Het aannemen van nieuwe werknemers is een stressvol proces voor zowel het bedrijf als de werknemers. Nieuwe werknemers weten niet wat ze moeten doen en hebben iemand nodig die hen begeleidt. Voor bedrijven zijn nieuwe werknemers onervaren en moeten ze wennen aan de bedrijfscultuur. Onboarding is nodig om het inwerkproces voor het bedrijf en de werknemers te versnellen en te vergemakkelijken. Volgens het rapport van Jobvite verlaten nieuwe werknemers hun baan binnen de eerste 90 dagen, dus een sterk onboardingproces is belangrijk. Als je niet weet hoe je de efficiëntie van je inwerkproces kunt verhogen, dan hebben wij een oplossing voor je!

In dit artikel leggen we uit wat onboarding is en geven we onboarding templates voor verschillende afdelingen.

Klaar?

Laten we erin duiken!

TL; DR

  • Onboarding is een proces waarbij je nieuwe werknemers bedrijfskennis opdoen, de werkcultuur leren kennen en hun vaardigheden ontwikkelen om productieve werknemers te worden.
  • Met een checklist voor het inwerken kun je bijhouden hoe het inwerkproces van je nieuwe medewerkers verloopt.
  • Hoewel de punten die je in de onboarding checklist opneemt per afdeling en functie kunnen verschillen, zijn er ook gemeenschappelijke punten.
  • Als je op zoek bent naar templates voor de onboardingprocessen van je bedrijf, kun je de voorbeelden bekijken die door ZenoChat zijn gegenereerd.
  • Als je gepersonaliseerde onboarding checklists wilt maken voor je werknemers en afdelingen, dan is ZenoChat je redder met zijn kennisbanken en meerdere LLM's.
  • Je kunt de prestaties van je medewerkers verhogen en de productiviteit van je bedrijf een boost geven door ZenoChat en de kennisbanken te gebruiken.

Wat is een Onboarding?

Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers vaardigheden opdoen, bekend raken met bedrijfskennis, de werkcultuur leren kennen en hun capaciteiten vergroten om productieve werknemers te worden. Het inwerkproces is meer dan alleen maar training krijgen en contracten tekenen. Een toereikend en kwalitatief onboardingproces verhoogt de loyaliteit van nieuwe werknemers aan de werkplek en zorgt ervoor dat ze langdurig blijven werken. Bovendien zorgt een succesvol inwerkproces ervoor dat je nieuwe werknemers een goede indruk krijgen van het bedrijf en het gevoel hebben dat ze op de juiste plek werken.

Wat is een Onboarding?

Wat is een Onboarding Checklist?

De onboarding checklist is een to-do lijst die het begeleiden en organisatorisch trainen van nieuwe medewerkers, het vertrouwd maken met de workflow en het betrekken bij het proces omvat. De inwerkchecklist zorgt ervoor dat elke kritieke fase van het inwerkproces van nieuwe medewerkers wordt uitgevoerd. Een onboarding checklist betekent echter niet dat je bedrijf voldoet aan de behoeften van de nieuwe werknemers. Met behulp van de onboarding checklist moet je voldoen aan de behoeften van je nieuwe medewerkers, hen begeleiden en hen kennis laten maken met de bedrijfscultuur.

Onboarding checklist Templates voor verschillende afdelingen

Verschillende afdelingen en bedrijven hebben aangepaste onboarding checklists nodig voor verschillende aanwervingen. Het zou inefficiënt zijn om dezelfde onboarding checklist op te stellen voor een front-end ontwikkelaar en een marketingmedewerker. Je kunt ze handmatig maken of AI in het proces opnemen om te voldoen aan de behoeften van verschillende afdelingen op het gebied van onboarding checklists.

Door gebruik te maken van AI co-pilots zoals ZenoChat, die geïntegreerd kunnen worden met je interne kennisbank, kun je op maat gemaakte onboarding checklists maken die zijn afgestemd op specifieke afdelingen en zelfs gepersonaliseerd voor individuele werknemers. Deze aanpak zorgt ervoor dat je nieuwe medewerkers zich efficiënter aanpassen aan de cultuur en processen van je bedrijf. Laten we enkele afdelingsspecifieke onboarding-voorbeelden bekijken die door ZenoChat zijn gegenereerd om dit concept te illustreren!

