¿Alguna vez has tenido que retrasar planes inesperadamente?
No es la mejor sensación del mundo, ¿verdad?
Quizá la situación aún peor es cuando tienes que posponer un acontecimiento importante con poca antelación.
¿Qué dices en esa situación y mantienes la profesionalidad y la credibilidad?
Eso es exactamente lo que aprenderás en este artículo, ya que hemos preparado para ti 9 pasos sobre cómo escribir un correo electrónico para aplazar un evento.
Además, te presentamos una herramienta útil que puede facilitarte mucho este trabajo.
¡Empecemos!
¿Hasta qué hora es demasiado tarde enviar un correo electrónico para aplazar un acto?
Evita los avisos de última hora: abstente de cambiar la fecha en las 48 horas anteriores al acontecimiento, a menos que sea absolutamente necesario.
Sin embargo, el plazo para aplazar un acto por correo electrónico viene determinado por una serie de factores, entre ellos:
- el tipo de acontecimiento
- la naturaleza de tu problema
- el tamaño del acontecimiento
Pero, como pauta general, envía este correo electrónico en cuanto tomes la decisión.
Si vas a posponer una fiesta informal o una ocasión no urgente, suele bastar con enviar un correo electrónico unos días antes.
Sin embargo, avisa con suficiente antelación de las reuniones formales, como conferencias o reuniones importantes, preferiblemente con semanas de antelación.
Esto permite a los asistentes la oportunidad de ajustar sus horarios en consecuencia.
9 pasos para escribir un correo electrónico para aplazar un evento
Aquí tienes 9 pasos que pueden ayudarte a elaborar un correo electrónico para aplazar un evento.
Paso 1: Ofrecer una disculpa
No es el fin del mundo si algo fuera de tu control te obliga a posponer un evento.
Los contratiempos inesperados ocurren, pero cuando tienes que posponer un acto, una disculpa sincera llega muy lejos.
Comienza tu correo electrónico con un sincero "lo siento" para demostrar que te preocupas por las molestias causadas.
Así demostrarás que valoras el tiempo de los demás.
💡ProTip
¿Cómo puedes hacerlo?
Se trata de encontrar un equilibrio en tu tono. Por ejemplo:
Mal ejemplo: "Debido a circunstancias imprevistas, el acto queda aplazado; disculpen las molestias".
Buen ejemplo: "Lamentablemente, circunstancias imprevistas nos han obligado a aplazar el acto previsto para la próxima semana; pedimos sinceras disculpas por las molestias causadas y estamos trabajando activamente para reprogramarlo con prontitud."
¿Hay alguna forma de dar en el clavo cada vez que escribes? Sí.
Siempre que necesites ajustar el tono de tu texto, ¡prueba la función Cambiador de tono de TextCortex!
Ofrece más de 10 tonos diferentes para elegir.
Tanto si quieres que tu mensaje suene formal, amistoso, informal, respetuoso o cálido , esta función te tiene cubierto 👇
Paso 2: Explica los motivos
Además de disculparte, explica por qué hubo que aplazar el acto.
Por ejemplo:
✔️If eres el organizador:
"Lamentablemente, debido a problemas logísticos inesperados que escapan a nuestro control, debemos posponer el evento. Nos disculpamos sinceramente por cualquier inconveniente que esto pueda causar y estamos trabajando activamente para resolver el problema con prontitud."
✔️If tú eres el asistente:
"Lamentablemente, debo aplazar nuestra reunión debido a circunstancias inevitables que han surgido. Pido disculpas por las molestias que esto pueda causar y agradezco tu comprensión en este asunto."
No es necesario que entres en grandes detalles, pero dar una explicación rápida permite al destinatario comprender que esta situación era inevitable.
De este modo, sabrán que estaba fuera de tu control y que no querías faltarles al respeto.
Paso 3: Reconocer el inconveniente
Demuestra que comprendes que el aplazamiento del acto causó ciertos problemas.
Reconocerlo muestra respeto por su importancia, es como decir:"Lo entiendo, esto no es lo ideal".
Comprender el problema también demuestra profesionalidad ya que reconoces los retos y te comprometes a afrontarlos.
