Le voyage vers l'obtention de l'emploi de tes rêves est souvent rempli d'anticipation et d'excitation.

Mais la vie est imprévisible, et les circonstances peuvent changer en un clin d'œil.

Que se passe-t-il lorsque tu dois annuler un entretien d'embauche ou une réunion que tu attendais avec impatience?

L'annulation d'un entretien d'embauche est sans aucun doute une question sensible, et elle demande un équilibre délicat de professionnalisme et de courtoisie.

Cet article de blog se penche sur l'art d'annuler gracieusement un entretien d'embauche.

Nous te guiderons à travers les subtilités du processus, depuis le premier moment où tu décides d'annuler jusqu'à la rédaction du message parfait qui laissera une impression positive même en période de changement et d'incertitude.

L'annulation d'un entretien n'a pas à être gênante ou stressante - elle peut être l'occasion de montrer ton professionnalisme et ta capacité d'adaptation.

Alors, sautons à l'eau !

Comment annuler un entretien d'embauche en 7 étapes

1. Informe-les dès que possible

Annuler rapidement un entretien d'embauche reflète ton respect pour le temps de l'employeur et démontre ton professionnalisme.

Il est important de considérer que les entreprises investissent du temps et des ressources dans le processus d'entretien, et en les informant le plus tôt possible, tu minimises toute perturbation de leurs activités.

Retarder l'annulation pourrait entraîner des désagréments à la fois pour l'employeur et pour les autres candidats qui auraient pu avoir la possibilité de passer un entretien plus tôt.

Exemple

Imagine que tu aies un entretien d'embauche prévu la semaine prochaine, mais que tu aies reçu une offre d'une autre entreprise que tu as décidé d'accepter.

Dans cette situation, il est crucial d'annuler rapidement ton entretien à venir pour minimiser les désagréments.

Voici comment tu pourrais formuler ta communication :

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce courriel te trouvera en bonne santé. Je tiens à vous remercier sincèrement d'avoir pensé à moi pour le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Ce fut un plaisir d'en apprendre davantage sur votre organisation au cours du processus d'entrevue.
Cependant, j'ai le regret de t'informer que je dois annuler l'entretien prévu le [date et heure]. Cette décision fait suite à la réception d'une autre offre d'emploi qui correspond étroitement à mes objectifs de carrière et à ma situation personnelle. Je comprends l'importance de ton temps et de tes ressources, et je m'excuse pour les inconvénients que cela peut causer.
Je voulais m'assurer que tu disposes d'un délai suffisant pour adapter ton emploi du temps et prendre les dispositions nécessaires. Je tiens votre entreprise en haute estime et j'apprécie profondément l'opportunité de passer un entretien avec [Nom de l'entreprise].
Si les circonstances changent à l'avenir et que j'ai l'occasion de postuler à nouveau ou de passer un entretien avec [Nom de l'entreprise], j'en serai honoré. En attendant, je vous souhaite, à toi et à ton équipe, beaucoup de succès dans la recherche du candidat idéal pour ce poste.
Merci encore une fois pour ta compréhension, et n'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ou si tu as besoin de plus d'informations.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat communique rapidement sa décision, exprime sa gratitude et donne une raison claire et honnête d'annuler l'entretien.

Cette approche démontre le professionnalisme et la courtoisie, ce qui peut laisser une impression positive malgré l'annulation.

2. Contacte la bonne personne

Il est essentiel de contacter la bonne personne pour s'assurer que ton message est reçu rapidement et dirigé vers la personne responsable du processus d'entretien.

Il reflète ton souci du détail et ton professionnalisme.

Dans la plupart des cas, le recruteur ou le responsable de l'embauche est la personne à contacter pour planifier les entretiens, mais il est toujours judicieux de confirmer cette information.

Exemple

Disons que tu as un entretien d'embauche à venir et que tu dois l'annuler.