Onboarding checklist sjabloon voor HR

Met ZenoChat kun je een checklist-sjabloon maken om het HR onboarding-proces te beheren en je nieuwe medewerkers te helpen zich gemakkelijker aan het proces aan te passen. Hier is een voorbeeld van een kort sjabloon voor HR onboarding:

  • Aanbodbrief en arbeidscontract ondertekend
  • Ingevulde belastingformulieren en formulieren voor directe storting
  • Apparatuur gereed (laptop, e-mail, toegang tot software)
  • Welkomstmail met informatie over de eerste dag

Eerste dag

  • Welkomstgesprek met HR
  • Rondleiding op kantoor/introductie aan het team
  • Overzicht van functie en bedrijfsbeleid
  • Werkstation instellen

Eerste week

  • Functiespecifieke training en training over naleving
  • Vergaderen met direct supervisor en belangrijke teamleden
  • Stel doelen voor 30, 60, 90 dagen

Eerste maand

  • Voortgezette beroepsspecifieke training
  • Tweewekelijkse controle met supervisor
  • Deelnemen aan teambuildingactiviteiten

Eerste 90 dagen

  • 30, 60, 90-daagse functioneringsgesprekken
  • Ontwikkelingsdoelen voor de lange termijn stellen

Onboarding checklist sjabloon voor managers

Managers moeten goed voorbereid zijn op het inwerkproces en nieuwe medewerkers aanpassen aan de bedrijfscultuur. Hier is een voorbeeldsjabloon voor het inwerken van managers met daarin de voorbereiding, de eerste dag, de eerste week, de eerste maand en het eerste kwartaal.

Pre-boarding

  1. Welkomstpakket:wat tekst
    • Stuur een welkomstmail met startgegevens en agenda.
    • Geef toegang tot belangrijke documenten en beleidsregels.
  2. Werkruimte voorbereiden:wat tekst
    • Werkplek gereed (computer, telefoon, referenties).
    • Stel e-mail- en noodzakelijke softwareaccounts in.
  3. Team Voorbereiding:wat tekst
    • Informeer het team over de nieuwe aanwinst.
    • Wijs een buddy/mentor aan.
    • Plan intro-bijeenkomsten met belangrijke leden.

Eerste dag

  1. Welkom en inleiding:wat tekst
    • Begroeten en voorstellen aan het team.
  2. Oriëntatie:wat tekst
    • Rondleiding op kantoor en overzicht van administratieve procedures.
  3. Systeeminstellingen:wat tekst
    • Assisteren bij het instellen van gereedschappen en systemen.
  4. Roloverzicht:wat tekst
    • Bespreek de verantwoordelijkheden en de agenda voor de eerste week.

Eerste week

  1. Bijeenkomsten en training:wat tekst
    • Plan vergaderingen en trainingen.
  2. Taakopdracht:wat tekst
    • Wijs eerste taken toe met duidelijke deadlines.
  3. Regelmatige controles:wat tekst
    • Dagelijkse check-ins voor vragen en ondersteuning.
  4. Feedback:wat tekst
    • Stimuleer feedback over het inwerkproces.

Eerste maand

  1. Voortdurende training:wat tekst
    • Ga door met noodzakelijke training.
  2. Prestatiebeoordelingen:wat tekst
    • Voer tweewekelijkse of maandelijkse beoordelingen uit.
  3. Doelen stellen:wat tekst
    • Help bij het stellen van korte- en langetermijndoelen.
  4. Integratieactiviteiten:wat tekst
    • Bevorder deelname aan teamactiviteiten.

Eerste kwartaal

  1. Formele beoordeling:wat tekst
    • Voer functioneringsgesprekken, geef feedback.
  2. Loopbaanontwikkelingsplan:wat tekst
    • Ontwikkel carrièredoelen en groeiplannen.
  3. Betrokkenheid bij de gemeenschap:wat tekst
    • Stimuleer betrokkenheid bij bedrijfsbrede evenementen.
  4. Voortdurende ondersteuning:wat tekst
    • Houd regelmatig contact en bied mentorschap.

Onboarding checklist sjabloon voor verkoopteams

Een verkoopteam heeft een unieke cultuur die een uniek inwerkproces vereist. Je kunt de volgende inwerksjabloon gebruiken voor het aannemen van een verkoopteam.

Week 1: Grondslagen

Dag 1: Oriëntatie

  • Welkomstbijeenkomst: Maak kennis met het team en krijg een overzicht van de bedrijfscultuur.
  • IT-instelling: Stel je computer, e-mail en verkooptools in.
  • Papierwerk: HR-formulieren en inschrijvingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden invullen.

