Verfassen von Projektbeschreibungen [+ kostenlose Projektbeschreibungsvorlage]

Wenn Sie eine einfache Möglichkeit suchen, Stakeholder, Investoren und Mitarbeiter über das Projekt zu informieren, brauchen Sie einen Projektbrief. E-Mails oder Nachrichten reichen nicht aus, um Mitarbeiter und Stakeholder über das Projekt zu informieren, und sind voller Lücken. Aus diesem Grund müssen Sie ein Briefing erstellen, das das gesamte Projekt zusammenfasst und die notwendigen Informationen enthält. Wenn Sie nicht wissen, wie man ein Projektbriefing schreibt, keine Sorge, wir helfen Ihnen dabei!

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Projektbriefing ist und wie Sie es Schritt für Schritt verfassen können.

Sind Sie bereit? Lasst uns eintauchen!

TL; DR

• Ein Projektbrief gibt einen schnellen Überblick über Ihr Projekt und enthält das notwendige Wissen, das die Leser interessieren könnte.
• Ein Projektbriefing vermittelt den Beteiligten die Grundlagen des Projekts und ermöglicht den Teammitgliedern ein besseres Verständnis des Projekts.
• Projektunterlagen sind für die Mitarbeiter wichtig, um den Zweck des Projekts zu verstehen und auf dem Laufenden zu bleiben.
• Eine Projektbeschreibung sollte folgende Elemente enthalten: Projektzusammenfassung, Zweck, Ziele und Hauptergebnisse, messbare Daten, Zeitplan und Zielgruppe.
• Sie können KI-Tools verwenden, um Projektbriefings von Grund auf neu zu erstellen oder sie zur Verbesserung Ihrer bestehenden Projektbriefings einzusetzen.
• ZenoChat unterstützt Sie bei der Erstellung von Projekttexten mit mehreren Sprachmodellen, Wissensdatenbanken, einer Websuche und einer leistungsstarken Retrieval-gestützten Generierung.

Was ist ein Projektbrief?

Ein Projektbrief ist ein kurzer Überblick über Ihr Projekt und enthält das notwendige Wissen, damit die Leser das Was, Warum, Wann und Wie des Projekts verstehen. In Ihrem Projektbriefing können Sie Informationen zu Ihrem Projekt auflisten, z. B. Beteiligte, Ziele, Messgrößen, Zeitrahmen, messbare Daten und Zielgruppe. Ein Projektbriefing ist ein Dokument, das wichtige Überschriften und Informationen enthält, die Sie an Ihr Team und die Beteiligten weitergeben können.

Vorteile eines Projektbriefs

Ein Projektbriefing vermittelt den Stakeholdern und Investoren die Grundlagen eines Projekts und lädt sie ein, Vorschläge zu machen oder Fragen zu stellen. Außerdem können Sie mit einem Projektbriefing alle Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel ausrichten und ihre Kommunikation stärken. Einige der Vorteile eines Projektbriefs sind:

• Verbesserte Projektkommunikation
• Rationalisiertes Projektmanagement
• Zusammenarbeit mit den Interessengruppen
• Unterstützende Führung

Was gehört zu einem Projektbrief?

Ein Projektbrief ermöglicht es Ihnen, wichtige und gewünschte Informationen an Interessengruppen, Investoren und Teammitglieder zu übermitteln. Aus diesem Grund sollten Sie Informationen, die Ihrer Meinung nach für Interessengruppen und Mitarbeiter wichtig sind, in Ihr Projektbriefing aufnehmen. Generell gilt für Ihre Projektbeschreibung, dass Sie die Daten so dosieren sollten, dass die Leser nicht von den Informationen, die Sie liefern, überwältigt werden. Was auch immer Ihr Projekt ist, es gibt Informationen, die Sie in die Projektbeschreibung aufnehmen müssen;

• Zusammenfassung des Projekts
• Absicht des Projekts
• Ziele und Hauptergebnisse
• Erfolgsindikatoren
• Zeitplan des Projekts
• Projektzielgruppe

Warum ist ein Projektbrief wichtig?

Ein Projektbriefing ist eine Übersicht, die den Mitarbeitern und Beteiligten bei der Durchführung Ihres Projekts als Leitfaden dient. Darüber hinaus können alle Teammitglieder dank des Projektbriefs über allgemeine Informationen und Meinungen zum Projekt verfügen. Ein Projektbriefing ist für die Beteiligten wichtig, um zu verhindern, dass sie sich in E-Mail- oder Nachrichtenstapeln verlieren, und um ihnen einen klaren Leitfaden für das Verständnis Ihres Projekts und für Bewertung an die Hand zu geben.

