Wanneer u een prospectief project begint met een klant, heeft u vaak moeite om hem te laten reageren op uw e-mails? Maakt u zich zorgen over de efficiëntie van uw follow-up e-mails?

Dit kan zeer frustrerend zijn.

Tegelijkertijd wilt u voorkomen dat u uw kans op langdurige samenwerking met uw prospects verknoeit door onbeleefd, ongeduldig of onprofessioneel op te treden terwijl u probeert hen voor u te winnen.

De vraag blijft dan hoe deze uitdaging moet worden aangepakt zonder het potentieel voor verdere samenwerking te schaden.

Om u te helpen uitzoeken waarom uw klanten niet reageren en wat u in zo'n scenario moet doen, bespreekt deze post enkele van de meest voorkomende valkuilen en de beste tips voor het versturen van follow-up e-mails naar uw potentiële klanten.

Vervolgens laten we u enkele voorbeeldmails zien en geven we nuttige tips om uw eigen e-mails te personaliseren en de tijd die u besteedt aan het schrijven ervan te verminderen.

Laten we erin duiken!

Wat zijn follow-up e-mails?

In de zakenwereld is het gebruikelijk om een klant een follow-up e-mail te sturen nadat het eerste contact heeft plaatsgevonden.

Het is een techniek die we gebruiken als we iets van een ander willen of nodig hebben.

Bovendien worden follow-up e-mails vooral gebruikt om ontvangers te herinneren aan lopende acties (zoals het betalen van een factuur of het geven van feedback).

Waarom zijn follow-up e-mails relevant voor bedrijven?

Bij het verlenen van klantenservice is het essentieel om tijdens de gehele duur van het project open communicatielijnen met de klant te onderhouden.

Omdat u met meerdere klanten moet omgaan, wordt dit soort communicatie vaak over het hoofd gezien, wat de voortgang van uw projecten kan vertragen. Bovendien kan het niet versturen van follow-up e-mails ertoe leiden dat klanten een verkeerde indruk krijgen van u en uw bedrijf.

Het doel van follow-up e-mails is:

  • Herinner potentiële klanten om u te antwoorden
  • Projecten op schema houden
  • Zorg ervoor dat informatie niet verloren gaat in de warboel
  • Geef een gevoel van organisatie en toewijding aan de projecten
  • Vertel uw klanten, zowel nieuwe als oude, dat u hun zaken serieus neemt.

De meest voorkomende redenen om geen antwoord te krijgen?

De reden dat u geen antwoord krijgt is niet altijd een gebrek aan belangstelling voor uw aanbod. U krijgt waarschijnlijk geen reacties van uw klanten omdat:

  • Ze hebben het te druk om je terug te schrijven.
  • Uw e-mail kan verloren zijn gegaan in hun spam of inbox.
  • Misschien hebben ze meer tijd nodig om uw verzoek te overwegen of om met anderen te overleggen.

We aarzelen allemaal als er geld op het spel staat, toch? Waarom zouden ze dat niet doen?

Dit is precies waarom we follow-up e-mails gebruiken - om onze klanten gerust te stellen dat ze in veilige handen zijn. 

We hebben behandeld wat ze zijn, dus laten we nu ingaan op de beloofde stappen voor het schrijven van follow-up e-mails die reacties opleveren en waarmee je opvalt.

Hoe schrijf je een follow-up e-mail?

Elke situatie heeft voor- en nadelen, en het is belangrijk om beide te herkennen voordat u verder gaat met de basisstappen van een goede follow-up e-mail.

Wij hebben de stappen die u moet nemen om deze methode onder de knie te krijgen, opgesplitst in do's en don'ts, zodat u snel aan de slag kunt.

Laten we beginnen! 

Follow-up e-mail - DO's

1. Let op uw onderwerpregel

Beknopt en doelgericht zijn is de beste manier om de onderwerpregels van uw follow-up e-mails te formuleren.

Wees duidelijk over wat u nodig hebt, en geef aan waarom u contact opneemt. Hier zijn enkele voorbeelden van goede follow-up onderwerpregels:

  • Fasen van fase #1 van [projectnaam]
  • Achterstallige factuur van [datum].
  • We hebben uw hulp nodig bij [kwestie]
  • Meeting Updates van [Datum]
  • Vragen of zorgen?

De onderwerpregel van uw e-mail moet duidelijk en helder zijn over wat u van de ontvanger verlangt. Hoe natuurlijker de onderwerpregel is, hoe meer respons u kunt verwachten.

2. Laat het over hen gaan

Als u een duidelijk doel voor ogen hebt voor de follow-up e-mail, kruipt u in de huid van de klant en schrijft u inhoud waardoor hij zich gewaardeerd voelt.

Follow-up e-mails zijn meer dan korte herinneringen. Het zijn open lijnen voor het opbouwen van een sterke relatie met uw klanten. De focus moet dus op hen liggen.

