Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

Les entreprises génèrent chaque jour d'énormes quantités de données : interactions avec les clients, rapports internes, documents tels que les procédures opérationnelles standard (SOP) et e-mails. Chaque donnée générée par une entreprise est téléchargée sur des intranets et des services cloud, créant ainsi un volume de données qui ne cesse de croître. Pour organiser ce volume de données et garantir que les employés aient accès aux informations qu'ils recherchent, tu as besoin d'outils de gestion des connaissances.

Dans cet article, nous allons découvrir ce qu'est la gestion des connaissances et voir comment les bons outils peuvent booster les performances de ton entreprise.

En bref : La gestion des connaissances (KM) permet à une organisation de collecter, créer, utiliser, partager et organiser des données. Le processus de KM comprend trois étapes : la création de connaissances, l'organisation des connaissances et le partage des connaissances. Parmi les principaux avantages, on peut citer une prise de décision plus rapide, le travail collaboratif et une meilleure productivité des employés. Une étude de McKinsey montre qu'une gestion efficace des connaissances peut augmenter la productivité de l'ensemble de l'organisation de 20 à 25 %. TextCortex une plateforme de gestion des connaissances basée sur l'IA qui organise les données de ton entreprise et permet aux employés d'en tirer de nouvelles informations en langage naturel.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances (KM) désigne le processus consistant à collecter, créer, utiliser, partager avec les employés et organiser les données d'une entreprise. Les outils de gestion des connaissances te permettent d'organiser toutes tes données et informations, et d'éviter ainsi les informations obsolètes ou la pollution des données. Des données bien organisées et facilement accessibles permettent à tes employés de trouver rapidement les informations qu'ils recherchent et d'accomplir leurs tâches sans perdre leur concentration.

Processus de gestion des connaissances

Le processus de gestion des connaissances vise à gérer, organiser, produire, partager et exploiter de manière méthodique les données et les informations de ton entreprise. Ce processus comporte trois étapes indispensables :

• Création de connaissances : La première étape consiste à rassembler les données et les informations nécessaires aux étapes suivantes. Ces informations peuvent provenir de nombreuses sources, telles que des documents, des fichiers PDF, des procédures opérationnelles standard (SOP), des avis clients, des e-mails, des rapports et des conversations sur le service client.
• Organisation des connaissances : les connaissances recueillies auprès de différentes sources doivent être organisées en fonction des besoins de ton entreprise, des thèmes, des services et des dates. Ainsi, lorsque les employés souhaitent accéder à des informations, ils peuvent les trouver plus rapidement grâce à une structure classée par catégories. Les outils de gestion des connaissances offrent également une sécurité avancée grâce à la gestion des autorisations d'accès aux données.
• Partage des connaissances : grâce aux systèmes de gestion des connaissances, tu peux partager avec tes collaborateurs les données et les informations que tu collectes et organises, à des fins diverses, et ainsi rationaliser leur flux de travail. Les outils de gestion des connaissances basés sur l'IA peuvent également traiter tes données existantes et en tirer de nouvelles connaissances.

La gestion des connaissances améliorera-t-elle le rendement au travail ?

D'après une étude de McKinsey, les entreprises peuvent augmenter la productivité de leurs employés de 20 % à 25 % en utilisant des outils de gestion des connaissances. Quand la productivité des employés augmente, la rentabilité de l'entreprise suit.

Les employés perdent aussi beaucoup de temps à chercher les informations dont ils ont besoin. Une étude du McKinsey Global Institute de 2024 a révélé que les employés consacrent 23 % de leur journée de travail à clarifier des communications ou à rechercher des informations, ce qui équivaut à près de deux journées complètes par semaine perdues à cause des frictions liées à l'information.¹ Les outils de gestion des connaissances qui facilitent l'accès direct des employés aux données réduisent directement ce frein.

Avantages de la gestion des connaissances

Les systèmes de gestion des connaissances offrent des avantages essentiels tant pour les employés que pour les entreprises :

• Une prise de décision plus rapide
• Un accès plus facile aux données et aux informations
• Collaboration accrue
• Communication améliorée
• Amélioration de la qualité des données
• Un travail plus ciblé

Pourquoi ton entreprise a-t-elle besoin d'un outil de gestion des connaissances ?

