Qu'est-ce qui est le plus difficile : rédiger une proposition à à de parfaits inconnus ou rétablir la communication avec le même objectif ?

Pour la plupart des gens, il est beaucoup plus difficile de reconstruire que de repartir de zéro.

Même les tâches quotidiennes les plus banales sont plus faciles à accomplir si l'on dispose d'un vaste réseau de personnes avec lesquelles on interagit. 

Dans cet esprit, la familiarité avec les autres a besoin d'être entretenue. C'est vrai pour la vie personnelle, mais encore plus pour la vie professionnelle.

Cependant, pour certaines personnes, ce type de communication est naturel, mais la plupart ont besoin de rappels et d'un travail acharné.

Si tu fais partie du deuxième groupe, l'article d'aujourd'hui, avec l'e-mail "Keep in touch" templates et des conseils pratiques, devrait t'aider à être encore plus performant dans ce travail.

Entrons directement dans le vif du sujet.

Qu'est-ce qu'un courriel de prise de contact et quand faut-il l'utiliser ?

Un courriel de maintien des contacts est un message adressé à un contact professionnel ou à une connaissance personnelle afin de maintenir une relation amicale entre eux.

Monalisa doit être entretenue pour que ses couleurs restent éclatantes et que nous puissions en profiter des années après que De Vinci l'ait peinte. 

Il en va de même pour les contacts personnels : s'ils ne sont pas entretenus régulièrement, ils perdent de leur pertinence au fil du temps.

Ainsi, des courriels périodiques contenant quelques brèves nouvelles de la vie personnelle ou professionnelle permettront de maintenir la connaissance de qui est qui et (dans le cadre professionnel) de leur valeur.

En même temps, le courrier électronique "keep in touch" assure un certain niveau de familiarité à tout moment.

Quel est le bon moment pour rédiger un courriel de prise de contact ?

Les experts en entretien de réseaux de connexion utilisent généralement deux règles pour rafraîchir une relation avec un nouvel e-mail :

  • Organique - lorsqu'un certain événement se produit pour eux ou pour leur homologue (promotion, changement de poste, article en rapport avec la situation du contact, etc.)
  • Périodique - fixer un rappel pour prendre contact après un certain temps, même s'il n'y a pas d'occasion spéciale.

Les personnes qui envoient des courriels pour rafraîchir leurs relations peuvent se répartir en groupes. Voici quelques-uns des plus courants :

  • Contacter une personne rencontrée lors d'un événement: Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, les entreprises et les associations sectorielles se donnent beaucoup de mal pour organiser des événements permettant aux gens d'élargir leur réseau de contacts.
  • Garder le contact avec un ancien collègue: Les personnes ayant des expériences communes créent des relations étroites.

Le temps passé au travail ou dans la même école est l'une des bases de ce lien. Un courriel de temps en temps maintiendra ce lien, même après que vous aurez pris des chemins différents.

  • Inclure une connaissance personnelle dans tes contacts professionnels : supposons que tu rencontres l'ami d'un ami lors d'une fête d'anniversaire et qu'il travaille dans le même secteur d'activité que toi.

Un bref courriel lui rappelant votre rencontre est un excellent moyen d'entamer une conversation et d'élargir votre base de contacts.

  • Développer une connexion avec une personne rencontrée en ligne: De plus en plus de personnes ont un premier contact en ligne. 

Les gens se rencontrent en ligne lorsqu'ils travaillent sur un même projet, sur des plateformes sociales ou même dans des jeux en ligne. 

Les études montrent qu'une personne moyenne interagit avec plus de 20 autres personnes chaque jour, sans compter les réseaux sociaux.

nombre moyen de contacts par personne

De nos jours, les gens ne peuvent pas se souvenir de tous les contacts et de tous les détails des interactions.

Les courriels "Keep in touch" comblent cette lacune et permettent de maintenir un niveau de communication plus élevé.

Maintenant que nous savons "pourquoi" et "quand" utiliser les courriels pour maintenir la communication, passons au "comment".

Quelles sont les meilleures pratiques pour entretenir un réseau de contacts par courrier électronique ?

L'email "Keep in contact" templates vous montrera comment la communication peut se présenter dans la vie réelle, mais avant cela, jetons un coup d'œil sur les points clés qui font qu'une excellente communication rafraîchit l'email.

1. Planifier le thème

Il n'est pas nécessaire de faire de l'expression "restons en contact" le point central de l'e-mail.

Par exemple, si l'on se contente d'écrire pour parler des réalisations des destinataires ou des événements récents auxquels ils ont participé, on peut transmettre un message important et puissant :

  • Je suis votre travail - Vous pouvez suivre les événements de leur vie en tant que personne amicale ou quelqu'un qui apprécie leur expertise.
  • J'ai des connaissances dans le domaine - Vous présentez votre expertise et votre valeur lorsque vous reconnaissez l'effort ou la différence entre des produits moyens et excellents.

