Hoe schrijf je een e-mail waarin je klaagt over een collega?

Is het vinden van een gezonde werkomgeving tegenwoordig zo zeldzaam als een klavertje vier?

Laten we eerlijk zijn, navigeren door de complexiteit van de dynamiek op de werkplek kan een echte uitdaging zijn.

En ik durf te wedden dat je net als de rest van ons wel eens te maken hebt gehad met problemen met collega's.

Toch blijft de vraag: hebben we de juiste stappen genomen om het probleem aan te pakken?

Het aanpakken van conflicten en klachten op het werk is essentieel voor je eigen welzijn.

En dan hebben we het nog niet eens over de tevredenheid van alle betrokkenen, inclusief medewerkers, klanten en leidinggevenden.

In die geest biedt dit artikel richtlijnen voor het schrijven van een professionele e-mail om klachten over collega's te behandelen.

Het biedt de juiste taal en strategieën om ervoor te zorgen dat je zorgen serieus worden genomen op de werkvloer.

Laten we beginnen!

Definitie van een Klachtmail

Een e-mailklacht is een soort schriftelijke communicatie waarin je je ongenoegen uit over een product, dienst of ervaring.

In een sterke klachtmail worden je probleem en je gewenste actie op een vriendelijke manier uiteengezet.

Je hebt meer tijd om over je antwoord na te denken en je woorden verstandig te kiezen als je deze communicatiemethode gebruikt.

Je e-mail met je klacht moet op een duidelijke, beknopte en beheerste manier zijn opgesteld.

Redenen om een klacht in te dienen E-mail

Niet alle intimidatie op het werk wordt gelijk gewaardeerd, dus hieronder volgen voorbeelden van acties die als intimidatie op het werk worden aangemerkt:

• Dreigende lichaamstaal - Een collega met een boze gezichtsuitdrukking of een agressieve lichaamshouding kan je waarschijnlijk angstig maken en je stressniveau verhogen.
• Emotionele manipulatie - Een persoon op het werk die misbruik kan maken van je onzekerheden en je probeert te controleren met oneerlijke, bedrieglijke of gewelddadige middelen.
• Verbaal geweld - Een collega die altijd probeert om het gevoel van waarde en zelfvertrouwen van het slachtoffer te verzwakken, ongeacht de exacte woorden die worden gebruikt.
• Abase - Een typische vorm van intimidatie op de werkplek waarbij een slachtoffer zich onbelangrijk, beschaamd of onverdienstelijk voelt in een werkomgeving.
• Lichamelijk contact - Het kan gaan om aanraken, kussen, strelen, omhelzen of zelfs gewoon te dicht bij een werknemer komen zodat hij of zij zich ongemakkelijk voelt, en kan leiden tot seksuele intimidatie.
• Fysieke aanval - Iemand anders bedreigen of verwonden wordt beschouwd als een ernstige vorm van fysieke aanval op de werkplek.

Gezien de gevoelige aard van de situaties die hierboven zijn besproken, is het gebruik van e-mail als communicatiemiddel professioneel en gepast, vooral in scenario's waarin:

✅ je moet een ernstige kwestie behandelen die je niet persoonlijk kunt bespreken,

✅ ruimte nodig hebt om over je toekomstige acties na te denken, of

✅ Je bent vervreemd van een collega en hebt een formele, gedocumenteerde manier nodig om de kwestie aan te pakken.

Richtlijnen voor het opstellen van een e-mail met een klacht tegen een collega

Een probleem kan sneller worden opgelost als je klachtenbrief goed wordt gepresenteerd.

1. Kader de kwestie

Voordat je een klacht indient, moet je ervoor zorgen dat de redenen geldig zijn.
Als je je snel ergert aan kauwgom kauwen, fluiten of zuchten, wordt je klacht waarschijnlijk afgewezen.

▶️If jouw acties hebben bijgedragen aan het probleem, denk na over hoe je meer moeite zou kunnen doen om zelf een oplossing te vinden, los van het management.

2. Redenen aangeven voor het schrijven

Leg aan het begin van de brief kort uit waarom je hem schrijft.

