仕事探しや就職に関して言えば、日本ではメールが最も効率的なコミュニケーション手段だ。
日本人は「そんけいご」を使うが、これは相手の格を上げる敬語である。
そして、それが日本語でEメールを書くこととどう関係があるのか、不思議に思っていることだろう！
日本語のメールのすべてが言語に関するものではない。
また、日本文化を理解することにも大いに関係がある。
この記事では、このようなメールを作成する際に必要な6つのステップを紹介し、簡単に作成するためのソリューションを提供します。
日出ずる国のやり方を見てみよう！
日本語でメールを書く6つのステップ
日本語メールを作成する際に覚えておきたい6つのステップをご紹介します。また、作成に役立つ例文もご紹介します。
1.正しいメールフォーマットで始める
日本語でEメールを書く場合、適切な書式があり、英語を母国語とするあなたの経験とは多少異なるかもしれません。
正しい日本語のEメールの書き方：
- サブジェクトライン
- 受取人
- 送信者
- ボディ
- 結びの言葉
- シグネチャー
一般的な例：
%20(1)%20(1)%20(1)%20(1).png)
この構図が実際にどのように機能するのか、順を追って説明しよう。
2.説明的な件名をつける
日本語のメールの件名は、英語のメールに比べて長く 具体的 で、メールの内容を詳しく説明するのが一般的です。
このアプローチにより、受信者はメールを開く前に、あなたのメールに何を期待すればよいかを正確に知ることができます。
最も一般的な例をいくつか挙げてみよう：
メールの件名の書き方が悪いと、重要性や関連性がないと思われ、受信者がメールを開く可能性が著しく低くなります。
次のステップに進み、相手のことを知ろう。
2.特定の受信者にメールを送る
日本には敬語があるため、どの接尾辞を使うかは、相手の地位や格式によって決まる。
「様」と「さん」は最も一般的に使われる敬語で、通常、身分の高い人や尊敬に値する人に使う。
しかし、名前と適切な接尾辞を書くことだけが重要なのではない。会社 名や部署名も書きましょう。
例を挙げよう：
✒️[部署名] 部 = (bu)
✒️人事部（神路部） - 人事部
✒️財務部（材木部） - 財務部
✒️開発部（開発部
✒️営業部（えいぎょうぶ） - 営業部
部署名の後に "部 "を付けると、特定の部署を宛先としてメールを送ることができます。
これは、日本の電子メール・コミュニケーションでは一般的で適切な宛名の書き方である。
さて、宛先の書き方を学んだら、次はメールの送り主に注目しよう。
3.メール送信者情報の適切な入力
すべてのウェブブラウザや携帯電話で、Eメールを管理する際に個人情報や職業が正しく表示されるとは限りません。
そのため、相手にとって自分がどういう人間なのかを詳しく書かなければならない。
典型的な送信者紹介パターンには、以下のようなものがある：
- 氏名
- 貴社名
- 現在の役職／部署
💡送信者も受信者も、日本のEメールに必要な情報のパターンは同じであることを忘れないでください。
4.メールボディを強く保つ
メール本文は、あなたの意図を説明し、件名と関連づけなければならない。
明確な情報が含まれていれば、あなたのEメールは強力であり、したがって、より興味深いものになります。
フォーマルで丁寧な言い方を心がけましょう。
様々なシチュエーションでのメール本文の見せ方のトップ例をご紹介します：
💡 よりレベルの高い人に援助の要請をする前に、"I am very sorry to trouble you but... "と書くのが望ましい：
初めて連絡する場合は、興味のある業界や 志望動機などを含めた自己紹介文を添えることをお勧めします。
注意 メール内に添付ファイルがある場合は、忘れずにメモしてください。
5.丁寧な結びで締めくくる
今こそ、敬語を使って メールを終わらせるチャンスだ。
メールの結び方の短い例をいくつかご紹介します：
✒️どうぞよろしくお願いいたします。
翻訳する よろしくお願いします／よろしくお願いします
✒️よろしければ、お知らせください。
翻訳をお願いします： もしよろしければお知らせください／もしよろしければお知らせください
✒️お世話になっております。
翻訳します： いつもご支援いただきありがとうございます。
これらの短くシンプルなフレーズは、フォーマル度や相手との関係に応じて、日本語でのメールの締めくくりに使うことができます。
6.送信前に署名を入れる
日本語でのメールを完成させるには、この情報を書き込んで署名する必要がある：
- 勤務先
- 貴社のポジション
- フルネームとご住所
- 個人電話番号
- Eメールアドレス
例
日本語のEメールを書くときの注意点とは？
このようなEメールを作成する際には、ご紹介したステップに加えて、注意すべき点もいくつかあります。その中でも特に重要なものをいくつかご紹介します。
DO'S（ドーズ
✔️ 時間を守り、電子メールに迅速に返信し、プロフェッショナリズムを示す。
✔️ 敬意を保つため、疑問がある場合はフォーマルな言葉や敬語を使う。
✔️ コミュニケーションの中で思いやりと優しさを示すために、世間話をする。
✔️ 相手の立場を考え、友人や同僚にはよりカジュアルなアプローチができるよう、それに応じて口調を調整する。
禁止事項
🚫 先輩や見知らぬ人、依頼相手にメールを送るときは、格式を上げることを忘れずに。
🚫 敬語の使いすぎは、強引な印象を与えるので避けましょう。
Dear"や "Sincerely"のようなフレーズは、Eメールよりもむしろ手紙に適しているため、無視すること。
日本の企業は個人情報保護法を遵守していることが多いので、CcやBccを選択する際には注意してください。
🚫 明確で整理されたコミュニケーションのために、1つのトピッ クにつき1通のメールにしましょう。
結論
結論として、日本語でEメールを書く技術をマスターするには、文化的なニュアンス、形式、敬意に注意を払う必要がある。
このガイドのステップとガイドラインに従うことで、日本の複雑なメールマナーを自信を持ってナビゲートすることがより簡単になります。
同僚、クライアント、友人とのコミュニケーションにかかわらず、日本語で質の高いメールを書くことは不可欠です。
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