오늘날의 디지털 시대에 기업은 클라우드 서비스나 인트라넷과 같은 디지털 플랫폼에 데이터와 정보를 저장합니다. 기업은 매일 고객과의 상호작용, 내부적으로 생성된 데이터, 보고서, SOP와 같은 문서 등 방대한 양의 데이터를 생성합니다. 회사에서 생성되는 모든 데이터는 인트라넷과 클라우드 서비스에 업로드되어 데이터 풀이 점점 더 커지고 있습니다. 이 데이터 풀을 정리하고 직원들이 원하는 정보에 액세스할 수 있도록 하려면 지식 관리 도구를 사용해야 합니다. 지식 관리 도구가 무엇인지 모르시는 분들을 위해 저희가 도와드리겠습니다!

이 문서에서는 지식 관리 도구가 무엇인지 살펴보고 이러한 도구가 비즈니스 성과를 어떻게 향상시킬 수 있는지 살펴봅니다.

준비되셨나요? 시작해보겠습니다!

TL; DR

  • 지식 관리(KM)를 통해 조직은 데이터를 수집, 생성, 사용, 공유 및 정리할 수 있습니다.
  • 지식 관리 프로세스는 데이터 생성, 지식 조직 및 정보 공유 단계로 구성됩니다.
  • 지식 관리 도구를 사용하면 더 빠른 의사 결정, 공동 작업, 직원 생산성 향상과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
  • 비즈니스의 효율성 향상, 신뢰할 수 있는 최신 정보에 대한 액세스, 고객 서비스 업무 및 내부 커뮤니케이션 간소화 등의 이점을 누리기 위해서는 지식 관리가 필요합니다.
  • 새로운 정보와 인사이트를 창출하고 모든 회사 데이터를 체계적으로 관리할 수 있는 AI 기반 지식 관리 시스템을 찾고 있다면 TextCortex 을 추천합니다.

지식 관리란 무엇인가요?

지식 관리 (KM)는 조직의 데이터를 수집, 생성, 사용, 직원들과 공유, 정리하는 프로세스입니다. 지식 관리 도구를 사용하면 모든 데이터와 정보를 정리하고 오래된 정보나 데이터 오염을 방지할 수 있습니다. 체계적이고 쉽게 액세스할 수 있는 데이터와 정보를 통해 직원들은 원하는 정보를 빠르게 찾고 집중력을 잃지 않고 업무를 완수할 수 있습니다.

( @DannyProl 경유, @smrvl 제공)

지식 관리 프로세스

지식 관리 프로세스는 비즈니스의 데이터와 정보를 체계적으로 관리, 정리, 생산, 공유 및 사용하는 것을 목표로 합니다. 지식 관리 프로세스에는 다양한 요소가 포함되지만 기본적으로 세 가지 필수 단계가 있습니다.

  1. 지식 생성: 지식 관리 프로세스의 첫 번째 단계는 다음 단계에 필요한 데이터와 정보를 만드는 것입니다. 이러한 지식은 문서, PDF, SOP, 고객 리뷰, 이메일, 보고서, 고객 서비스 채팅 등 다양한 출처에서 얻을 수 있습니다.
  2. 지식 정리: 다양한 출처에서 수집한 지식은 회사의 필요, 주제, 부서, 날짜에 따라 정리해야 합니다. 이렇게 하면 직원들이 정보에 액세스하고자 할 때 분류된 목록보다 더 빠르게 찾을 수 있습니다. 지식 관리 도구는 지식 조직과 데이터 액세스 권한 관리를 통해 고급 보안 기능을 제공합니다.
  3. 지식 공유: 지식 관리 시스템을 사용하면 수집하고 정리한 데이터와 정보를 다양한 목적으로 직원들과 공유하고 워크플로우를 간소화할 수 있습니다. 또한 AI 기반 지식 관리 도구를 통해 기존 데이터를 처리하고 새로운 지식을 생성할 수 있습니다.
지식 관리 프로세스

지식 관리가 업무 성과를 향상시킬까요?

맥킨지의 연구에 따르면 기업은 지식 관리 도구를 사용하여 직원의 생산성을 20%에서 25%까지 높일 수 있다고 합니다. 직원의 생산성이 높아지면 회사의 수익성도 높아집니다. 

한 조사에 따르면 직원들은 산만함으로 인해 하루 평균 3시간을 낭비하는 것으로 나타났습니다. 이러한 방해 요소의 대부분은 동료가 데이터에 대해 질문하거나 직원이 원하는 데이터를 찾기 위해 노력하는 과정에서 발생합니다. 직원들이 데이터와 정보에 더 쉽게 액세스할 수 있는 지식 관리 도구 덕분에 직원의 성과와 회사의 효율성을 모두 높일 수 있습니다.

지식 관리의 이점

지식 관리 시스템은 직원과 회사 모두에게 중요한 이점을 제공합니다. 지식 관리의 몇 가지 이점은 다음과 같습니다:

  • 더 빠른 의사 결정
  • 데이터 및 정보에 더 쉽게 액세스
  • 협업 향상
  • 향상된 커뮤니케이션
  • 데이터 품질 향상
  • 업무 집중력 향상

비즈니스에 지식 관리 도구가 필요한 이유는 무엇인가요?

지식 관리 시스템은 회사 데이터와 정보를 간소화하여 회사 내 직원들이 액세스하고 실행할 수 있도록 합니다. 고품질의 지식 관리 도구를 사용하면 직원들이 더욱 협업적이고 효율적으로 일할 수 있습니다. 회사에 지식 관리 도구가 필요한 이유를 살펴보세요.