Les systèmes de gestion des connaissances rationalisent les données et les informations de l'entreprise, les rendant ainsi accessibles et exploitables par les employés. Un outil de gestion des connaissances de qualité permet à tes employés de travailler de manière plus collaborative et plus efficace. Voici les principales raisons pour lesquelles ton entreprise a besoin d'outils de gestion des connaissances.

Augmenter la productivité et l'efficacité

Imagine que tes employés passent des heures à fouiller dans l'historique des discussions, les documents et les e-mails pour trouver des informations. Lorsqu'un employé trouve ce qu'il cherche, il interrompt un collègue pour vérifier, ce qui peut aboutir à des informations erronées et à deux employés qui ont perdu leur concentration. Les outils de gestion des connaissances permettent d'éviter ce genre de situation et d'améliorer la productivité et l'efficacité de tes employés.

Prise de décision fondée sur l'information

Tes employés et tes responsables peuvent avoir du mal à prendre des décisions concernant des tâches ou des équipes s'ils ne disposent pas d'une source d'information unique et fiable. Grâce aux outils de gestion des connaissances, tu peux créer des procédures opérationnelles standard (SOP) ou des workflows qui serviront de guides décisionnels à tes employés, leur évitant ainsi de perdre du temps à parcourir les chaînes d'approbation pour des décisions courantes.

Des informations fiables et actualisées

Quand les employés finissent par trouver un document après des heures de recherche, sont-ils sûrs qu'il est fiable et à jour ? Pour résoudre ce problème, tu peux intégrer des outils de gestion des connaissances qui organisent toutes les informations et données selon les catégories que tu définis, avec des horodatages clairs et un contrôle des versions.

Service à la clientèle rationalisé

Le moyen le plus efficace d'augmenter la rentabilité de ton entreprise et de fidéliser ta clientèle consiste à analyser les données de ton service client et à prendre des décisions en fonction de ces données. Grâce aux outils de gestion des connaissances, tu peux organiser les données de ton service client selon des critères précis et prendre des décisions qui améliorent la satisfaction client.

Communications internes et mises à jour

Tes employés seront plus motivés et plus concentrés sur leurs tâches s'ils reçoivent régulièrement des informations. Une étude réalisée par Gallup en 2025 montre que les employés démotivés coûtent à l'économie mondiale 438 milliards de dollars en perte de productivité, et l'un des principaux facteurs de cette démotivation est une communication interne insuffisante. Grâce aux outils de gestion des connaissances, tu peux mettre en place des processus de travail et des canaux de communication réguliers pour tes employés et renforcer leur motivation, ce qui leur permettra de travailler plus efficacement.

TextCortex: gestion des connaissances par l'IA pour les entreprises

TextCortex une plateforme d'IA d'entreprise basée dans l'Union européenne qui propose toute une gamme de fonctionnalités destinées aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises : génération de texte, templates d'IA, IA conversationnelle avec recherche sur le Web, ainsi que des bases de connaissances qui permettent d'organiser toutes les données de ton entreprise et d'en tirer des résultats générés par l'IA.

Bases de connaissances

Les bases de connaissances TextCortex intègrent une IA multimodale dotée d'une technologie sophistiquée de génération augmentée par la recherche (RAG), de capacités de recherche sur le Web et de la possibilité de générer du texte, du code et des analyses, répondant ainsi à l'ensemble des besoins des entreprises en matière de gestion des connaissances.

TextCortex des bases de connaissances dans lesquelles tu peux importer ou connecter toutes les données de ton entreprise. Pour intégrer les données de ton entreprise, il te suffit de suivre ces étapes :

• Crée ton compte gratuit TextCortex
• Dirige-toi vers l'application web TextCortex
• Sélectionne « Bases de connaissances » dans le menu de gauche

Sur cet écran, tu peux importer tes données manuellement ou intégrer tes bases de données (Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint et Notion) en un seul clic.

Une fois l'intégration effectuée, tu pourras générer de nouvelles analyses et informations qui amélioreront l'efficacité de ton entreprise en sélectionnant la base de connaissances à partir de laquelle tu souhaites obtenir des résultats dans les paramètres de chat TextCortex.