💡ProTip
Con TextCortex, ¡sólo 3 viñetas pueden llevarte al correo electrónico completo!
Por ejemplo, basta con escribir:
- "Lo siento, tengo que posponer nuestra reunión"
- "Surgieron asuntos familiares de forma inesperada"
- "Sé que no es lo ideal, y te pido disculpas"
Haz clic en el icono de correo electrónico y TextCortex escribirá el resto del correo en unos segundos 👇.
Paso 4: Proporciona una fecha u hora diferente
Asegúrate de proporcionar otra fecha y hora para el acto aplazado.
Esto demuestra que sigues queriendo que se produzca el acontecimiento, incluso con los cambios.
Si el acto no tiene demasiada gente, preséntales una lista de todas las fechas disponibles.
De este modo, los destinatarios pueden elegir lo que más les convenga.
Además, hazles saber que eres flexible y estás dispuesto a adaptarte a sus horarios.
Si el acontecimiento es demasiado grande, prográmalo para otro día e informa a la gente de la hora y fecha exactas.
Paso 5: Ofrece algo a cambio
Por supuesto, este paso depende del tipo de acontecimiento que quieras aplazar.
Si se trata de una reunión o un acto de empresa, no debes ofrecer nada a cambio, sino sólo acordar una nueva fecha y hora.
Puedes ofrecer algo a cambio si quieres posponerlo:
- Evento en red
- Conferencia
- Feria de muestras
- Acto educativo
He aquí algunos ejemplos de lo que puedes ofrecer a cambio, según el acto:
✔️If estás posponiendo un evento de networking, puedes ofrecerte a organizar talleres virtuales en los que los líderes del sector puedan debatir temas como la marca personal o las estrategias de networking eficaces .
✔️If vas a aplazar una conferencia, ofrécete a poner a disposición de los asistentes sesiones y presentaciones grabadas a la carta para que puedan verlas cuando quieran.
✔️If es una feria comercial, puedes ofrecer ofertas y descuentos exclusivos.
✔️For eventos educativos, puedes proporcionar contenidos o recursos adicionales relacionados con el tema del evento para compensar el retraso.
Aunque no siempre es necesario, puede ayudar a mostrar agradecimiento por su cooperación y comprensión.
💡ProTip
Si se te acaba el tiempo y necesitas pensar en algo rápido, ¡pregúntale a Zeno!
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Paso 6: Personaliza el correo electrónico
Independientemente del tipo de evento, es importante personalizar tu mensaje.
Si escribes a una persona, empieza dirigiéndote al destinatario por su nombre.
Además de eso, dependiendo de la relación que tengas con el destinatario o destinatarios, puedes utilizar un tono más informal, similar a cómo te comunicarías habitualmente con ellos.
Esto da un toque personal al mensaje, haciéndolo parecer más auténtico.
💡ProTip - Persona
TextCortex ofrece una función llamada Persona Digital, que facilita mucho la personalización de los mensajes.
¿Cómo funciona?
Di algo sobre ti, proporciona la muestra de texto y TextCortex creará una persona que escriba y suene igual que tú.
Incluso puedes seleccionar uno de los personajes existentes para que coincida con la profesión de tu destinatario.
De este modo, puedes escribir en un estilo más cercano al suyo, haciendo que tu mensaje sea más cercano.👇
Paso 7: Corrige tu mensaje
La corrección te ayuda a detectar cualquier error ortográfico, la gramáticao de puntuación que hayas pasado por alto al escribir.
Corregir estos errores garantiza que tu mensaje tenga un aspecto profesional y sea fácil de entender. Además, te ayuda a asegurarte de que todos los detalles, como fechas, horas y archivos adjuntos, son correctos.
De este modo, no enviarás información errónea ni causarás confusión.
💡ProTip
¡Con TextCortex corregir errores es tan fácil como seleccionar el texto!
Escribe tu mensaje, selecciona la parte que quieres comprobar y haz clic en el icono de la llave inglesa.
TextCortex te corregirá todos los errores en un segundo 👇
Paso 8: Expresa tu agradecimiento por su comprensión
Termina tu correo electrónico con un agradecimiento sincero. Expresar gratitud por su comprensión llega muy lejos, sobre todo cuando las emociones están a flor de piel. Permitir que tus destinatarios sepan que aprecias su ayuda y colaboración mantiene una comunicación positiva y fácil.