Hier volgen enkele ideeën over hoe u uw klanten op een geraffineerde manier aandacht kunt geven:

  • Vraag feedback over een voorstel of standpunt.
  • Vraag naar een manier om je aanbod te verbeteren.
  • Roep eigenzinnigheid op door een oplossing voor te stellen voor hun meest urgente probleem.

Dit zal hen de indruk geven dat u niet alleen om hen geeft, maar ook de tijd neemt om verschillende opties te onderzoeken en te overwegen om aan hun specifieke behoeften te voldoen.

3. Houd het kort

Heb je ooit gehoord van de 12-seconden regel?

De 12-secondenregel is de gemiddelde tijd die mensen besteden aan het lezen van e-mails.

En, vooral in de zakenwereld, heeft niemand veel tijd om te besteden aan diepgaande e-mails die minuten duren om te lezen.

De meeste lezers zullen uw e-mails slechts vluchtig doornemen, dus u kunt eventuele follow-ups het beste zo kort mogelijk houden en toch alle aspecten behandelen.

4. Roep uw klanten op tot actie

Elke follow-up e-mail moet een call-to-action bevatten, tenzij het puur informatief is. Veel marketeers houden geen rekening met dit cruciale detail, wat er in belangrijke mate toe bijdraagt dat mensen hun e-mails niet zo serieus nemen als zou moeten.

Anders gezegd, als u wilt dat uw klanten en prospects een bepaalde actie ondernemen, moet u hun die actie duidelijk maken.

Hier zijn enkele gedachten om te beginnen:

  • Graag commentaar.
  • Neem contact met ons op.
  • Geef uw voorkeursdatum.
  • Laten we praten.

Opmerking: Om een effectieve CTA op te zetten, moet je voorkomen dat je een gevoel van onzekerheid krijgt. Kun je bijvoorbeeld een verschil merken tussen deze twee zinnen:

  • "Alstublieft, als u tijd heeft, zou ik het op prijs stellen als u een vergadering kunt plannen om de details van het project te bespreken", en
  • "Stuur ons een gewenste tijd en datum zodat we onze volgende ontmoeting kunnen plannen."

Het verschil zit hem in toewijding en durf. Aarzel niet om het te gebruiken.

5. Leer geduldig te zijn

Nu hebben we de kern van de zaak bereikt - Hoe lang moeten we wachten met het sturen van een follow-up e-mail?

Wacht niet te lang. De beste praktijken zeggen dat u kunt verwachten binnen een dag of twee terug te horen van uw klanten.

Het is een goed idee om uw klanten dit tijdsvenster te gunnen voordat zij een follow-up doen.

In feite is het veel slimmer om ze gewoon te vragen wanneer ze het meest ontvankelijk zijn om weer van je te horen. Op die manier bouwt u een goede relatie op op basis van hun eigen beslissingen en vermijdt u te vervelend te zijn.

Opmerking: bedenk dat uw klanten in het weekend en op feestdagen misschien niet naar hun e-mails kijken.

Het is lastig om je follow-ups zo te timen dat je niet te hardnekkig overkomt direct nadat je hun aandacht hebt gekregen.

Het is altijd beter hen meer ruimte te geven dan te vroeg te handelen.

Follow-up e-mail DON'Ts

Nu is het tijd om te kijken naar de meest voorkomende valkuilen bij het versturen van follow-up e-mails:

1. Op zoek naar schuld - Zelfs als uw klanten de informatie niet hebben gestuurd zoals beloofd, moet een follow-up e-mail gericht zijn op het zachtjes herinneren aan die actie. Als u zich richt op toekomstige samenwerking en de voordelen voor de klant, krijgt u een andere kaart.

2. Slechte onderwerpregel - De onderwerpregel is het eerste wat uw klant ziet, en een primaire filter om te beslissen of het belangrijk is of niet. Wees beknopt over wat u van uw klanten nodig hebt. Dit zal uw klanten helpen uw e-mails als relevant te filteren.

3. Te lang wachten op een reactie - Als u te lang wacht, kan uw klant uw project op de laatste plaats zetten, of het vergeten. Herinneren is niet gelijk aan vervelend als het goed wordt gedaan. Volg dus snel op.

4. Opdringerig gedrag - Om uw klant te laten zien dat dit een vriendelijke herinnering is, wees beleefd en luchtig. Stel verwachtingen door hen te vertellen wanneer u een follow-up doet als ze niet reageren.

5. Geen CTA - Als uw klant alleen uw e-mails scant, mist hij misschien oproepen tot actie en laat hij het bijltje erbij neergooien. Geef ze een duidelijk overzicht van hun volgende stappen en een tijdlijn voor het voltooien van hun project.

6. Verkeerde communicatie - U moet de communicatievoorkeuren van uw cliënten leren kennen. De meeste cliënten geven de voorkeur aan zachte e-mailherinneringen, maar sommigen geven de voorkeur aan korte telefoontjes. Als het de informatie oplevert die je nodig hebt, loont het de moeite!

