Top 4 hulpmiddelen voor samen schrijven om de productiviteit te verhogen

De toekomst van bedrijven ligt in documentproductie met gedeeld auteurschap.

Auteurs kunnen alleen samenwerken als ze elkaar kunnen vertrouwen met privé, gevoelige informatie.

Ze krijgen meer cultureel bewustzijn en een verscheidenheid aan perspectieven bij het opstellen van een tekst door de speciale aard van samen schrijven.

Het verschilt van gedeeld schrijven omdat individuen de verschillende werkgebieden verdelen en zich uitsluitend op die gebieden concentreren.

Met dit in gedachten duiken we in het onderwerp!

Wat is schrijven in samenwerkingsverband en waar moet je op letten?

Collaborative writing is een procedure waarbij een groep auteurs samenwerkt om een geschreven document of inhoud te creëren.

Door hen in staat te stellen samen te werken aan dezelfde tekst, helpen tools voor samenwerkend schrijven auteurs, uitgevers en copy redacteuren om het redigeren, creëren en publiceren van manuscripten te versnellen.

Het is belangrijk om de normen te begrijpen waarmee online tools voor samenwerkend schrijven worden geëvalueerd voordat je ze gaat beoordelen.

Hieronder volgen enkele essentiële eigenschappen die de allerbesten met elkaar gemeen hebben:

• Eenvoudig delen - Elke medewerker kan eenvoudig in het document duiken, de laatste updates bekijken en zijn werk doen met de juiste tool.
• Gelijktijdige toegang - Individuen laten samenwerken met gelijktijdige toegang is met sommige tools aanzienlijk eenvoudiger te beheren dan met andere.
• Commentaar geven - Elke schrijfopdracht heeft feedback nodig, dus met een handige tool is het eenvoudig om commentaar te geven op elk onderdeel van het werk.
• Versiebeheer - Je moet alle wijzigingen kunnen zien die in een document zijn aangebracht sinds je er voor het laatst aan hebt gewerkt, als er veel mensen mee bezig zijn.
• Markdown ondersteuning - De beste platforms voor gezamenlijk schrijven stellen schrijvers in staat om hun werk te structureren zonder gebruik te maken van conventionele tags door Markdown ondersteuning te bieden.
• Flexibel exporteren - Zoek schrijfprogramma's die een reeks exportformaten bieden, zoals Microsoft Word, EPUB en PDF.

Hoewel veel hulpmiddelen ten minste één of twee van de hierboven genoemde cruciale eigenschappen hebben, springt de volgende lijst met toepassingen eruit omdat ze de meeste of al deze eigenschappen bevatten.

4 cruciale samenwerkingstools voor het maken van inhoud om je online aanwezigheid te vergroten

1. TextCortex - Een alles-in-één AI-assistent voor je team

TextCortex is een allesomvattend hulpmiddel voor samen schrijven, aangedreven door kunstmatige intelligentie, dat je helpt boeiende inhoud te produceren op basis van jouw ideeën.

Het biedt een speciaal studentenprogramma met een gratis abonnement van een maand op TextCortex Premium!

Het werkt met Android en iOS smartphones en is toegankelijk als webapplicatie en Chrome add-on in meer dan 25 talen.

Wat TextCortex onderscheidt is ZenoChat, een geavanceerde AI conversatietool die je AI assistent verbetert op basis van jouw input en reeds bestaande enorme database.

Belangrijkste kenmerken:

• Eigenschappen voor herschrijven en parafraseren - Hiermee kun je je geschrift bewerken en herschrijven zonder de betekenis ervan te verliezen, wat erg belangrijk is bij samenwerkend schrijven.
• Meer dan 60 kant-en-klare Templates - Deze zijn gecategoriseerd en verder gefilterd op beroep, zodat schrijvers een voorsprong hebben.
• Leesbaarheidscontrole en proeflezen - TextCortex's geïntegreerde leesbaarheidscontrole helpt je het effect van je inhoud te maximaliseren met foutloze precisie.
• Expander - Dit is een machtige functie waarmee je hele verhalen kunt maken door een paar aanwijzingen toe te voegen.
• De toon van de stem - Helpt je de juiste toon te kiezen voor je publiek en onderwerp.
• Zeno Chat - Een aanpasbare AI die is afgestemd op jouw input, kennis en voorkeuren.