Leg uit dat je het tijd vindt om een officiële klacht in te dienen vanwege verschillende voorvallen tussen jou en de collega.

Voeg informatie toe als je het zelf al hebt geprobeerd.

Voorbeeld:

Ik schrijf je om je te laten weten dat ik het niet eens ben met [naam werknemer], een werknemer.

Ik heb meerdere keren geprobeerd om met [naam werknemer] over de kwestie te praten, maar hij/zij luistert niet naar me en houdt geen rekening met mijn gevoelens.

3. Geef een chronologie van de gebeurtenissen

Schrijf op wat er tussen jou en de werknemer is voorgevallen. Voeg de data van elk incident toe en maak er een aparte lijst van.

Blijf bij de feiten en spreek onpartijdig als je verslag doet van wat er is gebeurd.

Zorg er ook voor dat je waar mogelijk je beweringen ondersteunt met bewijs.

Ondersteunende documenten kunnen het volgende omvatten:

• Getuigen 
• Tekstuele correspondentie
• Afbeeldingen
• Schermafbeeldingen
• Video's
• Geluidsopnamen

Voorbeeld:

Op donderdag van deze week sprak ik meerdere keren met [naam werkneemster] over haar luide gepraat, rauwe gelach en beledigende grappen die mijn telefoongesprekken verstoorden.

Vanochtend, toen ik een telefonische bestelling aannam, gebeurde hetzelfde.

Ik heb het er nog eens met [naam werknemer] over gehad.

Ze zei: "Ik moet wat vrolijker worden," in plaats van zich te verontschuldigen.
Hier is een bewijs van het voorval [geluidsopname].

4. Gewenste oplossing aangeven

Schrijf hoe jouw vermogen om te werken wordt beïnvloed door de acties van je collega's.

Maak een lijst van je verantwoordelijkheden op het werk en je doel om ze te vervullen.

Beschrijf hoe de activiteiten van je collega je belemmeren om je doelen te bereiken.

Spreek bovendien je dankbaarheid uit naar de werkgever voor zijn hulp bij het beëindigen van acties die ongepast zijn voor de werkplek.

Voorbeeld:

Ik heb mijn cliënten meerdere keren in de wacht moeten zetten om er bij [naam medewerker] op aan te dringen te stoppen met praten. Daarnaast moest ik klanten vragen om zichzelf te herhalen omdat ik ze niet goed kon horen.

Ik ben bang dat zijn/haar acties de reputatie van het bedrijf schaden.

Als je haar zou kunnen laten weten waarom dit gedrag moet stoppen, zou ik dat op prijs stellen.

5. Redigeren en proeflezen

Als je klaar bent met schrijven, moet je e-mail worden geredigeerd en proefgelezen.

Neem eerst alles door en schrap alle zinnen die te sentimenteel of grof zijn, of die beknopter hadden gekund.

Controleer je spelling, grammatica en interpunctie.

6. Stuur een e-mail met een klacht naar je werkgever

Nadat je een e-mail met een klacht naar je werkgever hebt gestuurd, is een gesprek met je manager om de kwestie formeel te bespreken de laatste stap.

Als de werkgever niet in staat is om je problemen op te lossen, zorg er dan voor dat je de HR-afdeling aanschrijft en aanspreekt.

Daarnaast is het belangrijk om te voorkomen dat je je e-mail bewerkt tijdens de uitwisseling, omdat het veranderen van feiten in dit stadium je geloofwaardigheid kan ondermijnen en schadelijk kan zijn voor je positie.

Als je oplossingstechnieken niet worden opgelost en je werk blijft eronder lijden, vraag dan om overplaatsing of neem ontslag als je een ander werkaanbod hebt.

Sjabloon voor formele klachtenmail over collega

Geachte [werkgever/HR],

Mijn naam is [naam] en ik ben sinds [5 jaar] marketeer [marketeer]. Ik ben vereerd en verheugd om deel uit te maken van dit team.

Helaas, door toedoen van één medewerker: [naam medewerker], wordt deze fantastische ervaring verpest.

Voordat ik deze brief verstuurde, had ik alle andere keuzes uitgeput en was ik genoodzaakt om de personeelsafdeling om hulp te vragen.

