Op het gebied van zakelijke relaties is de verlenging van een contract een cruciaal moment en het opstellen van de perfecte e-mail kan dan het verschil maken.

Bovendien is het niet alleen een kwestie van een overeenkomst verlengen - het is een bewijs van de kracht van een partnerschap en een kans om je betrokkenheid te herhalen.

Daarnaast is e-mail voor de verlenging van een contract ook een kans om de weg te bereiden voor toekomstige samenwerking.

Maar wat komt er kijken bij het opstellen van een e-mail die niet alleen je verlangen naar verlenging overbrengt, maar ook de andere partij ervan overtuigt dat het in hun eigen belang is?

Daarom laten we je vandaag de belangrijkste onderdelen, best practices en veelvoorkomende valkuilen zien die je moet vermijden.

Lees verder om te zien hoe je een e-mail schrijft voor de verlenging van een contract.

Wat is de verlenging van een contract?

Een contractverlenging is een juridische procedure of overeenkomst waarbij je de voorwaarden van een bestaand contract verlengt of voortzet voor een bepaalde periode. 

Verlengingscontracten komen vaak voor in verschillende zakelijke en persoonlijke contexten, waaronder:

  • Arbeidscontracten - Verleng het dienstverband van werknemers met het bedrijf met nog een bepaalde periode.
  •  Huurovereenkomsten - Sta de huurder toe om de woning voor een extra periode te blijven huren, vaak met de mogelijkheid om over nieuwe voorwaarden te onderhandelen.
  • Dienstverleningscontracten - Zorg ervoor dat de diensten onder dezelfde of bijgewerkte voorwaarden geleverd blijven worden.
  • Abonnementsovereenkomsten - Bied de optie om abonnementen op tijdschriften, streamingplatforms, software, enz. te verlengen wanneer ze verlopen.
  • Leveranciersovereenkomsten - Verleng contracten met leveranciers of verkopers om een consistente levering van goederen of diensten te behouden.

Natuurlijk kunnen de specifieke voorwaarden van een contractverlenging sterk variëren en kan er sprake zijn van onderhandelingen tussen de betrokken partijen.

Over het algemeen beschrijven verlengingscontracten de procedures voor het initiëren en formaliseren van de verlenging, zoals het akkoord gaan met nieuwe voorwaarden.

Verder zijn er, ongeacht het type, belangrijke elementen die een e-mail voor de verlenging van een contract moet bevatten.

Een e-mail schrijven voor contractverlenging: 7 belangrijke elementen

Bij het schrijven van een e-mail voor de contractverlenging hoort een professionele en duidelijke communicatiestijl.

1. Maak een beknopte onderwerpregel

Begin met een duidelijke en beknopte onderwerpregel die het doel van de e-mail aangeeft. 

💡ProTip

TextCortex Zeno Chat kan je helpen om overtuigende en treffende onderwerpregels te maken.

Je hoeft alleen maar de tekst in te voeren en binnen een paar seconden krijg je genoeg onderwerpregels om uit te kiezen.

2. Gebruik de juiste aanhef

Een juiste aanhef is cruciaal, wanthet zet de toon voor je communicatie en zorgt voor professionaliteit.

De keuze van de aanhef hangt af van de positie van de ontvanger en je relatie met hem of haar:

  • Gebruik de naam van de ontvanger

Spreek de ontvanger waar mogelijk met zijn naam aan, omdat het een persoonlijk tintje aan je e-mail geeft en laat zien dat je de tijd hebt genomen om de persoon te identificeren.

Voorbeeld::

"Beste Mr. Smith,"

"Hallo, Jane," zei ze.

"Hoi, Dr. Patel," zei hij.

Tip: Wees respectvol en formeel - Zelfs als je een vriendschappelijke of informele relatie hebt met de ontvanger, is het meestal het beste om een formele toon aan te slaan in de aanhef.

  • Gebruik titels en eretitels

Als je iemand formeel aanspreekt, is het gepast om zijn of haar titel en eretitel te gebruiken (meneer, mevrouw, dr., prof., enz.), vooral als je elkaar niet zo goed kent.

  • Maak de aanhef op maat

Als je eerder informeel hebt gecommuniceerd en het acceptabel is in jouw context, kun je een minder formele aanhef gebruiken.

Voorbeeld::

"Hoi, Sarah," zei ze.

