현재의 비즈니스 환경에서 조직은 집단 지식의 힘을 효과적으로 활용하여 앞서 나가기 위한 방법을 배워야 합니다. 효과적인 엔터프라이즈 지식 관리 (EKM)는 정보를 저장하는 것을 넘어 데이터를 혁신과 운영 효율성을 높이는 가치 있는 인사이트로 전환하는 것입니다.

이 가이드가 끝나면 기업 지식 관리와 이를 지원하는 도구 및 기술에 대해 포괄적으로 이해하게 될 것입니다. 

시작해보자!

지식 관리란 무엇인가요?

기업 지식 관리는 조직이 지식 자산을 효과적으로 관리할 수 있도록 지원하는 프로세스입니다. 기업 내에서 정보를 인식하고, 정리하고, 저장하고, 공유하는 프로세스입니다. 

올바르게 수행하면 혁신 증대, 의사 결정 개선, 팀워크 강화 등 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.

데이터를 효과적으로 정리함으로써 기업은 직원들이 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 하여 시간을 절약할 뿐만 아니라 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다.

지식 관리의 유형

지식 관리의 정의에는 세 가지 유형의 지식이 포함됩니다.

  • 명시적 지식. 이는 쉽게 전달하고 공유할 수 있는 공식적이고 성문화된 지식입니다. 여기에는 문서, 데이터베이스, 절차, 매뉴얼 및 지침이 포함됩니다. 이러한 종류의 지식의 예로는 인사 정책과 절차를 설명하는 회사 핸드북을 들 수 있습니다.
  • 암묵적 지식. 암묵지란 공식화하여 전달하기 어려운 개인적이고 상황에 맞는 지식을 말합니다. 여기에는 통찰력, 직관, 경험에 기반한 노하우가 포함됩니다. 예를 들어 마케팅 전문가의 소비자 행동에 대한 본능적인 이해가 여기에 해당합니다.
  • 임베디드 지식. 이러한 유형의 지식은 프로세스, 제품, 문화 또는 루틴에 내재되어 있습니다. 명시적 지식과 암묵적 지식이 혼합되어 조직의 기능에 깊숙이 내재되어 있는 경우가 많습니다. 예를 들어 소프트웨어 개발팀이 새로운 기능을 혁신하기 위해 협업하는 독특한 방식을 들 수 있습니다.

주요 측면

성공적인 지식 관리에는 조직 전체에서 지식을 효과적으로 수집, 저장, 공유 및 활용하기 위한 몇 가지 중요한 요소가 포함됩니다. 이러한 핵심 요소 중 일부는 다음과 같습니다:

  • 지식 창출 및 습득. 이는 새로운 아이디어를 창출하고 조직 내외부의 다양한 출처에서 새로운 지식을 수집하는 과정입니다. 기업은 연구 개발, 실험 및 협업을 통해 지식을 창출할 수 있습니다.
  • 지식 저장. 정보와 전문 지식을 기록하고 저장합니다. 이는 조직이 시간이 지나도 지식 자산을 활용할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다.
  • 지식 정리. 필요할 때 쉽게 액세스하고 검색할 수 있도록 지식을 체계적으로 정리하는 것입니다. 지식 저장소, 데이터베이스 및 콘텐츠 관리 시스템을 통해 이를 달성할 수 있습니다.
  • 지식 공유 및 전파. 조직 전체에 지식을 배포하여 적절한 정보가 적시에 적절한 사람에게 전달되도록 합니다. 협업 플랫폼, 지식 공유 세션, 워크샵 및 내부 커뮤니케이션 채널을 사용하면 도움이 될 수 있습니다.
  • 지식 활용. 저장 및 공유된 지식을 적용하여 조직 프로세스를 개선하고, 혁신하며, 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
  • 지식 유지 및 보존. 특히 직원의 이직이나 조직 변화 시 필수 지식이 손실되지 않도록 보장합니다. 승계 계획, 멘토링 프로그램, 중요한 프로세스의 문서화, 퇴사 인터뷰 등이 그 예입니다.
  • 지식 업데이트. 정보를 최신의 관련성 있는 정보로 유지합니다.

