As 4 melhores ferramentas de escrita colaborativa para aumentar a produtividade

O futuro das empresas está na produção de documentos com autoria partilhada.

Para que os autores colaborem, têm de poder confiar uns nos outros com informações privadas e sensíveis.

Ganharão mais consciência cultural e uma variedade de perspectivas ao redigir um texto, devido à natureza especial da escrita colaborativa.

Difere da escrita partilhada porque os indivíduos dividem as várias áreas de trabalho e concentram-se exclusivamente nessas áreas.

Com isto em mente, vamos mergulhar no tema!

O que é uma escrita colaborativa e o que deves procurar nela?

A escrita colaborativa é um procedimento em que um grupo de autores trabalha em conjunto para criar um documento escrito ou um conteúdo.

Ao permitir-lhes colaborar no mesmo texto, as ferramentas de escrita colaborativa ajudam autores, editores e copy editores a acelerar a edição, criação e publicação de manuscritos.

É fundamental compreender as normas segundo as quais as ferramentas de escrita colaborativa em linha são avaliadas antes de avançar com qualquer análise das mesmas.

Apresentamos de seguida algumas características essenciais que os melhores dos melhores têm em comum:

• Partilha fácil - Cada colaborador pode facilmente mergulhar no documento, ver as últimas actualizações e fazer o seu trabalho com a ferramenta adequada
• Acesso simultâneo - A colaboração individual com acesso simultâneo é muito mais fácil de gerir com algumas ferramentas do que com outras.
• Comentários - Qualquer esforço de escrita precisa de feedback, por isso, se tiveres uma ferramenta útil, será fácil comentar qualquer secção do trabalho.
• Controlo de versões - Tens de poder ver todas as alterações feitas a um documento desde a última vez que trabalhaste nele quando muitas pessoas o estão a alterar.
• Suporte Markdown - As melhores plataformas de escrita colaborativa permitem que os escritores estruturem o seu trabalho sem utilizar etiquetas convencionais, fornecendo suporte Markdown.
• Exportação flexível - Procura aplicações de escrita que ofereçam uma gama de formatos de exportação, como o Microsoft Word, EPUB e PDF.

Embora muitas ferramentas tenham pelo menos uma ou duas das características cruciais acima mencionadas, a lista de aplicações que se segue destaca-se por incluir a maioria ou todas estas propriedades.

4 ferramentas de colaboração cruciais para a criação de conteúdos para impulsionar a tua presença online

1. TextCortex - Um assistente de IA tudo-em-um para a tua equipa

TextCortex é uma ferramenta de escrita colaborativa com tudo incluído, impulsionada pela inteligência artificial, que te ajuda a produzir conteúdos interessantes com base nas tuas ideias.

Oferece um programa especial para estudantes com uma subscrição gratuita de um mês do TextCortex Premium!

Funciona com smartphones Android e iOS e está acessível como aplicação Web e complemento em Chrome em mais de 25 idiomas.

O que distingue o TextCortex é o ZenoChat, uma ferramenta avançada de conversação com IA que melhora o teu assistente de IA de acordo com os teus dados e a enorme base de dados já existente.

Características principais:

• Funcionalidades de reescrita e parafaser - Isto permite-te editar e reescrever a tua escrita sem perder o seu significado, o que é extremamente importante para a escrita colaborativa.
• Mais de 60 pré-fabricados Templates - Estes são categorizados e filtrados por profissão, proporcionando aos escritores uma vantagem inicial.
• Verificador de legibilidade e revisão - O verificador de legibilidade integrado do TextCortex ajuda-te a maximizar o efeito do teu conteúdo com uma precisão sem erros.
• Expansor - Esta é uma funcionalidade poderosa que pode criar histórias inteiras adicionando alguns prompts.
• O tom de voz - Ajuda-te a escolher o tom certo para o teu público e tópico.
• Zeno Chat - Uma IA personalizável que se adapta aos teus dados, conhecimentos e preferências.