  • Vermeld de achternaam van de ontvanger

Het gebruik van de achternaam van de ontvanger in de aanhef is een standaard en veilige praktijk in formele communicatie.

Voorbeeld::

"Beste Smith,"

  • Vermijd algemene of vage begroetingen

Vermijd het gebruik van algemene of vage aanhef zoals "Aan wie het aanbelangt" of"Geachte heer/mevrouw" tenzij je geen andere manier hebt om de naam van de ontvanger te identificeren.

Over het algemeen is het bijvoorbeeld beter om de e-mail te adresseren als:

"Geachte [Bedrijfsnaam] afdeling Contracten,".

3. Stel een goed georganiseerde e-mail op

3.1 Inleiding

Open met een korte introductie die een positieve en waarderende toon zet. 

Spreek dus je waardering uit voor de bestaande zakelijke relatie en vermeld succesvolle samenwerking tijdens de huidige contractperiode.

Voorbeeld:

Hoi [Naam],

Bedankt dat je deel uitmaakt van onze [Bedrijf] community. Kun je geloven dat het al 9 maanden geleden is dat je voor het eerst lid werd? We hopen dat je de afgelopen maanden hebt genoten van alle voordelen van je [Bedrijf] lidmaatschap.

3.2 Het lichaam

De inhoud van een e-mail voor de contractverlenging bestaat meestal uit:

  • Verzoek - Vermeld duidelijk je verzoek tot verlenging van het contract, inclusief de vervaldatum van het contract en de wens om het partnerschap voort te zetten.
  • Contractdetails - Geef relevante details over het bestaande contract, zoals contractnummer, data en eventuele essentiële voorwaarden die gewijzigd moeten worden.
  • Verlengingsvoorwaarden - Geef eventuele voorgestelde wijzigingen of updates van de contractvoorwaarden aan of geef aan of je de voorwaarden hetzelfde wilt houden. 
  • Reden voor verlenging - Leg uit waarom je denkt dat verlenging van het contract gunstig is voor beide partijen. 

Benadruk ook prestaties, successen of positieve resultaten van het huidige contract.

  • Bevestigingsverzoek - Vraag de ontvanger om te bevestigen dat hij/zij het contract wil verlengen en vraag om de nodige stappen of documentatie om het verlengingsproces in gang te zetten.

  Voorbeeld:

Ik geloof dat het verlengen van mijn contract mij in staat zal stellen om te blijven bijdragen aan de doelen en projecten van het team, en ik ben vastbesloten om hetzelfde niveau van toewijding en professionaliteit te behouden in het komende jaar. Laat het me weten als er updates of wijzigingen zijn in de contractvoorwaarden en ik sta open om deze te bespreken.

Ik verzoek u vriendelijk om uw bevestiging en eventuele noodzakelijke stappen om het verlengingsproces in gang te zetten. Neem gerust contact met me op als je aanvullende informatie nodig hebt of als er specifieke documenten zijn die ik moet verstrekken.

3.3 Afsluiten

Onderteken met een formele afsluiting, zoals "Hoogachtend", "Met vriendelijke groet" of "Hoogachtend".

Vermeld daarnaast je contactgegevens in de e-mailhandtekening, zoals je naam, titel, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres.

In het afsluitende deel van een e-mail vermeld je of er bijlagen zijn, zoals het bestaande contract of de voorgestelde wijzigingen.

Vermeld ook in de e-mail of je voor een bepaalde datum een reactie verwacht of geef een tijdsbestek aan waarbinnen de ontvanger moet reageren.

Als je binnen die tijd geen antwoord krijgt, overweeg dan om een beleefde follow-up e-mail te sturen .

4. Proeflezen van uw e-mail

Lees de e-mail zorgvuldig door voordat je hem verstuurt, om er zeker van te zijn dat er geen typefouten of grammaticale fouten in staan.

Nu we hebben besproken wat een goed opgestelde e-mail voor contractverlenging moet bevatten, laten we ook eens kijken wat je nooit moet doen.

11 dingen die je nooit moet doen als je een e-mail schrijft voor contractverlenging

Wees niet vaag - Vermeld duidelijk je verzoek om contractverlenging en wees specifiek over de contractvoorwaarden en eventuele voorgestelde wijzigingen.

Gebruik geen informele taal - Houd een professionele toon aan en vermijd het gebruik van informele taal, jargon of afkortingen die ongepast zijn in een zakelijke context.