Herschrijfprogramma's bieden verschillende modi aan, zoals eenvoudig en creatief schrijven, zodat auteurs sneller tot de kern van hun ideeën kunnen komen.

Hoe gebruik je een coöperatieve aanpak?

Als je TextCortex zoveel mogelijk gegevens geeft, zal het zo efficiënt mogelijk werken.

Je inhoud zal algemener en saaier zijn als je aanwijzingen kort en onduidelijk zijn.

Het kost tijd om uitstekende aanwijzingen te maken die garanderen dat de geproduceerde inhoud aan je behoeften voldoet.

Met TextCortex kun je samenwerken en je documenten delen met je team en efficiënt werken wanneer je maar wilt.

Auteurs kunnen eenvoudig samenwerken via gedeelde documentsystemen bij het maken van blogs, productbeschrijvingen, YouTube-bijschriften, Instagram-beschrijvingen, outreach e-mails, enzovoort.

Updates worden automatisch opgeslagen op de servers van Google en om eerdere aanpassingen te bekijken en ongedaan te maken wordt automatisch een revisiegeschiedenis bijgehouden.

Al deze handige functies zorgen ervoor dat TextCortex bovenaan het verlanglijstje van samenwerkende schrijfprogramma's staat.

TextCortex Voors

In dit gedeelte bespreken we de voordelen van het gebruik van TextCortex voor zakelijke en persoonlijke doeleinden:

✅Verhoogdeproductiviteit - TextCortex kan je helpen je werk sneller en efficiënter af te ronden door processen te automatiseren en snel te reageren op gebruikersvragen.

✅Verhoogdeprecisie - Geavanceerde functies maken gebruik van natuurlijke taalverwerking om vragen van gebruikers te begrijpen en nauwkeurige antwoorden te geven.

✅ Gestroomlijndeworkflow - Teams kunnen georganiseerd blijven door de aanpassingsopties en samenwerkingsmogelijkheden van TextCortex te gebruiken, omdat ze verwarring wegnemen en de communicatie verbeteren.

✅ Voordelig - TextCortex biedt flexibele en redelijk geprijsde prijsplannen voor particulieren en kleine organisaties.

✅Resultaten van hoge kwaliteit - TextCortex stelt je in staat om origineel, natuurlijk klinkend materiaal van consistente kwaliteit te produceren.

✅FollowsYou Around - Toegankelijk als een Chrome extension en online applicatie

TextCortex Nadelen

Hieronder volgen de nadelen van TextCortex en hoe ze zowel individuen als teams kunnen beïnvloeden:

🔴 Vertrouwen op invoer - Natuurlijke taalverwerking is niet foutloos en kan problemen hebben met het beantwoorden van vragen of het begrijpen van niet-standaard taal, wat leidt tot onnauwkeurigheden.

🔴 Informatiezoekfunctie - Bij het doorzoeken van een grote of ingewikkelde database kan de informatiezoekfunctie van TextCortex niet altijd de juiste informatie vinden.

‍

TextCortex Prijzen

TextCortex heeft een gratis plan beschikbaar en biedt teamplannen met eerlijke prijzen voor elke teamgrootte.

2. Google Docs - Een hulpprogramma voor het samenwerken aan documenten in de cloud

Google Docs is een realtime bewerkingsprogramma om samen met anderen documenten te bewerken.

Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd documenten openen, bewerken en delen.

Gebruikers kunnen tijdens het bewerken ook de wijzigingen bekijken die andere medewerkers hebben aangebracht in individuele personages.

De samenwerking in Google Documenten begint wanneer je het met andere mensen deelt.

