Im heutigen digitalen Zeitalter speichern Unternehmen ihre Daten und Informationen auf digitalen Plattformen wie Cloud-Diensten und Intranets. Jeden Tag generieren Unternehmen große Mengen an Daten, darunter Kundeninteraktionen, intern generierte Daten, Berichte und Dokumente wie SOPs. Alle Daten, die ein Unternehmen generiert, werden in Intranets und Cloud-Dienste hochgeladen, wodurch ein wachsender Datenpool entsteht. Um diesen Datenpool zu organisieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu den gesuchten Informationen haben, müssen Sie Wissensmanagement-Tools einsetzen. Wenn Sie nicht wissen, was Wissensmanagement-Tools sind, haben wir für Sie eine Lösung!

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was Wissensmanagement-Tools sind und wie sie die Leistung Ihres Unternehmens steigern können.

Sind Sie bereit? Lasst uns eintauchen!

TL; DR

  • Wissensmanagement (KM) ermöglicht es einer Organisation, Daten zu sammeln, zu erstellen, zu nutzen, zu teilen und zu organisieren.
  • Der Wissensmanagementprozess besteht aus den Schritten Datenerstellung, Wissensorganisation und Informationsaustausch.
  • Mit Wissensmanagement-Tools erzielen Sie Vorteile wie schnellere Entscheidungsfindung, kollaboratives Arbeiten und höhere Mitarbeiterproduktivität.
  • Ihr Unternehmen braucht Wissensmanagement, um die Effizienz zu steigern, Zugang zu zuverlässigen und aktuellen Informationen zu erhalten, den Kundenservice zu optimieren und die interne Kommunikation zu verbessern.
  • Wenn Sie auf der Suche nach einem KI-gesteuerten Wissensmanagementsystem sind, das sowohl neue Informationen und Einblicke schafft als auch alle Ihre Unternehmensdaten organisiert, ist TextCortex die richtige Wahl.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement (KM) ist der Prozess des Sammelns, Erstellens, Nutzens, Teilens mit Mitarbeitern und Organisierens der Daten einer Organisation. Wissensmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Daten und Informationen zu organisieren und veraltete Informationen oder Datenverschmutzung zu vermeiden. Organisierte und leicht zugängliche Daten und Informationen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die gesuchten Informationen schnell zu finden und ihre Aufgaben zu erledigen, ohne die Konzentration zu verlieren.

(by @smrvl via @DannyProl)

Wissensmanagement-Prozess

Der Wissensmanagementprozess zielt darauf ab, die Daten und Informationen Ihres Unternehmens methodisch zu verwalten, zu organisieren, zu produzieren, zu teilen und zu nutzen. Obwohl der Wissensmanagementprozess verschiedene Elemente umfasst, besteht er im Wesentlichen aus drei notwendigen Schritten.

  1. Schaffung von Wissen: Der erste Schritt des Wissensmanagementprozesses besteht darin, die für die nächsten Schritte erforderlichen Daten und Informationen zu erstellen. Dieses Wissen kann aus vielen Quellen stammen, z. B. aus Dokumenten, PDFs, SOPs, Kundenrezensionen, E-Mails, Berichten, Chats mit dem Kundendienst usw.
  2. Organisation des Wissens: Das aus verschiedenen Quellen gesammelte Wissen sollte nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, nach Themen, Abteilungen und Daten organisiert werden. So können Mitarbeiter, die auf Informationen zugreifen wollen, diese schneller finden als in einer kategorisierten Liste. Wissensmanagement-Tools bieten dank der Wissensorganisation und der Verwaltung von Datenzugriffsrechten erweiterte Sicherheit.
  3. Wissen teilen: Mit Wissensmanagementsystemen können Sie die von Ihnen gesammelten und organisierten Daten und Informationen zu verschiedenen Zwecken mit Ihren Mitarbeitern teilen und deren Arbeitsabläufe rationalisieren. Außerdem können Sie dank KI-gestützter Wissensmanagement-Tools Ihre vorhandenen Daten verarbeiten und neues Wissen generieren.
Wissensmanagement-Prozess

Kann Wissensmanagement die Arbeitsleistung verbessern?

