N'êtes-vous pas fatigué de ne jamais avoir de réponse par courriel ?
Et qu'est-ce qui peut bien se passer avec les e-mails ?
Vous serez peut-être surpris, mais avec 4 milliards d'utilisateurs de messagerie électronique de nos jours, tout peut mal tourner.
Outre la concurrence des autres courriels dans la boîte de réception, vous devez également inciter le lecteur à cliquer sur le vôtre.
Les chiffres montrent que près de la moitié des destinataires de courrier électronique suppriment les messages provenant d'expéditeurs inconnus.
Pour être clair, il existe incontestablement des règles assez fondamentales que vous devez suivre pour vous assurer que vos courriels sont dans une forme "acceptable".
C'est une toute autre paire de manches que de trouver le moyen d'intéresser suffisamment les gens pour qu'ils répondent à vos courriels.
Pour clarifier les choses, nous avons dressé une liste des 9 stratégies efficaces pour améliorer vos compétences en matière de rédaction d'e-mails et accroître la participation des lecteurs aux e-mails.
Mais avant cela, passons rapidement en revue ces "bases".
Shell nous ?
4 étapes essentielles qui devraient avoir lieu dans chaque courriel
Si vous avez déjà rédigé des courriels, vous savez qu'il y a certaines règles à respecter.
Juste au cas où, je vais les passer en revue maintenant, pour que vous soyez prêt à l'avenir :
✔️ Commencez par une ligne d'objet claire - La ligne d'objet du courriel est la première chose que le destinataire voit, alors faites-la courte et claire.
✔️ Utilisez un style conversationnel - Essayez d'écrire d'une manière professionnelle qui donne l'impression que vous avez une conversation avec le lecteur.
✔️ Le courriel doit être bref et précis - Soyez clair et précis dans votre courriel. Évitez de divaguer.
✔️ Formatez votre courriel - Les puces et le texte en gras rendent les courriels plus faciles à lire et attirent l'attention sur les informations importantes.
Ces directives sont essentielles, ou évidentes, à garder à l'esprit lors de la rédaction de courriels.
Mais, comme nous l'avons mentionné précédemment, ils ne suffisent pas à améliorer les compétences en matière de rédaction d'e-mails.
Passons au chapitre suivant pour en savoir plus sur les stratégies avancées que la plupart des experts utilisent pour rédiger leurs courriels.
9 conseils pour améliorer les compétences en matière de rédaction d'e-mails
La différence la plus évidente dans la façon d'aborder la rédaction de votre courriel est de savoir si vous envoyez un courriel informel ou formel.
Mais il y a un piège qui a un impact sur le nombre de personnes qui interagissent avec vos e-mails et les ouvrent.
Tout est une question - à quel point vos emails sont génériques ?
Par conséquent, je vais vous présenter une méthode que vous pouvez suivre pour produire de meilleurs e-mails, quel que soit leur objectif.
1. Connaissez votre destinataire
Avant de commencer à rédiger votre message, vous devez vous demander : "Est-ce que je connais bien cette personne ?
C'est essentiel car cela améliore votre capacité à rédiger des e-mails efficaces qui obtiennent des réponses.
Pourquoi ça ?
L'une des raisons est qu'en agissant ainsi, vous montrez au destinataire qu'il est plus qu'un numéro sur votre liste d'adresses électroniques.
Deuxièmement, lorsque vous adressez un courriel à une personne spécifique, vous augmentez la probabilité qu'il soit lu et qu'on y réponde.
Éléments essentiels à garder à l'esprit concernant votre destinataire
🎯 Connaître son nom - Bien que cela puisse sembler évident, utiliser le nom du destinataire est un excellent moyen de rendre un courriel plus intéressant et personnel. Épellez correctement son nom et adressez-vous à lui par son titre approprié (par exemple, M., Mme, Dr.).
🎯 Comprendre son poste - Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un à titre professionnel, il est important de savoir ce qu'il fait pour l'entreprise ou l'organisation. Cela vous permettra d'aborder des questions spécifiques qui les intéressent dans votre message.
🎯 Faites des recherches sur son parcours - Avant d'envoyer un courriel à un nouveau contact, il est bon d'en apprendre le plus possible sur lui. Une façon de le faire est de parcourir leurs profils professionnels en ligne, par exemple sur LinkedIn ou sur la page de biographie de leur entreprise.
2. Choisissez la direction
Dans le monde affairé d'aujourd'hui, le courrier électronique a remplacé de nombreuses autres formes de communication.
Par conséquent, avant d'envoyer un courriel à un collègue, un client ou un ami, il est important de savoir ce que vous voulez accomplir avec ce courriel.