Tu sais que tu as communiqué avec le recruteur de l'entreprise, mais tu veux vérifier à nouveau avant d'envoyer ton message d'annulation :

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom du recruteur],
J'espère que ce message te trouvera en bonne santé. Je tiens à t'exprimer ma gratitude pour ton aide dans la coordination du processus d'entretien pour le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Ton professionnalisme et ton soutien ont été très appréciés.
Cependant, en raison de circonstances imprévues, je dois annuler l'entretien prévu pour le [date et heure]. Je comprends la valeur de ton temps et des ressources de l'entreprise, et je m'excuse pour les inconvénients que cela peut causer.
J'ai toujours été impressionné par [Nom de l'entreprise], et c'est avec regret que je me retrouve dans cette situation. J'espère que cette annulation te permettra d'ajuster ton emploi du temps en conséquence. Je reste ouvert aux opportunités futures avec [Nom de l'entreprise] et je serais ravi de postuler à nouveau et de passer un entretien si l'occasion se présentait.
Si tu pouvais gentiment confirmer la réception de ce message et fournir des instructions supplémentaires, je t'en serais très reconnaissant.
Encore une fois, merci pour ta compréhension et ton soutien tout au long de ce processus.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat s'adresse directement au recruteur par son nom, reconnaissant ainsi son rôle dans le processus.

En confirmant le destinataire et en exprimant sa gratitude pour son aide, il s'assure que l'annulation est dirigée vers la bonne personne et maintient un ton professionnel et courtois tout au long de la communication.

3. Utilise une méthode de communication professionnelle

L'utilisation du courriel comme principale méthode d'annulation d'un entretien d'embauche offre plusieurs avantages, notamment celui de fournir une trace écrite de l'annulation et de permettre aux deux parties de communiquer à leur convenance.

Cependant, le moment de ton annulation peut influencer si tu dois opter pour un email ou un appel téléphonique.

L'email est la méthode préférée pour annuler un entretien d' embauche car il crée une trace écrite de ta décision, ce qui peut être utile pour une référence ultérieure.

Cela te permet, ainsi qu'à l'employeur, de gérer la communication selon ton propre emploi du temps. Tu peux rédiger ton message avec soin pour t'assurer qu'il est professionnel, concis et qu'il respecte le temps du destinataire.

De plus, l'email est moins intrusif qu'un appel téléphonique, surtout lorsque l'annulation n'est pas de dernière minute.

Exemple

Supposons que tu aies un entretien d'embauche prévu la semaine prochaine mais que tu doives l'annuler en raison de circonstances imprévues.

Voici comment tu peux expliquer le choix de l'email dans ta communication de résiliation :

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce courriel te trouvera en bonne santé. Je tiens à vous remercier sincèrement d'avoir pensé à moi pour le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Ce fut un plaisir d'en apprendre davantage sur votre organisation au cours du processus d'entrevue.
Malheureusement, je dois annuler l'entretien prévu pour le [date et heure] en raison de circonstances personnelles inattendues. Je comprends l'importance de ton temps et de tes ressources, et je m'excuse pour les inconvénients que cela peut causer.
Je pense que le courrier électronique constitue un canal approprié pour cette notification, car il garantit que l'annulation est documentée pour que les deux parties puissent s'y référer. Cette méthode te permet de lire et de répondre à ta convenance tout en maintenant le professionnalisme et le respect de ton temps.
Je tiens ton entreprise en haute estime et j'apprécie profondément l'opportunité de passer un entretien avec [Nom de l'entreprise]. Si les circonstances changent à l'avenir, je serais heureux d'avoir l'occasion de postuler à nouveau ou de passer un entretien avec [Nom de l'entreprise]. En attendant, je vous souhaite, à toi et à ton équipe, beaucoup de succès dans la recherche du candidat idéal pour ce poste.
Merci encore une fois pour ta compréhension, et n'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ou si tu as besoin de plus d'informations.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat explique le choix de l'email comme méthode d'annulation, en soulignant son aspect pratique et son professionnalisme tout en veillant à ce que le message reste concis et courtois.

4. Sois honnête mais fais preuve de tact

L'honnêteté dans ta communication de résiliation est cruciale pour plusieurs raisons.

Tout d'abord, cela démontre ton professionnalisme et ton intégrité, qui sont des qualités que les employeurs apprécient chez les candidats potentiels.

Deuxièmement, cela respecte le temps et les ressources de l'employeur, car il peut avoir alloué des ressources et programmé d'autres rendez-vous en fonction de ton entretien.

Enfin, le fait de fournir une raison valable pour ton annulation, même si elle est brève, aide l'employeur à comprendre la situation et laisse une impression plus positive qu'une explication vague ou peu claire.

Être honnête et direct lorsqu'on donne une raison d'annuler un entretien d'embauche n'est pas seulement une question de professionnalisme.

