Navegar por mal-entendidos entre amigos é uma coisa, mas quando se trata de assumir os erros no trabalho - os riscos são maiores.
É aí que entra em cena um eficiente e-mail de desculpas!
Quer estejas a pedir desculpa por um prazo não cumprido, por um problema técnico ou por uma reclamação de um cliente, temos tudo o que precisas!
Neste artigo, vamos mostrar-te como criar um e-mail de desculpas de qualidade a partir do zero.
Vamos começar!
O que é um e-mail de desculpas e quando o deves enviar?
Um e-mail de desculpas é apenas uma forma escrita de pedires desculpa em vez de o fazeres pessoalmente. E qual é a melhor altura para este tipo de e-mail? Quanto mais cedo, melhor - se quiseres garantir uma resposta positiva.
Para decidir quando enviar o e-mail de pedido de desculpas, há alguns factores a considerar:
Quando aconteceu um acidente - Podes esperar uma resposta favorável ao teu pedido de desculpas, quanto mais cedo o enviares. Se não assumires o teu erro enquanto as coisas estão frescas, podes parecer irresponsável e descuidado.
🌸 Que medidas deves tomar para reconciliar a situação - Se o teu erro afetar várias pessoas e tiver um grande impacto no negócio, é melhor esperar alguns dias e planear um curso de ação eficiente antes de enviar o e-mail de desculpas.
🌸Emoçõesdas partes envolvidas - Espera até que todos tenham tido a oportunidade de se acalmarem antes de enviares o e-mail, e assegura-te de que também estás num estado emocional composto.
Elementos-chave que todos os e-mails de desculpas devem ter
Ao escrever um e-mail de desculpas, há alguns elementos-chave que deves ter sempre em mente:
- Tom profissional: É importante manter um comportamento profissional e, ao mesmo tempo, transmitir sinceridade no teu pedido de desculpas. Evita inventar desculpas ou culpar os outros e assume a responsabilidade pelo erro.
- Explicação adequada: Dá uma explicação clara e concisa do erro e do motivo pelo qual aconteceu, para mostrar que compreendes a gravidade da situação. Isto ajuda a garantir que o destinatário não sinta que a sua preocupação está a ser ignorada.
- Texto sem erros: Revê o teu e-mail de desculpas antes de o enviares para evitar erros gramaticais ou ortográficos. Se o fizeres, estarás a transmitir uma imagem profissional.
- Concisão: Mantém o teu e-mail de desculpas curto e direto, sem deixar de parecer sincero. Desculpas longas e intermináveis podem afastar o destinatário e indicar-lhe que não estás verdadeiramente interessado em fazer as pazes.
- Plano de ação: Traça um plano de ação claro para evitar a repetição do erro no futuro. Ao fazê-lo, mostras que estás seriamente empenhado em corrigir as coisas e concentrado em evitar problemas futuros.
Como escrever um e-mail de desculpas em 6 passos simples
Depois de perceberes quais são os elementos cruciais de um e-mail de pedido de desculpas eficaz e quando o deves enviar, vamos mergulhar nas etapas da sua composição!
1. Cria uma linha de assunto sincera e concisa
A linha de assunto deve, logo à partida, indicar que se trata de um e-mail de pedido de desculpas. Deve motivar o leitor a abrir o e-mail e a mergulhar no assunto imediatamente.
Um aspeto a ter em conta é a cultura empresarial da empresa onde trabalhas. Com isto, estamos a considerar o nível de formalidade que é aceitável entre colegas.
Por exemplo, se fores próximo de colegas, podes utilizar uma linguagem informal como: "Desculpa a confusão causada. Deixa-nos explicar".
Numa série de outras situações, uma boa linha de assunto pode ser:
"Desculpas e correcções - Abordagem da nossa recente supervisão".
"Agradecemos a tua compreensão: Pedimos-te sinceras desculpas por dentro."
"Importante: Desculpas relativamente a [assunto]."
"Assume a responsabilidade: O nosso pedido de desculpas pelo incómodo"
"Erro lamentável: Apresentando as nossas sinceras desculpas".
"Esclarece o ar: Pedir desculpa por qualquer mal-entendido".
Para concluir, a linha de assunto deve ser sincera e clara, e a escolha de palavras específicas depende de ti e do erro específico.
💡Dica profissional
TextCortex O ZenoChat pode fornecer-te várias linhas de assunto em poucos segundos. Dá-lhe um aviso claro e escolhe a melhor linha de assunto que ele oferece.