En déterminant l'objectif de votre courriel, vous pouvez le rendre plus pertinent pour le destinataire en répondant à ses préoccupations et questions spécifiques.
Les éléments essentiels à prendre en compte avec le but de votre courriel
🎯 Définissez votre objectif - Vous avez besoin d'entrer en contact avec quelqu'un pour poser une question, organiser une réunion, présenter une proposition commerciale ou simplement dire bonjour ? Une façon de s'assurer que votre message est reçu et compris est d'avoir un objectif clair en tête.
🎯 Tenez compte de votre public - L'objectif de votre courriel doit être pertinent pour les destinataires. Prenez en compte les préoccupations potentielles du destinataire, ses intérêts ou d'autres facteurs qui peuvent affecter le contenu de votre message.
🎯 Soyez concis et clair - Quel que soit l'objectif, vos mots doivent transmettre vos pensées clairement et rapidement. Assurez-vous que votre courriel est facile à lire et à comprendre en évitant le jargon et les phrases à rallonge.
3. Établir une approche unique
Selon les circonstances et le destinataire, il existe différentes approches que vous pouvez utiliser pour rédiger des courriers électroniques.
Rédiger un courriel à un client ou à un client potentiel peut être différent de rédiger un courriel à un collègue. Prendre la bonne décision peut vous aider à atteindre vos objectifs et à améliorer vos relations avec vos contacts.
Éléments essentiels à prendre en compte lors du choix de l'approche par courriel
🎯 Déterminez l'objectif de l'e-mail - Comme nous l'avons abordé à l'étape précédente, savoir pourquoi vous envoyez l'e-mail vous aidera à choisir la meilleure approche. Par exemple, une approche à la fois subtile et persuasive peut vous aider à influencer le destinataire.
🎯 Pensez à votre relation avec le destinataire - Votre approche dépend également de votre relation avec le destinataire. Si vous connaissez bien le destinataire, vous pouvez être plus décontracté et amical. En revanche, si vous vous adressez à un inconnu, vous devrez peut-être être plus formel.
🎯 Tenez compte du ton de votre message - Le ton de votre courriel est important. Si vous voulez transmettre une urgence ou une importance, soyez direct et autoritaire. Si vous voulez faire preuve d'empathie, soyez plus personnel.
Conseil de pro
Les outils d'écriture avancés de AI , tels que le module complémentaireTextCortex , vous permettent de passer d'un ton de voix à un autre.
De cette façon, vous pouvez orienter le ton de votre message dans la direction qui a le plus de sens à l'écrit.
4. Limitez la longueur de votre courriel à un niveau raisonnable
Il existe une corrélation directe entre la longueur de votre courriel et la façon dont il est reçu et s'il mène ou non à l'action souhaitée.
Par exemple, les gens ont une courte durée d'attention et sont constamment inondés de courriels et d'autres formes de communication.
Avec des courriels trop longs, vous risquez de perdre rapidement l'intérêt du lecteur.
En outre, un long courriel peut être intimidant et déroutant, ce qui fait que le destinataire a du mal à saisir le point central ou l'objectif du message.
Sans compter que, selon le contexte et le destinataire, ces courriels peuvent être considérés comme non professionnels ou inappropriés.
Pour éviter tous ces pièges, tenez compte des éléments essentiels suivants lors de la rédaction de votre prochain courriel.
Éléments essentiels à prendre en compte concernant la longueur de votre courriel
🎯 Utilisez la mise en forme à votre avantage - Rendez votre message plus facile à lire en séparant les grands blocs de texte par des mises en forme telles que des puces ou du texte en gras. Cela aidera le lecteur à se concentrer sur les détails les plus cruciaux.
🎯 Ne sacrifiez pas la clarté à la brièveté - Maintenez la clarté tout en gardant votre courriel bref. Fournissez un contexte et un message clair.
🎯 Utilisez les pièces jointes lorsque cela est nécessaire - Au lieu de tout inclure dans votre courriel, utilisez les pièces jointes pour envoyer plus d'informations. Cela vous aidera à rédiger des courriels concis.
Conseil de pro
Lorsque chaque mot que vous voulez dire est essentiel au message, couper les mots inutiles peut être un défi.
Pour atteindre cet objectif, la grande majorité des outils de rédaction deAI font appel à des fonctions de résumé.
En sélectionnant cette option, vous pourrez extraire les aspects les plus importants de votre texte sans altérer le sens de ce que vous vouliez dire.
extension Pour obtenir un résumé concis d'un texte plus long, vous pouvez utiliser un site Web comme TextCortex et sélectionner l'option"Summarize".