Belangrijkste kenmerken:

• Opties voor delen - Maakt delen in twee richtingen mogelijk via een e-mailadres of door een link te maken waarmee je rollen kunt instellen : Viewer, Commenter, Editor aan deelnemers.
• Hoge beperking - Er kunnen maximaal 100 gebruikers tegelijk aan één document werken, dus productiviteit vereist goede communicatie.
• Scherm delen - Via Google Meet kun je je scherm delen met andere deelnemers en een plan maken voor je gedeelde documentredactie.
• Commentaar toevoegen - Je kunt een stuk tekst markeren en de optie Commentaar toevoegen selecteren door op het plusteken te klikken dat aan de rechterkant van de pagina verschijnt.
• Inhoudsopgave - Aan de linkerkant staat een uitsplitsing van de brochure en door op de kop of subkop te klikken, ga je naar de betreffende locatie in het Google Doc.
• Bladwijzers - Je kunt een link maken die een gebruiker rechtstreeks naar een bepaalde locatie in het document brengt, en het helpt bij het markeren van verschillende secties.
• Suggestiemodus - Medewerkers kunnen ideeën aandragen zonder de originele inhoud te bewerken en de documenteigenaar kan aanbevelingen individueel of in bulk goedkeuren of afwijzen.
• Versiegeschiedenis - Tekst die onderstreept is om de meest recente bewerkingen te markeren, toont de hele revisiegeschiedenis van het document aan de rechterkant van het scherm.

Hoe gebruik je een coöperatieve aanpak?

Google Docs is perfect voor real-time samenwerking.

Gemakkelijk delen, commentaarfuncties, versiegeschiedenis, krachtige bewerkingstools en integratie met andere Google apps maken het een onmisbaar hulpmiddel voor bedrijven en onderwijsinstellingen.

Google Docs Voordelen

In dit gedeelte bespreken we de voordelen van het gebruik van Google Documenten voor zakelijke en persoonlijke doeleinden:

Het isgratis - Er zijn geen kosten verbonden aan abonnementen of andere diensten.

Gebruiksvriendelijk - De gebruikersvriendelijke interface is schoon, eenvoudig en geweldig voor beginnende schrijvers.

✅Eenvoudigetoegang - Installatie is niet nodig, je kunt het direct vanaf de website gebruiken.

Verbondenmet Google Drive - Je kunt je documenten altijd en overal bekijken omdat ze automatisch online worden opgeslagen.

✅Ondersteuntverschillende formaten - Documenttypes zoals .doc, .docx, .ppt en .pdf worden ondersteund door Google Docs, dus je kunt je papieren snel converteren naar verschillende formaten.

Google Documenten Nadelen

Hieronder volgen de nadelen van Google Documenten en hoe ze zowel individuen als teams kunnen beïnvloeden:

Beperktefuncties - In vergelijking met MS Word mist het tools, opmaak, lettertypen en andere opties voor het schrijven van complexere tekst.

🔴Beperkt Templates - Als je een bepaald document moet genereren, zoals een zakelijk voorstel of CV, moet je werken met aangepaste invoegtoepassingen.

🔴Verplichteen internetverbinding - Als online service is een internetverbinding vereist, maar je kunt er offline toegang toe krijgen, ook al zijn sommige functies uitgeschakeld.

‍

Prijzen van Google Documenten

Het is gratis met Gmail!

3. Notion

Notion is een cloudgebaseerde werkplekoplossing die productiviteit en samenwerking combineert.

Met verschillende functies die taakbeheer, productiviteit en teamwerk kunnen verbeteren, is Notion een effectief hulpmiddel voor projectbeheer.

Veel teams vinden het een populaire optie vanwege de mobiele app, rijke media-integratie, flexibel taakbeheer, samenwerkingstools en aanpasbare interface.

Belangrijkste kenmerken:

• Taakprioritering en planner - Notion beheert, volgt projecten en voltooit taken met behulp van Kanban-borden, takenlijsten, epische kalenders en sprint organizers.
• Gedeelde Teamkalender - De teamkalender toont zowel lopende als voltooide taken, op voorwaarde dat de kijker er toegang toe heeft, wat ideaal is voor langetermijnprojecten.
• Mobiele applicatie - Notion biedt een mobiele applicatie voor iOS en Android, zodat je onderweg in contact kunt blijven met je team en projecttaken kunt beheren.
• Documentopslag - De hoofdpagina van het project heeft een uploadgedeelte voor documenten, spreadsheets, PDF's en afbeeldingen, plus extra opties voor opmerkingen.
• Bestanden delen - Elke Notion taak bevat een mechanisme voor het uploaden en delen van bestanden, zodat je snel bronnen kunt distribueren naar de andere leden van je team.
• Communicatie - Elke Notion taak heeft een commentaarsectie waar je kunt praten over projectupdates en problemen en relevante bronnen naar de juiste mensen kunt sturen.
• Single sign-on (SSO) integrations - Met aangepaste configuraties kan Notion integreren met providers zoals Okta.
• Accountmachtigingen - Gebruik machtigingscontroles voor taken, teams en projecten om de toegang te beperken tot de juiste gebruikers en je bedrijfsmiddelen te beschermen.