Un autre exemple de ne pas mettre l'accent sur le maintien du contact est de parler de son actualité, mais même dans cette situation, il est nécessaire d'inclure le lecteur comme un élément crucial de l'e-mail.

Il est possible d'utiliser une approche comme celle-ci :

La raison pour laquelle je vous pose cette question est que mon entreprise fabrique [Produit] et [Produit]. J'essaie donc toujours de trouver de nouvelles applications et d'apprendre de nouvelles approches pour notre travail.J'aimerais savoir ce que vous en pensez.

2. Des salutations conviviales

Il serait préférable de commencer par une salutation amicale mais formellement structurée avant de passer à la rédaction du corps principal de la lettre.

Cette petite section a le pouvoir de donner le ton à l'ensemble du courrier électronique, il faut donc y prêter attention.

En fonction de la relation que vous entretenez avec le lecteur, vous pouvez utiliser l'une des variantes suivantes :

‍Hi, [Nom]

ou

Cher [Nom],

J'espère que cette lettre vous trouvera en bonne santé.

3. Rappel de la dernière/première réunion

Comme nous l'avons déjà dit, une personne moyenne communique avec de nombreuses personnes chaque jour, et il ne faut donc pas s'attendre à ce que tout le monde se souvienne de vous tout de suite.

Oui, cela peut blesser votre ego, mais c'est l'état du monde aujourd'hui.

Lorsque vous vous souvenez de votre rencontre, vous ajoutez un autre niveau de familiarité avec les expériences partagées.

L'un des moyens de jouer facilement sur les deux tableaux est illustré par cet exemple :

J'ai été ravi de vous rencontrer au [lieu et occasion où vous vous êtes rencontrés].
De telles rencontres permettent de faire connaissance avec des gens et d'avoir des conversations enrichissantes qui laissent des impressions durables.

4. Utiliser le vôtre et le nôtre

La flatterie ne fait jamais de mal si elle est subtile (parfois même lorsqu'elle n'est pas subtile), alors utilisez-la à votre avantage.

Votre courriel renforcera légèrement l'ego du lecteur si vous vous référez constamment à l'ensemble de son entreprise comme à son équipe.

En outre, il convient d'éviter les expressions telles que "toi et moi" et de les remplacer par "nous" ou de les remplacer complètement par "toi".

Voici un exemple où l'on peut trouver un tel modèle de communication :

J'ai appris ce matin que votre équipe avait lancé une toute nouvelle ligne de produits. Vous et votre équipe pouvez être fiers de ce nouveau projet.

5. Demander des informations importantes.

Lorsque l'on s'adresse à un destinataire avec une idée spécifique, il faut poser des questions importantes, mais ne pas se contenter de dresser une liste de demandes. 

Les exigences ne sont pas un mode de communication amical.

Ainsi, combiner sa question avec d'autres qui ne sont pas en tête de liste est l'une des excellentes stratégies.

Par exemple, tu peux jouer sur une combinaison de l'ego des lecteurs et de ton intérêt général dans la première question, et la seconde est ta "vraie" question pour t'aider à prendre une décision. 

Exemple :

Je suis vraiment impressionné et j'aimerais en savoir plus sur la manière dont votre R&D a réussi à incorporer des structures aussi complexes dans des segments imprimés en 3D. De nombreux concurrents sont confrontés aux coûts de maintenance de ces produits. Comment votre entreprise fait-elle face à ces dépenses ? 

Les blocs de ce type présentent votre expertise et font l'éloge des progrès réalisés par l'entreprise du lecteur en matière de développement, mais votre principal intérêt est de savoir combien vous paierez pour un tel produit.

6. Partager gratuitement les connaissances

Lorsque vous partagez vos connaissances gratuitement, vous jouez sur plusieurs tableaux :

  • Mets en valeur ton expertise - Si les connaissances que tu partages sont reconnues par le lecteur comme une solution valable à un problème.
  • Considération - se manifeste par le fait de faire un effort pour aider le destinataire.
  • Expérience partagée - lien créé Si vous faites savoir que les connaissances que vous avez partagées vous ont aidé dans la même situation que celle que vit actuellement le lecteur. 

Il convient également de prêter attention à la manière dont le partage des connaissances est mis en œuvre :

  • Les gens n'aiment généralement pas qu'on leur dise qu'ils ne savent pas quelque chose.
  • Le fait de se sentir vulnérable peut inciter les lecteurs à s'éloigner de vous.

L'exemple ci-dessous est l'une des options permettant de transmettre les connaissances de manière positive :

La semaine dernière, je vous ai envoyé un article de The Economist sur [l'évolution de la dynamique du secteur] parce qu'il nous a aidés à résoudre une situation similaire à celle que vous rencontrez actuellement.