Wie schreibt man einen Projektbrief?

Um ein Projektbriefing zu erstellen, das Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern als Leitfaden dient, müssen Sie es formatieren und organisieren, bevor Sie es schreiben. Sie können ihn mit Hilfe einer Projektvorlage an Ihr Projekt anpassen oder ihn von Grund auf neu verfassen.

1-) Projektzusammenfassung

Wenn Sie mit dem Verfassen einer Projektbeschreibung begonnen haben, ist der erste Abschnitt, den Sie ausfüllen müssen, die Projektzusammenfassung. In diesem Abschnitt müssen Sie in wenigen Sätzen die wichtigsten Punkte und den Umfang Ihres Projekts erläutern. Die Sätze in diesem Abschnitt sollten die "Warum"-Fragen der Beteiligten und Teammitglieder beantworten. Sie können hier auch Links oder Ressourcen einfügen, die für die Leser hilfreich sein könnten, um das Projekt zu verstehen.

2-) Definieren Sie den Projektzweck

Der Projektzweck ist das Ziel, das Sie mit dem Abschluss des Projekts erreichen wollen. In diesem Abschnitt müssen Sie Ihren Stakeholdern und Teammitgliedern erklären, welche Probleme Ihr Projekt lösen wird. Auf diese Weise können Ihre Stakeholder den Zweck Ihres Projekts verstehen und Ihre Teammitglieder können sich besser auf Ihr Projekt konzentrieren. Sie können die grundlegenden Fragen Ihrer Leser beantworten, indem Sie diesen Abschnitt unmittelbar nach der Projektzusammenfassung erläutern.

3-) Umriss der Ziele und wichtigsten Ergebnisse

Während des Brainstormings und der Erstellung Ihres Projekts haben Sie wahrscheinlich Ihre Ziele und Ergebnisse definiert. In diesem Abschnitt müssen Sie Ihre Ziele und wichtigsten Ergebnisse so detailliert wie möglich erläutern. In diesem Abschnitt können Sie Ihr Projekt in wichtige Meilensteine unterteilen und die erwarteten Ergebnisse für jeden Teil auflisten. In diesem Abschnitt können Sie auch eine Verbindung zwischen den Projektzielen herstellen, um zu zeigen, wie jeder Schritt des Prozesses zur Erreichung des Gesamtziels beiträgt.

4-) Definieren Sie messbare Daten

Sie müssen Metriken und messbare Daten auswählen, die den Erfolg Ihres Projekts am besten verdeutlichen. Zu den messbaren Daten Ihres Projekts können Kennzahlen wie Website-Traffic, Anzahl der Neukunden, erhöhte Klickrate und Besucherzahlen gehören. Sie können die Erfolgsquote Ihres Projekts messen, indem Sie diese Daten während des Projektverlaufs überprüfen. Die Festlegung messbarer Daten für Ihr Projekt wird sich auch positiv auf die Einstellung der Beteiligten und Investoren zu Ihrem Projekt auswirken.

5-) Legen Sie den Zeitplan für das Projekt fest

Eines der wichtigsten Elemente Ihres Projekts ist der Zeitplan. Der Zeitplan eines Projekts gibt den Beteiligten und Teammitgliedern eine Vorstellung davon, wann das Projekt abgeschlossen sein wird. Sie können den Zeitplan auch so festlegen, dass Sie mit dem Projekt beginnen und ihm eine voraussichtliche Abschlusszeit geben. Anstatt eine einzige Frist für Ihr Projekt festzulegen, können Sie für jede Phase Meilensteine festlegen und diese mit Ihren Interessengruppen und Teammitgliedern besprechen. Generell empfiehlt es sich, zu den von Ihnen festgelegten Fristen zusätzliche Zeit hinzuzufügen, um den Abschluss des Prozesses zu gewährleisten.

6-) Definieren Sie die Zielgruppe

Jedes Projekt hat eine Zielgruppe, für die es ein Problem lösen soll. Sie können den Ton Ihres Projekts angeben und Ihren Teammitgliedern Ziele vorgeben, indem Sie Ihrem Projektbriefing ein Zielpublikum hinzufügen. Sie können auch Ihre Überzeugungskraft gegenüber Interessengruppen und Investoren erhöhen, indem Sie Ihrem Briefing potenzielle Zielgruppen hinzufügen, die von Ihrem Projekt profitieren werden. Schließen Sie Ihr Projektbriefing ab, indem Sie ein Zielpublikum definieren.

