Im aktuellen Geschäftsumfeld müssen Unternehmen lernen, wie sie die Kraft ihres kollektiven Wissens effektiv nutzen können, um an der Spitze zu bleiben. Effektives Wissensmanagement im Unternehmen (EKM) geht über die Speicherung von Informationen hinaus - es verwandelt Daten in wertvolle Erkenntnisse, die Innovation und betriebliche Effizienz fördern.

Am Ende dieses Leitfadens werden Sie ein umfassendes Verständnis des Wissensmanagements in Unternehmen und der Tools und Technologien, die es unterstützen, haben. 

Fangen wir an!

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement im Unternehmen ist ein Prozess, der Organisationen hilft, ihre Wissensbestände effektiv zu verwalten. Es handelt sich um den Prozess des Erkennens, Ordnens, Speicherns und Teilens von Informationen innerhalb eines Unternehmens. 

Wenn es richtig gemacht wird, kann es verschiedene Vorteile bieten, wie z. B. mehr Innovation, bessere Entscheidungsfindung und stärkere Teamarbeit.

Durch die effektive Organisation von Daten können Unternehmen ihren Mitarbeitern ermöglichen, benötigte Informationen schnell zu finden; dies spart nicht nur Zeit, sondern hilft ihnen auch, bessere Entscheidungen zu treffen.

Arten von Wissensmanagement

Die Definition von Wissensmanagement umfasst drei verschiedene Arten von Wissen.

  • Explizites Wissen. Hierbei handelt es sich um formales, kodifiziertes Wissen, das leicht kommuniziert und weitergegeben werden kann. Dazu gehören Dokumente, Datenbanken, Verfahren, Handbücher und Leitlinien. Ein Beispiel für diese Art von Wissen ist ein Unternehmenshandbuch, das die Personalpolitik und -verfahren beschreibt.
  • Stillschweigendes Wissen. Dies bezieht sich auf persönliches, kontextspezifisches Wissen, das schwieriger zu formalisieren und zu kommunizieren ist. Es umfasst Einsichten, Intuition und erfahrungsbasiertes Know-how. Zum Beispiel das instinktive Verständnis eines Marketingexperten für das Verbraucherverhalten.
  • Eingebettetes Wissen. Diese Art von Wissen ist in Prozesse, Produkte, Kultur oder Routinen eingebettet. Oft handelt es sich um eine Mischung aus explizitem und implizitem Wissen, das tief in die Funktionen des Unternehmens eingebettet ist. Ein Beispiel könnte die einzigartige Art und Weise sein, wie ein Softwareentwicklungsteam zusammenarbeitet, um neue Funktionen zu entwickeln.

Wichtige Aspekte

Erfolgreiches Wissensmanagement umfasst mehrere entscheidende Komponenten, um sicherzustellen, dass Wissen effektiv erfasst, gespeichert, weitergegeben und im gesamten Unternehmen genutzt wird. Einige dieser Schlüsselaspekte sind:

  • Schaffung und Erwerb von Wissen. Dies ist der Prozess der Generierung neuer Ideen und der Erfassung neuen Wissens aus verschiedenen Quellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Unternehmen können Wissen generieren, indem sie sich in Forschung und Entwicklung engagieren, Experimente durchführen und zusammenarbeiten.
  • Wissensspeicherung. Aufzeichnung und Speicherung von Informationen und Fachwissen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass eine Organisation ihre Wissensbestände im Laufe der Zeit nutzen kann.
  • Wissensorganisation. Systematische Organisation von Wissen, damit es bei Bedarf leicht zugänglich und abrufbar ist. Dies kann durch Wissensspeicher, Datenbanken und Content-Management-Systeme erreicht werden.
  • Wissensaustausch und -verbreitung. Verteilung von Wissen im gesamten Unternehmen, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen. Der Einsatz von Kollaborationsplattformen, Sitzungen zum Wissensaustausch, Workshops und internen Kommunikationskanälen kann hilfreich sein.
  • Anwendung von Wissen. Anwendung des gespeicherten und gemeinsam genutzten Wissens zur Verbesserung der organisatorischen Prozesse, zur Innovation und zum Treffen fundierter Entscheidungen.
  • Wissensbewahrung und -erhalt. Sicherstellen, dass wichtiges Wissen nicht verloren geht, insbesondere bei Mitarbeiterwechsel oder organisatorischen Veränderungen. Einige Techniken sind Nachfolgeplanung, Mentorenprogramme, Dokumentation kritischer Prozesse und Austrittsgespräche.
  • Wissen aktualisieren. Informationen auf dem neuesten Stand und relevant halten.

