As listas de verificação são uma excelente ferramenta para organizar tarefas e garantir que nada é esquecido.
A elaboração eficaz de mensagens de correio eletrónico assenta numa comunicação clara e a utilização de listas de verificação pode simplificar o processo, assegurando que as mensagens sejam apelativas e envolventes atraentes.
Este artigo explora os componentes essenciais da escrita de e-mails, detalhando as suas inclusões e significado.
Vamos mergulhar na lista de verificação de escrita de e-mail, um recurso vital para qualquer escritor de e-mail.
O que é uma lista de verificação de escrita de e-mail e porque é que é importante?
Uma lista de verificação de escrita de e-mail serve como uma ferramenta de produtividade que te ajuda ativamente a elaborar e-mails eficazes e eficientes.
O principal objetivo é garantir que incluíste todos os elementos necessários e os apresentaste de forma clara e concisa.
Mas, antes de começares a redigir a tua lista de verificação ideal, tens de considerar e equilibrar muitos factores, incluindo a gramática, o tom, a estrutura e o conteúdo.
Elementos-chave que todas as listas de verificação de correio eletrónico devem ter
Quando crias uma lista de verificação para escrever um e-mail, é importante incluir vários elementos-chave para garantir a sua eficácia e praticidade.
A incorporação destes elementos ajuda-te a estruturar as tuas mensagens de correio eletrónico de forma clara e concisa, garantindo a inclusão de todas as informações necessárias.
Alguns elementos-chave que todas as listas de verificação de escrita de correio eletrónico devem ter são:
- Linha de assunto: Deve ser claro, conciso e relacionado com o conteúdo do e-mail.
- Cumprimenta: Uma saudação personalizada é importante para estabelecer uma relação com o destinatário.
- Objetivo: Indica claramente o motivo do e-mail e o que pretendes que o destinatário faça.
- Corpo: O conteúdo principal do e-mail, incluindo quaisquer informações, detalhes ou instruções necessárias.
- Apelo à ação: Sê específico quanto ao que pretendes que o destinatário faça e, se necessário, estabelece um prazo claro.
- Encerramento: Um fecho profissional que inclua o teu nome, assinatura e informações de contacto.
A única lista de verificação de escrita de e-mail de que alguma vez precisarás
Então, o que é que cada lista de verificação de escrita de e-mail deve ter? Vejamos cada um destes elementos e porque é que são importantes.
1. Linha de assunto
A linha de assunto é a primeira coisa que um destinatário vê quando recebe um e-mail. Muitas vezes, pode determinar se o e-mail é aberto ou ignorado.
Uma dica importante é que sejas breve e claro, evitando qualquer ambiguidade ou palavreado.
Além disso, supõe que o e-mail está a ser enviado para mais pessoas. Nesse caso, pode ser útil incluir um parêntesis quadrado com uma breve descrição do assunto do e-mail.
Por exemplo - [Reunião de equipa] Na próxima quarta-feira.
Isto pode ajudar os destinatários a identificarem rapidamente o objetivo do e-mail e a darem-lhe prioridade na caixa de entrada.
Dica profissional⭐
ZenoChat, um assistente de IA avançado que se encontra em TextCortex, pode criar várias linhas de assunto de correio eletrónico.
Podes selecionar entre várias Personas que podes personalizar para alterar o tom ou o estilo de acordo com os teus gostos/necessidades e preferências.
Quando solicitas o ZenoChat, ele fornece várias opções de linhas de assunto de e-mail profissionais para considerares.
2. Dicas para o corpo do e-mail
O corpo de um e-mail é onde comunicas a tua mensagem e forneces contexto e detalhes para apoiar o teu objetivo.
No entanto, saber por onde começar e o que incluir exatamente pode ser complicado. Algumas dicas para incluir são:
- Personaliza-o: Fala diretamente com o teu leitor, mencionando o seu nome ou empresa. Isto pode ajudar a estabelecer uma sensação de ligação e relacionamento.
- Sinaliza o leitor: Se anexaste um documento ou estabeleceste uma ligação a um sítio Web, indica claramente no teu e-mail onde o leitor o pode encontrar. Isto pode evitar confusões.
- Sê muito claro no apelo à ação: Quer convide o leitor a participar num evento ou a entrar em contacto contigo sobre um assunto específico, seja muito específico sobre o que pretende que ele faça e os passos seguintes.
- Não tenhas medo de ser direto: Ser educado e cortês é importante, mas não tenhas medo de ser direto e assertivo com a tua mensagem. Ser demasiado vago ou passivo pode prejudicar a mensagem que estás a tentar transmitir.
