Dans l'environnement commercial actuel, les organisations doivent apprendre à utiliser efficacement la puissance de leurs connaissances collectives pour rester en tête. Une gestion efficace des connaissances de l'entreprise (EKM) va au-delà du stockage des informations - elle transforme les données en informations précieuses qui stimulent l'innovation et l'efficacité opérationnelle.

À la fin de ce guide, tu auras une compréhension complète de la gestion des connaissances de l'entreprise et des outils et technologies qui la soutiennent. 

C'est parti !

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances de l'entreprise est un processus qui aide les organisations à gérer efficacement leurs actifs de connaissances. Il s'agit du processus de reconnaissance, d'organisation, de stockage et de partage des informations au sein d'une entreprise. 

Lorsqu'elle est bien faite, elle peut offrir divers avantages comme une innovation accrue, une meilleure prise de décision et un travail d'équipe plus solide.

En organisant efficacement les données, les entreprises permettent à leurs employés de trouver rapidement les informations nécessaires ; cela leur permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de prendre de meilleures décisions.

Types de gestion des connaissances

La définition de la gestion des connaissances comprend trois types de connaissances différents.

  • Connaissances explicites. Il s'agit de connaissances formelles et codifiées qui sont facilement communiquées et partagées. Elles comprennent les documents, les bases de données, les procédures, les manuels et les directives. Un exemple de ce type de connaissances est un manuel d'entreprise décrivant les politiques et les procédures en matière de ressources humaines.
  • Connaissances tacites. Il s'agit d'une connaissance personnelle, spécifique au contexte, qui est plus difficile à formaliser et à communiquer. Il comprend les intuitions, l'intuition et le savoir-faire basé sur l'expérience. Par exemple, la compréhension instinctive du comportement des consommateurs par un expert en marketing.
  • Connaissances intégrées. Ce type de connaissances est ancré dans les processus, les produits, la culture ou les routines. Il s'agit souvent d'un mélange de connaissances explicites et tacites, profondément ancrées dans les fonctions de l'organisation. Un exemple pourrait être la façon unique dont une équipe de développement de logiciels collabore pour innover de nouvelles fonctionnalités.

Aspects clés

Une gestion des connaissances réussie implique plusieurs éléments cruciaux pour s'assurer que les connaissances sont efficacement capturées, stockées, partagées et utilisées dans l'ensemble de l'organisation. Certains de ces aspects clés sont :

  • Création et acquisition de connaissances. C'est le processus qui consiste à générer de nouvelles idées et à capturer de nouvelles connaissances à partir de diverses sources à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Les entreprises peuvent générer des connaissances en s'engageant dans la recherche et le développement, en menant des expériences et en collaborant.
  • Stockage des connaissances. L'enregistrement et le stockage des informations et de l'expertise. C'est essentiel pour s'assurer qu'une organisation peut utiliser son patrimoine de connaissances au fil du temps.
  • Organisation des connaissances. Organiser systématiquement les connaissances de façon à ce qu'elles soient facilement accessibles et récupérables en cas de besoin. On peut y parvenir grâce à des référentiels de connaissances, des bases de données et des systèmes de gestion de contenu.
  • Partage et diffusion des connaissances. Distribuer les connaissances dans l'ensemble de l'organisation pour s'assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment. L'utilisation de plateformes de collaboration, de séances de partage des connaissances, d'ateliers et de canaux de communication internes peut s'avérer utile.
  • Application des connaissances. Appliquer les connaissances stockées et partagées pour améliorer les processus organisationnels, innover et prendre des décisions éclairées.
  • Conservation et préservation des connaissances. Veiller à ce que les connaissances essentielles ne soient pas perdues, en particulier lors de la rotation des employés ou des changements organisationnels. Certaines techniques sont la planification de la succession, les programmes de mentorat, la documentation des processus critiques et les entretiens de départ.
  • Mise à jour des connaissances. Maintenir les informations à jour et pertinentes.

