거부 이메일 작성 방법

지원자의 경험이 좋지 않을 때 가장 큰 결과 중 하나가 단순히 응답을 받지 못하는 것임을 알고 계셨나요? 

놀랍게도 거의 75%의 구직자가 지원서를 제출한 후 아무런 응답을 받지 못하고, 약 60%는 면접 후에도 연락을 받지 못합니다.

가장 즐거운 활동은 아니지만 입사 지원서에 응답하는 것은 회사의 좋은 평판을 유지하는 데 매우 중요합니다. 

이 글에서는 정중하게 거절 이메일을 작성하는 방법을 알려드리니 어렵게 느껴지더라도 걱정하지 마세요.

시작할 준비가 되셨나요?

가자!

거부 이메일을 보내야 하는 이유는 무엇인가요?

지원자는 입사 지원과 면접에 상당한 시간과 노력을 투자합니다. 따라서 거절 이메일은 지원자의 노력을 인정하는 정중한 방법입니다.

이는 상대방이 투자한 시간을 존중한다는 것을 보여줍니다. 그 외에도 거절 이메일을 보내는 것은 크게 두 가지 이유로 중요하고 전문적인 관행입니다:

긍정적인 평판 유지 - 불쾌하긴 하지만 전문적이고 정중한 거절 이메일은 긍정적인 인상을 남길 수 있습니다. 이는 지원자가 회사를 인식하는 방식에 영향을 미치고 다른 사람들과 자신의 경험을 공유하도록 유도할 수 있습니다.

미래 인재 풀 구축 - 현재 직책에는 적합하지 않지만 향후 기회가 될 수 있는 우수한 인재를 위해 문을 열어둘 수 있습니다. 이러한 지원자에게 동기를 부여하는 것은 강력한 인재 파이프라인을 구축하는 데 매우 중요합니다.

아예 응답하지 않는 것이 더 쉬울 수도 있지만 권장하지는 않습니다. 요컨대, 거절 이메일을 보내는 것은 훌륭한 관행입니다. 채용 과정에서 전문성, 존중, 긍정적인 브랜드 이미지를 유지할 수 있는 간단하면서도 효과적인 기법입니다.

언제 거절 이메일을 보내야 하나요?

다음 1~2주 이내에 후보자에게 연락하기로 동의한 경우, 그 일정을 반드시 지켜야 합니다. 

이 기간을 넘기면 지원자에게 부정적인 경험을 줄 수 있으므로 이 기간을 넘기지 마세요. 불확실성이 오래 지속되는 것은 결코 좋은 느낌이 아니므로 약속을 하기 전에 다음 사항을 고려하세요:

▶️Number - 면접할 지원자가 많은 경우 모든 지원자를 완전히 평가하는 데 얼마나 많은 시간이 소요될지 현실적으로 고려하세요.

▶️Decision - 의사 결정 과정 - 조직의 의사 결정 과정의 단계를 이해합니다. 여기에는 인터뷰 시간, 내부 토론, 여러 차례의 인터뷰가 포함될 수 있습니다.

▶️Company 정책 및 절차 - 일정에 영향을 미칠 수 있는 회사 정책이나 인사 절차에 유의하세요 . 일부 조직에서는 채용 절차에 필수 대기 기간이나 추가 단계가 있을 수 있습니다.

주요 의사 결정권자의 ▶️Availability - 채용 프로세스에 관련된 모든 의사 결정권자의 참석 가능 여부를 확인합니다. 이들의 일정에 따라 최종 결정이 얼마나 빨리 내려질지 영향을 받을 수 있습니다.

약속을 했다가 지키지 못하는 것보다는 조금 더 길게 예상하고 일찍 응답하는 것이 낫다는 점을 기억하세요. 

지원자에게 연락할 수 있는 현실적인 일정을 설정하면 지원자의 기대치를 관리하고 회사의 전문성을 유지할 수 있습니다.

거절 이메일은 어떻게 작성하나요?

거부 이메일을 작성하는 5가지 단계를 확인해 보세요.

1단계: 제목에 직책 포함하기

제목에는 이메일의 내용을 명확하게 명시해야 합니다. 

오해를 불러일으킬 수 있는 모호한 용어는 사용하지 마세요. 

지원자는 이메일을 열기 전에 해당 이메일이 자신의 입사 지원서에 관한 것임을 알아야 합니다. 

다음은 제목을 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다:

👉중립적인 어조로 작성 - 제목은 중립적이고 전문적이어야 합니다. 비현실적인 기대치를 높이거나 거칠게 들리지 않아야 합니다. 비공식적이거나 지나치게 형식적인 표현은 잘못 읽힐 수 있으므로 사용하지 마세요.

👉간결하게 작성 - 제목에 지원자가 지원한 특정 직책을 직접 언급하고 요점을 바로 전달하세요.

명확한 언어 사용 - "흥미로운 소식..." 또는 "지원 여정에 대한 업데이트..."와 같이 긍정적인 결과를 암시하는 것으로 인식될 수 있는 표현은 피하세요. 이는 지원자가 실제 내용을 읽을 때 실망할 수 있습니다.