Die Rolle von Wissensmanagementsystemen im Unternehmen

Effektives Wissensmanagement ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es ihnen hilft, ihr kollektives Fachwissen zu nutzen, um die Effizienz zu steigern, Innovationen zu fördern und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten. Die Einführung wirksamer Wissensmanagementverfahren fördert nicht nur den betrieblichen Erfolg, sondern garantiert auch die langfristige Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Ein entscheidender Vorteil des Wissensmanagements ist sein Einfluss auf eine bessere Entscheidungsfindung. Durch die effiziente Organisation und gemeinsame Nutzung von Informationen werden überflüssige Aufgaben vermieden, was zu nahtloseren und effizienteren Geschäftsprozessen führt.

Darüber hinaus werden Schulungszeit und -kosten reduziert: Neue Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten, indem sie auf gut dokumentiertes Wissen und bewährte Verfahren zugreifen, was den Einarbeitungsprozess effizienter macht.

Systeme für das unternehmensweite Wissensmanagement

Unternehmensweite Wissensmanagementsysteme gibt es in verschiedenen Formen, die jeweils auf unterschiedliche Aspekte der Wissenserfassung, -speicherung und -verbreitung abzielen. Es gibt mehrere Untertypen:

  • Strukturierte Wissenssysteme. Diese Systeme organisieren Informationen in einem stark strukturierten Format, z. B. in Datenbanken oder Taxonomien.
  • Semi-Strukturierte Wissenssysteme. Sie verarbeiten Informationen, die sich nicht in vordefinierte Kategorien einordnen lassen, wie E-Mail-Archive oder Dokumentenverwaltungssysteme.
  • Wissensnetzwerk-Systeme. Diese konzentrieren sich auf die Verbindung von Menschen und die Erleichterung des Wissensaustauschs durch soziale Netzwerke und Tools für die Zusammenarbeit.
  • Wissensarbeitssysteme. Dabei handelt es sich um spezialisierte Arbeitsstationen und Systeme, die es Wissenschaftlern, Ingenieuren und anderen Wissensarbeitern ermöglichen, neues Wissen zu schaffen und zu entdecken.

Es gibt auch KI-gestützte Wissenssysteme, die künstliche Intelligenz nutzen, um die Wissenssuche und -anwendung zu verbessern.

Erste Schritte im Wissensmanagement

Der Einstieg in das Wissensmanagement eines Unternehmens kann zunächst entmutigend erscheinen, aber mit einem strukturierten Ansatz kann Ihr Unternehmen Wissen effektiv erfassen, speichern und weitergeben.

Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie ein Wissensmanagementsystem einführen, sollten Sie sich über die Ziele Ihres Unternehmens im Klaren sein. 

Möchten Sie die interne Zusammenarbeit verbessern, den Kundenservice verbessern, Prozesse rationalisieren oder die Produktentwicklung innovativ gestalten? Wenn Sie Ihre Ziele klar umreißen, können Sie die Strategie für das Wissensmanagement auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abstimmen.

Durchführung eines Wissensaudits

Bei einem Wissensaudit wird der aktuelle Stand des Wissens in Ihrem Unternehmen bewertet. Es wird ermittelt, welche Wissensbestände vorhanden sind, woher sie stammen und wie sie verwaltet werden. Dieser Prozess beinhaltet:

  • Inventarisierung. Auflistung aller verfügbaren Wissensressourcen wie Dokumente, Datenbanken und Fachwissen der Mitarbeiter.
  • Bewertung. Bewertung der Relevanz, Qualität und Zugänglichkeit dieser Ressourcen.
  • Lückenanalyse. Ermittlung von Wissenslücken und verbesserungsbedürftigen Bereichen.

Diese Prüfung liefert eine Grundlage für Ihre Wissensmanagement-Initiative und hilft dabei, Prioritäten zu setzen, welche Wissensbestände sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Identifizierung der wichtigsten Stakeholder

Wissensmanagement ist ein gemeinschaftliches Unterfangen. Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen ein, darunter:

  • leitende Angestellte. Gewährleistung der Unterstützung und Ausrichtung auf die Unternehmensziele.
  • IT-Abteilung. Für technische Unterstützung und Systemintegration.
  • Personalabteilung. Für Schulungen und die Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs.
  • Arbeitnehmer. Da sie die Hauptnutzer und -mitwirkenden des KM-Systems sind.

