Checklists zijn een uitstekend hulpmiddel om taken te organiseren en ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
Effectieve e-mails maken is afhankelijk van duidelijke communicatie, en het gebruik van checklists kan het proces stroomlijnen en zorgen voor aantrekkelijke en boeiende e-mails.
Dit artikel gaat in op de essentiële onderdelen van het schrijven van e-mails en beschrijft hun inhoud en betekenis.
Laten we ons verdiepen in de checklist voor het schrijven van e-mails, een essentiële bron voor elke schrijver van e-mails.
Wat is een checklist voor het schrijven van e-mails en waarom is die belangrijk?
Een checklist voor het schrijven van e-mails is een productiviteitshulpmiddel dat je actief helpt bij het opstellen van effectieve en efficiënte e-mails.
Het belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat je alle noodzakelijke elementen hebt opgenomen en ze duidelijk en beknopt hebt gepresenteerd.
Maar voordat je begint met het opstellen van je ideale checklist, moet je veel factoren overwegen en tegen elkaar afwegen, zoals grammatica, toon, structuur en inhoud.
Belangrijkste elementen die elke e-mail checklist moet hebben
Bij het maken van een checklist voor het schrijven van e-mails is het belangrijk om een aantal belangrijke elementen op te nemen om de effectiviteit en bruikbaarheid ervan te garanderen.
Als je deze elementen gebruikt, kun je je e-mails op een duidelijke en beknopte manier structureren en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie wordt opgenomen.
Enkele belangrijke elementen die elke checklist voor het schrijven van e-mails moet hebben zijn:
- Onderwerpregel: Moet duidelijk en beknopt zijn en betrekking hebben op de inhoud van de e-mail.
- Begroeting: Een persoonlijke begroeting is belangrijk om een band op te bouwen met de ontvanger.
- Doel: Vermeld duidelijk de reden voor de e-mail en wat je wilt dat de ontvanger doet.
- Body: De hoofdinhoud van de e-mail, inclusief alle benodigde informatie, details of instructies.
- Oproep tot actie: Wees specifiek over wat je wilt dat de ontvanger doet en geef indien nodig een duidelijke deadline.
- Afsluiting: Een professionele afsluiting met je naam, handtekening en contactgegevens.
De enige checklist voor het schrijven van e-mails die je ooit nodig zult hebben
Dus, wat zou elke checklist voor het schrijven van e-mails moeten bevatten? Laten we eens kijken naar elk van deze elementen en waarom ze belangrijk zijn.
1. Onderwerp
De onderwerpregel is het eerste wat een ontvanger ziet als hij een e-mail ontvangt. Het kan vaak bepalen of de e-mail wordt geopend of genegeerd.
Een belangrijke tip is om het kort en duidelijk te houden en onduidelijkheden of woorden te vermijden.
Stel bovendien dat de e-mail naar meer mensen wordt gestuurd. In dat geval kan het nuttig zijn om een vierkante haak op te nemen met een korte beschrijving van het onderwerp van de e-mail.
Bijvoorbeeld - [Teamvergadering] Volgende week woensdag.
Dit kan ontvangers helpen om snel het doel van de e-mail te identificeren en de e-mail prioriteit te geven in hun inbox.
⭐Pro Tip⭐
ZenoChat, een geavanceerde AI-assistent die te vinden is in TextCortex, kan verschillende e-mailonderwerpregels maken.
Je kunt kiezen uit verschillende persona's die je kunt aanpassen om de toon of stijl aan te passen aan jouw wensen/behoeften en voorkeuren.
Wanneer je ZenoChat aanvraagt, biedt het meerdere opties voor professionele e-mailonderwerpregels die je kunt overwegen.
2. Tips voor de body van je e-mail
De hoofdtekst van een e-mail is waar je je boodschap communiceert en context en details geeft om je doel te ondersteunen.
Maar weten waar je moet beginnen en wat je precies moet vermelden kan lastig zijn. Enkele tips om op te nemen zijn:
- Maak het persoonlijk: Spreek je lezer rechtstreeks aan en noem zijn naam of bedrijf. Dit kan helpen om een gevoel van verbondenheid en verstandhouding te creëren.
- Wijs de lezer de weg: Als je een document hebt bijgevoegd of naar een website hebt gelinkt, maak dan in je e-mail duidelijk waar de lezer het kan vinden. Dit kan verwarring voorkomen.
- Wees heel duidelijk over de call-to-action: Of je de lezer nu uitnodigt om een evenement bij te wonen of om contact met je op te nemen over een specifiek onderwerp, wees heel specifiek over wat je wilt dat ze doen en wat de volgende stappen zijn.
- Wees niet bang om direct te zijn: Beleefd en hoffelijk zijn is belangrijk, maar wees niet bang om direct en assertief te zijn met je boodschap. Te vaag of passief zijn kan afbreuk doen aan de boodschap die je probeert over te brengen.