As ferramentas de reescrita oferecem diferentes modos, como a escrita simples e criativa, para que os autores possam chegar mais rapidamente ao fundo das suas ideias.

Como é que utilizas uma abordagem colaborativa?

Fornecer a TextCortex o máximo de dados possível irá ajudá-lo a funcionar da forma mais eficiente possível.

O teu conteúdo será mais genérico e aborrecido se os teus prompts forem breves e pouco claros.

É preciso tempo para criar excelentes sugestões que garantam que o conteúdo produzido satisfaz as tuas necessidades.

Com TextCortex, podes colaborar e partilhar os teus documentos com a tua equipa e trabalhar de forma eficiente sempre que quiseres.

Os autores podem colaborar facilmente através de sistemas de documentos partilhados quando criam blogues, descrições de produtos, legendas do YouTube, descrições do Instagram, e-mails de divulgação, etc.

As actualizações são armazenadas automaticamente nos servidores da Google e, para examinar e anular ajustes anteriores, é mantido automaticamente um histórico de revisões.

Todas estas funcionalidades úteis fazem com que o TextCortex esteja no topo da lista de ferramentas de escrita colaborativa.

TextCortex Prós

Nesta secção, falaremos das vantagens de utilizar o TextCortex para fins profissionais e pessoais:

Produtividade melhorada - TextCortex pode ajudar-te a terminar o teu trabalho de forma mais rápida e eficiente, automatizando os processos e respondendo rapidamente às perguntas dos utilizadores.

Precisão acrescida - As funcionalidades avançadas tiram partido do processamento de linguagem natural para compreender as perguntas dos utilizadores e fornecer respostas precisas.

Fluxo de trabalho simplificado - As equipas podem manter-se organizadas utilizando as opções de personalização e as capacidades de colaboração do TextCortex, uma vez que estas eliminam a confusão e melhoram a comunicação.

✅ Económico - TextCortex oferece planos de preços flexíveis e com preços razoáveis, destinados a indivíduos e pequenas organizações.

Resultados de alta qualidade - TextCortex permite-te produzir material original, com som natural e qualidade consistente.

Segue-te por todo o lado - Acessível como Chrome extension e aplicação online

TextCortex Contras

Seguem-se as desvantagens do TextCortex e a forma como podem afetar tanto os indivíduos como as equipas:

🔴 Confiança na entrada - O processamento de linguagem natural não é perfeito e pode ter problemas em responder a perguntas ou compreender linguagem não-padrão, o que leva a imprecisões.

🔴 F uncionalidade de recuperação de informações - Quando procuras numa base de dados grande ou complicada, a funcionalidade de recuperação de informações do TextCortex pode nem sempre identificar as informações exactas.

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TextCortex Fixação de preços

TextCortex tem um plano gratuito disponível e oferece planos de equipa com preços justos para cada dimensão de equipa.

2. Google Docs - Uma ferramenta de colaboração de documentos na nuvem

O Google Docs é uma aplicação de edição colaborativa em tempo real para editar documentos com outras pessoas.

Vários utilizadores podem abrir, editar e partilhar documentos em simultâneo.

Os utilizadores também podem ver as alterações feitas por outros colaboradores a personagens individuais à medida que editam.

A colaboração no Google Docs começa quando o partilhas com outras pessoas.

Características principais:

• Opções de partilha - Permite a partilha bidirecional através do endereço de correio eletrónico ou criando uma ligação de partilha que te dá a opção de definir funções: Visualizador, Comentador, Editor para os participantes.
• Limitação elevada - Até 100 utilizadores podem trabalhar num único documento ao mesmo tempo, pelo que a produtividade exige uma boa comunicação.
• Partilha de ecrã - Através do Google Meet, podes partilhar o teu ecrã com outros participantes e elaborar um plano para o teu editorial de documentos partilhados.
• Adicionar comentários - Podes realçar uma passagem de texto e selecionar a opção de adicionar um comentário , clicando no sinal de mais que aparece no lado direito da página.
• Índice - No lado esquerdo, há uma secção detalhada da brochura e, ao clicares no cabeçalho ou subtítulo, vais para a respectiva localização no Google Doc.
• Marcadores - Podes criar um link que leve o utilizador diretamente para uma determinada localização dentro do documento, o que ajuda a marcar diferentes secções.
• Modo de sugestão - Os colaboradores podem oferecer ideias sem editar o conteúdo original e o proprietário do documento pode aprovar ou rejeitar recomendações individualmente ou em bloco.
• Histórico de versões - O texto que foi sublinhado para destacar as edições mais recentes apresenta todo o histórico de revisões do documento no lado direito do ecrã.

