上司にメールを書くと、緊張して落ち着かない？

正直に言いましょう。目上の人にメールを送るということは、重要な知らせや頼みごとがあるからでしょう。

そして、上司が私たちの職業人生に多大な力を持つことは、昔から常識でした。

有給休暇や給与、他への推薦の可否など、最終的な決定権を持つのが、この会社です。

そのため、上司に与える印象は重要です。

今日は、上司に送るメールの書き方でお悩みの方への記事です。

残念ながら、この記事の範囲では、効果的なビジネスライティングのニュアンスをすべてお教えすることはできません。

しかし、プロフェッショナルなコミュニケーションに最も重要な6つの側面を学び、Eメールを書くためのガイドラインを受け取り、モデルとして使用するEメールのサンプルを見ることができます。

この作品の最後には、AI で作成した簡単なメールで上司に好印象を与える方法も紹介されています。

さあ、はじめましょう!

仕事におけるプロフェッショナルなコミュニケーションの真髄

ビジネスコミュニケーションは、同僚や部署、組織の間で情報やアイデアを共有することであり、職場が成功するためには不可欠な要素です。 

このような要素が、プロフェッショナル・コミュニケーションの根幹をなすものです。

✔️Clarity- メッセージは端的でわかりやすいものである必要があります。

✔️Accuracy- 共有するデータは、信頼できる正確なものでなければならない。

✔️Relevance- 情報の共有は、受信者の特定のニーズとそれが使用されているコンテキストに合わせて調整されている場合にのみ効果的です。

✔️Timeliness- 状況の緊急性から、遅滞なく情報を伝達する必要がある。

✔️Tone - 皮肉や侮辱など、無礼な言葉の使用は避け、読み手や文脈に応じた書き方をする。

✔️プロフェッショナリズム- 偏見や感情を排し、プロフェッショナルかつ客観的な態度でコミュニケーションをとる。

✔️守秘義務 - 機密性の高い情報は非公開とし、本当に知る必要のある人にのみ開示されるべきである。

✔️ActiveListening- 相手の立場に立って注意深く聞くことは、コミュニケーションを成功させるために不可欠です。

これらの要素を考慮したプロフェッショナルなコミュニケーションは、歓迎されるオフィス文化を作り、信頼と信用を高め、仕事の成功に不可欠な情報のスムーズな流れを保証することができます。

上司へのメールをプロ並みに書くための6つのステップ

この6つのステップに従えば、上司へのメールを書くのは楽勝です。 

1.明確な主題を作る

メールの件名は、説明的であると同時に、その重要性を伝えるものでなければなりません。

上司へのメールは、アウトリーチとは異なり、派手さは必要ありません。むしろ、なぜ連絡を取るのか、その理由を的確に伝える必要があります。

恥ずかしがらずに、なぜこのメールを書いたのか、その理由を述べましょう。

2.適切な挨拶でメールを開く

第二段階は、プロフェッショナルな態度で相手に挨拶することです。 

上司とはカジュアルな関係であっても、メールでのコミュニケーションではフォーマルさが求められるのが普通です。

簡単に言うと、何かを書く前に、必ず上司にふさわしい肩書きと名字を付けて、次のように書くのです。

姓】様へ。
姓】先生へ

3.直接、要点を伝える 

これで、メールの理由を述べ始めることができます。余計な前置きはせず、本題に入るべきでしょう。

メールの要点をまとめた簡潔なイントロダクションを書くことで、本題に入ることができます。

ここでは、まずいくつかのアイデアを紹介します。

こんにちは、[姓]様 お元気でお過ごしでしょうか。この場をお借りして、私の四半期業績についてのミーティングの可能性について問い合わせたいと思います。
姓】さん、お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。ご都合の悪い状況を解決するために、お時間を割いていただけると幸いです。

プロの技

言いたいことを伝えようとするとき、何を省けばいいのかわからなくなると、何が本質なのかわからなくなることがあります。

TextCortexの「要約」機能は、この目的のために使用できるAI ライティング機能の一例です 。 縦に長い文章を凝縮する を、その本質に迫る。

また、使い方は、文章をハイライトして、リライトメニューの「要約」機能を選ぶだけです。

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4.わかりやすい言葉を使う

上司にメールを書くときは、 わかりやすい表現を心がけることが非常に重要です。 

さらに、専門用語は必要なとき以外は使わないようにし、使う場合は定義するようにします。

メールをシンプルにすることで、混乱や誤解の可能性を減らすことができます。

まずは、難しい言葉を簡単な言葉に置き換えてみることから始めてみてはいかがでしょうか。

プロの技

また、TextCortex アドオンでは、文章をわかりやすくするための簡単な方法を提供します。

テキストをハイライトして、メニューから「リライト」機能を選ぶだけです。これで、意味を変えずに自分の考えを言い換えることができます。

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さらに、 点滅するバブルをクリックすれば、いつでも文章の可読性スコアを確認することができます。

5.コール・トゥ・アクションで締めくくる

上司にメールする内容が何であれ、メッセージを読み終えた後に、次のステップを明確に残すべきです。

あなたは、次のような一文で自分の主張を述べることができるはずです。

  • お忙しい中、ご検討いただきありがとうございました。
  • ご返信をお待ちしております。
  • ご不明な点、ご質問等ございましたら、お知らせください。
  • 何かご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

6.送信前に校正する 

最後に、送信する前に、メールに誤字脱字や文法的な間違いがないことを確認してください。

せっかく時間をかけてアピールしているのに、誤字脱字で台無しになるのはもったいないですよね？

プロの技

校正がいかに退屈なものであるかは、あなたもよくご存知のはずです。メールが正しいかどうかを確認するには、メールをハイライトして、「」マークをクリックします。音声合成"オプションがあります。