Nach Untersuchungen von McKinsey können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter durch den Einsatz von Wissensmanagement-Tools um 20 bis 25 % steigern. In dem Maße, in dem die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigt, wird auch die Rentabilität Ihres Unternehmens zunehmen. 

Einer Untersuchung zufolge verschwenden Arbeitnehmer durchschnittlich 3 Stunden pro Tag durch Ablenkungen. Die meisten dieser Ablenkungen werden dadurch verursacht, dass ein Kollege Fragen zu Daten stellt oder dass der Mitarbeiter versucht, die gesuchten Daten zu finden. Dank der Wissensmanagement-Tools, die Ihren Mitarbeitern den Zugang zu Daten und Informationen erleichtern, können Sie sowohl die Leistung Ihrer Mitarbeiter als auch die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Vorteile des Wissensmanagements

Wissensmanagementsysteme bieten sowohl den Mitarbeitern als auch den Unternehmen entscheidende Vorteile. Einige der Vorteile des Wissensmanagements sind:

  • Schnellere Entscheidungsfindung
  • Leichterer Zugang zu Daten und Informationen
  • Verstärkte Zusammenarbeit
  • Verbesserte Kommunikation
  • Verbesserte Qualität der Daten
  • Konzentriertere Arbeit

Warum braucht Ihr Unternehmen ein Wissensmanagement-Tool?

Wissensmanagementsysteme rationalisieren Unternehmensdaten und -informationen und machen sie für die Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich und nutzbar. Ein hochwertiges Wissensmanagement-Tool ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effizienter zusammenzuarbeiten. Lassen Sie uns einen Blick auf die Gründe werfen, warum Ihr Unternehmen Wissensmanagement-Tools braucht.

Steigerung von Produktivität und Effizienz

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter verschwenden Stunden damit, Chatverläufe, Dokumente und E-Mails nach Informationen zu durchsuchen. Und wenn Ihr Mitarbeiter die gesuchte Information gefunden hat, unterbricht er einen anderen Kollegen, weil er sich nicht sicher ist, ob sie richtig oder aktuell ist. Das Ergebnis sind Informationen, von denen nicht sicher ist, ob sie richtig sind, und zwei Mitarbeiter, die sich nicht mehr konzentrieren können. Glücklicherweise können Sie Wissensmanagement-Tools einsetzen, um solche Szenarien zu vermeiden und die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Informationsgestützte Entscheidungsfindung

Für Ihre Mitarbeiter und Vorgesetzten kann es schwierig sein, Entscheidungen über Aufgaben oder Teams zu treffen. Jeder Mitarbeiter sollte sich mit einer autorisierten Person beraten, um die Richtigkeit seiner Entscheidungen zu überprüfen. Diese Beratungskette verringert jedoch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter und führt zu Zeitverschwendung. Mit Wissensmanagement-Tools können Sie SOPs oder Arbeitsabläufe erstellen, die Ihren Mitarbeitern als Entscheidungshilfe dienen und sie vor Zeitverschwendung bewahren.

Informationsgestützte Entscheidungsfindung

Zuverlässige und aktuelle Informationen

Stellen Ihre Mitarbeiter sicher, dass ein Dokument oder eine Information zuverlässig und aktuell ist, wenn sie sie nach stundenlangem Suchen endlich finden? Um ein solches Problem zu beseitigen, können Sie Wissensmanagement-Tools in Ihr Unternehmen integrieren, die alle Informationen und Daten nach den von Ihnen festgelegten Kategorien organisieren.