C'est aussi un signe de respect pour le temps de l'employeur et les efforts qu'il a investis dans le processus d'entretien.

Bien que tu n'aies pas besoin de révéler tous les détails personnels, offrir une explication véridique et concise aide l'employeur à comprendre ta situation et à maintenir une réputation positive.

Exemple

Supposons que tu doives annuler un entretien auquel tu t'étais engagé précédemment en raison d'une offre d'emploi récente que tu as acceptée.

Voici comment tu peux fournir une raison honnête et concise dans ton message de résiliation :

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce message te trouvera en bonne santé. Je tiens à exprimer ma gratitude pour l'occasion qui m'a été donnée de passer un entretien pour le poste de [titre du poste] à [nom de l'entreprise]. Cela a été une expérience enrichissante d'apprendre à connaître votre organisation.
J'ai le regret de devoir annuler l'entretien prévu le [date et heure]. Récemment, j'ai accepté une autre offre d'emploi qui correspond étroitement à mes objectifs de carrière et à ma situation personnelle. Je comprends que ton temps et tes ressources sont précieux, et je m'excuse pour les inconvénients que cela peut causer.
Je crois en l'importance de la transparence et je voulais fournir une explication claire et véridique à mon annulation. C'est avec un véritable regret que je me retrouve dans cette situation, car j'ai beaucoup de respect pour [Nom de l'entreprise] et l'équipe.
Si l'occasion se présente à l'avenir, je serais honoré de considérer à nouveau [Nom de l'entreprise]. En attendant, je te souhaite de continuer à réussir dans ta recherche du candidat idéal pour ce rôle.
Merci de ta compréhension et n'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ou si tu as besoin de plus d'informations.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat transmet la raison de l'annulation, qui est l'acceptation d'une autre offre d'emploi, de façon claire et concise.

Cette approche maintient le professionnalisme, respecte le temps de l'employeur et laisse une impression favorable malgré l'annulation.

5. Exprime ta gratitude

Exprimer ta gratitude et maintenir un ton positif dans ton message d'annulation est une façon de montrer ton respect pour l'entreprise et son équipe.

N'oublie pas que le processus d'entretien est à double sens.

L'employeur a investi du temps et des ressources pour évaluer ton aptitude au poste, et ta gracieuseté en réponse à l'invitation à l'entretien est appréciée.

Quel que soit le résultat, le fait de laisser une impression positive peut ouvrir la voie à d'éventuelles opportunités futures au sein de l'organisation.

Maintenir un ton positif et appréciatif tout au long de ta communication d'annulation est un aspect essentiel du professionnalisme.

Cela reflète non seulement ta maturité et ta gratitude, mais laisse aussi une impression positive durable à l'employeur, même en cas d'annulation.

Exemple

Imagine que tu aies décidé d'annuler un entretien d'embauche en raison d'un changement de situation.

Voici comment tu peux transmettre ton appréciation et maintenir un ton positif dans ton courriel d'annulation :

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce courriel te trouvera en bonne santé. Je tiens à vous exprimer ma sincère gratitude pour avoir envisagé de me proposer le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Ce fut un plaisir de m'engager avec ton équipe au cours du processus d'entretien.
Malheureusement, je dois annuler l'entretien prévu le [date et heure] en raison d'un changement récent dans ma situation. Je tiens à te présenter mes excuses pour les perturbations que cela pourrait causer à ton emploi du temps et aux efforts de ton équipe.
Je suis sincèrement reconnaissant d'avoir eu l'occasion de passer un entretien avec [Nom de l'entreprise], et je voulais vous transmettre mes remerciements pour l'intérêt que vous portez à ma candidature. La réputation et les valeurs de ton organisation correspondent étroitement à mes objectifs de carrière, et c'est avec regret que je me retrouve dans cette situation.
J'espère que vous comprenez ma décision, et je reste ouvert à des opportunités potentielles avec [Nom de l'entreprise] à l'avenir. Ton professionnalisme et ton dévouement à trouver le bon candidat pour le rôle sont vraiment louables.
Merci encore une fois pour ta compréhension, et n'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ou si tu as besoin de plus d'informations.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat exprime sa gratitude tout au long du courriel, reconnaissant l'intérêt de l'entreprise et la valeur de l'opportunité.

Cela permet de maintenir un ton positif malgré l'annulation et de laisser une impression favorable à l'employeur.