Dag 2-3: Verkoopintroductie

  • Overzicht: Lees meer over onze verkoopstrategie en belangrijkste statistieken.
  • Producttraining: Onze producten/diensten en marktpositionering begrijpen.
  • CRM-training: Introductie tot ons CRM-systeem.

Dag 4-5: Vaardigheden opbouwen

  • Verkooptechnieken: Leer onze verkoopmethoden.
  • Schaduwen: Observeer ervaren verkopers.
  • Rollenspel: Oefen je verkooppraatje.

Week 2: Diep duiken

Dag 6-7: Markt begrijpen

  • Inzicht in de markt: Doelmarkt, klantpersona's, concurrentielandschap.
  • Casestudies: Bekijk succesvolle verkoopverhalen.

Dag 8-9: Training geavanceerde gereedschappen

  • Verkooptools: Geavanceerde training in onze tools.
  • Gegevens en analyse: Gebruik gegevens om beslissingen te nemen.

Dag 10: Oefenen

  • Koud bellen: Begin met bellen met steun van een mentor.
  • Leadgeneratie: Identificeer en kwalificeer leads.

Week 3: Integratie

Dag 11-12: Personalisatie

  • Technieken op maat: Pas verkooptechnieken aan je stijl aan.
  • Mentorschap: Voortdurende ondersteuning van senior vertegenwoordigers.

Dag 13-14: Pijpleiding bouwen

  • Prospectie: Je verkooppijplijn opbouwen en beheren.
  • Netwerken: Tips voor het benutten van connecties.

Dag 15: Doelen stellen

  • Prestatiedoelen: Stel doelen voor de korte en lange termijn.
  • Ontwikkelingsplan: Maak een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Voortdurende ondersteuning

  • Wekelijkse controles: Regelmatige voortgangsbeoordelingen.
  • Teambijeenkomsten: Blijf op één lijn met de teamdoelen.
  • Trainingsmateriaal: Toegang tot doorlopende bronnen.

Onboarding checklist sjabloon voor IT

De IT-afdeling moet regelmatig ondersteuning bieden om tijdverspilling te voorkomen en een soepele inwerkperiode te garanderen. Je kunt de volgende checklist gebruiken om ervoor te zorgen dat het IT-team nieuwe medewerkers voorziet van een e-mailaccount van het bedrijf, hardware en toegang tot interne systemen.

Checklist voor aankomst

  1. Documentatiewat tekst
    • Onderteken de aanbiedingsbrief en het arbeidscontract en stuur ze terug.
  2. Account instellenwat tekst
    • Maak e-mail- en IT-accounts aan.
    • Hardware voorbereiden (laptop, randapparatuur) en software installeren.

Dag 1: Oriëntatie

  1. Welkom bijeenkomstwat tekst
    • Maak kennis met HR voor een bedrijfsoriëntatie.
    • Inleiding tot de bedrijfscultuur en het bedrijfsbeleid.
  2. Introductie IT-teamwat tekst
    • Maak kennis met het team en bekijk de afdelingsstructuur.
  3. Werkruimte instellenwat tekst
    • Een werkstation instellen en e-mail/tools configureren.
  4. Beleidsherzieningwat tekst
    • Neem het IT-beleid door en vul eventueel vereist papierwerk in.

Week 1: Aan de slag

  1. Technische trainingwat tekst
    • Overzicht van IT-infrastructuur en interne systemen.
  2. Beveiligingstrainingwat tekst
    • Inleiding tot IT-beveiligingspraktijken.
  3. Maak kennis met teamledenwat tekst
    • Vergaderingen gepland met belangrijke teamleden.
  4. Toegang systeemwat tekst
    • Zorg voor toegang tot de benodigde systemen en applicaties.

Eerste maand: Integratie

  1. Projectopdrachtenwat tekst
    • Begin met inleidende projecten/taken.
  2. Voortdurende trainingwat tekst
    • Doorgaan met geavanceerde systeemtraining.
  3. Regelmatige controleswat tekst
    • Wekelijkse vergaderingen met je supervisor.
  4. Collegiaal mentorschapwat tekst
    • Ga in zee met een mentor voor begeleiding.

Eerste 3 maanden: Evaluatie en feedback

  1. Prestatiebeoordelingwat tekst
    • 60-dagen functioneringsgesprek en feedback.
  2. Ontwikkeling van vaardighedenwat tekst
    • Toegang tot bronnen voor professionele ontwikkeling.
  3. Voortdurende verbeteringwat tekst
    • Verzamel feedback over het inwerkproces.