Optimierter Kundenservice

Der effektivste Weg, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern und einen treuen Kundenstamm aufzubauen, ist die Analyse Ihrer Kundendienstdaten und die darauf basierende Entscheidungsfindung. Mit Wissensmanagement-Tools können Sie Kundendienstdaten nach bestimmten Kriterien organisieren und Entscheidungen treffen, die die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Interne Kommunikation und Aktualisierungen

Ihre Mitarbeiter sind motivierter und konzentrieren sich mehr auf ihre Aufgaben, wenn sie regelmäßig von ihren Vorgesetzten informiert werden. Laut einer Studie geben 85 % der Mitarbeiter an, dass sie am motiviertesten sind, wenn die Geschäftsleitung sie regelmäßig über Neuigkeiten im Unternehmen informiert. Mit Wissensmanagement-Tools können Sie regelmäßige Arbeitsabläufe für Ihre Mitarbeiter schaffen und deren Motivation steigern, so dass sie effizienter arbeiten können.

TextCortex - AI-Wissensmanager

TextCortex ist ein KI-Assistent, der eine Vielzahl von Funktionen für private und geschäftliche Nutzer bietet. Mit TextCortex können Sie Code-/Text-/Bildinhalte generieren, auf KI templates zugreifen, konversationelle KI mit Websuche erleben und Ihr Arbeitspensum rationalisieren. TextCortex ist als Webanwendung und Browser extension verfügbar. Der Browser TextCortex extension ist mit mehr als 30.000 Websites und Apps integriert, um Ihr Unternehmen überall und jederzeit zu unterstützen. Darüber hinaus bietet TextCortex Wissensdatenbanken, die alle Ihre Unternehmensdaten organisieren und Ihre Daten nutzen können, um KI-gestützte Ergebnisse zu erzeugen.

ZenoChat - Wissensdatenbanken

TextCortex kommt mit ZenoChat, dem einzigen Co-Piloten, den Ihr Unternehmen braucht. Mit mehreren großen Sprachmodellen (LLMs), ausgefeilter Retrieval-Augmented-Generierung (RAG), Websuchfunktionen, benutzerdefinierten Personas und der Möglichkeit, Text, Code und Bilder sowie Wissensdatenbanken zu generieren, kann ZenoChat alle Anforderungen Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter erfüllen.

ZenoChat enthält Wissensdatenbanken, in die Sie alle Ihre Unternehmensdaten hochladen oder einbinden können. Um Ihre Unternehmensdaten in ZenoChat zu integrieren, folgen Sie einfach diesen Schritten:

  • Erstellen Sie Ihr kostenloses TextCortex Konto.
  • Rufen Sie die Webanwendung TextCortex auf.
  • Wählen Sie "Wissensdatenbanken" aus dem linken Menü.

Auf diesem Bildschirm können Sie Ihre Daten manuell hochladen oder Ihre Datenbanken, wie z. B. Google Drive, Microsoft OneDrive und Notion, mit einem einzigen Klick integrieren.

Nach der Integration können Sie in den Chat-Einstellungen von ZenoChat die Wissensdatenbank auswählen, die Sie nutzen möchten, um neue Erkenntnisse und Informationen zu gewinnen, die die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Sehen Sie die Ergebnisse aus einer unserer Fallstudien:

  • TextCortex wurde umgesetzt für Kemény Boehme Consultants als Lösung für diese Herausforderungen implementiert, und heute berichten die Mitarbeiter über eine gesteigerte Effizienz und Produktivität(durchschnittlich 3 Arbeitstage pro Monat und Mitarbeiter eingespart).
  • AICX, ein Ökosystempartner von TextCortex, war maßgeblich am Onboarding beteiligt und trug dazu bei, dass das Team innerhalb der ersten Wochen eine Aktivierungsrate von 70 % erreichte.
  • Das Vertrauen der Mitarbeiter in den Einsatz und die Arbeit mit KI stieg um 60 %.‍
  • Die Implementierung führt zu einem 28-fachen Return on Investment (ROI).

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