Como é que utilizas uma abordagem colaborativa?

O Google Docs é perfeito para a colaboração em tempo real.

A partilha fácil, as funcionalidades de comentário, o histórico de versões, as poderosas ferramentas de edição e a integração com outras aplicações Google fazem dele uma ferramenta indispensável para empresas e instituições de ensino.

Prós do Google Docs

Nesta secção, abordaremos as vantagens de utilizar o Google Docs para fins profissionais e pessoais:

Égratuito - Não há custos relacionados com subscrições ou outros serviços.

Fácilde usar - A interface amigável é limpa, simples e ótima para escritores iniciantes.

Fácilacesso - Não é necessária qualquer instalação, podes utilizá-lo diretamente a partir do sítio Web.

Ligadoao Google Drive - Podes ver os teus documentos em qualquer lugar e a qualquer momento, porque são guardados automaticamente online.

Suportavários formatos - Tipos de documentos como .doc, .docx, .ppt e .pdf são suportados pelo Google Docs, para que possas converter rapidamente os teus documentos para vários formatos.

Contras do Google Docs

Seguem-se as desvantagens do Google Docs e a forma como podem afetar tanto os indivíduos como as equipas:

Funcionalidades limitadas - Quando comparado com o MS Word, carece de ferramentas, formatação, tipos de letra e outras opções para escrever textos mais complexos.

🔴Limitado Templates - Se precisares de gerar um documento específico, como uma proposta comercial ou um CV, tens de trabalhar com suplementos personalizados.

Requeruma ligação à Internet - Como serviço online, requer uma ligação à Internet, mas podes aceder-lhe offline, apesar de algumas funcionalidades estarem desactivadas.

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Preços do Google Docs

É grátis com o Gmail!

3. Notion

Notion é uma solução de espaço de trabalho baseada na nuvem que combina produtividade e colaboração.

Com várias funcionalidades que podem melhorar a gestão de tarefas, a produtividade e o trabalho em equipa, o Notion é uma ferramenta eficaz para a gestão de projectos.

Muitas equipas consideram-no uma opção popular devido à sua aplicação móvel, integração de multimédia avançada, gestão flexível de tarefas, ferramentas de colaboração e interface personalizável.

Características principais:

• Priorização e agendamento de tarefas - Notion gere, acompanha projectos e conclui tarefas utilizando quadros Kanban, listas de tarefas, calendários épicos e organizadores de sprint.
• Calendário de equipa partilhado - O calendário de equipa apresenta tarefas em curso e concluídas, desde que o espetador tenha acesso às mesmas, o que é ideal para projectos de longo prazo.
• Aplicação móvel - Notion fornece uma aplicação móvel para iOS e Android para que possas manter-te em contacto com a tua equipa e gerir as tarefas do projeto enquanto estás em movimento.
• Armazenamento de documentos - A página principal do projeto tem uma secção de carregamento de activos para documentos, folhas de cálculo, PDFs e imagens, além de opções adicionais para comentários.
• Partilha de ficheiros - Cada tarefa do Notion inclui um mecanismo para carregar e partilhar ficheiros, permitindo-te distribuir rapidamente recursos aos outros membros da tua equipa.
• Comunicação - Cada tarefa do Notion tem uma secção de comentários onde podes falar sobre actualizações e problemas do projeto e enviar recursos relevantes para as pessoas adequadas.
• Início de sessão único (SSO) integrations - As configurações personalizadas permitem a integração de Notion com fornecedores como Okta.
• Permissões de conta - Utiliza controlos de permissões de tarefas, equipas e projectos para limitar o acesso aos utilizadores certos e proteger os seus bens.