3. Estrutura do correio eletrónico
Uma estrutura clássica de três parágrafos é um excelente ponto de partida. É assim que deve ser:
- Primeiro parágrafo: Diz de forma clara e direta o que pretendes do destinatário. Pode ser um item de ação, um pedido ou um convite.
- Segundo parágrafo: Fornece detalhes sobre o motivo pelo qual estás a contactar o destinatário e quaisquer outras informações relevantes. Utiliza esta secção para explicar o objetivo do teu e-mail e fornecer contexto ao destinatário.
- Terceiro parágrafo: Repete a tua pergunta ou pedido, fornece mais informações ou um prazo, se necessário. Faz um apelo à ação claro sobre o que queres que o leitor faça a seguir e insta-o a agir.
4. Assina a saída
A forma como assinas o teu e-mail pode ser tão importante como o resto do corpo do e-mail.
Um erro comum é terminar a tua mensagem de correio eletrónico com "Aguardo o teu contacto", uma vez que isto pode parecer um pouco insistente e carece de um item de ação específico ou de um apelo à ação.
Em vez disso, tenta terminar o teu e-mail com um prazo específico, como, por exemplo, "Diz-me o que pensas até (data específica)" ou "Por favor, responde até (data específica), para eu saber como proceder".
Se estiveres a contactar alguém novo ou não tiveres a certeza de que estás a enviar um e-mail à pessoa certa, também podes usar o fecho para o referir.
Por exemplo, "Se não fores a pessoa certa para falar contigo, avisa-me o mais depressa possível para que eu possa passar à frente".
5. Revê e verifica o tom com ferramentas de escrita de IA
Mesmo o e-mail mais bem elaborado pode ser prejudicado por erros de digitação, erros gramaticais e um inadequado.
Felizmente, existem inúmeras ferramentas de escrita de IA que podem ajudar a simplificar este processo e torná-lo mais eficiente.
Algumas formas em que as ferramentas de escrita com IA podem ajudar revisão e a verificação do tom de voz incluem:
- Detecta erros ortográficos e gramaticais que podem ter passado despercebidos durante a revisão manual.
- Dá sugestões para a reescrita de frases pouco claras ou difíceis.
- Identificar palavras e frases demasiado usadas ou repetitivas.
- Análise do tom do teu e-mail e sugestões para o ajustar.
Ao utilizar estas ferramentas em combinação com a revisão manual, podes ter a certeza de que os teus e-mails não contêm erros e são coerentes, deixando uma impressão positiva nos teus destinatários.
Dica profissional⭐
TextCortex pode ser muito útil para criares e-mails sem erros com tons diferentes.
ZenoChat, um chatbot alimentado por IA, recupera rapidamente recursos de bases de dados ou bases de conhecimento, incluindo templates e amostras.
Podes pedir sugestões de palavras-chave ao chatbot, o que leva a várias opções de rascunho.
Além disso, a TextCortex AI fornece uma ferramenta de reescrita para sugerir vários tons e melhorar a precisão do correio eletrónico.
6. Hora do dia
O timing pode desempenhar um papel crucial no sucesso do teu e-mail, uma vez que estudos demonst raram que enviar e-mails por volta das 9 horas pode ser a melhor altura, uma vez que as pessoas têm maior probabilidade de verificar os seus e-mails logo pela manhã.
No entanto, se não for possível enviar uma mensagem de correio eletrónico antes das 9 horas, recomenda-se que a envie por volta das 13 ou das 20 horas, uma vez que é mais provável que as pessoas consultem as suas mensagens de correio eletrónico depois do almoço ou à noite, quando tiverem terminado o seu trabalho.
Como é que TextCortex pode melhorar a tua elaboração de e-mails?
Definir o tom e a voz adequados nas mensagens de correio eletrónico pode ser muitas vezes difícil.
No entanto, TextCortex, uma ferramenta avançada alimentada por IA, destaca-se na composição de e-mails bem feitos.
Oferece ajuda na seleção de frases e vocabulário adequados.
TextCortexInclui as seguintes características:
⚡Zeno Chatum assistente de IA personalizável que gera conteúdos de acordo com as tuas sugestões e preferências de estilo.
Corrige erros ortográficos, gramaticais e de estilo para garantir um trabalho polido.
Editae reescrita Capacidades como completar o texto, resumir e parafraseamento.
Trocador de tons com mais de dez tons disponíveis.
Gerar e traduzir conteúdos em mais de 25 línguas.
Oferece acesso ao Zeno Chat através de uma aplicação web ou Chrome extension.
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