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예시:

1. "[회사명]의 UI/UX 디자이너 직책 지원 - 결정"

2. "[회사 이름]의 회계사 직책 - 거부 통지"

3. "[회사명]에서의 콘텐츠 크리에이터 역할 결과"

2단계: 오프닝 맞춤 설정

개인화를 통해 거부감을 완화할 수 있습니다. 

지원자는 회사가 시간을 내어 자신을 개별적으로 인정해준다는 사실에 감사할 것이며, 그 결과 조직에 대한 전반적인 경험이 더욱 즐거워질 것입니다. 

이메일 시작을 맞춤 설정하는 다음 세 가지 팁을 사용해 보세요:

👉후보자의 이름 사용 - 인사말과 함께 후보자의 이름으로 이메일을 시작합니다.

👉세부 사항 언급 - 가능하면 지원서 또는 면접에 대한 구체적인 세부 사항을 포함하세요.

👉지원자에게 감사하기 - 지원자가 지원 절차에 기울인 노력을 인정하고 이에 대해 감사의 마음을 전하세요.

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예시:

1. "친애하는 Jim,

토론 중에 디자인 분야에서 AI를 사용하는 것에 대한 인사이트를 공유해 주셔서 감사합니다..."

2. "Alex에게

최근 토론을 통해 귀하의 콘텐츠 제작 기술에 대해 알게 되어 기뻤습니다. 우리 회사의 콘텐츠 크리에이터 역할에서 스토리텔링에 대한 귀하의 열정이 분명하고 감사했습니다..."

3. "Cuddy님께,

우리 회사의 회계사 직책에 지원해 주시고 재무 관리 경험에 대한 통찰력 있는 대화를 나눠 주셔서 감사합니다. 세부 사항과 전문 지식에 대한 귀하의 관심은 우리의 상호 작용에서 분명하게 드러났습니다..."

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3단계: 뉴스 전달

어렵긴 하지만 거절 이메일의 요점은 나쁜 소식을 전달하는 것이므로 솔직하게 요점을 빨리 전달하는 것이 가장 좋습니다. 지원자에게 선발되지 않았다는 사실을 알리는 것이 까다롭다는 것을 알고 있습니다.

이를 위해 다음 팁을 올바르게 따르세요:

👉긍정적인 언어 사용 - 가능한 한 긍정적인 시각으로 문장을 작성하세요. 예를 들어, "안타깝게도 최종 선발되지 못했습니다."라고 말하는 대신 "모든 후보자의 뛰어난 실력으로 인해 어려운 선택을 해야 했습니다."라고 말할 수 있습니다.

👉직설적으로 말하기 - 불필요한 우회 없이 요점을 전달하세요.

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예:

1. "신중한 검토 끝에 귀하의 지원서를 더 이상 진행하지 않음을 알려드리게 되어 유감스럽게 생각합니다. 높은 수준의 지원자들로 인해 어려운 결정이었습니다."

2. "안타깝게도 현재 프로젝트의 요구사항에 더 부합하는 경험을 가진 후보자와 함께 진행하기로 결정했습니다."

3."이 역할을 다른 후보자와 함께 진행하기로 결정했음을 알려드리게 되어 유감입니다. 마케팅 전략에 대한 귀하의 경험은 인상적이었고, 어려운 결정에 직면했습니다."

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4단계: 결정 설명하기

불합격 사유를 제시하면 지원자에게 유용한 피드백을 제공할 수 있습니다. 

이를 통해 개선이 필요한 부분을 파악하거나 특정 역할에 가장 적합하지 않은 이유를 명확히 파악할 수 있습니다. 

또한 설명은 투명한 채용 프로세스를 보장하는 데 도움이 됩니다. 

정직하게 - 거절의 진정한 이유를 제공하되, 정중하고 공손한 태도로 전달해야 합니다. 매우 비판적이거나 개인적인 의견은 피하세요.

👉가능하면 구체적으로 설명하세요 - 특정 분야에 대한 경험 요구 사항 등 구체적이고 건설적인 설명이 있다면 이를 언급하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

👉전문성을 유지하세요 - 세부 사항에 대해 이야기하고 싶지 않다면 일반적이고 전문성을 유지하세요. 예를 들어 해당 직무의 현재 요구 사항과 더 관련성이 높은 경험을 가진 지원자를 선택했다고 말할 수 있습니다.

👉집중하기 - 긴 세부 사항 목록은 부담스럽거나 혼란스러울 수 있습니다. 채용 요구사항에 가장 중요한 주요 주장에 집중하세요.

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💡ProTip

TextCortex 을 사용하면 전체 이메일을 작성하는 것이 세 가지 핵심 요점만 작성하는 것만큼 간단합니다. 어떻게 작동하나요? 글머리 기호로 요점을 작성하면 TextCortex 에서 알아서 처리해 드립니다 😏.

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예시:

1. "신중한 검토 끝에 현재 우리 팀이 처리하고 있는 특정 유형의 프로젝트에 대해 보다 직접적인 경험을 가진 후보자와 함께 진행하기로 결정했습니다. 이러한 경험이 앞으로의 도전에 큰 도움이 될 것으로 믿습니다."