❌ Wacht niet te lang - Stuur je verlengingsverzoek tijdig op, ten minste 30 dagen voor de vervaldatum van het contract.

❌ Ga niet uit van verlenging - Zelfs als je verwacht dat het contract wordt verlengd, ga er niet automatisch van uit dat dit zal gebeuren. Je moet altijd formeel om verlenging vragen.

❌ Vergeet de onderwerpregel niet - Voeg altijd een duidelijke en relevante onderwerpregel toe, omdat het de ontvanger helpt om in één oogopslag het doel van de e-mail te begrijpen.

Sla formaliteiten niet over - Gebruik een goede aanhef en afsluiting. Een e-mail beginnen met een simpel "Hey" of eindigen zonder afsluiting kan onprofessioneel overkomen.

❌ Overlaad niet met informatie - Hoewel het belangrijk is om de nodige details te geven, moet je de ontvanger niet overdonderen met te veel informatie of bijlagen. 

Gebruik geen algemeen sjabloon zonder aanpassingen - Hoewel templates nuttig kan zijn, zorg ervoor dat je je e-mail aanpast aan het specifieke contract en de specifieke relatie.

Wees niet confronterend - Vermijd confronterende taal als er problemen of meningsverschillen zijn over de verlengingsvoorwaarden. Spreek in plaats daarvan de bereidheid uit om te praten en te onderhandelen.

❌ Vergeet niet op te volgen - Als je binnen een redelijke termijn geen antwoord krijgt, stuur dan een beleefde follow-up e-mail om ervoor te zorgen dat je verzoek niet onopgemerkt blijft.

❌ Ga er niet van uit dat de andere partij je bedoelingen kent - Zelfs als je informele gesprekken hebt gehad over verlenging, moet je je verzoek altijd schriftelijk formaliseren.

5 Voorbeelden van effectieve e-mails voor het verlengen van een contract

Voorbeeld 1: E-mail voor verlenging van arbeidsovereenkomst

Betreft: Verzoek om verlenging van arbeidsovereenkomst

Geachte [naam leidinggevende],

Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Ik wil graag formeel verzoeken om verlenging van mijn arbeidscontract, dat afloopt op [vervaldatum]. In de afgelopen [contractperiode] heb ik het voorrecht gehad om met [Bedrijfsnaam] te werken en ik ben dankbaar voor de kansen en ervaringen die ik heb gekregen.

Ik geloof dat verlenging van mijn contract mij in staat zal stellen om te blijven bijdragen aan de doelen en projecten van het team, en ik ben vastbesloten om het komende jaar hetzelfde niveau van toewijding en professionaliteit te handhaven. Laat het me weten als er updates of wijzigingen zijn in de contractvoorwaarden en ik sta open om deze te bespreken.

Ik verzoek u vriendelijk om uw bevestiging en eventuele noodzakelijke stappen om het verlengingsproces in gang te zetten. Neem gerust contact met mij op als u aanvullende informatie nodig heeft of als er specifieke documenten zijn die ik moet verstrekken.

Dank u voor uw overweging en ik kijk uit naar uw reactie.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw contactgegevens].

Voorbeeld 2: E-mail voor huurverlenging

Betreft: Verzoek om huurvernieuwing voor [Adres pand]

Geachte [Naam verhuurder],

Ik vertrouw erop dat het goed met u gaat. Aangezien mijn huidige huurovereenkomst voor [Adres woning] afloopt op [vervaldatum], schrijf ik u om formeel te verzoeken om verlenging van de huurovereenkomst.

Ik heb met veel plezier in deze woning gewoond en heb er goed voor gezorgd. Ik wil graag mijn huur voortzetten en ben bereid om dezelfde voorwaarden te hanteren als in de huidige huurovereenkomst. Als er updates of wijzigingen nodig zijn, laat het me dan weten en ik sta open om hierover te praten.

Geef me alstublieft advies over het verlengingsproces, eventuele benodigde documentatie en mogelijke aanpassingen van de huurvoorwaarden. Ik stel uw snelle aandacht op prijs en kijk uit naar uw reactie.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw contactgegevens].

Voorbeeld 3: E-mail voor verlenging van een servicecontract

Betreft: Verzoek om verlenging van het servicecontract

Beste [Naam dienstverlener],

Ik hoop dat dit bericht u goed zal bevallen. Ons huidige servicecontract, gedateerd [startdatum contract], nadert zijn vervaldatum op [vervaldatum]. Ik schrijf je om formeel om verlenging van dit servicecontract te vragen.