Hoe gebruik je een coöperatieve aanpak?

Een taak is het kleinst haalbare werkitem dat je hoofddoel dichterbij brengt.

Taken zijn de fundamentele onderdelen van Asana en dit is waar het grootste deel van je samenwerking zal plaatsvinden.

Iemand een taak geven is een van de beste manieren om samen te werken.

Niet alleen managers, teamleiders en mensen die verantwoordelijk zijn voor grote projecten wijzen taken toe.

Geef een collega een taak om uit te voeren als je iets van hem of haar nodig hebt.

Wijs taken toe aan het werk als je het moet verdelen onder je teamleden...

Notion Voordelen

In dit gedeelte bespreken we de voordelen van het gebruik van Notion voor zakelijke en persoonlijke doeleinden:

✅Kosteneffectief - Het biedt een gratis versie met essentiële functies die ideaal zijn voor persoonlijk gebruik.

✅Gemakkelijkte gebruiken - Teamleden kunnen taken aan elkaar toewijzen, notities delen en samenwerken aan projecten, terwijl de gebruikersinterface gemakkelijk te gebruiken is voor alle vaardigheidsniveaus.

✅Tijdbesparend - Er zijn geen omslachtige e-mails of vergaderingen meer nodig omdat teamleden in realtime aan projecten kunnen werken.

✅Draagbareondersteuning voor meerdere platforms - Omdat het platform online beschikbaar is, heeft elk apparaat met een internetverbinding toegang via een smartphone-app die de toegang vereenvoudigt.

Uitgebreidetutorials en documentatie - De kennisbank op het platform omvat alles, van de basisbeginselen van de tool tot de meer geavanceerde functies.

✅Gratis Templates voor verschillende gebruikssituaties - Verschillende gebruikssituaties, waaronder taakbeheer, notities maken en projectbeheer, worden gedekt door de aanpasbare templates.

Notion Nadelen

Hieronder volgen de nadelen van Notion en hoe ze zowel individuen als teams kunnen beïnvloeden:

🔴Overweldigendom te gebruiken - Het kan verwarrend zijn voor beginnende gebruikers waar ze moeten beginnen omdat er zoveel verschillende soorten blokken en templates beschikbaar zijn.

🔴Geendoelen bijhouden - Het platform mist functies voor het bijhouden van doelen, wat betekent dat je Notion misschien moet gebruiken in combinatie met andere tools om grotere projecten bij te houden.

🔴Geeningebouwde rapportagetool - Dit kan het platform een uitdaging maken om rapporten te genereren en gegevens te analyseren.

Beperktemobiele app en Integrations - De functionaliteit van de mobiele app kan beperkt zijn voor gebruikers die voornamelijk afhankelijk zijn van mobiele apparaten, omdat sommige functies mogelijk niet beschikbaar zijn.

Notion Prijzen

Als je dit platform wilt uitproberen voordat je het koopt, kun je de functionaliteit uitproberen met de gratis versie voor je projecten, of je kunt het volledige platform uitproberen met hun gratis proefversie.

De beste eigenschap van hun gratis proefversie is dat deze onbeperkt is in duur.

Notion beperkt de gratis proefversie tot 1.000 blokken.

4. Slap

Slack is een communicatiegericht platform dat het delen van bestanden, realtime communicatie en integratie met tal van andere productiviteitstools mogelijk maakt.

Het is erg populair onder teams op afstand.

Met Slack kunnen gebruikers zonder problemen communiceren en de "app-moeheid" vermijden die komt kijken bij het gebruik van verschillende communicatie-apps.