기업에서 지식 관리 시스템의 역할

효과적인 지식 관리는 집단적 전문성을 활용하여 효율성을 개선하고 혁신을 촉진하며 경쟁 우위를 유지하는 데 도움이 되므로 비즈니스에 매우 중요합니다. 효과적인 지식 관리 관행을 구현하면 운영의 성공을 이끌 뿐만 아니라 비즈니스의 장기적인 지속 가능성도 보장할 수 있습니다.

지식 관리의 중요한 이점 중 하나는 더 나은 의사 결정에 미치는 영향입니다. 정보를 효율적으로 정리하고 공유하여 중복 작업을 방지함으로써 보다 원활하고 효율적인 비즈니스 프로세스를 구축할 수 있습니다.

또한 교육 시간과 비용을 절감할 수 있습니다. 신입 사원은 잘 문서화된 지식과 모범 사례에 액세스하여 빠르게 적응할 수 있으므로 온보딩 프로세스를 더욱 효율적으로 진행할 수 있습니다.

전사적 지식 관리에 사용되는 시스템

전사적 지식 관리 시스템은 다양한 형태로 제공되며, 각 시스템은 지식 캡처, 저장 및 배포의 다양한 측면을 처리하도록 설계되었습니다. 몇 가지 하위 유형이 있습니다:

  • 구조화된 지식 시스템. 이러한 시스템은 데이터베이스나 분류 체계와 같이 고도로 구조화된 형식으로 정보를 정리합니다.
  • 반구조화된 지식 시스템. 이메일 아카이브나 문서 관리 시스템처럼 미리 정의된 범주에 깔끔하게 들어맞지 않는 정보를 처리합니다.
  • 지식 네트워크 시스템. 이는 소셜 네트워크와 협업 도구를 통해 사람들을 연결하고 지식 공유를 촉진하는 데 중점을 둡니다.
  • 지식 작업 시스템. 과학자, 엔지니어 및 기타 지식 근로자가 새로운 지식을 창출하고 발견할 수 있도록 지원하는 전문 워크스테이션 및 시스템입니다.

인공 지능을 사용하여 지식 검색 및 적용을 향상시키는 AI 기반 지식 시스템도 있습니다.

지식 관리 시작하기

엔터프라이즈 지식 관리의 여정을 시작하는 것은 처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만, 체계적인 접근 방식을 통해 조직은 지식을 효과적으로 수집, 저장 및 공유할 수 있습니다.

목표 정의

지식 관리 시스템을 구현하기 전에 조직의 목표와 목적을 이해하는 것이 중요합니다. 

내부 협업을 개선하고, 고객 서비스를 강화하고, 프로세스를 간소화하거나, 제품 개발을 혁신하고 싶으신가요? 목표를 명확하게 정의하면 특정 비즈니스 요구사항에 맞게 지식 관리 전략을 조정하는 데 도움이 됩니다.

지식 감사 실시

지식 감사는 조직 내 지식의 현재 상태를 평가합니다. 기존 지식 자산과 그 출처, 관리 방법을 파악합니다. 이 프로세스에는 다음이 포함됩니다:

  • 인벤토리. 문서, 데이터베이스, 직원 전문 지식 등 사용 가능한 모든 지식 리소스를 나열합니다.
  • 평가. 이러한 리소스의 관련성, 품질 및 접근성을 평가합니다.
  • 격차 분석. 지식 격차와 개선이 필요한 영역을 파악합니다.

이 감사는 지식 관리 이니셔티브의 기준선을 제공하여 즉각적인 주의가 필요한 지식 자산의 우선순위를 정하는 데 도움을 줍니다.

주요 이해관계자 파악

지식 관리는 공동의 노력입니다. 다음과 같은 주요 이해 관계자를 참여시키세요:

  • 경영진. 비즈니스 목표에 대한 지원과 조율을 보장합니다.
  • IT 부서. 기술 지원 및 시스템 통합을 담당합니다.
  • HR 부서. 지식 공유 문화 교육 및 육성을 위한 부서입니다.
  • 직원. 직원은 KM 시스템의 주요 사용자이자 기여자입니다.

이해관계자를 조기에 참여시키면 동의를 얻고 더 원활하게 구현할 수 있습니다.

적합한 도구와 기술 선택

올바른 도구와 기술을 선택하는 것은 성공적인 기업 지식 관리 전략의 초석입니다. 이러한 도구는 조직 전체에서 지식을 캡처, 저장, 검색 및 공유할 수 있도록 도와줍니다.

