Als je op zoek bent naar een gemakkelijke manier om belanghebbenden, investeerders en medewerkers te informeren over het project, dan heb je een projectbriefing nodig. E-mails of berichten zijn niet genoeg om werknemers en belanghebbenden informatie over het project te geven en zitten vol hiaten. Daarom moet je een briefing maken die het hele project samenvat en de nodige informatie geeft. Als je niet weet hoe je een projectbriefing moet schrijven, maak je dan geen zorgen, wij hebben het voor je geregeld!
In dit artikel onderzoeken we wat een projectopdracht is en leggen we stap voor stap uit hoe je er een schrijft.
Klaar? Laten we erin duiken!
TL; DR
- Een projectbriefing is een snel overzicht van je project en bevat de noodzakelijke kennis waarin lezers geïnteresseerd kunnen zijn.
- Een projectbriefing voorziet belanghebbenden van de basisprincipes van het project en geeft teamleden een beter inzicht in het project.
- Projectbriefings zijn belangrijk voor medewerkers om het doel van het project te begrijpen en op de hoogte te blijven.
- Een projectbriefing moet de volgende elementen bevatten: projectsamenvatting, doel, doelstellingen en belangrijkste resultaten, meetbare gegevens, tijdlijnen en doelgroep.
- Je kunt AI-tools gebruiken om projectbeschrijvingen vanaf nul op te stellen of ze gebruiken om je bestaande projectbeschrijvingen te verbeteren.
- ZenoChat kan je ondersteunen bij het schrijven van projectbeschrijvingen met zijn meervoudige taalmodellen, kennisbanken, zoeken op het web en krachtige retrieval-ondersteunde generatie.
Wat is een Project Briefing?
Een projectbriefing is een snel overzicht van je project en bevat de noodzakelijke kennis voor lezers om te begrijpen wat, waarom, wanneer en hoe van het project. In je projectbriefing kun je informatie met betrekking tot je project opnemen, zoals belanghebbenden, doelen, metriek, tijdlijnen, meetbare gegevens en publiek. Een projectbriefing is een verslag met belangrijke koppen en informatie die je kunt verspreiden onder je team en belanghebbenden.

Voordelen van een Project Briefing
Een projectbriefing geeft belanghebbenden en investeerders de basis van een project en nodigt hen uit om suggesties te geven of vragen te stellen. Met een projectbriefing kun je ook alle medewerkers rond een gemeenschappelijk doel organiseren en hun communicatie versterken. Enkele voordelen van een projectbriefing zijn:
- Verbeterde projectcommunicatie
- Gestroomlijnd projectbeheer
- Stakeholders Samenwerking
- Ondersteunend leiderschap
Wat staat er in een Project Briefing?
Met een projectbriefing kun je belangrijke en gewenste informatie overbrengen aan belanghebbenden, investeerders en teamleden. Daarom moet je in je projectbrief informatie opnemen waarvan jij denkt dat die belangrijk is voor belanghebbenden en medewerkers. De algemene regel voor je projectbrief is om een zodanige dosis gegevens te gebruiken dat lezers niet overweldigd worden door de informatie die je geeft. Wat voor project je ook hebt, er is informatie die je in de projectbeschrijving moet opnemen;
- Samenvatting project
- Project Intentie
- Doelstellingen en belangrijkste resultaten
- Succesindicatoren
- Tijdlijn van het project
- Projectpubliek
Waarom is een Project Briefing belangrijk?
Een projectbriefing is een overzicht dat medewerkers en belanghebbenden begeleidt tijdens de afronding van je project. Bovendien kunnen al je teamleden dankzij de projectbriefing beschikken over algemene informatie en meningen over het project. Het belang van projectbriefings voor belanghebbenden is om te voorkomen dat ze verdwalen in e-mail of stapels berichten en om ze een duidelijke leidraad te geven om je project te begrijpen en te beoordelen.
Hoe schrijf je een Project Briefing?
Om een projectbriefing te maken die de leidraad vormt voor je teamleden en belanghebbenden, moet je deze eerst opmaken en organiseren voordat je hem schrijft. Je kunt het aanpassen aan je project met behulp van een sjabloon voor projectbeschrijvingen, of je kunt er een vanaf nul schrijven.

1-) Samenvatting project
Als je bent begonnen met het schrijven van een projectopdracht, is het eerste onderdeel dat je moet invullen de projectsamenvatting. In dit gedeelte moet je in een paar zinnen de belangrijkste punten en de reikwijdte van je project uitleggen. De zinnen in dit gedeelte moeten de "waarom" vragen van belanghebbenden en teamleden beantwoorden. Je kunt hier links of bronnen opnemen die nuttig kunnen zijn voor de lezers om het project te begrijpen.
2-) Bepaal het doel van het project
Het projectdoel is het doel dat je wilt bereiken als je het project hebt afgerond. In dit gedeelte moet je aan je belanghebbenden en teamleden uitleggen welke problemen je project gaat oplossen. Op deze manier kunnen je belanghebbenden het doel van je project begrijpen, terwijl je teamleden zich efficiënter op je project kunnen richten. Je kunt de basisvragen in de hoofden van je lezers beantwoorden door dit gedeelte direct na de projectsamenvatting uit te leggen.
