후속 이메일은 어떻게 작성하나요? (팁 및 예시 포함)

이메일을 통해 다른 사람이나 회사에 연락을 시도했지만 응답을 받지 못한 적이 있다면, 내 메시지가 읽혔는지 궁금해하는 성가신 과정을 경험해 보셨을 것입니다. 궁금증을 해소하기 위해 후속 이메일을 한 번 이상 보내볼까도 생각해 보셨겠지만, 어떻게 정중하게 후속 이메일을 보내야 할지 모르셨을 수도 있습니다. 걱정하지 마세요, 저희가 도와드리겠습니다!

이 도움말에서는 응답이 없는 이메일에 정중하게 후속 조치를 보내는 방법과 피해야 할 사항에 대해 설명합니다.

TL;DR

• 답장을 받을 확률을 높이고 수신자에게 관심을 보이려면 정중한 후속 이메일을 보내는 것이 좋습니다.
• 성공적인 후속 이메일을 작성하려면 후속 이메일을 보내는 이유, 발송 횟수 및 발송 시기를 고려하세요.
• 독자를 짜증나게 할 수 있으므로 같은 이메일을 다시 보내지 말고 첫 번째 메시지의 요점을 요약하세요.
• 이메일에 정중한 표현을 사용하면 수신자에 대한 존중을 표현하고 전문성을 유지하면서 답장을 받을 가능성을 높일 수 있으므로 항상 정중한 표현을 사용하는 것이 좋습니다.
• TextCortex AI는 이메일 글머리 기호, 콜드 이메일 생성, 시선을 사로잡는 제목, 고객 지원 응답( templates ), 브라우저를 통한 빠른 AI 응답( extension ) 등의 기능을 갖춘 올인원 솔루션을 4000개 이상의 웹사이트/앱과 통합하여 제공합니다.

응답이 없는데 후속 이메일을 보내야 하는 이유는 무엇인가요?

첫 번째 이메일에 대한 답장을 받을 확률을 높이고 이메일을 보내는 회사나 상대방에 대한 관심을 보여주려면 고품질의 정중한 후속 이메일을 보내는 것이 좋습니다. 첫 번째 후속 이메일이 읽힐 가능성이 가장 높으므로 중요한 이메일이 되도록 작성하는 것이 중요합니다.

상대방이 답장을 보내지 않은 경우 후속 이메일에서 무엇을 말해야 하나요?

첫 번째 이메일이 충분히 명확하고 간결하지 않다고 생각되면 후속 이메일의 요점을 빠르게 파악하여 더 자세한 설명이 포함된 단락을 작성할 수 있습니다. 몇 가지 질문에 답해 보면 후속 이메일에서 무엇을 말해야 할지 파악하는 데 도움이 됩니다.

• 후속 이메일을 보내는 이유는 무엇인가요?
• 후속 이메일을 몇 번 보내야 하나요?
• 후속 이메일은 언제 보내야 하나요?
• 정중한 후속 이메일을 작성하는 방법은 무엇인가요?

이러한 질문에 답했으면 후속 이메일을 작성하여 보낼 준비가 된 것입니다. 또한 후속 이메일을 보낼 때는 특정 단어와 태도를 피해야 합니다.

후속 이메일을 보내지 말아야 할 사항

후속 이메일을 성공적으로 작성하고 수신자를 귀찮게 하고 싶지 않다면 피해야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 후속 이메일이 수신자에게 무례하게 느껴지고 답장을 받을 가능성이 줄어드는 상황을 나열해 보았습니다.

첫 번째 이메일을 다시 보내지 마세요.

수신자가 이메일을 받았는지 확인하고 싶은 마음은 이해하지만, 동일한 이메일을 다시 보내는 것은 권장하지 않습니다. 보내는 모든 이메일이 수신자에게 도달하여 다시 읽을 수 있기 때문입니다. 성공 확률을 높이려면 첫 번째 이메일의 요점을 요약하는 것이 좋습니다. 첫 번째 이메일에서 중요한 정보를 강조하면 수신자가 이메일을 주의 깊게 읽도록 유도할 수 있습니다. 이 접근 방식은 원하는 결과를 얻을 가능성이 더 높습니다.

후속 조치를 취하기 전에 영업일 기준 최소 3일을 기다립니다.

이메일 커뮤니케이션은 소셜 미디어 플랫폼이나 전화 통화처럼 빠르게 진행되는 프로세스가 아닙니다. 특히 회사에 이메일을 보내고 회신을 기다리는 경우, 회사는 매일 수백 개의 이메일을 수신하고 응답한다는 사실을 잊지 말아야 합니다.