Bonus-Tipp: KI-Tools nutzen

Wenn Sie den Prozess der Briefschreibung für Ihr Projekt verbessern möchten, können Sie KI-Tools in diesen Prozess einbeziehen. KI-Tools rationalisieren den Schreibprozess für Projektvorlagen mit ihren fortschrittlichen, umfangreichen Sprachmodellen, trainierten Daten und Texterstellungsfunktionen. Darüber hinaus können Sie mit KI-Assistenten wie ZenoChat, in den Sie Ihre internen Daten hochladen können, Projektbeschreibungen anhand Ihrer Daten erstellen!

ZenoChat: Einfaches Erstellen von Projektbeschreibungen

ZenoChat ist ein KI-Begleiter, der von TextCortex entwickelt wurde, um die Arbeitsbelastung von Einzelpersonen und Unternehmen zu verringern. Mit ZenoChat können Sie verschiedene Arten von schriftlichen Inhalten aus Projektunterlagen templates erstellen. ZenoChat bietet seinen Nutzern Funktionen wie fortgeschrittene LLMs wie GPT-4o, Claude 3.5 Sonnet, Wissensdatenbanken, Websuche, leistungsstarke RAG und individuelle Personas. ZenoChat ist als Webanwendung und als Browser extension verfügbar, der in mehr als 30.000 Websites und Anwendungen integriert ist.

ZenoChat - Wissensdatenbanken

Mit den Wissensdatenbanken von ZenoChat können Sie für jedes Ihrer Projekte separate Dateien erstellen und Ihre Projektdokumente hochladen. Anschließend können Sie ZenoChat auffordern, diese Daten zu analysieren und eine Projektbeschreibung templates zu erstellen. Durch die Analyse der Absicht in der ZenoChat-Eingabeaufforderung und die Verwendung des von Ihnen ausgewählten Wissensdatenbank-Ordners werden klare, präzise und qualitativ hochwertige Projektbeschreibungen für Sie erstellt.

ZenoChat und seine Wissensdatenbanken können auch die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens steigern. Sehen Sie die Ergebnisse aus einer unserer Fallstudien:

• TextCortex wurde umgesetzt für Kemény Boehme Consultants als Lösung für diese Herausforderungen implementiert, und heute berichten die Mitarbeiter über eine gesteigerte Effizienz und Produktivität(durchschnittlich 3 Arbeitstage pro Monat und Mitarbeiter eingespart).
• AICX, ein Ökosystempartner von TextCortex, war maßgeblich am Onboarding beteiligt und trug dazu bei, dass das Team innerhalb der ersten Wochen eine Aktivierungsrate von 70 % erreichte.
• Das Vertrauen der Mitarbeiter in den Einsatz und die Arbeit mit KI stieg um 60 %.‍
• Die Implementierung führt zu einem 28-fachen Return on Investment (ROI).

Projektbrief-Vorlage

Um mit ZenoChat eine Projektbeschreibung templates zu erstellen, müssen Sie lediglich eine Eingabeaufforderung eingeben. ZenoChat generiert mit Hilfe seiner fortschrittlichen LLMs und trainierten Daten eine für Ihren Zweck geeignete Projektbeschreibung templates .

So sieht es aus:

Projekttitel: Integration von KI-Lösungen in den Kundensupport

Name des Unternehmens: Acme Inc.

Projektübersicht:

In einer Zeit, in der die digitale Transformation von größter Bedeutung ist, möchte Acme Inc. seinen Kundensupport durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) verbessern. Dieses Projekt konzentriert sich auf den Einsatz von KI-Technologien, um die Reaktionszeiten zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Supportprozesse zu optimieren.

Zielsetzungen:

1. Verbessern Sie die Reaktionszeiten: Setzen Sie KI-gesteuerte Chatbots ein, um einfache Kundenanfragen zu bearbeiten und eine schnellere Lösung zu ermöglichen.
2. Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit: Nutzen Sie KI, um personalisierte Antworten und Lösungen bereitzustellen und so das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.
3. Support-Prozesse rationalisieren: Implementieren Sie Automatisierungstools zur Erledigung sich wiederholender Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter um komplexere Probleme kümmern können.
4. Datengestützte Einblicke: Nutzen Sie KI-Analysen, um Einblicke in das Kundenverhalten und -feedback zu gewinnen und so eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen.