Vervolg e-mail Templates 

1. "Even inchecken" e-mail sjabloon

Als u uw aanbod moet opvolgen, of uw klanten moet herinneren aan uw vorige e-mail, vermijd dan behoeftigheid.

Spreek uw empathie uit over hun drukke agenda en stel een ontmoeting voor als ze geïnteresseerd zijn.

Pro Tip: Kunstmatige intelligentie (AI) oplossingen zoals TextCortex kunnen u helpen boeiende, gepersonaliseerde e-mails te schrijven wanneer u het te druk hebt of wanneer u gewoon geen sjabloon wilt gebruiken.

De TextCortex's Chrome add-on bevat bijvoorbeeld een handige"Bullet to email" functie die kan worden gebruikt om snel e-mails samen te stellen van uw belangrijkste punten.

Stel gewoon de belangrijkste punten in die u in uw e-mail wilt behandelen, selecteer de opsommingstekens, klik op het logo en klik op de optie 'Bullet to email'.

‍

‍

2. 'Follow-up van de offerte' e-mail template

Uw potentiële klant analyseert misschien meerdere aanbiedingen tegelijk. Een korte e-mail laat zien dat u een band wilt creëren.

Bovendien toont dit type e-mail ook een gevoel van toewijding aan het project zelf. Geloof het of niet, maar soms is dat alles wat nodig is om uw klanten voor u te winnen.

3. 'Sense Of Urgency' e-mail template

Het FOMO-effect (fear of missing out) is en blijft een krachtig marketinginstrument.

Door een vervaldatum op uw aanbieding te zetten, kunt u klanten subliminaal aanmoedigen om meteen op uw e-mail te reageren.

Niemand wil een goede deal missen, toch?

Pro Tip: Naast tal van herschrijffuncties heeft TextCortex's Chrome add-on een heel handige tone changer optie die uw inhoud kan herschrijven in een andere toon.

Om het te gebruiken selecteert u de zin of alinea's die u wilt herschrijven in verschillende tonen, klikt u op het logo en kiest u de functie 'Toon' .

‍

‍

Klik op de link Toontype onderaan het voorstelvenster en selecteer de toon"Dringend" om urgentie toe te voegen aan uw e-mail wanneer u de functie "Toon" gebruikt.

4. 'Let's reconnect' e-mail template

Zakenmensen zijn mensen van de actie. Dit gezegd zijnde, is de kans groter dat u een antwoord krijgt op uw follow-up e-mail als u een directe oproep doet.

Ongeacht het soort verzoek zullen uw klanten het niet verkeerd begrijpen als uw follow-up e-mails dezelfde mate van professionaliteit behouden.

Pro Tip: Ongeacht het onderwerp of het publiek kan de functie 'Parafraseren' van TextCortexu helpen een hoge standaard van schrijfkwaliteit te handhaven.

Selecteer uw zinnen of paragrafen in bulk, klik op het logo en kies de optie 'Parafraseren' .

‍

‍

5. E-mailsjabloon voor de follow-up van een vergadering

Na een ontmoeting met klanten is het raadzaam een follow-up e-mail te sturen. Het is een volwassen stap die na verloop van tijd tot veel vruchtbare relaties kan leiden.

Deze vorm van follow-up e-mail is slechts een snel bedankje voor de tijd van de klant.

Om af te ronden

Er bestaat geen twijfel over of u follow-up e-mails moet gebruiken in uw bedrijfsstrategie. 

Tijd besteden aan het cultiveren van connecties is een investering in de gezondheid van uw bedrijf, die vruchten zal afwerpen in de vorm van voortdurend succes bij het sluiten van deals en het onderhouden van relaties.

Toch maakt dit ze niet onderhoudend. Vooral als je ze elke dag moet schrijven.

Wij raden u aan TextCortex te proberen als u geen inspiratie hebt, het gebruik van dezelfde oude templates beu bent, of gewoon nieuwsgierig bent naar wat er nog meer is.

Bovendien kan het gebruik van TextCortex van je slechtste schrijfdag een bestaande taak maken.

En dat is nog niet alles.

Naast de herschrijvingsfuncties die beschikbaar zijn in de Chrome extension, TextCortex heeft u toegang tot:

  • Toegang tot meer dan 20 voorgebouwde AI templates online.
  • Creëer inhoud in 72+ talen met deze meertalige AI tool.
  • Canvas dat in real time kan worden bewerkt om zowel menselijke als AI-gegenereerde inhoud aan te bieden.
  • Realtime wijzigen en weergeven van inhoud
  • Je hebt toegang tot je eigen persoonlijke AI schrijfassistent op 30+ webplatforms, waaronder Docs, Gmail, Linkedin en meer, allemaal vanuit één dashboard.

Download TextCortex Chrome extension vandaag nog en verwen uzelf met een persoonlijke AI schrijfassistent die wonderen kan verrichten voor uw inhoud.