Como é que utilizas uma abordagem colaborativa?

Uma tarefa é o mais pequeno item de trabalho viável que faz avançar o teu objetivo principal.

As tarefas são os componentes fundamentais da Asana e é aqui que ocorre a maior parte da tua colaboração.

Dar uma tarefa a alguém é uma das melhores formas de trabalhar em conjunto.

Não são apenas os gestores, chefes de equipa e pessoas responsáveis por grandes projectos que atribuem tarefas.

Dá uma tarefa a um colega de trabalho se precisares de algo dele.

Atribui tarefas ao trabalho se tiveres de o dividir pelos membros da tua equipa...

Notion Prós

Nesta secção, falaremos das vantagens de utilizar o Notion para fins profissionais e pessoais:

Económico - Oferece uma versão gratuita com funcionalidades essenciais que são ideais para utilização pessoal.

Fácilde utilizar - Os membros da equipa podem atribuir tarefas uns aos outros, partilhar notas e trabalhar em conjunto em projectos, enquanto a IU é fácil de dominar para todos os níveis de competências.

Poupa tempo - Elimina a necessidade de longas trocas de e-mails ou reuniões, permitindo que os membros da equipa trabalhem em conjunto nos projectos em tempo real.

Suporte multiplataforma portátil - Como a plataforma está disponível online, qualquer dispositivo com ligação à internet pode aceder à mesma através de uma aplicação para smartphone que simplifica o acesso.

Tutoriais e documentação extensos - A base de conhecimentos da plataforma abrange tudo, desde os fundamentos da ferramenta até às suas funcionalidades mais sofisticadas.

✅Livre Templates para vários casos de utilização - Vários casos de utilização, incluindo a gestão de tarefas, a tomada de notas e a gestão de projectos, são abrangidos pelo adaptável templates.

Notion Contras

Seguem-se as desvantagens do Notion e a forma como podem afetar tanto os indivíduos como as equipas:

É muito difícil deutilizar - Pode ser confuso para os utilizadores principiantes saberem por onde começar, porque há tantos tipos diferentes de blocos e templates disponíveis.

Semacompanhamento de objectivos - A plataforma não tem funcionalidades de acompanhamento de objectivos, o que significa que poderás ter de utilizar o Notion em conjunto com outras ferramentas para acompanhar projectos maiores.

🔴Nenhumaferramenta de relatórios integrada - Isto pode tornar a plataforma para gerar relatórios e analisar dados um desafio.

Aplicação móvel limitadae Integrations - A funcionalidade da aplicação móvel pode ser limitada para os utilizadores que dependem principalmente de dispositivos móveis, porque algumas funcionalidades podem não estar disponíveis.

Notion Preços

se quiseres experimentar esta plataforma antes de a comprares, podes testar a funcionalidade utilizando a versão gratuita para os teus projectos, ou podes experimentar a plataforma completa utilizando o seu teste gratuito.

A melhor caraterística do teste gratuito é a sua duração ilimitada.

Notion limita a versão de avaliação gratuita a 1.000 blocos.

4. Folga

O Slack é uma plataforma centrada na comunicação que facilita a partilha de ficheiros, a comunicação em tempo real e a integração com várias outras ferramentas de produtividade.

É muito popular entre as equipas remotas.

Com o Slack, os utilizadores podem comunicar sem dificuldade e evitar o "cansaço das aplicações" que advém da utilização de várias aplicações de comunicação diferentes.