Umfang:

Dieses Projekt wird Folgendes umfassen:

• KI-Chatbot-Bereitstellung: Entwicklung und Integration eines Chatbots, der allgemeine Kundenanfragen bearbeiten kann.
• KI-unterstützte Unterstützung: Implementieren Sie KI-Tools, die Support-Mitarbeiter unterstützen, indem sie Antworten vorschlagen und auf dringende Angelegenheiten hinweisen.
• Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben: Nutzen Sie KI zur Automatisierung von Prozessen wie der Ticket-Kategorisierung und -Weiterleitung.
• Analytik und Berichterstattung: Erstellen Sie KI-gesteuerte Analysen zur Überwachung und Berichterstattung über die Leistung des Kundensupports.

Wichtigste Ergebnisse:

1. P1: Chatbot-Integration
   • Design, Entwicklung und Einsatz von KI-Chatbots.
   • Erstellung und Integration von FAQ-Datenbanken.
   • Verbesserungen an der Benutzeroberfläche für eine einfache Chatbot-Interaktion.
2. P2: Agent Assist Tools
   • Tools, die auf der Grundlage von Kundenanfragen Antworten vorschlagen.
   • Priorisierungsalgorithmen zur Hervorhebung dringender Probleme.
3. P3: Automatisierung von Prozessen
   • Automatisierte Kategorisierung und Weiterleitung von Tickets.
   • Standard-Antwortgenerierung für häufig gestellte Anfragen.
4. P4: Analyse-Dashboard
   • Echtzeit-Analyse-Dashboard zur Überwachung von Support-KPIs.
   • KI-gesteuerte Berichte über Kundenzufriedenheit und Feedback-Trends.

Zeitleiste:

• Phase 1: Planung und Entwurf (Monat 1)
  • Definieren Sie Projektanforderungen, Beteiligte und Erfolgskriterien.
  • Entwicklung eines Projektplans und eines Zeitplans.
• Phase 2: Entwicklung und Prüfung (Monate 2-4)
  • Entwicklung und Erprobung von KI-Chatbots und Tools zur Unterstützung von Agenten.
  • Implementierung von Automatisierungsprozessen und Analyse-Dashboard.
• Phase 3: Einsatz und Schulung (Monat 5)
  • Bereitstellung von KI-Tools und Schulungen für das Support-Team.
  • Führen Sie Pilotversuche durch und verfeinern Sie sie auf der Grundlage des Feedbacks.
• Phase 4: Einführung und Bewertung (Monat 6)
  • Einführung von KI-gestützten Unterstützungsmaßnahmen in vollem Umfang.
  • Überwachen Sie die Leistung und sammeln Sie Nutzerfeedback zur kontinuierlichen Verbesserung.

Haushalt:

• Geschätzte Kosten für die Entwicklung und Integration von KI.
• Schulungs- und Einarbeitungskosten für das Hilfspersonal.
• Software- und Hardwareanforderungen.
• Laufende Kosten für Wartung und Support.

Wichtige Interessengruppen:

• Projektträger: Technischer Leiter (CTO)
• Projektleiter: Leiter der Abteilung Kundenbetreuung
• AI-Entwicklungsteam: Verantwortlich für den Entwurf und die Implementierung von KI-Lösungen
• Unterstützungspersonal: Hauptnutzer der KI-Tools
• Kunden: Endnutzer profitieren von verbesserten Supportleistungen

Risikomanagement:

• Technische Risiken: Sicherstellen, dass die KI-Tools solide getestet werden, um Einführungsprobleme zu vermeiden.
• Operative Risiken: Entwicklung eines umfassenden Schulungsprogramms für das Hilfspersonal.
• Kundenrisiken: Führen Sie Benutzerakzeptanztests durch, um sicherzustellen, dass KI-Lösungen den Kundenanforderungen entsprechen.

Erfolgsmetriken:

1. Verringerung der durchschnittlichen Antwortzeit um 50 %.
2. Steigerung der Kundenzufriedenheit um 20 %.
3. Verringerung der Bearbeitungszeit von Tickets um 30 %.
4. Positives Feedback der Support-Mitarbeiter zur Benutzerfreundlichkeit des KI-Tools.

Nächste Schritte:

1. Fertigstellung der Projektanforderungen mit den wichtigsten Interessengruppen.
2. Auswahl von KI-Entwicklungs- und Implementierungspartnern.
3. Entwicklung eines detaillierten Projektplans und Einleitung von Phase 1.

Durch die Integration von KI in den Kundensupport will Acme Inc. einen hervorragenden Kundenservice bieten, die Abläufe rationalisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen. Diese Projektbeschreibung dient als Grundlagendokument für die erfolgreiche Durchführung des Projekts.

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