6. Offre de reprogrammation (facultatif)

Si tu souhaites vraiment garder la porte ouverte à d'éventuelles opportunités futures au sein de l'entreprise, tu peux exprimer ton intérêt à reporter l'entretien.

Cependant, ne le fais que si tu t'engages à aller jusqu'au bout.

Si tu as vraiment un intérêt pour l'entreprise et le poste mais que tu dois annuler pour une raison valable, tu peux mentionner que tu aimerais reprogrammer l'entretien s'ils sont ouverts à cela.

Cependant, assure-toi que tes intentions sont sincères.

Exemple

Voici un exemple de la façon d'exprimer ton intérêt à reporter l'entretien si tes intentions sont sincères :

Objet : Demande de report d'un entretien d'embauche pour [ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce message te trouvera en bonne santé. Je tiens tout d'abord à exprimer ma gratitude pour l'occasion qui m'a été donnée de passer un entretien pour le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Ce fut une expérience fantastique d'en apprendre plus sur votre organisation et sur le rôle.
Malheureusement, en raison d'une affaire personnelle inattendue, je dois annuler l'entretien prévu pour le [date et heure]. Je comprends la valeur de ton temps et les efforts que ton équipe a investis dans le processus d'entretien, et je m'excuse pour les inconvénients que cela peut causer.
Je tenais à vous faire part de mon intérêt continu pour [Nom de l'entreprise] et le poste [Titre du poste]. Bien que les circonstances actuelles aient nécessité cette annulation, je crois sincèrement que [Nom de l'entreprise] correspond à mes aspirations professionnelles, et je suis impatient d'explorer la possibilité de rejoindre votre équipe.
Si tu es ouvert à cela, j'apprécierais de pouvoir reporter l'entretien à une date ultérieure qui conviendrait aux deux parties. Fais-moi savoir si c'est faisable, et je ferai de mon mieux pour m'adapter à ton emploi du temps.
Encore une fois, je vous remercie d'avoir pensé à moi pour ce rôle, et j'espère avoir la chance de discuter davantage de ma candidature avec [Nom de l'entreprise].
Merci de ta compréhension et n'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ou si tu as besoin d'informations supplémentaires.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat ne se contente pas d'annuler l'entretien, mais exprime un réel intérêt pour un nouveau rendez-vous si l'entreprise y est ouverte.

Cela démontre un engagement sincère envers l'opportunité et laisse la porte ouverte à d'éventuelles interactions futures avec l'entreprise.

7. Suivi (facultatif)

Si tu ne reçois pas de réponse à ton premier courriel d'annulation, pense à faire un suivi par un bref appel téléphonique ou un courriel.

Cela permet de s'assurer que ton message est bien reçu et te donne l'occasion de transmettre directement ton appréciation et ton professionnalisme.

Supposons que tu aies d'abord annulé par e-mail et que tu ne reçoives pas de réponse.

Dans ce cas, un courriel de suivi peut réitérer ton appréciation de l'opportunité tout en soulignant ton professionnalisme et ton dévouement à laisser une bonne impression.

Exemple

Voici un exemple de suivi par un bref appel téléphonique après n'avoir pas reçu de réponse à ton courriel d'annulation initial :

Objet : Suivi de l'annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce message te trouvera bien. Je voulais faire suite à mon précédent courriel concernant l'annulation de l'entretien à venir pour le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise], prévu le [Date et heure].
Comme je l'ai mentionné dans mon courriel précédent, des circonstances imprévues ont nécessité cette décision, et je m'excuse pour les perturbations que cela a pu causer. Je voulais également profiter de cette occasion pour réitérer ma gratitude pour m'avoir considéré pour le rôle et mon intérêt pour [Nom de l'entreprise].
Je comprends que les courriels peuvent parfois se perdre ou être négligés, c'est pourquoi je voulais m'assurer que mon message t'était bien parvenu. Si tu pouvais gentiment confirmer la réception de mon courriel d'annulation ou fournir d'autres instructions, je t'en serais très reconnaissant.
J'apprécie ton temps et les efforts de ton équipe, et j'espère avoir l'occasion d'explorer de futures opportunités potentielles avec [Nom de l'entreprise].
Je te remercie de ta compréhension et j'attends ta réponse avec impatience.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Dans cet exemple, le candidat envoie un courriel de suivi poli et professionnel pour s'assurer que son message d'annulation a été reçu et pour réitérer son appréciation de l'opportunité. Cette approche proactive aide à maintenir une impression positive auprès de l'entreprise, même s'il n'y a pas eu de réponse initiale au courriel d'annulation.