Além disso, o ZenoChat permite-te criar esboços bem estruturados para e-mails de desculpas ou qualquer outro tipo de e-mail que precises. Servindo como seu assistente inteligente, fornece as ideias necessárias e os passos a seguir - tudo a seu pedido.
2. Começa com uma saudação adequada
A forma como cumprimentas os destinatários é tão importante como a linha de assunto. É preferível utilizar saudações simples, como "Olá" ou "Caro(a) Sr.(a)".
Apresenta-te pelo nome e qual é a tua função na empresa e indica brevemente o assunto do pedido de desculpas.
Terás tempo para explicar a situação, mas, primeiro, representa-te educadamente.
Por exemplo:
"Caro Tom [escreve o nome do destinatário],
O meu nome é [insere o teu primeiro e último nome] e estou numa posição [título do emprego] na [nome da tua empresa]. Escrevo-te para pedir desculpa pelo erro [nota brevemente que tipo de erro se trata]e indicar as medidas que tenciono tomar para melhorar a situação".
📌Nota
É sempre bom começar com uma atitude positiva e mantê-la durante todo o e-mail.
Mesmo que devas expressar sentimentos negativos sobre a situação, todos aceitarão mais facilmente o erro se falares dos resultados de forma mais positiva.
3. Reconhece sinceramente o teu erro
Esta é a parte fundamental do teu e-mail. No corpo da mensagem, explica como e quando ocorreu o erro, por que motivo e que assumes o erro.
Os elementos necessários a incluir no corpo da mensagem de correio eletrónico são:
Cronologiados acontecimentos: Apresenta uma cronologia dos acontecimentos que conduziram ao erro.
É crucial delinear claramente os passos que levaram ao erro para indicar que compreendes como aconteceu e mostrar que assumes a responsabilidade pelas tuas acções.
O quecausou o erro: Explicar a causa do erro é importante, especialmente se for algo que possas evitar no futuro. Demonstra a tua compreensão da situação e a tua abordagem proactiva para evitar ocorrências semelhantes.
Reconhecer o erro: É crucial reconhecer a gravidade do erro e mostrar que compreendes o impacto que tem no destinatário ou no seu negócio. Ajuda a transmitir sinceridade e empatia.
Pede desculpapelo incómodo: Expressa arrependimento por qualquer impacto negativo que possa ter tido no destinatário. Um pedido de desculpas mostra que assumes a responsabilidade pelas tuas acções e que estás empenhado em fazer as pazes.
💡Dica profissional
Para expressar uma atitude positiva mas apologética no e-mail, podes selecionar uma das personas pré-geradas que ZenoChat oferece.
Se preferires personalizá-lo, fornece algumas informações de base e exemplos de texto e cria uma persona que se pareça contigo.
4. Explica os passos que vais dar para corrigir o erro
Ao explicares os passos que vais dar para resolver a situação, estás a mostrar que não só estás disposto, como também és capaz de melhorar a situação, tendo sempre em mente o melhor interesse da empresa.
Sê específico sobre as medidas que tomarás para retificar a situação e descreve o que vais fazer para garantir que o erro não volta a acontecer no futuro.
Isto mostra ao destinatário que estás a levar as suas preocupações a sério e que estás empenhado em corrigir as coisas.
Se for caso disso, podes também oferecer alguma forma de compensação ao destinatário. Por exemplo, se estiveres a enviar um e-mail a um cliente, podes oferecer um reembolso ou um desconto em compras futuras.
Lembra-te de manter uma linguagem profissional e concisa e evita inventar desculpas ou culpar os outros.
5. Inclui uma observação final
Quando abordas as secções anteriores de um e-mail de desculpas, há apenas algumas coisas que deves acrescentar. A declaração final é uma delas.
É importante que sejas breve, mas que reafirme o pedido de desculpas. Agradece a quem está a receber o e-mail pelo seu tempo e atenção.
Escolhe cuidadosamente as palavras para obteres as melhores linhas finais.
💡Dica profissional
Deves ter cuidado com as frases confusas e longas. O objetivo principal é comunicar a tua ideia ao destinatário e rever o e-mail antes de o enviar.
Ao utilizar as funcionalidades de parafraseamento e reformulação do TextCortex, podes ter a certeza de que tens à tua frente um e-mail polido e compreensível.
Basta introduzir o texto original e deixar que o TextCortex faz a magia.
6. Assina com autenticidade
No final do e-mail, antes de terminar, deves agradecer mais uma vez ao destinatário pelo seu tempo e convidá-lo a fazer quaisquer perguntas adicionais. Esta é uma conclusão adequada para um e-mail de desculpas.
É melhor usares "Best regards" como uma despedida formal e informal.