3-) Doelstellingen en belangrijkste resultaten schetsen
Tijdens het brainstormen en creëren van je project heb je waarschijnlijk je doelstellingen en resultaten gedefinieerd. In dit gedeelte moet je je doelstellingen en belangrijkste resultaten zo gedetailleerd mogelijk uitleggen. In dit gedeelte kun je je project opdelen in belangrijke mijlpalen en de verwachte resultaten voor elk onderdeel opnoemen. In dit gedeelte kun je ook projectdoelstellingen met elkaar verbinden om te laten zien hoe elke stap van het proces bijdraagt aan het bereiken van het algemene projectdoel.
4-) Meetbare gegevens definiëren
Je moet metrics en meetbare gegevens kiezen die het succes van je project het beste laten zien. De meetbare gegevens van je project kunnen statistieken zijn zoals websiteverkeer, aantal nieuwe klanten, verhoogd doorklikpercentage en kijkcijfers. Je kunt het succes van je project meten door deze gegevens te controleren tijdens de voortgang van je project. Het definiëren van de meetbare gegevens van je project zal ook de houding van belanghebbenden en investeerders ten opzichte van je project positief beïnvloeden.
5-) De tijdlijn van het project bepalen
Een van de meest kritieke elementen van je project is de tijdlijn. De tijdlijn van een project geeft belanghebbenden en teamleden een verwachting van wanneer het project klaar zal zijn. Je kunt de tijdlijn van je project ook instellen om je project te starten en een geschatte voltooiingstijd te geven. In plaats van één deadline vast te stellen voor je project, kun je mijlpalen vaststellen voor elke fase en deze bespreken met je belanghebbenden en teamleden. Het algemene advies is om extra tijd toe te voegen aan de tijdlijnen die je hebt vastgesteld en ervoor te zorgen dat het proces wordt voltooid.
6-) Bepaal het publiek
Elk project heeft een doelgroep waarvoor het een probleem wil oplossen. Je kunt de toon van je project zetten en doelen stellen voor je teamleden door een doelgroep toe te voegen aan je projectomschrijving. Je kunt ook je overtuigingskracht naar belanghebbenden en investeerders vergroten door potentiële doelgroepen die zullen profiteren van je project toe te voegen aan je projectomschrijving. Sluit je projectopdracht af met het definiëren van een doelgroep.
Bonustip: AI-tools gebruiken
Als je het schrijfproces voor projectbeschrijvingen wilt verbeteren, kun je AI-tools in dit proces opnemen. AI-tools stroomlijnen het schrijfproces van je projectbriefingsjablonen met hun geavanceerde grote taalmodellen, getrainde gegevens en mogelijkheden om tekst te genereren. Bovendien kun je projectbeschrijvingen maken met behulp van je eigen gegevens met AI-assistenten zoals ZenoChat, waar je je interne gegevens kunt uploaden!

ZenoChat: Gemakkelijk projectbeschrijvingen maken
ZenoChat is een AI companion ontwikkeld door TextCortex om de werkdruk van individuele en zakelijke gebruikers te verminderen. Met ZenoChat kun je verschillende soorten geschreven inhoud genereren vanuit projectbeschrijvingen templates. ZenoChat biedt haar gebruikers functies zoals geavanceerde LLM's zoals GPT-4o, Claude 3.5 Sonnet, kennisbanken, zoeken op het web, krachtige RAG, en individuele persona's. ZenoChat is beschikbaar als webapplicatie en browser extension en is geïntegreerd met meer dan 30.000 websites en apps.

ZenoChat - Kennisbanken
Met de kennisbanken van ZenoChat kun je voor elk van je projecten een apart bestand maken en je projectdocumenten uploaden. Vervolgens kun je ZenoChat vragen om deze gegevens te analyseren en projectbeschrijvingen te maken templates. Door de intentie in de ZenoChat prompt te analyseren en de door jou geselecteerde kennisbankmap te gebruiken, genereert ZenoChat duidelijke, beknopte projectbeschrijvingen van hoge kwaliteit.
ZenoChat en de kennisbanken kunnen ook de algehele productiviteit van je bedrijf verhogen. Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:
- TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
- AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
- Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.
- De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.
Sjabloon voor projectbeschrijvingen
Om projectbeschrijvingen templates te genereren met ZenoChat hoef je alleen maar een vraag in te typen. ZenoChat genereert met behulp van zijn geavanceerde LLM's en getrainde gegevens projectoverzichten templates die geschikt zijn voor jouw doel.
Zo ziet het eruit:
Projecttitel: Integratie van AI-oplossingen in de klantenservice
Bedrijfsnaam: Acme Inc.
Projectoverzicht:
In een tijdperk waarin digitale transformatie van het grootste belang is, wil Acme Inc. haar klantenservice verbeteren door kunstmatige intelligentie (AI) in te zetten. Dit project zal zich richten op het inzetten van AI-technologieën om responstijden te verbeteren, de klanttevredenheid te verhogen en ondersteuningsprocessen te stroomlijnen.