メッセージ全体を読み上げてくれるので、第一印象の良さに集中することができます。

マネージャーへのメールの書き方の例

このコーナーでは、上司にメールを書く必要がある場合のシナリオをトップ4まで挙げてみました。

ぜひ今後のご参考になさってください。

1.タイムオフメール例

予期せぬトラブルに見舞われ、すぐに対応しなければならないことはよくあることです。もし、同じような状況に陥ったら、上司を説得して休ませてもらう方法を紹介します。

件名タイムオフの申請について

拝啓[上司の名前】です。］
このメールをご覧の皆様には、お元気でお過ごしでしょうか。私は、仕事の休みを申請するために手紙を書いています。私は、以下のことを希望します。 (日数)休暇、個人的な休暇、病気休暇の取得は [開始日]です。 まで [終了日】は］.
チームにとって忙しい時期であることは理解していますが、私が不在の間、私の責任がスムーズに移行できるよう、あなたと協力できることをうれしく思います。また、私が退職する前に未解決のタスクを完了させるか、私が不在の間、誰かが私をカバーするように手配することを望んでいます。
追加情報が必要な場合、またはこの要請をサポートするために他にできることがある場合は、私に知らせてください。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
お忙しい中、ありがとうございました！またのご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いします。
[あなたの名前】を］

2.推薦のお願いメール例文

推薦状は、転職や新しい仕事の機会を探すときに役立ちます。

上司に推薦を依頼する方法を確認するために、この例を考えてみましょう。

件名推薦状に関するお願い

拝啓[上司の名前】です。］
このメールを見て、お元気でいらっしゃることを祈ります。このたびは、私の推薦状を作成していただきたく、お願い申し上げる次第でございます。私は現在、新たな機会を求めており、貴殿からの推薦状があれば、成功の可能性が大いに高まると考えております。
私は、あなたと一緒に仕事をすることを心から楽しみ、また、あなたが私に与えてくれた機会に感謝しています。 [企業名】です。］.あなたの指導のもとで働いたときに得たスキルや経験は、将来の雇用主にとって貴重なものになると思います。
もし、推薦状を書いていただけるのであれば、履歴書や在学中の業績リストなど、追加情報や資料も喜んで提供させていただきます。 [企業名】です。］.
お忙しい中、誠にありがとうございます。是非、好意的にご考慮いただければと思います。
よろしくお願いします。
[あなたの名前】を］

3.業績検討会の開催をお願いする メール例文

どの社員も会社に在籍している間に、自分のパフォーマンスについて何らかの評価が必要になる時期がやってきます。また、上司に対して責任を持ってプロフェッショナルな態度で臨むための良いモデルにもなります。

人事考課を依頼する際には、次のようなメール例を考えてみましょう。

件名パフォーマンスレビュー会開催のお願い

拝啓 [上司の名前】です。］
このメールを見て、お元気でいらっしゃることを願います。私は、以下の会社で、私の進歩や能力開発について、あなたと業績評価面談を行うことを希望して、手紙を書いています。 [企業名】です。］.
私は、この間、真摯に取り組んできました。 (期間)そして、私の業績と改善点について話し合う機会を得たいと思います。このミーティングは、私に貴重なフィードバックを与え、将来に向けて達成可能な目標を設定することができると信じています。
今後数週間のうちに、パフォーマンスレビューのミーティングに都合の良い日時があれば教えてください。あなたのスケジュールに合わせて対応させていただきます。
お忙しい中、ご配慮いただきありがとうございます。私のこれまでの歩みと今後の可能性について、皆様と議論できる機会を楽しみにしています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前】を］

TextCortex アドオンで上司にメールを書こう

このように、上司にメールを書くことは、それほど抵抗がないのではないでしょうか？

そして、これからまとめるので、「書くときは自分らしく」という一般的なアドバイスは割愛します。

その代わりに、この機会を利用して、説得力のあるプロフェッショナルな電子メールを作成してくれる確かなソリューション、TextCortex アドオンを提供したいと思います。

TextCortex アドオンとは？

TextCortex は、AI-poweredライティングソリューションで、これまで見てきたすべての可能性に加えて、次のような能力も備えています。

すでにその機能の一部を紹介しましたが、ここではその全容を紹介します。

✒️ 文章をリライトして 、わかりやすさや読みやすさを向上させる。

✒️大きな文章を凝縮して簡潔にまとめる。

✒️詳しくはテキストを ご覧ください。

✒️ ランダムな思考を完全なパラグラフに自動補完 する。

✒️声色を変えて、メッセージを適宜伝える。

✒️テキストを 10以上の異なる言語に翻訳 します。

✒️弾丸をすぐに送れるメールに変換します。

✒️、5文字のアイデアから最大 300文字のblog 投稿 を得ることができます。

✒️Utilize ゼノモードを、予測される出力に適用する。

✒️Takeadvantage of ゼノチャットの 自然な会話の流れで、期待通りの結果を出す。

その上、60種類以上のAI templates 、提供されたキーワードに基づいて必要なコンテンツフォームを作成することができます。

30以上の人気プラットフォームで、AI ライティングアシスタントを導入する準備はできていますか？

✔️毎日10作品の無料制作が可能なフリーミアムアカウントで、ツールのテストができます。

✔️クレジットカード情報を入力することなく、お申し込みができます。

✔️アップグレードする場合は、予算に応じたプレミアムプランを用意しています。

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