3. E-mailstructuur
Een klassieke structuur van drie alinea's is een uitstekende plek om te beginnen. Zo zou het eruit moeten zien:
- Eerste alinea: Geef duidelijk en direct aan wat je van de ontvanger wilt. Dit kan een actiepunt, verzoek of uitnodiging zijn.
- Tweede alinea: Geef details over waarom je contact opneemt en eventuele andere relevante informatie. Gebruik dit gedeelte om het doel van je e-mail uit te leggen en de ontvanger context te bieden.
- Derde alinea: Herhaal je vraag of verzoek, geef eventueel meer informatie of een deadline. Geef een duidelijke call-to-action over wat je wilt dat de lezer nu doet en spoor hem aan om actie te ondernemen.
4. Afmelden
De manier waarop je je e-mail ondertekent kan net zo belangrijk zijn als de rest van de e-mail.
Een veelgemaakte fout is om je e-mail te eindigen met "Ik kijk ernaar uit om van je te horen.", omdat dit een beetje opdringerig kan overkomen en een specifiek actiepunt of call-to-action mist.
Probeer in plaats daarvan je e-mail te eindigen met een specifieke deadline, zoals: "Laat me weten wat je denkt voor (specifieke datum)" of "Reageer alsjeblieft voor (specifieke datum), zodat ik weet hoe ik verder moet."
Als je iemand nieuw benadert of niet zeker weet of je de juiste persoon mailt, kun je de afsluiting ook gebruiken om dit te vermelden.
Bijvoorbeeld: "Als je niet de juiste persoon bent om mee te praten, laat het me dan zo snel mogelijk weten zodat ik snel verder kan."
5. Proeflezen en toon controleren met AI-schrijftools
Zelfs de best opgestelde e-mail kan worden ondermijnd door typefouten, grammaticale fouten en een ongepaste toon.
Gelukkig zijn er talloze AI-schrijftools beschikbaar die kunnen helpen dit proces te stroomlijnen en efficiënter te maken.
Enkele manieren waarop AI-schrijftools kunnen helpen met proeflezen en tooncontrole zijn onder andere:
- Spelfouten en grammaticale fouten opsporen die mogelijk over het hoofd zijn gezien bij handmatig proeflezen.
- Suggesties geven om lastige of onduidelijke zinnen te herschrijven.
- Te veel gebruikte of herhalende woorden en zinnen herkennen.
- Analyseren van de toon van je e-mail en suggesties om die aan te passen.
Door deze tools te gebruiken in combinatie met handmatig proeflezen, kun je erop vertrouwen dat je e-mails foutloos en samenhangend zijn en een positieve indruk achterlaten bij je ontvangers.
⭐Pro Tip⭐
TextCortex kan erg handig zijn bij het maken van foutloze e-mails met verschillende tonen.
ZenoChat, een AI-gestuurde chatbot, haalt snel bronnen op uit databases of kennisbanken, waaronder templates en voorbeelden.
Je kunt de chatbot om zoekwoordsuggesties vragen, wat leidt tot meerdere ontwerpopties.
Daarnaast biedt TextCortex AI een herschrijvingstool voor het suggereren van verschillende tonen en het verbeteren van de nauwkeurigheid van e-mails.
6. Tijd van de dag
Timing kan een cruciale rol spelen in het succes van je e-mail, want uit onderzoek is gebleken dat het versturen van e-mails rond 9 uur 's ochtends het beste moment kan zijn, omdat mensen dan eerder geneigd zijn om 's ochtends hun e-mails te checken.
Als het echter niet mogelijk is om een e-mail vlak voor 9 uur 's ochtends te versturen, is het aan te raden om hem rond 1-2 uur 's middags of 8 uur 's avonds te versturen, omdat mensen na de lunch of 's avonds als ze klaar zijn met hun werk waarschijnlijk het meest geneigd zijn om hun e-mails te controleren.
Hoe kan TextCortex je e-mailcreatie verbeteren?
De juiste toon en stem bepalen in e-mails kan vaak moeilijk zijn.
Echter, TextCortex, een geavanceerd AI-hulpprogramma, blinkt uit in het samenstellen van gepolijste e-mails.
Het biedt hulp bij het kiezen van de juiste zinnen en woordenschat.
TextCortexfuncties zijn onder andere:
⚡Zeno Chat, een aanpasbare AI-assistent die inhoud genereert volgens jouw aanwijzingen en stijlvoorkeuren.
Fouten in spelling, grammatica en stijl corrigeren om een verzorgd werk te garanderen.
⚡ Bewerkenen herschrijven mogelijkheden zoals tekst aanvullen, samenvatten en parafraseren.
Toonwisselaar met meer dan tien beschikbare tonen.
Inhoud genereren en vertalen in meer dan 25 talen.
Toegang bieden tot Zeno Chat via een webapplicatie of Chrome extension.
Klaar om het te proberen?
Meld je vandaag aan om gebruik te maken van een krachtig hulpmiddel voor het maken van foutloze e-mails die zijn afgestemd op de behoeften van je ontvanger!
.webp)