따라서 빠른 답변보다는 영업일 기준 3~5일 정도 기다리는 것이 가장 이상적입니다. 제가 처음 회사에 이메일을 보냈을 때 답장을 받는 데 2주 이상 걸렸습니다. 심지어 두 달 후에 회신을 보낸 회사도 있었습니다. 따라서 이메일을 보내는 사람이나 회사에 충분한 응답 시간을 주어야 합니다.

정중한 언어 사용

정중한 언어를 사용하는 것은 결코 부정적인 영향을 미치지 않으며, 이메일에 응답할 사람의 하루를 밝게 해줄 수도 있습니다. 또한 수신자의 시간과 주의를 존중한다는 것을 보여줍니다. 또한 전문적인 어조를 유지하고 수신자와의 관계를 강화하는 데 도움이 됩니다. 마지막으로, 예의를 갖추면 수신자가 가치 있고 감사한 사람이라는 느낌을 받을 수 있으므로 응답을 받을 가능성이 높아집니다.

이메일은 가능한 짧게 작성하세요

첫 번째 이메일에서 충분한 정보를 제공했으므로 후속 이메일에는 첫 번째 이메일의 요점을 상기시키는 한두 문장만 추가하면 됩니다. 첫 번째 이메일은 보낸 사람이나 회사의 메일함에서 분실되었거나 간과되어 읽지 않았을 가능성이 높습니다. 후속 이메일을 보내면 첫 번째 이메일의 위상을 높이고 수신자가 첫 번째 이메일을 읽도록 할 수 있습니다.

응답이 없는 이메일에 정중하게 후속 조치를 취하려면 어떻게 해야 하나요?

접근 후속 이메일의 중요성과 피해야 할 사항을 이해했다면, 이제 정중한 후속 이메일의 핵심 요소에 집중할 차례입니다. 정중하면서도 관심을 끌 수 있는 후속 이메일을 작성하고 싶다면 계속 읽어보세요!

추가 정보 제공

명확하고 간결한 후속 이메일을 작성하려면 전송 버튼을 누르기 전에 첫 번째 이메일을 꼼꼼히 검토하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 누락된 정보를 파악하여 후속 이메일에 포함할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 첫 번째 이메일을 상기시키는 역할을 할 뿐만 아니라 수신자에게 유용한 추가 정보를 제공합니다.

공감 표시

이메일을 보내는 사람에게는 각자의 삶, 문제, 업무량, 책임이 있다는 사실을 기억하세요. 상대방의 입장에서 생각하는 것은 불가능하지만 약간의 공감은 항상 도움이 됩니다. 또한 전문적인 어조로 정중하게 보낸 이메일은 무례한 이메일보다 답장을 받을 가능성이 더 높습니다.

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후속 이메일을 작성하는 것은 지루하고 성가신 작업일 수 있습니다. 하지만 꼭 그럴 필요는 없다고 한다면 어떨까요?

TextCortex AI와 같은 AI 기반 솔루션을 통합하여 빠르고 쉽게 간소화하고 정중한 후속 이메일을 작성할 수 있습니다. 이 솔루션은 25개 이상의 언어로 다양한 기능을 제공하는 효과적인 올인원 솔루션으로, 빛나는 이메일을 작성하는 데 도움이 됩니다. 가장 인기 있는 TextCortex 이메일 생성 templates 등이 있습니다:

• 이메일 글머리 기호: 글머리 기호만 제공하는 이메일을 작성하세요.
• 콜드 이메일: 콜드 이메일을 생성하기 위해 필요한 정보를 입력합니다.
• 이메일 제목: 시선을 사로잡는 제목을 생성하세요.
• 고객 지원 이메일: 고객 지원 이메일에 응답합니다.
• 이메일 회신: 수신한 이메일을 읽고 정중한 답장을 작성하세요.

또한 TextCortex 브라우저 ( extension )는 Gmail, Outlook, mail.com, 야후! 메일 등 4000개 이상의 웹사이트 및 앱과 통합되어 있습니다. extension 브라우저에는 응답 이메일 또는 후속 이메일을 생성하는 데 사용할 수 있는 빠른 AI 답장 기능이 포함되어 있습니다.

이 기능은 ZenoChat 페르소나와 통합되어 작동합니다. ZenoChat은 다양한 작업을 완료하도록 설계된 다기능 대화형 AI로, 12개의 고유한 페르소나와 함께 제공됩니다. 또한 TextCortex 의 개별 페르소나 기능을 사용하면 정중하고 명확하며 간결한 목소리 톤으로 후속 이메일을 생성하는 페르소나를 구축할 수 있습니다.

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