Het is onmogelijk om met [Zijn/Haar] voortdurende ongehoorzaamheid en gebrek aan gedrag om te gaan. Het beïnvloedt mijn prestaties en maakt het moeilijk voor mij om mijn taken af te maken. (Geef voorbeelden van wat er is gebeurd, wanneer het is gebeurd en waar het is gebeurd) Gebruik cijfers, data en feiten om je bewering te staven.

Ik heb dringend je hulp nodig om dit probleem op te lossen en een professionele, vriendelijke en productieve omgeving voor ons allemaal te creëren.

Heel erg bedankt voor je overweging.

Hartelijke groeten

Beste praktijken bij het opstellen van een e-mail met een klacht

Laten we een overzicht maken van de belangrijkste dingen waar je rekening mee moet houden:

🔑 Weesduidelijk en specifiek - Vermijd generalisatie en vaag taalgebruik, wees specifiek over je probleem en hoe het jou beïnvloedt.

🔑Gebruikprofessionele taal - Gebruik geen harde, beledigende of beschuldigende woorden en houd in gedachten dat je e-mail moet aangeven dat je naar je management schrijft.

🔑Geefbewijs - Geef bewijs om je beweringen te staven met gegevens, schermafbeeldingen of andere soorten documentatie die gebruikt kunnen worden om de kwestie weer te geven.

🔑BeSolution-Focused - Het is cruciaal om de aandacht te vestigen op het probleem, maar het is net zo belangrijk om mogelijke oplossingen aan te bieden, omdat het laat zien dat je toegewijd bent aan het vinden van een oplossing.

Houdhet kort - E-mailcorrespondentie moet beknopt en direct zijn, dus schrijf geen lange e-mails die de ontvanger kunnen vervelen.

🔑Gebruikeen duidelijke onderwerpregel - Zorg ervoor dat in je onderwerpregel duidelijk staat wat je beweert.

🔑Bestuurde persoon bij naam - Begin de e-mail met een vriendelijke aanhef en spreek je manager of collega bij naam aan.

🔑Proofread - Controleer je e-mail op grammatica en spelfouten voordat je hem verstuurt, want de effectiviteit van je bericht kan afnemen door een slecht geformuleerde e-mail.

Stel een Klacht E-mail op met TextCortex!

Preventieve acties zijn de meest effectieve strategie om pesterijen op het werk te stoppen.

Met behulp van TextCortex, een digitale marketingtool op basis van AI, kun je eenvoudig inhoud maken die leest alsof het door mensen is geschreven.

Dit flexibele platform is een alles-in-één bron voor het maken van inhoud, met een uitgebreide set herschrijftools, aanpasbare templates en ChatGPT-achtige ondersteuning.

🔥Gebruik Zeno Chat, een AI-assistent die volledig kan worden aangepast om materiaal te produceren op de manier en in de stijl die jij wilt.

🔥Zorg ervoor dat je werk foutloos is door typefouten, grammatica en stijlfouten te corrigeren.

🔥Met onze toonwisselaar, die meer dan tien opties biedt om uit te kiezen, kun je de perfecte toon instellen en kiezen.

🔥Creëeren lever je inhoud in meer dan 25 talen.

Verleid om het eens te proberen?

Word nu lid van TextCortex om te profiteren van onze geavanceerde schrijfhulpmiddelen en verbeter je schrijven!

FAQ

Wat gebeurt er als je klaagt over een collega?

Je relatie met die specifieke collega of lijnmanager kan gespannen worden of mogelijk helemaal eindigen als je over hen klaagt.

Je werkgever is verantwoordelijk voor het toezicht op hoe jij en andere werknemers op het werk met elkaar omgaan en voor de nodige aanpassingen.

Hoe zou jij reageren op een onbeleefde e-mail van een collega?

Zorg ervoor dat je formulering en toon passen bij het formaliteitsniveau van de afzender.

Vermijd humor, sarcasme en kritiek die iemand kunnen irriteren of beledigen.

Gebruik vrolijke taal die competentie en vertrouwen uitstraalt.

Bedank de afzender voor zijn medewerking, geduld of feedback.