Lista de comprobación para escribir un correo electrónico para aplazar un acto
Aquí tienes una lista de comprobación que debes revisar antes de enviar tu correo electrónico para aplazar un acto:
✅¿Me dirigí al destinatario personalmente, si fue posible?
✅¿Incluí una disculpa y expliqué el motivo del aplazamiento?
✅¿He ofrecido otras fechas o he proporcionado una fecha fija?
✅¿He demostrado comprender el problema causado por el aplazamiento?
✅¿Te he ofrecido algo por las molestias?
✅¿He comprobado dos veces el mensaje para detectar todos los posibles errores y la información que falta?
✅ ¿Mi correo electrónico es conciso y claro?
Plantilla 1 - Ejemplo de correo electrónico personal para un evento pequeño
"Asunto: Aplazamiento de [Nombre del acto]
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Te escribo para informarte de que, lamentablemente, tenemos que aplazar el próximo [Nombre del acto], previsto inicialmente para [Fecha]. Me disculpo sinceramente por cualquier inconveniente que esto pueda causar.
Debido a circunstancias imprevistas ajenas a nuestro control, como [explica brevemente el motivo], no podemos seguir adelante con el acto según lo previsto. Por favor, ten la seguridad de que estamos trabajando diligentemente para resolver estos problemas y asegurar la ejecución sin problemas del evento en una fecha posterior.
Comprendo que este cambio pueda alterar tu agenda, y por ello, lo siento de veras. Aprecio enormemente tu comprensión y flexibilidad durante este tiempo.
En vista del aplazamiento, me gustaría ofrecerte algunas fechas alternativas para el acto: [Enumera las fechas y horas alternativas]. Por favor, hazme saber qué opción te viene mejor, o si tienes alguna preferencia en cuanto a la reprogramación.
Una vez más, te pido disculpas por las molestias causadas y te agradezco tu comprensión y apoyo.
Si tienes alguna pregunta o duda, no dudes en ponerte en contacto conmigo directamente en [Tu información de contacto].
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu cargo/título]
[Tu información de contacto]"
Plantilla 2 - Ejemplo de correo electrónico de grupo para un evento más grande
"Asunto: Actualización importante: Aplazamiento de [Nombre del evento de la feria]
Hola a todos,
Espero que estéis todos bien.
Me pongo en contacto con vosotros para informaros de que, lamentablemente, debemos aplazar [Nombre del evento de la feria], previsto inicialmente para [Fecha original].
Siento sinceramente las molestias que esto pueda causar. Debido a un mantenimiento inesperado del recinto, no podemos continuar con el evento tal y como estaba previsto.
En vista de este aplazamiento, hemos conseguido una fecha alternativa para el evento: [Nueva fecha].
Comprendemos que este cambio pueda alterar tu horario, y esperamos sinceramente que esta nueva fecha sea adecuada para todos los asistentes. Agradecemos enormemente tu comprensión y flexibilidad durante este tiempo.
Para expresar nuestra gratitud por tu cooperación, nos gustaría ofrecer a cada asistente un pase de acceso gratuito de un mes a nuestra biblioteca de recursos online de primera calidad, donde podrás acceder a perspectivas exclusivas del sector, seminarios web y materiales descargables.
Una vez más, te pido disculpas por las molestias causadas y te agradezco tu comprensión y apoyo.
Tu cooperación es inestimable para nosotros, y esperamos organizar un evento de éxito con tu participación en la fecha reprogramada.
No dudes en ponerte en contacto conmigo directamente en [Tu información de contacto] si tienes alguna pregunta.
Gracias por tu atención a este asunto.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu cargo/título]
[Tu información de contacto]"
Para terminar
Aunque probablemente a nadie le gusten los imprevistos y el aplazamiento de un acontecimiento, si lo haces bien la persona a la que das la noticia puede transmitirla fácilmente.
Recuerda que no se trata sólo de informar, sino de ofrecer soluciones al problema que ha surgido.
Encajar todo eso en un correo electrónico no siempre es la tarea más fácil, así que te ofrecemos una solución de IA.
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