Características principais:

• Canais - Os utilizadores podem criar canais para assuntos divertidos, vários projectos ou equipas.
• Ferramentas de mensagens privadas - Podes utilizar as funcionalidades de mensagens privadas para comunicar com os teus colegas de trabalho e utilizar várias funcionalidades para evitar o "cansaço das aplicações".
• Chamadas de áudio e vídeo - Até 50 colegas de trabalho podem juntar-se aos utilizadores em chamadas de áudio ou vídeo. Também podem partilhar o seu ecrã durante uma chamada.
• Múltiplas opções de integração - É possível integrar o Slack com mais de 2.400 programas de software empresariais diferentes.
• Partilha de ficheiros - Podes adicionar detalhes e contexto importantes que, de outra forma, te escapariam ao navegar pelas pastas quando partilhas ficheiros e documentos numa conversa.

Como é que utilizas uma abordagem colaborativa?

O Slack é uma boa escolha para equipas que procuram uma plataforma simples e fácil de utilizar para partilha de ficheiros e mensagens básicas.

Os canais criados pelo utilizador e as conversas individuais são destacados de forma proeminente no design do Slack.

No lado esquerdo toolbar, os utilizadores podem ver rapidamente rascunhos, mensagens não enviadas, tópicos, menções e mensagens directas.

Profissionais do Slack

Nesta secção, falaremos das vantagens de utilizar o Slack para fins profissionais e pessoais:

Colaboração melhorada - Com comunicações em tempo real, funcionalidades como conversas encadeadas, partilha de ficheiros e mensagens instantâneas aumentam o trabalho em equipa.

Informação organizada - As mensagens são organizadas em canais para facilitar a procura de informação e a monitorização de tarefas em curso.

Capacidades de integração - A integração com plataformas de apoio ao cliente e ferramentas de gestão de projectos elimina a necessidade de alternar entre várias aplicações.

Capacidades de pesquisa avançada - Os utilizadores podem localizar ficheiros, conversas e informações pertinentes com a função de pesquisa, o que poupa tempo.

Colaboração remota - Incentiva a comunicação fácil entre as equipas, independentemente do local do mundo onde se encontrem, permitindo-lhes colaborar de forma eficiente e manter-se em contacto.

Notificações personalizáveis - Os utilizadores podem personalizar as suas definições de notificação para evitar distracções inúteis e continuar a receber actualizações importantes.

Contras do Slack

Seguem-se as desvantagens do Slack e a forma como podem afetar tanto os indivíduos como as equipas:

Possibilidadede sobrecarga de informação - À medida que as mensagens e as notificações entram no espaço de trabalho, as funcionalidades de mensagens em tempo real podem ocasionalmente causar uma sobrecarga de informação.

Dependência da Internet - A colaboração e a comunicação podem ser prejudicadas pela falta de conetividade devido à sua forte dependência da Internet.

Curva de aprendizagem - A curva de aprendizagem associada à navegação pelos canais, tópicos e outras funcionalidades pode afetar a adoção do utilizador no início.

🔴Redução daconcentração - Pode ser difícil manter a concentração nas tarefas quando há um fluxo contínuo de comunicação.

Questões de privacidadee segurança - Apesar da implementação de medidas de segurança pelo Slack, as informações confidenciais partilhadas na plataforma podem ser suscetíveis de acesso indesejado.

Preços do Slack

Existem várias restrições no plano gratuito, incluindo 10 aplicações integrations, 10.000 mensagens pesquisáveis e videochamadas individuais.

Especialmente para grandes equipas ou organizações, os planos pagos podem tornar-se dispendiosos.

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Envolvimento

Utilizar ferramentas de escrita colaborativa é a melhor forma de trabalhar num documento com a tua equipa, o que te pode ajudar a aumentar drasticamente a produtividade e a comunicação. 

A tua equipa ficará mais feliz porque é mais produtiva e podes poupar-lhes muito tempo valioso que podem dedicar a outras tarefas mais importantes.

É por isso que o TextCortex funciona melhor para a colaboração no que diz respeito às ferramentas de escrita de IA, e o que é ótimo é que é adequado para todos os tamanhos de equipa.

Estás interessado em experimentar?

Começa a usar o TextCortex agora para experimentar os muitos benefícios de elevar a tua escrita a um nível profissional!