021

Caro [Supervisor/Gestor],

‍Tenho oprazer de apresentar esta breve atualização relativa ao [nome do projeto]. Neste e-mail, encontrarás informações sobre o nosso progresso desde o último trimestre, o nosso estado atual e o que esperar nas próximas semanas.

‍Desde anossa atualização anterior, fizemos progressos significativos no cumprimento dos nossos objectivos. Especificamente, [detalha as realizações da tua equipa e os KPI's que melhoraram desde o último trimestre]. Estou orgulhoso do trabalho diligente da nossa equipa e do compromisso contínuo com o sucesso.

‍Apesar dossucessos alcançados até agora, enfrentamos alguns riscos e desafios. Estes incluem [detalhar obstáculos e contratempos encontrados até agora], mas estamos a desenvolver estratégias correspondentes para os enfrentar eficazmente. Também esperamos enfrentar algumas dificuldades nas próximas semanas, pelo que estamos a preparar-nos ativamente para o que possa surgir.

‍A nossaprioridade agora é cumprir o nosso calendário e continuar a trabalhar no avanço dos nossos objectivos em conformidade, incluindo a conclusão de [as tarefas específicas que irás realizar nas próximas semanas]. Atribuí-te tarefas com prazos apertados para que possamos manter o nosso progresso.

‍Obrigadopelo teu apoio contínuo e por supervisionares esta iniciativa. A nossa equipa tem demonstrado a sua capacidade de cumprir em tempos difíceis, e estamos confiantes de que continuaremos a manter esta tendência à medida que avançamos.

‍Desejo-te o melhor.

[O teu nome]

Exemplo 3

Assunto: Atualização do Projeto: Progresso até agora

‍Caro[Nome do Cliente],

‍Escrevo-te para te dar uma atualização sobre o progresso do [Nome do Projeto]. Estamos agora [número de semanas/meses] no projeto, e tenho o prazer de informar que fizemos grandes progressos.

‍Desde anossa última atualização, cumprimos os seguintes marcos:

- Concluiu a fase inicial de design do projeto
 - Desenvolveu um protótipo funcional do produto
 - Iniciou o teste de usuário para o protótipo
 - Finalizou a lista de recursos a serem incluídos na versão final

‍Também encontramos alguns pequenos contratempos, como um atraso no recebimento de alguns dos materiais necessários para concluir certos aspectos do projeto. No entanto, estamos a fazer tudo o que podemos para contornar estes desafios e voltar ao caminho certo o mais rapidamente possível.

‍O nossofoco para as próximas semanas é concluir a fase de testes de utilizadores e fazer os ajustes necessários ao protótipo, com base no feedback dos utilizadores. Também vamos avançar com o desenvolvimento do produto final, trabalhando para garantir que tudo está no caminho certo e que estamos a cumprir os nossos prazos.

‍Comosempre, se tiveres alguma dúvida ou preocupação sobre o projeto, não hesites em contactar-me ou a qualquer membro da equipa. Estamos empenhados em manter-te informado a cada passo do caminho.

‍Obrigadopela tua confiança e apoio contínuos.

Com os melhores cumprimentos,

[O teu nome]

Como é que o TextCortex te pode ajudar a escrever um e-mail de atualização de estado?

Pode ser difícil estabelecer o tom e a voz perfeitos tom e voz perfeitos para um e-mail de atualização de estado, mesmo que saibas os passos básicos a seguir.

Além disso, podes precisar de ajuda para selecionar as frases e o vocabulário adequados.

TextCortex, uma poderosa ferramenta alimentada por IA, possui as competências necessárias para redigir e-mails polidos.

TextCortex pode ajudar-te com:
⚡ Zeno Chat é um assistente de IA que podes personalizar livremente e gerar material de acordo com as tuas instruções e estilo preferido.

Corrigir erros ortográficos, gramaticais e de estilo para garantir que o teu trabalho está isento de erros. 

Tirar partido de funcionalidades fortes de edição e reescrita, tais como completar o texto, resumir , reescritae parafraseamento.

Trocador de tons, podes ajustar e selecionar o tom ideal entre mais de dez tons disponíveis.

Gerar e traduzir o teu material em mais de 25 idiomas.
Há duas formas de aceder ao Zeno Chat: uma aplicação web e uma aplicação Chrome extension.

Inscreve-te hoje e ferramentas poderosas que te podem ajudar a criar e-mails de atualização de estado perfeitos!