Comment écrire un courriel en japonais facilement en 2024

Lorsqu'il s'agit de recherche d'emploi ou d'emploi, les courriels sont la forme de communication la plus efficace au Japon.

Les Japonais utilisent le ''sonkeigo'', qui est une façon de parler honorifique dans laquelle tu élèves le rang de la personne à qui tu t'adresses.

Et tu te demandes sans doute quel est le rapport avec la rédaction d'un courriel en japonais !

Dans les courriels japonais, tout ne tourne pas autour de la langue. 

Cela a aussi beaucoup à voir avec la compréhension de la culture japonaise.

Dans cet article, nous allons explorer 6 étapes essentielles à mettre en œuvre lors de la rédaction de ces courriels et proposer une solution pour t'aider à les créer sans effort.

Voyons comment cela se passe au pays du soleil levant !

Comment écrire des courriels en japonais en 6 étapes

Voici 6 étapes à ne pas oublier lors de la composition d'un courriel japonais. Nous te donnerons également quelques exemples pour t'aider à en créer.

1. Commence par le bon format de courriel

Lorsque tu écris un courriel en japonais, il existe un format approprié, qui peut différer légèrement de ton expérience anglophone.

🎯 Composition correcte d'un courriel japonais :

• Objet
• Récipiendaire
• Expéditeur
• Corps
• Mot de la fin
• Signature

Exemple général :

Expliquons étape par étape le fonctionnement pratique de cette composition.

2. Crée une ligne d'objet descriptive

Les lignes d'objet des courriels japonais sont généralement plus longues et plus spécifiques par rapport aux courriels anglais, et contiennent une description détaillée du contenu du courriel. 

Cette approche permet de s'assurer que le destinataire sait précisément à quoi s'attendre de ton email avant de l'ouvrir.

Voici quelques exemples les plus courants :

Un objet de courriel mal rédigé réduit considérablement la probabilité que le destinataire ouvre le courriel, car il peut ne pas sembler important ou pertinent.

Suivons l'étape suivante et apprenons à connaître le destinataire.

2. Adresse ton e-mail au destinataire spécifique

En raison du système honorifique japonais que nous avons mentionné précédemment, le choix du suffixe approprié dépend du niveau de formalité et du statut du destinataire.

"Sama" et "san" sont les formules honorifiques les plus couramment utilisées, généralement employées pour s'adresser aux personnes de rang supérieur ou à celles qui méritent le respect.

Cependant, il n'est pas seulement important d'écrire un nom et un suffixe approprié. Mais tu dois aussi inclure le nom de l'entreprise et le département.

Exemples :

✒️[Nom du département] 部 = (bu)

✒️人事部 (Jinji-bu) - Département des ressources humaines

✒️財務部 (Zaimu-bu) - Département des finances

✒️開発部 (Kaihatsu-bu) - Département du développement

✒️営業部 (Eigyō-bu) - Département des ventes

Tu peux utiliser le nom du département suivi de "部"(bu) pour t'adresser à un département spécifique dans ton email.

C'est une façon courante et appropriée de s'adresser à un département dans une communication japonaise par courriel.

Maintenant, après avoir appris comment s'adresser au destinataire, nous devons prêter attention à l'expéditeur du courriel.

3. Remplir correctement les informations sur l'expéditeur du courrier électronique

N'oublie pas que tous les navigateurs web ou téléphones portables n'affichent pas correctement tes informations personnelles et les détails de ton occupation lors de la gestion de ton courrier électronique. 

C'est pourquoi tu dois écrire en détail qui tu es pour le destinataire.

Un modèle typique d'introduction de l'expéditeur comprend :

• Nom complet
• Nom de l'entreprise
• Ton poste/département actuel

💡Rappelle-toi que le schéma des informations requises dans chaque courriel japonais pour l'expéditeur et le destinataire reste le même.

4. Garde le corps de ton courriel fort

Le corps du courriel doit expliquer tes intentions et être en corrélation avec l'objet du message.

Ton email est plus fort et, par conséquent, plus intéressant s'il contient des informations claires.

Veille à le formuler de manière formelle et courtoise.

Voici les meilleurs exemples de la façon de présenter le corps de ton email dans différentes situations :

💡Il est préférable d'écrire "Je suis vraiment désolé de vous déranger mais..."avant de s'adresser à une personne d'un niveau supérieur pour lui demander de l'aide :

Lorsque tu contactes l'entreprise pour la première fois, nous te suggérons d'inclure une introduction qui comprend ton secteur d'intérêt et la raison de ta candidature.

Remarque : N'oublie pas de noter les pièces jointes qui se trouvent dans ton courriel.

5. Termine par une conclusion polie

C'est le bon moment pour utiliser la formule de politesse (Keigo) pour terminer ton courriel. 

Voici quelques courts exemples de la façon de conclure ton courriel :

✒️どうぞよろしくお願いいたします。 (Douzo yoroshiku onegaishimasu)

Traduction : Best regards / Kindly regards

✒️よろしければ、お知らせください。 (Yoroshikereba, oshirasukudasai).

Traduction : S'il te plaît, fais-moi savoir si tu peux / Si tu es d'accord, informe-moi, s'il te plaît.

✒️お世話になっております。(Osewa ni natte orimasu)

Traduction : Merci pour votre soutien continu.

Ces phrases courtes et simples peuvent être utilisées pour conclure tes courriels en japonais, selon le niveau de formalité et ta relation avec le destinataire.

6. Inscris ta signature avant de l'envoyer

Pour finaliser ton email en japonais, tu dois le signer en écrivant ces informations :

• L'entreprise pour laquelle tu travailles
• Ta position dans l'entreprise
• Nom complet et adresse où tu es disponible
• Numéro de téléphone personnel
• Ton adresse électronique complète 

Exemple :

Que faut-il garder à l'esprit lorsque l'on rédige des courriels en japonais ?

En plus des étapes que nous avons fournies, il y a des choses à faire et à ne pas faire lors de la rédaction de ces courriels. Nous allons en souligner quelques-unes qui sont extrêmement importantes.

DO'S

✔️ Sois ponctuel et réponds rapidement aux courriels pour faire preuve de professionnalisme.

✔️ Utilise un langage formel et des termes honorifiques en cas de doute pour maintenir le respect.

✔️ Engage une petite conversation pour faire preuve de prévenance et de gentillesse dans ta communication.

✔️ Considère la position du destinataire et adapte ton ton en conséquence pour te permettre une approche plus décontractée avec tes amis ou tes collègues.

À NE PAS FAIRE     

🚫 N'oublie pas d'élever ton niveau de formalité lorsque tu envoies des courriels à des personnes âgées, à des inconnus ou à ceux que tu sollicites.

🚫 Évite d'abuser des termes honorifiques, car cela peut donner l'impression d'être forcé.

🚫 Ignore les expressions comme"Cher" et"Sincèrement", car elles conviennent mieux aux lettres qu'aux courriels.

🚫 Fais attention lorsque tu choisis Cc ou Bcc, car les entreprises japonaises adhèrent souvent à la loi sur la protection des données personnelles.

🚫 Tiens-toi à un seul courriel par sujet pour assurer la clarté et l'organisation de ta communication.

Conclusion

En conclusion, maîtriser l'art de rédiger des courriels en japonais nécessite de prêter attention aux nuances culturelles, à la formalité et au respect.

En suivant les étapes et les directives de ce guide, il te sera beaucoup plus facile de naviguer en toute confiance dans les méandres de l'étiquette japonaise en matière de courrier électronique.

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