기술, 특히 인공 지능의 발전으로 지식 관리는 혁신적인 변화를 맞이했습니다.

AI를 통합하여 기업 지식 관리 강화하기

AI를 기업 지식 관리 시스템에 통합하면 조직의 지식 자산 관리 방식을 혁신할 수 있는 수많은 이점이 있습니다. 검색 및 검색 프로세스 개선부터 콘텐츠 생성 자동화, 고급 분석 제공에 이르기까지 AI는 지식 관리의 모든 측면을 향상시킵니다.

IBM의 연구에 따르면 엔터프라이즈 규모의 기업 중 약 42%가 비즈니스 전략에 AI를 활용하고 있습니다.

AI를 활용하면 조직은 지식을 효율적으로 수집하고 정확하게 문서화하며 효과적으로 공유할 수 있습니다. 동시에 혁신을 지속적으로 추진하여 생산성을 향상하고 회사의 전반적인 경쟁력을 유지할 수 있습니다.

다음을 통해 지식 관리 전략을 강화하세요. TextCortex

회사의 지식 관리 전략을 강화하는 데 있어 TextCortex 은 여러분의 동반자입니다! 

자연어 처리 (NLP), 검색 증강 생성(RAG) )과 머신 러닝 기능을 갖춘 TextCortex 은 지식을 관리하고 활용하는 방식에 새로운 차원의 효율성과 지능을 제공합니다.

사례 연구 중 하나에 기록된 인상적인 결과를 살펴보세요:

  • 케메니 보에메 컨설턴트 는 특정 문제를 해결하기 위해 TextCortex 을 일상적인 워크플로에 통합했습니다. 결과는? 직원들은 이제 효율성과 생산성이 향상되어 한 달 평균 24시간을 절약하고 있습니다.
  • 에코시스템 파트너인 AICX 덕분에 온보딩 프로세스가 원활하게 진행되어 처음 몇 주 만에 70%라는 놀라운 팀 활성화율을 달성할 수 있었습니다.
  • 또한 직원들의 AI 사용 및 관리 편의성이 60% 증가하여 28배의 놀라운 투자 수익률(ROI)을 달성했습니다.

개인화된 추천을 위한 지식 기반

이 기능은 여러 데이터 포인트를 다루는 직원들에게 획기적인 기능입니다. 지식창고를 사용하면 특정 사용 사례에 맞게 완벽하게 정리되고 맞춤화된 필요한 모든 정보를 바로 사용할 수 있습니다. 

더 이상 관련 없는 데이터를 샅샅이 뒤질 필요 없이 필요할 때마다 올바른 지식이 항상 준비되어 있습니다!

PDF, CSV, PPTX, DOCX 파일을 ZenoChat에 업로드하기만 하면 그 안에 있는 세부 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다. 마치 나만의 파일로 AI가 생성한 답장을 강화하는 것과 같습니다!

사용자 지정 섹션으로 이동하여 "지식창고" 탭을 클릭한 다음 "지식창고 만들기" 버튼을 누릅니다.

웹 검색으로 최신 정보에 액세스

이 기능은 쿼리의 맥락과 미묘한 차이를 파악할 뿐만 아니라 가장 적절하고 정확한 결과를 제공합니다.

웹 검색을 구현하면 직원들이 특정 문서나 정보를 손쉽게 찾을 수 있어 검색에 소요되는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 팀원들은 일상 업무를 지원하는 신뢰할 수 있는 도구를 손쉽게 사용할 수 있어 업무 효율성이 향상됩니다.

광범위한 웹 검색을 원하든 신뢰할 수 있는 특정 출처의 세부 정보를 원하든 웹 검색 도구는 요구 사항에 맞게 조정됩니다.'인터넷'을 선택하거나 선호하는 출처를 포함할 수 있습니다.

이러한 강력한 기능 외에도 TextCortex 에서는 30.000개 이상의 기능을 제공합니다 . integrations 를 제공하여 내부 데이터로 반복적이고 일상적인 작업을 자동화할 수 있습니다. 여기 integrations 에는 모든 Microsoft Office 제품군, Google 제품군 등이 포함되어 있습니다.

직접 사용해보시고 어떤 차이가 있는지 확인해 보세요! 지금 가입하고 지식 관리 방식을 혁신하세요.