2. "응모작의 수준이 높아 결정하기가 특히 어려웠지만, 현재 브랜딩 방향과 가장 잘 부합하는 스타일과 경험을 가진 후보자를 선정했습니다. 여러분의 접근 방식은 매우 창의적이었고, 우리는 여러분의 작품에 깊은 인상을 받았습니다."

3. "현재 조직의 요구 사항을 고려할 때 이 역할의 핵심인 클라우드 인프라에 대한 폭넓은 경험을 보유한 후보자를 최종적으로 선정했습니다. 네트워크 관리와 보안에 대한 기술이 인상적이었습니다."

5단계: 미래 기회 장려하기

거절 이메일에 향후 채용에 적합한 지원자를 격려하는 것은 향후 채용에 유리할 수 있으므로 도움이 됩니다. 

이 기술은 회사가 잠재적인 직원을 식별하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 지원자에게도 좋은 경험을 선사합니다.

상대방의 기술을 인정하세요 - 인상 깊었던 강점을 강조하세요. "문제 해결을 위한 창의적인 접근 방식이 훌륭합니다!"라고 말할 수 있습니다.

채용 알림 옵션 제공 - 회사에 채용 알림 시스템이 있는 경우, 직원들이 등록하여 새로운 채용 공고에 대한 알림을 받을 수 있도록 권장하세요.

👉맞춤형 메시지 - 지원자가 뛰어난 분야를 발견했다면 해당 분야에서 기회를 찾아보라고 조언하세요.

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예시:

1. "우리 회사의 UI UX 디자이너 직책에 관심을 가져주셔서 다시 한 번 감사드립니다. 이 직책에 대한 지원을 진행하지는 않았지만, 특히 문제 해결 능력에 깊은 인상을 받았습니다. 귀하의 프로필에서 큰 잠재력을 발견했으며, 향후 귀하의 고유한 재능에 더 잘 부합할 수 있는 직무에 지원해 주시면 감사하겠습니다. 채용 페이지를 통해 계속 연락을 주고받으며 다시 한 번 지원을 고려해 보시기 바랍니다."

2. "이 과정을 통해 여러분을 알게 되어 진심으로 감사했습니다. 지금 당장은 적성에 맞지 않더라도 여러분의 재능은 소중하므로 앞으로의 기회에 지원해 주시기를 바랍니다."

해야 할 일

신속성 - 결정이 내려지는 즉시 거절 이메일을 보내 지원자가 불안하게 기다리지 않도록 합니다.

✅공감하는 태도 - 거절 이메일은 당장은 지원자의 회사와의 여정을 끝낼 수 있지만, 공감하는 답변은 호의적인 인상을 오래도록 남기고 회사에 대한 지원자의 시각에 영향을 줄 수 있습니다.

✅지원자 지원 - 가능하면 지원자가 향후 지원 시 도움이 될 수 있는 피드백을 제공하세요. 이는 전반적인 지원자의 경험을 향상시킬 수 있습니다.

✅이메일 끝내기 거절 이메일은 전문적이고 정중하며 유익한 정보로 작성해야 끔찍한 경험을 긍정적인 경험으로 바꿀 수 있습니다.

하지 말아야 할 것

거친 언어 사용 금지 - 지원자의 자질이나 인격에 대한 비판으로 해석될 수 있는 단어는 사용하지 마세요.

❌비교하지 않기 - 지원자를 다른 지원자와 직접 비교하지 마세요. 직무 요건과 관련하여 지원자의 지원서에 집중하세요.

거짓 희망을 주지 않기 - 본인의 의도가 아닌 경우 가까운 시일 내에 같은 직책에 지원하도록 권유하는 것으로 보일 수 있는 발언을 하지 마세요.

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템플릿

"제목: 회사명] 소셜 미디어 코디네이터 지원서


에밀리에게


우리 회사의 소셜 미디어 코디네이터 직책에 지원해 주시고 인터뷰 중에 공유해 주신 사려 깊은 아이디어에 감사드립니다. 디지털 마케팅에 대한 열정이 돋보였습니다.


이 직책에 다른 후보자를 선정하게 된 것을 유감스럽게 생각합니다. 재능 있는 지원자가 많았기 때문에 어려운 결정이었습니다. 특히 지원자의 창의성과 참여 전략에 깊은 인상을 받았지만, 대규모 디지털 캠페인 경험이 현재의 요구사항에 더 부합하는 후보자를 선정하게 되었습니다.


지원자의 기술과 열정은 훌륭하며, 앞으로의 커리어에 큰 도움이 될 것으로 믿습니다. 여러분의 전문성과 부합하는 향후 채용 공고에 지원하시기 바랍니다. 귀하의 업무에서 큰 잠재력을 발견하고 다시 한 번 지원을 고려하고 싶습니다.


우리 팀에 관심을 가져주셔서 다시 한 번 감사드립니다. 현재 진행 중인 커리어 여정에 행운이 함께하기를 바라며, 앞으로 함께 일할 수 있기를 기대합니다.


따뜻한 안부,

[귀하의 이름]

[귀하의 직위]

[회사명]"

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