Doelstellingen:
- Reactietijden verbeteren: Zet AI-gestuurde chatbots in om basisvragen van klanten af te handelen, zodat ze sneller kunnen worden opgelost.
- Klanttevredenheid verbeteren: Gebruik AI om gepersonaliseerde antwoorden en oplossingen te bieden, waardoor de algehele klantervaring verbetert.
- Ondersteuningsprocessen stroomlijnen: Implementeer automatiseringstools om terugkerende taken af te handelen, zodat menselijke medewerkers zich kunnen bezighouden met complexere problemen.
- Datagestuurde inzichten: Maak gebruik van AI-analyse om inzicht te krijgen in het gedrag en de feedback van klanten, wat helpt bij voortdurende verbetering.
Toepassingsgebied:
Dit project omvat het volgende:
- AI Chatbot Inzet: Ontwikkel en integreer een chatbot die veelvoorkomende vragen van klanten kan afhandelen.
- AI-ondersteunde ondersteuning: Implementeer AI-tools die ondersteuningsmedewerkers helpen door antwoorden voor te stellen en dringende zaken te markeren.
- Automatisering van repetitieve taken: Gebruik AI om processen zoals het categoriseren en routeren van tickets te automatiseren.
- Analytics en rapportage: Zorg voor AI-gestuurde analyses om de prestaties van de klantenservice te bewaken en erover te rapporteren.
Belangrijkste resultaten:
- P1: Chatbot-integratie
- Ontwerp, ontwikkeling en inzet van AI chatbots.
- FAQ-database maken en integreren.
- Verbeteringen in de gebruikersinterface voor eenvoudige chatbotinteractie.
- P2: Hulpmiddelen voor agenten
- Tools die antwoorden suggereren op basis van vragen van klanten.
- Prioriteringsalgoritmen om urgente problemen te benadrukken.
- P3: Automatiseringsprocessen
- Geautomatiseerd categoriseren en routeren van tickets.
- Standaard antwoordgeneratie voor veelvoorkomende vragen.
- P4: Analytics-dashboard
- Real-time analysedashboard om ondersteunende KPI's te controleren.
- AI-gestuurde rapporten over klanttevredenheid en feedbacktrends.
Tijdlijn:
- Fase 1: Planning en ontwerp (Maand 1)
- Definieer projecteisen, belanghebbenden en succescriteria.
- Projectplan en tijdlijn ontwikkelen.
- Fase 2: Ontwikkelen en testen (Maanden 2-4)
- AI chatbots en agent assist tools ontwikkelen en testen.
- Automatiseringsprocessen en analytisch dashboard implementeren.
- Fase 3: Inzet en training (Maand 5)
- Zet AI-tools in en geef training aan het supportteam.
- Voer pilottesten uit en verfijn op basis van feedback.
- Fase 4: Lancering en evaluatie (Maand 6)
- Grootschalige lancering van AI-ondersteunende operaties.
- Controleer de prestaties en verzamel feedback van gebruikers voor voortdurende verbetering.
Budget:
- Geschatte kosten voor AI-ontwikkeling en -integratie.
- Opleidings- en inwerkkosten voor ondersteunend personeel.
- Software- en hardwarevereisten.
- Lopende onderhouds- en ondersteuningskosten.
Belangrijkste belanghebbenden:
- Project Sponsor: Technisch directeur (CTO)
- Projectmanager: Hoofd Customer Support Operations
- AI-ontwikkelteam: Verantwoordelijk voor het ontwerpen en implementeren van AI-oplossingen
- Ondersteunend personeel: Belangrijke gebruikers van de AI-tools
- Klanten: Eindgebruikers die profiteren van verbeterde ondersteuningsdiensten
Risicobeheer:
- Technische risico's: Zorg voor robuuste tests van AI-tools om problemen met de implementatie te beperken.
- Operationele risico's: Ontwikkel een uitgebreid trainingsprogramma voor ondersteunend personeel.
- Risico's voor de klant: Voer gebruikersacceptatietests uit om ervoor te zorgen dat AI-oplossingen voldoen aan de behoeften van de klant.
Succesgetallen:
- Reductie van de gemiddelde reactietijd met 50%.
- Stijging van de klanttevredenheidsscore met 20%.
- Vermindering van de afhandelingstijd van tickets met 30%.
- Positieve feedback van ondersteunend personeel over de bruikbaarheid van de AI-tool.
Volgende stappen:
- De projectvereisten afronden met de belangrijkste belanghebbenden.
- AI-ontwikkelings- en implementatiepartners selecteren.
- Ontwikkel een gedetailleerd projectplan en start fase 1.
Door AI te integreren in de klantenservice wil Acme Inc. een superieure klantenservice bieden, de activiteiten stroomlijnen en een concurrentievoordeel op de markt behouden. Dit projectoverzicht dient als basisdocument om de succesvolle uitvoering van het project te begeleiden.
Klaarom eenvoudig aangepaste projectbeschrijvingen te maken? Klik hier om je gratis TextCortex account aan te maken en de functies te gebruiken om je onderneming een boost te geven.