5. Équilibrez votre personnalisation
Saviez-vous que la personnalisation est considérée comme l'une des méthodes les plus efficaces pour augmenter l'engagement par près de 60% des spécialistes du marketing par e-mail les plus performants?
Le degré de personnalisation approprié dans un courriel peut varier en fonction du contexte et du destinataire.
Une personnalisation équilibrée des e-mails est importante car elle peut vous aider à établir un lien avec le destinataire tout en maintenant un niveau de professionnalisme.
Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez conserver une personnalisation équilibrée dans vos e-mails :
✔️It a le potentiel d'approfondir l'implication du destinataire et de créer un lien plus fort.
✔️It montre que vous vous intéressez à la connexion et que vous êtes prêt à communiquer efficacement.
✔️It vous aide à rester en dehors de l'espace personnel du destinataire pour éviter tout malaise.
✔️Upholds un niveau de professionnalisme.
Éléments essentiels à prendre en compte pour inclure la personnalisation dans vos e-mails
🎯 Relation avec le destinataire - Vous pouvez personnaliser davantage votre courriel si vous connaissez le destinataire. Cependant, évitez la personnalisation si vous ne connaissez pas la personne ou si vous écrivez dans un contexte plus formel.
🎯 Objectif de l'e-mail - La personnalisation dépend également de l'objectif de l'e-mail. Personnaliser un email marketing destiné à des clients potentiels en utilisant leur nom peut le rendre plus engageant. La personnalisation dans les e-mails professionnels formels peut manquer de professionnalisme.
🎯 Considérations culturelles - La personnalisation peut également dépendre de la culture. Dans certaines cultures, il est impoli d'appeler quelqu'un par son prénom, sauf si vous êtes proches. Tenez compte des différences culturelles lorsque vous personnalisez.
6. Inclure des éléments visuels - ou non ?
Saviez-vous que les e-mails contenant des vidéos peuvent augmenter les taux de clics de 300%.?
Alors, faut-il ou non inclure des éléments visuels dans vos courriels ?
La réponse est oui : l'inclusion d'images dans vos messages électroniques stimule l'interaction, augmente les chances que le destinataire lise votre message et améliore la communication.
Cependant, les visuels ne se contentent pas d'attirer l'attention des gens : ils peuvent également faciliter la compréhension, renforcer l'image de votre marque et faire en sorte que votre message reste dans l'esprit des gens.
Éléments essentiels à prendre en compte pour inclure des éléments visuels dans vos e-mails
🎯 Pertinence - Les éléments visuels de votre e-mail doivent correspondre. Si vous faites la promotion d'un produit, incluez des images qui montrent ses caractéristiques et ses avantages. De même, utilisez des images pertinentes lorsque vous partagez des actualités.
🎯 Qualité - Pour garantir la clarté et l'attrait visuel, utilisez des images et des vidéos de haute qualité. Des visuels de mauvaise qualité peuvent détourner votre message et nuire à votre marque.
🎯 Taille - Pour accélérer le chargement des e-mails, optimisez la taille des images. Utilisez des images et des vidéos de taille appropriée pour éviter les problèmes de formatage.
7. Dites à vos destinataires ce qu'ils doivent faire
Saviez-vous que le taux de clic le plus élevé pour un bouton d'appel à l'action était de presque 70 %.?
L'appel à l'action (CTA) est un élément essentiel de toute campagne de marketing par courriel et peut déterminer le succès ou l'échec de la campagne.
Si vous voulez que les gens achètent votre produit, s'inscrivent sur votre site newsletter, acceptent une invitation à une réunion ou visitent votre site web, vous avez besoin d'un appel à l'action (AAC).
Mais comment savoir si le call-to-action (CTA) de votre courriel est efficace ?
J'ai énuméré ci-dessous quelques-uns des facteurs les plus importants.
Éléments essentiels à prendre en compte lors de la création d'un CTA dans votre courriel
🎯 Le CTA est clair et concis - Les CTA clairs et simples sont les meilleurs. Utilisez des mots orientés vers l'action pour transmettre votre message et évitez les termes confus ou ambigus. Votre public est plus susceptible d'agir s'il peut facilement comprendre ce que vous voulez qu'il fasse....
🎯 Le CTA s'aligne sur le contenu de l'email - Votre CTA doit correspondre au contenu de votre email. Si vous faites la promotion d'un nouveau produit, votre CTA doit encourager les clients à acheter ou à en savoir plus. Si vous partagez des nouvelles, votre CTA pourrait encourager les lecteurs à visiter votre site Web ou à s'inscrire sur votre site newsletter .