Utilise ces 3 Templates pour annuler un entretien d'embauche

Tu trouveras ci-dessous 3 templates proposant des méthodes professionnelles pour annuler un entretien d'embauche.

Chaque modèle souligne ta gratitude pour l'opportunité qui t'a été offerte et fournit une explication claire pour l'annulation.

Choisis le modèle qui correspond le mieux à ta situation et fais les ajustements nécessaires en conséquence.

Modèle 1 : Annulation en raison de l'acceptation d'une autre offre

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce message te trouvera bien. Je voulais vous exprimer ma sincère gratitude pour m'avoir offert la possibilité de passer un entretien pour le poste de [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Ce fut un plaisir d'en apprendre davantage sur votre organisation et sur le rôle.
Cependant, j'ai le regret de t'informer que je dois annuler l'entretien prévu le [date et heure]. J'ai récemment accepté une autre offre d'emploi qui correspond étroitement à mes objectifs de carrière et à ma situation personnelle. Je comprends la valeur de ton temps et des ressources que ton équipe a investies dans le processus d'entretien, et je m'excuse pour les inconvénients que cela peut causer.
J'apprécie sincèrement l'intérêt que tu as porté à ma candidature et le professionnalisme que j'ai rencontré tout au long du processus. Si les circonstances changent à l'avenir, je serais heureux d'avoir l'occasion de postuler à nouveau ou de passer un entretien avec [Nom de l'entreprise].
Merci encore une fois pour ta compréhension, et n'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ou si tu as besoin de plus d'informations.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Modèle 2 : Annulation pour cause d'urgence personnelle

Sujet : Urgent : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que ce courriel te parviendra en bonne santé. Je tiens à vous remercier du fond du cœur d'avoir pensé à moi pour le poste de [titre du poste] à [nom de l'entreprise]. La réputation et les valeurs de votre organisation résonnent profondément en moi.
Malheureusement, une urgence personnelle inattendue est survenue et je dois annuler l'entretien d'embauche prévu le [Date et heure]. Je comprends que ton temps est précieux, et je m'excuse sincèrement pour les perturbations que cela pourrait causer.
Veuillez accepter ma gratitude pour votre compréhension, et j'espère que vous pouvez apprécier les circonstances qui ont conduit à cette décision. Si l'occasion se présente à l'avenir, je serais impatient d'étudier la possibilité de rejoindre votre équipe.
Merci encore pour ta considération, et n'hésite pas à me faire savoir si tu as besoin d'informations supplémentaires.
Chaleureuses salutations,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Modèle 3 : annulation en raison d'un conflit d'horaire

Sujet : Annulation de l'entretien d'embauche - [Ton nom]

Cher [nom de l'intervieweur ou nom du responsable de l'embauche],
J'espère que tu vas bien. J'aimerais exprimer ma gratitude pour la chance que j'ai eue de passer un entretien pour le poste de [titre du poste] à [nom de l'entreprise]. L'engagement de ton entreprise envers [valeur ou mission spécifique] est vraiment inspirant.
Cependant, en raison d'un conflit d'horaire imprévu, je dois malheureusement annuler l'entrevue prévue pour [Date et heure]. Je comprends l'importance de la ponctualité et du professionnalisme, et je m'excuse profondément pour tout inconvénient que cela pourrait causer.
Je suis toujours très intéressé par [Nom de l'entreprise] et le poste [Titre du poste]. S'il est possible de reporter l'entretien à une date ultérieure, je t'en serais reconnaissant.
Encore une fois, merci d'avoir pensé à moi, et n'hésite pas à me joindre si tu as des questions ou si tu as besoin de plus d'informations.
Meilleures salutations,
[Votre nom]
[Tes coordonnées]

Conclusion

Nous pouvons conclure que lorsqu'il s'agit d'annuler un entretien d'embauche, il est crucial de le faire avec professionnalisme, clarté et gratitude pour conserver une impression positive.

Le site templates te propose des moyens efficaces de faire passer ton message tout en exprimant ta reconnaissance pour l'opportunité et en expliquant la raison de l'annulation.

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