생산성 및 효율성 향상

직원들이 정보를 찾기 위해 채팅 기록, 문서, 이메일을 뒤지는 데 시간을 낭비하고 있다고 상상해 보세요. 게다가 직원이 원하는 정보를 찾았을 때 그 정보가 정확한지, 최신 정보인지 확신할 수 없어 다른 동료의 작업을 방해한다고 가정해 보세요. 결과적으로 정확하지 않은 정보와 집중력을 잃은 두 명의 직원을 보유하게 됩니다. 다행히도 지식 관리 도구를 사용하면 이러한 시나리오를 방지하고 직원의 생산성과 효율성을 높일 수 있습니다.

정보에 기반한 의사 결정

직원과 상사는 업무나 팀에 대한 결정을 내리는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 각 직원은 결정의 정확성을 확인하기 위해 권한이 있는 사람과 상의해야 합니다. 하지만 이러한 컨설팅 체인은 직원들의 효율성을 떨어뜨리고 시간을 낭비하게 만들 수 있습니다. 지식 관리 도구를 사용하면 직원들의 의사 결정 가이드가 될 SOP 또는 워크플로를 만들어 시간 낭비를 방지할 수 있습니다.

정보에 기반한 의사 결정

신뢰할 수 있는 최신 정보

직원들이 몇 시간 동안 검색한 끝에 겨우 찾은 문서나 정보가 신뢰할 수 있는 최신 정보인지 확인하고 있나요? 이러한 문제를 없애기 위해 지정한 카테고리에 따라 모든 정보와 데이터를 정리하는 지식 관리 도구를 회사에 통합할 수 있습니다.

간소화된 고객 서비스

회사의 수익성을 높이고 충성도 높은 고객층을 확보하는 가장 효과적인 방법은 고객 서비스 데이터를 분석하고 이 데이터를 기반으로 의사 결정을 내리는 것입니다. 지식 관리 도구를 사용하면 특정 기준에 따라 고객 서비스 데이터를 정리하고 고객 만족도를 높일 수 있는 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션 및 업데이트

직원들은 상부로부터 정기적으로 업데이트를 받으면 동기부여가 되고 업무에 더욱 집중할 수 있습니다. 한 연구에 따르면 직원의 85%가 경영진이 회사 소식을 정기적으로 업데이트할 때 가장 큰 동기 부여를 받는다고 답했습니다. 지식 관리 도구를 사용하면 직원들을 위한 정기적인 워크플로를 만들고 동기를 부여하여 직원들이 더 효율적으로 일할 수 있도록 도울 수 있습니다.

TextCortex - AI 지식 관리자

TextCortex 는 개인 및 비즈니스 사용자 모두에게 다양한 기능을 제공하는 AI 어시스턴트입니다. TextCortex 에서는 코드/텍스트/이미지 콘텐츠 생성, AI 액세스 templates, 웹 검색을 통한 대화형 AI 경험, 업무량 간소화 등을 할 수 있습니다. TextCortex 는 웹 애플리케이션과 브라우저 extension 로 제공됩니다. TextCortex 브라우저( extension )는 30,000개 이상의 웹사이트 및 앱과 통합되어 언제 어디서나 비즈니스를 지원합니다. 또한 TextCortex 에서는 회사의 모든 데이터를 체계적으로 정리하고 데이터를 사용하여 AI 기반 결과물을 생성할 수 있는 지식 기반을 제공합니다.

ZenoChat - 지식창고

TextCortex 에는 귀사에 필요한 유일한 부조종사인 ZenoChat이 함께 제공됩니다. 여러 개의 대규모 언어 모델(LLM), 정교한 검색 증강 생성(RAG), 웹 검색 기능, 사용자 지정 페르소나, 텍스트, 코드, 이미지 및 지식 기반 생성 기능을 갖춘 ZenoChat은 귀사와 직원들의 모든 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

ZenoChat에는 모든 회사 데이터를 업로드하거나 연결할 수 있는 지식 기반이 포함되어 있습니다. 회사 데이터를 ZenoChat에 통합하려면 다음 단계를 따르세요:

  • 무료 TextCortex 계정을 만드세요.
  • TextCortex 웹 애플리케이션으로 이동합니다.
  • 왼쪽 메뉴에서 '지식창고'를 선택합니다.

이 화면에서는 한 번의 클릭으로 데이터를 수동으로 업로드하거나 Google 드라이브, Microsoft OneDrive, Notion 와 같은 데이터베이스를 통합할 수 있습니다.

통합이 완료되면 제노챗의 채팅 설정에서 출력을 생성할 지식창고를 선택하여 회사의 효율성을 높일 수 있는 새로운 인사이트와 정보를 생성할 수 있습니다. 저희의 사례 연구:

  • TextCortex 를 위해 구현되었습니다. 케메니 보에메 컨설턴트 에 이러한 문제를 해결하기 위한 솔루션으로 도입했으며, 현재 직원들은 효율성과 생산성이 향상되었다고 보고합니다(직원당 월 평균 3일의 근무일 절약).
  • TextCortex 의 에코시스템 파트너인 AICX는 온보딩에 필수적인 역할을 했으며, 첫 주 내에 팀의 70% 활성화율을 달성하는 데 도움을 주었습니다.
  • AI 사용 및 작업에 대한 직원들의 신뢰도가 60% 증가했습니다.↪f_200D↩
  • 이를 통해 28배의 투자 수익률(ROI)을 달성할 수 있었습니다.

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