Voir les résultats de MAHLE, un équipementier automobile mondial coté au DAX qui a déployé TextCortex la gestion des connaissances d'entreprise :

• 65 % d'adoption de l'IA dès le premier mois de déploiement
• Un gain de temps de plus de 5 heures par semaine et par employé grâce à une recherche plus rapide des informations
• Des agents déployés directement sur SharePoint, permettant de consulter instantanément la documentation existante en utilisant le langage naturel

TextCortex certifié ISO 27001 et SOC 2, et est entièrement conforme au RGPD et à la loi européenne sur l'IA. L'entreprise compte parmi ses clients des sociétés du Fortune 500 et du DAX 40 à travers le monde. Inscris-toi et découvre comment TextCortex améliorer la gestion des connaissances au sein de ton entreprise.

Questions fréquemment posées

C'est quoi, la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances (KM) consiste à collecter, créer, utiliser, partager et organiser les données d'une organisation afin que les employés puissent accéder rapidement et précisément aux informations dont ils ont besoin. Un système de gestion des connaissances efficace réduit le temps passé à rechercher des informations, améliore la qualité des décisions et permet de préserver le savoir institutionnel même lorsque les équipes s'agrandissent et évoluent.

Quelles sont les trois étapes du processus de gestion des connaissances ?

Les trois étapes principales sont la création de connaissances (générer et collecter des données à partir de documents, d'e-mails, de procédures opérationnelles standard et d'interactions avec les clients), l'organisation des connaissances (les classer et les structurer pour que les employés puissent les retrouver rapidement) et le partage des connaissances (les diffuser dans toute l'entreprise pour que les équipes puissent s'en servir). Les plateformes basées sur l'IA gèrent ces trois étapes et en ajoutent une quatrième : synthétiser les connaissances existantes pour en tirer de nouvelles informations à la demande.

Quels sont les avantages de la gestion des connaissances pour les entreprises ?

Les principaux avantages sont une prise de décision plus rapide, un accès plus facile à des informations fiables, une collaboration renforcée, une meilleure communication, une qualité des données améliorée et un travail mieux ciblé. Au niveau organisationnel, une étude de McKinsey montre que les entreprises qui gèrent efficacement leurs connaissances augmentent la productivité de leurs employés de 20 à 25 %.

Comment l'IA améliore-t-elle la gestion des connaissances ?

L'IA ne se limite pas au stockage et à la recherche de documents. Elle synthétise les informations provenant de multiples sources, répond aux questions en langage naturel, génère de nouvelles connaissances à partir des données existantes et signale automatiquement les contenus obsolètes. L'architecture basée sur le RAG TextCortex garantit que les réponses s'appuient sur les données réelles de ton entreprise plutôt que sur les connaissances génériques d'un modèle.

Quelle est la différence entre la gestion des connaissances et la gestion des données ?

La gestion des données consiste à collecter, stocker et sécuriser les données brutes (chiffres, enregistrements, fichiers). La gestion des connaissances vise à donner du sens à ces données et à les rendre accessibles, en les organisant de manière à ce que les employés puissent y trouver des réponses, en comprendre le contexte et agir en conséquence. Les plateformes de gestion des connaissances basées sur l'IA font le lien entre les deux : elles stockent les données et permettent aux employés de les interroger de manière intelligente.

Comment choisir le bon outil de gestion des connaissances ?

Commence par ces 4 critères : est-ce qu’il s’intègre à tes sources de données existantes (SharePoint, Google Drive, Notion) ? Est-ce qu’il prend en charge la recherche en langage naturel, et pas seulement la recherche par mots-clés ? Est-ce qu’il applique des contrôles d’accès basés sur les rôles ? Est-ce qu’il répond à tes exigences de conformité (ISO 27001, SOC 2, RGPD) ? TextCortex tous ces critères et propose un programme d’intégration structuré pour faciliter son adoption dès le premier jour.

¹ McKinsey Global Institute. « L'économie sociale : libérer la valeur et la productivité grâce aux technologies sociales ». 2024. mckinsey.com