🎯 Le CTA crée l'urgence - Pour inciter votre public à agir rapidement, il peut être utile de lui insuffler un sentiment d'urgence. Créez un sentiment d'urgence en utilisant des expressions comme "offre à durée limitée" ou "agissez maintenant" pour inciter votre public à agir rapidement.
8. Incorporer la signature pour plus de crédibilité
Avoir une signature au bas de vos e-mails est un excellent moyen de montrer que vous prenez votre travail au sérieux.
De plus, vos destinataires peuvent en apprendre davantage sur vous en consultant votre signature, notamment votre titre de poste, vos coordonnées et vos profils de médias sociaux.
Ainsi, une signature de courriel crédible et impressionnante peut vous aider à faire une bonne impression sur vos destinataires.
Éléments essentiels à prendre en compte lors de l'ajout de la signature dans votre courriel
🎯 Soyez concis - Il est recommandé que votre signature soit concise et directe. Votre nom, votre fonction, le nom de votre entreprise, votre numéro de contact et votre adresse électronique sont les seuls éléments d'information obligatoires qui doivent figurer....
🎯 Utilisez une police de caractères professionnelle - Gardez votre signature propre et lisible dans un souci de crédibilité. Utilisez une police simple, comme Arial ou Times New Roman.
🎯 Inclure vos profils de médias sociaux - Incluez des liens vers vos profils de médias sociaux professionnels (comme LinkedIn et Twitter) dans votre signature de courriel.
9. Maintenir la crédibilité grâce à un contenu exempt d'erreurs
Pour gagner et conserver la confiance de vos destinataires, vous devez veiller à ce que votre courrier électronique soit exempt d'erreurs à tout moment.
Par exemple, d'après les statistiques, voici les trois erreurs les plus courantes dans la rédaction d'un courriel :
- Fautes de frappe et de grammaire 64 %.
- Emails incomplets 63%
- Le destinataire a mal compris le message 50%
En conséquence, un contenu inexact ou mal rédigé donne l'impression que vous manquez de professionnalisme et de fiabilité.
Pour éviter que cela ne se produise, suivez les étapes suivantes pour vous assurer que votre contenu est exempt d'erreurs lors de la relecture.
Éléments essentiels à prendre en compte lors de la relecture de votre courriel
🎯 Utiliser un correcteur grammatical - Utilisez des correcteurs grammaticaux pour améliorer vos écrits.
🎯 Vérifiez vos faits - Assurez-vous de revérifier vos références et vos données .
🎯 Suivre les guides de style - Utiliser le style d'écriture approprié lorsqu'on écrit pour un public spécifique.
🎯 Lire à haute voix - Entendre votre contenu à haute voix est un excellent moyen de repérer les fautes de frappe et autres erreurs dans votre écriture.
Conseil de pro
Si vous avez des difficultés à vous relire, recherchez des outils offrant des fonctions de synthèse vocale qui peuvent lire votre contenu à votre place.
TextCortex offre une telle option dans son menu de réécriture - la fonction "Text-to-speech". Il suffit de surligner le texte et de cliquer sur le bouton "Play".
Récapitulons
Avez-vous remarqué une tendance parmi les 9 conseils que nous avons énumérés pour améliorer vos compétences en matière de rédaction d'e-mails ?
Lorsque l'une d'entre elles est mise en place, les autres suivent ou sont affectées.
En suivant ces conseils, vous maîtriserez certainement l'art de rédiger des courriers électroniques. Malheureusement, ce n'est pas toujours une tâche facile et rapide.
D'autant plus s'il doit être fait à la main.
Dans ce contexte, nous vous suggérons d'utiliser un logiciel de rédaction d'e-mails, tel que TextCortex, afin de réduire le temps consacré à la rédaction tout en améliorant la qualité et l'efficacité de vos communications.
Pourquoi TextCortex?
Le plugin TextCortex offre :
✔️ Fonctions de réécriture pour améliorer la qualité de votre contenu (réécriture, résumé, ton, traduction, etc.).
✔️ Fonction"Long-form post" pour composer rapidement de longs messages en une seule fois.
✔️ Fonction "Bullet to email" pour convertir une liste à puces en un courriel.
✔️ "Fonctions de remue-méninges" disponibles sur plus de 2000 plateformes différentes.
✔️ Advanced "Mode Zeno" pour prédire la sortie et la structure du contenu les plus optimales.
✔️ 60+ disponibles AI templates pour créer toute forme de contenu que vous souhaitez.
✔️ "Chat Zeno"pour obtenir les résultats souhaités dans le cadre d'une conversation.
Nous ne nous en vanterons pas. En utilisant notre plan freemium, vous pouvez prétendre à 10 créations gratuites par jour pour l'essayer vous-même.
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