Inwerken Templates voor externe medewerkers

Volgens onderzoek van Forbes werkt 20% van de werknemers op afstand. Dit betekent dat ondernemingen en bedrijven moeten zorgen voor een nieuwe en unieke inwerkperiode voor werknemers op afstand. Hier is een beknopt en aanpasbaar inwerksjabloon voor werknemers op afstand:

Week 1: Aan de slag

Dag 1: Introductie en installatie

  • Welkom e-mail: Essentiële informatie, schema's en contactpersonen.
  • IT instellen: Bedrijfshardware ontvangen en instellen.
  • Maak kennis met je manager: Kennismakingsvideogesprek.

Dag 2: Bedrijfsoriëntatie

  • HR Oriëntatie: Overzicht van missie, waarden en beleid.
  • Administratieve instelling: Salarisadministratie voltooien en communicatiemiddelen instellen.

Dag 3: Team Introducties

  • Virtuele kennismaking: Maak kennis met directe teamleden.
  • Afdelingsoverzicht: Begrijp de belangrijkste functies en doelen.

Dag 4: Training en hulpmiddelen

  • Rol-specifieke training: Toegang tot trainingsmateriaal.
  • Bedrijfsmiddelen: Inleiding tot de kennisbank en veelgestelde vragen.

Dag 5: Eerste taken

  • Begin klein: Begin met de eerste taken/projecten.
  • Inchecken: Bespreking aan het einde van de week met de manager voor feedback.

Week 2: Integratie

Dagen 6-7: Vaardigheidsontwikkeling

  • Training voor gevorderden: Neem deel aan trainingssessies.
  • Schaduwen: Observeer ervaren collega's.

Dagen 8-9: Praktijkervaring

  • Team samenwerking: Deelnemen aan teamprojecten en -vergaderingen.

Dag 10: Feedback en reflectie

  • Wekelijkse reflectie: Reflecteer op wat je hebt geleerd en identificeer ondersteuningsbehoeften.
  • Feedbacksessie: Feedback ontvangen en geven over het inwerkproces.

Maand 1: Fundamenten bouwen

Weken 3-4: Voortdurende integratie

  • Regelmatige controles: Tweewekelijkse gesprekken met je manager.
  • Verdere training: Ga door met rolspecifieke training.
  • Betrokkenheid: Neem deel aan bedrijfsactiviteiten en virtuele evenementen.
  • Prestatiedoelen: Stel initiële doelen met je manager.

Voortdurende verbetering

  • Maandelijkse beoordelingen: Bespreek voortgang en loopbaanontwikkeling.
  • Professionele ontwikkeling: Toegang tot leermogelijkheden.
  • Netwerken: Doe mee aan virtuele evenementen en projecten van verschillende afdelingen.

Middelen

  • Werknemershandboek
  • Bedrijfswiki/kennisbank
  • Contactlijst: HR, IT en belangrijke teamleden.
  • Protocollen voor noodgevallen

Ondersteuning

  • Open-deur-beleid: Virtuele kantooruren voor problemen.
  • Hulpprogramma voor werknemers (EAP): Hulpmiddelen op het gebied van mentaal en emotioneel welzijn.

Hoe een Onboarding Checklist maken met ZenoChat

Als je aangepaste onboarding checklists moet maken voor verschillende afdelingen en nieuwe medewerkers, dan is ZenoChat by TextCortex voor jou ontworpen. Met zijn meerdere LLM's, geavanceerde RAG (Retrieval-augmented generation), zoeken op het web, kennisbanken en aanpasbare persona's kan ZenoChat je werkdruk verminderen en hoogwaardige en beknopte onboarding templates maken. Bovendien kan ZenoChat je altijd en overal begeleiden dankzij de 30.000+ integrations!

ZenoChat - Kennisbanken

ZenoChat wordt geleverd met kennisbanken waarmee zakelijke gebruikers hun interne gegevens kunnen integreren. 

Met deze functie kun je je interne gegevens uploaden naar ZenoChat en de gegevens die je uploadt gebruiken bij het genereren van output. Door gebruik te maken van deze functie kun je aangepaste onboarding checklists maken voor verschillende afdelingen en rollen of grote hoeveelheden van je gegevens analyseren.

Bovendien kun je met deze functie van ZenoChat de prestaties van je medewerkers verbeteren en de productiviteit van je bedrijf verhogen door sneller toegang te krijgen tot bruikbare inzichten. Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

  • TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
  • AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
  • Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍
  • De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.

Klaar om meer te ontdekken?

Meld je vandaag nog aan en maak gebruik van TextCortex en de geavanceerde functies om de productiviteit van je bedrijf te verhogen!