Belangrijkste kenmerken:

• Kanalen - Gebruikers kunnen kanalen instellen voor leuke onderwerpen, verschillende projecten of teams.
• Tools voor privéberichten - Je kunt functies voor privéberichten gebruiken om met collega's te communiceren en talloze functies gebruiken om "app-moeheid" te voorkomen.
• Audio- en videogesprekken - Tot 50 collega's kunnen deelnemen aan audio- of videogesprekken. Ze kunnen ook hun scherm delen tijdens een gesprek.
• Meerdere integratiemogelijkheden - Het is mogelijk om Slack te integreren met meer dan 2.400 verschillende zakelijke softwareprogramma's.
• Bestanden delen - Je kunt belangrijke details en context toevoegen die je anders zou missen bij het bladeren door mappen wanneer je bestanden en documenten deelt binnen een gesprek.

Hoe gebruik je een coöperatieve aanpak?

Slack is een goede keuze voor teams die op zoek zijn naar een eenvoudig en gebruiksvriendelijk platform voor het delen van bestanden en basisberichten.

Door gebruikers gemaakte kanalen en één-op-één gesprekken worden prominent benadrukt in het ontwerp van Slack.

Aan de linkerkant toolbar kunnen gebruikers snel concepten, niet-verzonden berichten, threads, mentions en directe berichten bekijken.

Slack Pro's

In dit gedeelte bespreken we de voordelen van het gebruik van Slack voor zakelijke en persoonlijke doeleinden:

✅Geavanceerde samenwerking - Met realtime communicatie, functies zoals threaded conversaties, bestanden delen en instant messaging vergroten teamwork.

✅Georganiseerde informatie - Berichten zijn gerangschikt in kanalen om het vinden van informatie en het bewaken van lopende taken te vergemakkelijken.

✅Integratiemogelijkheden - Door integratie met platforms voor klantondersteuning en tools voor projectbeheer hoef je niet meer tussen meerdere apps te schakelen.

✅Geavanceerde zoekmogelijkheden - Gebruikers kunnen relevante bestanden, gesprekken en informatie vinden met de zoekfunctie, wat tijd bespaart.

✅Samenwerken op afstand - Het bevordert een soepele communicatie tussen teams, ongeacht waar ter wereld ze zich bevinden, zodat ze efficiënt kunnen samenwerken en contact kunnen houden.

Aanpasbare meldingen - Gebruikers kunnen hun instellingen voor meldingen aanpassen om onnodige afleiding te voorkomen en toch belangrijke updates te ontvangen.

Slack nadelen

Hieronder volgen de nadelen van Slack en hoe ze zowel individuen als teams kunnen beïnvloeden:

🔴Mogelijkheidvan informatieoverbelasting - Omdat berichten en meldingen de werkruimte binnenstromen, kunnen realtime berichtenfuncties af en toe een overvloed aan informatie veroorzaken.

🔴Internetafhankelijkheid - Samenwerking en communicatie kunnen belemmerd worden door een gebrek aan connectiviteit vanwege de grote afhankelijkheid van het internet.

🔴Leercurve - De leercurve die gepaard gaat met het navigeren door kanalen, threads en andere functionaliteiten kan de acceptatie door gebruikers in het begin beïnvloeden.

Verminderdefocus - Het kan een uitdaging zijn om je te blijven concentreren op taken wanneer er een voortdurende stroom van communicatie is.

🔴Privacy-en beveiligingsproblemen - Ondanks dat Slack beveiligingsmaatregelen heeft geïmplementeerd, kan gedeelde vertrouwelijke informatie op het platform gevoelig zijn voor ongewenste toegang.

Slack Prijzen

Er zijn verschillende beperkingen bij het gratis plan, waaronder 10 app integrations, 10.000 doorzoekbare berichten en één-op-één videogesprekken.

Vooral voor grote teams of organisaties kunnen de betaalde plannen prijzig worden.

‍

Inpakken

Het gebruik van tools voor gezamenlijk schrijven is de beste manier om samen met je team aan een document te werken, waardoor je de productiviteit en communicatie drastisch kunt verhogen. 

Je team zal gelukkiger zijn omdat ze productiever zijn, en je kunt ze veel kostbare tijd besparen die ze aan andere, belangrijkere taken kunnen besteden.

Dit is waarom TextCortex het beste voor samenwerking met betrekking tot AI-schrijftools, en het mooie is dat het geschikt is voor alle teamgroottes.

Interesse om het eens te proberen?

Begin nu met het gebruik van TextCortex en ervaar de vele voordelen om je schrijven naar een professioneel niveau te tillen!