Ik ben tevreden over de kwaliteit van de services die geleverd worden door [Naam serviceprovider], en ik geloof dat voortzetting van onze samenwerking in het belang van beide partijen is. Als er updates of wijzigingen nodig zijn in de contractvoorwaarden, laat het me dan weten en ik sta open om deze te bespreken.

Bevestig alstublieft het verlengingsproces en alle relevante documentatie of informatie die ik moet verstrekken om de verlenging te vergemakkelijken.

Dank u voor uw aandacht voor deze zaak en ik kijk uit naar uw reactie.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw contactgegevens].

Voorbeeld 4: E-mail voor abonnementsverlenging

Betreft: Abonnementsvernieuwingsverzoek voor [naam abonnement]

Hallo [naam],

Je lidmaatschap bij [bedrijf] loopt af op [datum]. We hopen dat je hebt genoten van [voordelen van je lidmaatschap].

Goed nieuws! Er is nog steeds tijd om te verlengen, en het is net zo makkelijk als altijd - klik op de link hieronder, kies het abonnement dat bij je past en volg de aanwijzingen.

VERNIEUW NU

Nog meer goed nieuws! Dit jaar hebben we een extra stimulans - als je je lidmaatschap voor [datum] verlengt, doe je mee aan de verloting van een [aanbieding]!

Als je vragen hebt over je lidmaatschap, voordelen of verlenging, aarzel dan niet om deze e-mail te beantwoorden of ons te bellen op [nummer].

Bedankt,

[Jouw naam]

Voorbeeld 5: E-mail voor contractverlenging van leverancier

Onderwerp: Verzoek om verlenging van het leverancierscontract

Beste [naam verkoper],

Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Ons bestaande leverancierscontract, dat is ingegaan op [startdatum contract], loopt af op [vervaldatum]. Ik schrijf u om aan te geven dat we geïnteresseerd zijn in verlenging van dit contract voor een nieuwe termijn.

We zijn tevreden over de kwaliteit van de producten en diensten die geleverd worden door [naam verkoper] en waarderen onze voortdurende samenwerking. Als er wijzigingen of updates zijn in de contractvoorwaarden of prijzen, deel deze dan met ons ter overweging.

Kunt u ons adviseren over het verlengingsproces, de benodigde documentatie en eventuele deadlines waarvan we ons bewust moeten zijn om een soepele overgang naar het vernieuwde contract te garanderen.

Dank u voor uw aandacht voor deze kwestie en we kijken uit naar uw reactie.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw contactgegevens].

Hoe schrijf je een e-mail voor de verlenging van een contract met TextCortex?

Om succesvol te kunnen navigeren door mogelijke veranderingen, onderhandelingen of complexiteiten die zich kunnen voordoen tijdens het contractverlengingsproces, is het van het grootste belang om transparante en effectieve e-mails op te stellen.

Gelukkig heeft de AI-oplossing TextCortex precies wat je nodig hebt om het schrijfproces te vergemakkelijken en je uit te rusten met robuuste functies om je schrijfwerk een paar niveaus hoger te tillen. 

Dus met TextCortexkun je:

✨ Pas je toon aan, houd het professioneel en krijg veel suggesties om het te verbeteren.

✨ Profiteer van bewerkingsfuncties die je helpen een beknopte en samenhangende e-mail te schrijven door parafraseren, samenvatten en herschrijven toe te passen.

✨ Laat je grammatica en spelling gepolijst en foutloos.

✨ S tem je e-mail af op je doelgroep door TextCortex je inhoud te laten analyseren en suggesties te laten geven.

✨ Maak een e-mail met slechts 3 opsommingstekens en bewerk hem dienovereenkomstig.

Gebruik conversatie Zeno Chat add-on, een ChatGPT-achtige assistent die inhoud maakt op basis van jouw aanwijzingen en gewenste schrijfstijl.

✨ Gebruik meer dan 60 aanpasbare templates die verschillende categorieën en beroepen omvatten.

✨ en nog veel meer.

Verder kun je TextCortex gebruiken als webapplicatie en Chrome add-on in meer dan 25 talen.

Ook kun je TextCortex integreren op meer dan 4.000 webdomeinen.

Verleid om meer te weten te komen?

Word vandaag nog lid van TextCortex en ontgrendel robuuste functies waarmee je overtuigende e-mails kunt maken.