Le rôle des systèmes de gestion des connaissances dans l'entreprise

Une gestion efficace des connaissances est cruciale pour les entreprises, car elle les aide à tirer parti de leur expertise collective pour améliorer l'efficacité, favoriser l'innovation et conserver un avantage concurrentiel. La mise en œuvre de pratiques efficaces de gestion des connaissances favorise non seulement la réussite opérationnelle, mais garantit également la viabilité à long terme de l'entreprise.

L'un des avantages cruciaux de la gestion des connaissances est son impact sur une meilleure prise de décision. Elle permet d'éviter les tâches redondantes en organisant et en partageant efficacement les informations, ce qui se traduit par des processus commerciaux plus fluides et plus efficaces.

En outre, il réduit le temps et les coûts de formation: les nouveaux employés peuvent rapidement se mettre à niveau en accédant à des connaissances bien documentées et aux meilleures pratiques, ce qui rend le processus d'intégration plus efficace.

Systèmes utilisés pour la gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise

Les systèmes de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise se présentent sous diverses formes, chacune étant conçue pour traiter différents aspects de la capture, du stockage et de la diffusion des connaissances. Il existe plusieurs sous-types :

  • Systèmes de connaissances structurés. Ces systèmes organisent les informations dans un format très structuré, comme les bases de données ou les taxonomies.
  • Systèmes de connaissances semi-structurées. Ils traitent les informations qui ne rentrent pas proprement dans des catégories prédéfinies, comme les archives de courrier électronique ou les systèmes de gestion de documents.
  • Systèmes de réseaux de connaissances. Ceux-ci se concentrent sur la mise en relation des personnes et la facilitation du partage des connaissances par le biais de réseaux sociaux et d'outils de collaboration.
  • Systèmes de travail de la connaissance. Il s'agit de postes de travail et de systèmes spécialisés qui permettent aux scientifiques, aux ingénieurs et aux autres travailleurs du savoir de créer et de découvrir de nouvelles connaissances.

Il existe également des systèmes de connaissances alimentés par l'IA qui utilisent l'intelligence artificielle pour améliorer la découverte et l'application des connaissances.

Démarrer avec la gestion des connaissances

Se lancer dans la gestion des connaissances de l'entreprise peut sembler intimidant au début, mais avec une approche structurée, ton organisation peut capturer, stocker et partager les connaissances de manière efficace.

Définis tes objectifs

Avant de mettre en place un système de gestion des connaissances, il est essentiel de comprendre les buts et les objectifs de ton organisation. 

Cherches-tu à améliorer la collaboration interne, le service à la clientèle, à rationaliser les processus ou à innover dans le développement de produits ? En définissant clairement tes objectifs, tu pourras adapter la stratégie de gestion des connaissances aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Effectuer un audit des connaissances

Un audit des connaissances évalue l'état actuel des connaissances au sein de ton organisation. Identifie les actifs de connaissances existants, leurs sources et la façon dont ils sont gérés. Ce processus implique :

  • Inventaire. Liste de toutes les ressources de connaissances disponibles, telles que les documents, les bases de données et l'expertise des employés.
  • Évaluation. Évaluer la pertinence, la qualité et l'accessibilité de ces ressources.
  • Analyse des lacunes. Identifier les lacunes en matière de connaissances et les domaines nécessitant une amélioration.

Cet audit fournit une base de référence pour ton initiative de gestion des connaissances, en t'aidant à classer par ordre de priorité les actifs de connaissances qui requièrent une attention immédiate.

Identifier les principales parties prenantes

La gestion des connaissances est un effort de collaboration. Engage les principales parties prenantes, notamment :

  • Cadres. Assurer le soutien et l'alignement sur les objectifs de l'entreprise.
  • Département informatique. Pour l'assistance technique et l'intégration du système.
  • Département des ressources humaines. Pour la formation et la promotion d'une culture de partage des connaissances.
  • Les employés. Puisqu'ils sont les principaux utilisateurs et contributeurs du système de gestion des connaissances.