Templates Tu peux l'utiliser dans des scénarios de la vie réelle

Les e-mails "Keep in touch" templates que nous proposons dans cet article sont ceux que nous utilisons dans la plupart des situations.

Partageons donc quelques mots pour chacun d'entre eux.

1. Modèle pour une personne rencontrée lors d'un événement

Une pratique courante dans le monde des affaires d'aujourd'hui consiste à élargir autant que possible son réseau de contacts.

Lors d'un événement de réseautage, tu recevras et partageras de nombreuses cartes de visite. templates peut t'aider à utiliser réellement ces cartes.

Cher [Nom de la personne],
J'ai été ravi de vous rencontrer à [nom de l'événement] ! J'ai apprécié notre conversation sur [sujet abordé] et j'ai apprécié votre point de vue sur [point spécifique].
J'ai voulu assurer le suivi et rester en contact. Je pense qu'il pourrait y avoir un potentiel de collaboration ou simplement de mise en réseau à l'avenir. Peut-être pourrions-nous prendre un café ou un déjeuner la semaine prochaine pour poursuivre notre discussion et explorer les possibilités qui s'offrent à nous ?
Si tu es intéressé(e), fais-moi part de tes disponibilités et nous pourrons convenir d'une date et d'un lieu qui nous conviennent à tous les deux. J'espère avoir bientôt de vos nouvelles !
Meilleures salutations, [Votre nom]

2. Modèle à l'intention d'un ancien collègue

L'expérience partagée sur une longue période crée un lien fort entre les personnes, et ce n'est pas parce que vous choisissez des directions différentes dans la vie que vous devez perdre ce lien.

Cher [Nom de l'ancien collègue],
J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Cela fait un moment que nous ne nous sommes pas parlés et je tenais à vous saluer et à prendre de vos nouvelles.
Depuis notre dernière collaboration à [nom de l'entreprise], j'ai été [mentionnez brièvement vos activités professionnelles actuelles]. Je suis curieux de savoir ce que vous avez fait vous aussi. Comment va [nom de l'ancienne entreprise] ? As-tu poursuivi de nouvelles opportunités ?
Je me demandais également si vous aviez des conseils ou des idées sur [sujet ou défi spécifique]. Je travaille sur [projet ou objectif connexe], et je sais que ton expertise et ton expérience pourraient être précieuses.
Si vous avez un peu de temps, je serais ravie d'organiser un appel ou une réunion pour discuter plus en détail. Faites-moi savoir si cela vous convient, et nous pourrons convenir d'une date et d'une heure.
J'espère avoir bientôt de vos nouvelles !
Meilleures salutations, [Votre nom]

3. Modèle de connaissance personnelle

Une amitié que vous partagez avec une personne est un excellent point de départ pour établir un contact durable, car vous avez des expériences communes et vous pouvez passer l'étape de la présentation.

Et notre modèle peut être encore plus utile.

Cher [Nom de la connaissance],
J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé ! Cela fait un certain temps que nous ne nous sommes pas parlés, et je tenais à vous saluer et à prendre de vos nouvelles.
J'ai été très occupé par [mentionnez brièvement vos activités ou projets actuels], mais j'ai aussi pensé à notre dernière conversation sur [sujet abordé]. Je serais ravi de rattraper le temps perdu et d'entendre les dernières nouvelles ou les derniers développements à ce sujet.
Je voulais aussi vous dire que j'ai prévu de [mentionner brièvement les événements ou projets à venir], et que ce serait formidable si vous pouviez vous joindre à moi. Ce serait formidable de rattraper le temps perdu et de passer un peu de temps ensemble.
N'hésitez pas à me faire savoir si vous êtes disponible et intéressé par une rencontre. J'espère avoir bientôt de vos nouvelles !
Meilleures salutations, [Votre nom]

4. Modèle de personne en ligne

Avec le développement des applications de communication en ligne, et pas seulement des médias sociaux, des relations peuvent naître et exister entre des personnes situées de part et d'autre du globe.

Testez notre modèle dans de telles situations.

Cher [Nom de la personne],
J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je voulais te dire bonjour et voir comment tu allais depuis notre dernier contact en ligne. Je me suis occupé de [mentionnez brièvement vos activités ou projets actuels], mais j'ai aussi repensé à notre dernière conversation sur [sujet abordé].
J'aimerais rester en contact avec vous et me tenir au courant de vos dernières activités. Peut-être pourrions-nous planifier un appel ou un chat vidéo pour nous tenir au courant de ce qui s'est passé dans nos vies respectives et échanger des idées et des points de vue sur [sujet d'intérêt mutuel] ?
J'aimerais également connaître les événements ou projets à venir sur lesquels vous travaillez, ainsi que les nouvelles opportunités qui s'offrent à vous.
N'hésitez pas à me faire savoir si vous souhaitez vous connecter prochainement. J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles !
Meilleures salutations, [Votre nom]

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