Die frühzeitige Einbindung der Betroffenen sorgt für Akzeptanz und eine reibungslosere Umsetzung.

Wählen Sie die richtigen Tools und Technologien

Die Auswahl der richtigen Tools und Technologien ist ein Eckpfeiler einer erfolgreichen Wissensmanagementstrategie für Unternehmen. Diese Tools erleichtern das Erfassen, Speichern, Abrufen und gemeinsame Nutzen von Wissen in Ihrem Unternehmen.

Mit den technologischen Fortschritten, insbesondere im Bereich der künstlichen Intelligenz, hat sich das Wissensmanagement grundlegend verändert.

Einbindung von KI zur Verbesserung des Wissensmanagements im Unternehmen

Die Integration von KI in Wissensmanagementsysteme von Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Wissensbestände verwalten, verändern können. Von der Verbesserung der Such- und Abrufprozesse über die Automatisierung der Inhaltserstellung bis hin zur Bereitstellung fortschrittlicher Analysen - KI verbessert jeden Aspekt des Wissensmanagements.

Eine IBM-Studie zeigt, dass etwa 42 % der Großunternehmen KI in ihren Geschäftsstrategien einsetzen.

Durch den Einsatz von KI können Unternehmen sicherstellen, dass Wissen effizient erfasst, genau dokumentiert und effektiv weitergegeben wird. Gleichzeitig können sie sicherstellen, dass sie kontinuierlich Innovationen vorantreiben, die Produktivität verbessern und das Unternehmen insgesamt wettbewerbsfähig halten.

Verbessern Sie Ihre Wissensmanagement-Strategie mit TextCortex

Wenn es darum geht, die Wissensmanagementstrategie Ihres Unternehmens zu verbessern, ist TextCortex Ihr Verbündeter! 

Mit seiner natürlichen Sprachverarbeitung (NLP), Retrieval Augmented Generation (RAG) und maschinellem Lernen bietet TextCortex ein neues Maß an Effizienz und Intelligenz bei der Verwaltung und Nutzung von Wissen.

Werfen Sie einen Blick auf die beeindruckenden Ergebnisse, die in einer unserer Fallstudien dokumentiert sind:

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  • Dank AICX, unserem Ökosystempartner, verlief der Einführungsprozess reibungslos und wir erreichten innerhalb der ersten Wochen eine hervorragende Teamaktivierungsrate von 70 %.
  • Außerdem konnten wir feststellen, dass sich die Mitarbeiter bei der Nutzung und Verwaltung von KI um 60 % wohler fühlen, was zu einem bemerkenswerten 28-fachen Return on Investment (ROI) führte.

Wissensdatenbanken für personalisierte Empfehlungen

Diese Funktion ist ein entscheidender Vorteil für Mitarbeiter, die mit mehreren Datenpunkten arbeiten. Mit Knowledge Bases haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen, direkt zur Verfügung, perfekt organisiert und auf Ihre spezifischen Anwendungsfälle zugeschnitten. 

Sie müssen sich nicht mehr durch irrelevante Daten wühlen; das richtige Wissen steht immer für Sie bereit, wenn Sie es brauchen!

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Navigieren Sie zum Abschnitt Personalisierung , klicken Sie auf die Registerkarte "Wissensdatenbanken" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen Sie Ihre Wissensdatenbank".

Zugriff auf die neuesten Informationen mit der Websuche

Diese Funktion erfasst nicht nur den Kontext und die Feinheiten hinter Ihren Abfragen, sondern liefert auch die sachdienlichsten und präzisesten Ergebnisse.

Durch die Implementierung der Websuche finden Ihre Mitarbeiter mühelos und in kürzester Zeit bestimmte Dokumente oder Informationen, wodurch sich der Zeitaufwand für die Suche erheblich verringert. Ihr Team wird sich leistungsfähiger und effizienter fühlen, da es weiß, dass es ein zuverlässiges Werkzeug zur Unterstützung seiner täglichen Aufgaben zur Hand hat.

Ganz gleich, ob Sie eine breit angelegte Websuche oder Details aus bestimmten zuverlässigen Quellen suchen, die Websuche passt sich Ihren Anforderungen an: Sie können"Internet" wählen oder Ihre bevorzugten Quellen angeben.

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