3 exemplos de um e-mail de desculpas
Aqui tens três exemplos de e-mails de desculpas de qualidade.
Exemplo 1
Assunto: Pedido de desculpas por não cumprimento do prazo: [Nome do Projeto/Tarefa]
Caro [Nome do Destinatário],
Espero que esta mensagem te encontre bem. Escrevo-te para apresentar as minhas mais sinceras desculpas pelo atraso na entrega do [Projeto/Nome da Tarefa] no prazo acordado.
Lamentavelmente, obstáculos imprevistos impediram o nosso progresso, o que resultou no incumprimento do objetivo. Embora eu compreenda o incómodo e a frustração que isto possa ter causado, fica descansado que estamos a tomar medidas proactivas para resolver a causa principal e evitar ocorrências semelhantes no futuro.
Em retrospetiva, é evidente que um melhor planeamento de contingência e comunicação poderiam ter mitigado estes desafios. No futuro, estamos empenhados em melhorar os nossos processos para garantir a conclusão atempada dos projectos e manter os nossos padrões de excelência.
A tua paciência e compreensão durante este período são imensamente apreciadas. Se houver mais discussões ou acções necessárias para remediar a situação, não hesites em contactar-nos.
Obrigado pelo teu apoio e cooperação contínuos.
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]
[O teu cargo/título]
[As tuas informações de contacto]
Exemplo 2
Assunto: Pedido de desculpas pela interrupção do serviço: [Breve descrição]
Caro [Nome do cliente],
Estou a entrar em contacto para expressar as nossas sinceras desculpas pela recente interrupção do nosso serviço que afectou a sua experiência com [Produto/Serviço]. Compreendemos a frustração e o incómodo que isto te causou e assumimos toda a responsabilidade por não termos correspondido às tuas expectativas.
Fica a saber que estamos profundamente empenhados em resolver este problema rapidamente. A nossa equipa está atualmente a investigar a causa principal para garantir que este tipo de interrupções não ocorra no futuro. O teu feedback é crucial para nós e estamos a ouvir ativamente as tuas preocupações para melhorar a nossa prestação de serviços.
Entretanto, queremos agradecer-te pela tua paciência e compreensão. Se houver mais alguma coisa que possamos fazer para te ajudar ou se tiveres mais algum comentário, não hesites em contactar-nos diretamente.
Agradecemos a tua compreensão e esperamos restaurar a tua confiança em nós.
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]
[A tua posição/título]
[As tuas informações de contacto]
Exemplo 3
Assunto: Correção relativa à nossa recente comunicação
Caro [Nome do destinatário],
Espero que este e-mail te encontre bem. Escrevo este e-mail para pedir desculpa por qualquer confusão ou inconveniência causada pela informação incorrecta que te foi fornecida na nossa recente comunicação.
Ao rever os detalhes, identificámos um erro na informação partilhada. Aceita as nossas mais sinceras desculpas por qualquer frustração ou inconveniente causado. Queremos assegurar-te que estamos a tomar medidas imediatas para retificar a situação.
Valorizamos a tua confiança em nós e estamos empenhados em garantir uma comunicação precisa e fiável contigo no futuro. Se tiveres mais alguma dúvida ou preocupação, não hesites em contactar-nos diretamente. O teu feedback é importante para nós, pois continuamos a melhorar os nossos processos e a evitar que erros semelhantes voltem a ocorrer.
Mais uma vez, pedimos desculpa por qualquer inconveniente causado e agradecemos a tua compreensão e paciência enquanto trabalhamos para resolver este assunto.
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]
[A tua posição/título]
[As tuas informações de contacto]
Como é que o Textcortex te pode ajudar a escrever um e-mail de desculpas?
Pode ser difícil manter um tom positivo, ser profissional e retificar a situação ao mesmo tempo.
Por um lado, é importante utilizar um vocabulário adequado, mas, por outro, queres exprimir toda a informação necessária.
TextCortex, uma ferramenta de escrita alimentada por IA, tem as funcionalidades necessárias para te ajudar a compor e-mails de desculpas adequados.
TextCortex pode ajudar-te:
Corrige quaisquer erros gramaticais e de digitação para obteres um e-mail polido.
Cria um e-mail a partir de apenas três pontos.
Ajusta o tom da tua voz de acordo com as tuas necessidades com o alterador de tom.
Gerare traduzir os teus e-mails em mais de 25 idiomas.
Utiliza funcionalidades poderosas de edição e reescrita, incluindo, entre outras, a conclusão de texto, o resumo, a reformulação e o parafraseamento.
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