Le fait d'impliquer les parties prenantes dès le début permet d'obtenir leur adhésion et de faciliter la mise en œuvre.

Choisis les bons outils et les bonnes technologies

Le choix des bons outils et des bonnes technologies est la pierre angulaire d'une stratégie réussie de gestion des connaissances de l'entreprise. Ces outils facilitent la capture, le stockage, la récupération et le partage des connaissances au sein de ton organisation.

Avec les avancées technologiques, notamment en matière d'intelligence artificielle, la gestion des connaissances a connu des changements transformateurs.

Intégrer l'IA pour améliorer la gestion des connaissances de l'entreprise

L'intégration de l'IA dans les systèmes de gestion des connaissances des entreprises offre de nombreux avantages qui peuvent transformer la façon dont les organisations gèrent leurs actifs de connaissances. De l'amélioration des processus de recherche et d'extraction à l'automatisation de la génération de contenu en passant par la fourniture d'analyses avancées, l'IA améliore chaque aspect de la gestion des connaissances.

Une étude d'IBM suggère qu'environ 42 % des entreprises de grande envergure exploitent l'IA dans leurs stratégies commerciales

En tirant parti de l'IA, les organisations peuvent s'assurer que les connaissances sont efficacement capturées, documentées avec précision et partagées de manière efficace. Dans le même temps, elles peuvent s'assurer qu'elles stimulent continuellement l'innovation, améliorent la productivité et maintiennent la compétitivité globale de l'entreprise.

Améliore ta stratégie de gestion des connaissances avec TextCortex

Lorsqu'il s'agit d'améliorer la stratégie de gestion des connaissances de ton entreprise, TextCortex est ton allié ! 

Avec son traitement du langage naturel (NLP), génération augmentée par récupération (RAG) et ses capacités d'apprentissage automatique, TextCortex apporte un nouveau niveau d'efficacité et d'intelligence à la façon dont tu gères et utilises les connaissances.

Jette un coup d'œil aux résultats impressionnants documentés dans l 'une de nos études de cas :

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Bases de connaissances pour les recommandations personnalisées

Cette fonctionnalité change la donne pour les employés qui manipulent de multiples points de données. Avec les bases de connaissances, tu as toutes les informations dont tu as besoin à ta disposition, parfaitement organisées et adaptées à tes cas d'utilisation spécifiques. 

Tu n'auras plus besoin de passer au crible des données non pertinentes ; les bonnes connaissances seront toujours prêtes pour toi quand tu en auras besoin !

Télécharge simplement tes fichiers PDF, CSV, PPTX ou DOCX dans ZenoChat, et récupère rapidement les détails qu'ils contiennent. C'est comme si tu avais tes propres fichiers qui boostent les réponses générées par l'IA !

Va dans la section Personnalisations, clique sur l'onglet "Bases de connaissances" et appuie sur le bouton "Créer ta base de connaissances".

Accède aux informations les plus récentes grâce à la recherche sur le Web

Cette fonctionnalité permet non seulement de saisir le contexte et les subtilités qui se cachent derrière tes requêtes, mais aussi de fournir les résultats les plus pertinents et les plus précis.

En mettant en place la recherche Web, tes employés trouveront sans effort des documents spécifiques ou des éléments d'information en un rien de temps, ce qui réduira considérablement le temps passé à chercher. Ton équipe se sentira plus responsabilisée et plus efficace, sachant qu'elle dispose d'un outil fiable au bout des doigts pour l'aider dans ses tâches quotidiennes.

Que tu cherches une recherche étendue sur le Web ou des détails provenant de sources fiables spécifiques, l'outil de recherche sur le Web s'adapte à tes besoins : tu peux choisir"Internet" ou inclure tes sources préférées.

En plus de ces puissantes fonctionnalités, TextCortex propose également plus de 30 000 integrations qui te permettront d'automatiser tes tâches répétitives et banales avec tes données internes. Ces integrations incluent toutes les suites Microsoft Office, Google Suite et bien plus encore.

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