友人間の誤解を解くのは一つの問題だが、仕事上の不手際を認めるとなると、そのリスクはより高くなる。
そんな時こそ、効率的な謝罪メールの出番だ！
締め切りに間に合わなかったこと、技術的な問題、顧客からのクレームなど、どのようなお詫びでもお任せください！
この記事では、ゼロから質の高いお詫びメールを作成する方法をご紹介します。
さあ、はじめましょう!
謝罪メールとは何か、いつ送るべきか？
謝罪メールとは、直接会って謝るのではなく、文章で謝るものです。そして、この種のメールに最適なタイミングは？早ければ早いほどいいのです。
謝罪メールを送るタイミングを決めるとき、考慮すべき要素がいくつかある：
謝罪は早ければ早いほど、好意的な反応が期待できる。事故が起きて間もないうちに自分の過ちを認めないと、無責任で軽率な印象を与えかねません。
もしあなたのミスが複数の人に影響を与え、ビジネスに大きな影響を与えるのであれば、謝罪のメールを送る前に、数日待って効率的な行動を計画した方が よいでしょう。
🌸関係者の感情 - メールを送る前に全員が落ち着くのを待ち、自分も落ち着いた感情状態にあることを確認する。
謝罪メールが持つべき主な要素
謝罪メールを書く際には、常に念頭に置いておくべき重要な要素があります：
- プロフェッショナルな口調で：プロとしての態度を保ちつつ、誠意をもって謝罪することが大切です。言い訳や他人のせいにすることは避け、自分のミスであることを自覚しましょう。
- 適切な説明：事態の重大さを理解していることを示すため、ミスとその理由について明確かつ簡潔な説明を行いましょう。こうすることで、相手が自分の懸念を否定されたと感じないようにすることができます。
- 間違いのない文章文法やスペルミスがないよう、謝罪メールを送る前に校正しましょう。そうすることで、プロフェッショナルなイメージを伝えることができます。
- 簡潔さ：謝罪メールは短く、要点を押さえつつ、誠意を感じさせるようにしましょう。長くてだらだらとした謝罪文は、受け取った人を不快にさせ、あなたが本当に償う気がないことを相手に伝えてしまうかもしれません。
- 行動計画：今後同じ過ちを繰り返さないための明確な行動計画を示す。そうすることで、物事を正すことに真剣に取り組み、将来の問題を防ぐことに注力していることを示す。
6ステップでできる謝罪メールの書き方
効果的な謝罪メールの重要な要素とは何か、いつ送るべきかを理解した上で、謝罪メールを作成するステップに入りましょう！
1.誠実で簡潔な件名をつける
件名は、それが謝罪のメールであることをすぐに示すものでなければなりません。読者がメールを開き、すぐにその問題に飛び込む気にさせるものでなければなりません。
留意すべきことのひとつは、あなたが働いている会社のビジネス文化である。これは、同僚間で受け入れられる形式的なレベルを考慮しています。
例えば、同僚と親しい間柄であれば、次のようなくだけた言葉を使うことができる：「混乱させて申し訳ありません。説明させてください」というように。
その他の多様な状況において、良い件名は次のようになる：
「お詫びと訂正-最近の監督不行き届きへの対応」。
"ご理解に感謝します：心よりお詫び申し上げます。
"重要：【問題】に関するお詫び"
"責任を取る：ご迷惑をおかけしたお詫び"
「遺憾な誤り：心からのお詫びを申し上げる。
「誤解を解く：誤解をお詫びする」。
結論として、件名は誠実で明確なものであるべきで、特定の言葉の選択はあなた次第であり、具体的な間違いはあなた次第である。
💡 プロのヒント
TextCortexの機能であるZenoChatは、数秒で数多くの件名を提供することができます。明確なプロンプトを与え、最適な件名を選択してください。
さらに、ZenoChatは、謝罪のEメールやその他のEメールタイプに必要な、構造化されたアウトラインを作成することができます。インテリジェントなアシスタントとして、必要なアイデアや手順を提供します。
2.十分な挨拶から始める
受信者にどのように挨拶するかも、件名と同様に重要です。Hello」や「Dear Mr/Ms」のようなシンプルな挨拶を使うのがベストです。
名前と会社での役割を自己紹介し、謝罪の対象を簡潔に示す。
状況を説明する時間はあるだろうが、まずは礼儀正しく自分を表現すること。
例えば、こんな感じです。
「拝啓 トム様 [受取人の名前を入力してください。］
私の名前は [姓と名を入力してください］私は今職種で [会社名］.このたびの誤りについてお詫び申し上げます。[どのような誤りであったかを簡潔に記します。］そして、この状況を改善するためにどのような措置を講じるつもりであるかについて述べます。
注
常に前向きな姿勢でスタートし、メールを通して前向きな姿勢を保つことは良いことだ。
その状況について否定的な感情を表すべきだとしても、結果についてより肯定的に語ったほうが、誰もがその過ちを受け入れやすくなる。
3.間違いを心から認める
これがメールの重要な部分です。メールの本文では、いつ、どのように、どのような理由でミスが発生したのか、そして自分がミスを犯したことを説明します。
メール本文に必要な要素は以下の通り：
🔥事象の年表：これは、ミスに至った出来事の時系列を示すものである。
ミスを犯した経緯を理解し、自分の行動に責任を持つことを示すために、 ミスに至る経緯を明確に説明することが極めて重要です。
ミスの原因は何か：ミスの根本的な原因を説明することは重要です。状況を理解し、同様の事態を防ぐための積極的なアプローチを示す。
🔥 ミスを認める：ミスの重大性を認め、それが相手や相手のビジネスに与える影響を理解していることを示すことが重要です。誠意と共感を伝えるのに役立ちます。
迷惑をかけたことを謝罪する：相手に与えたかもしれない否定的な影響について、遺憾の意を表しましょう。謝罪は、あなたが自分の行動に責任を持ち、償うことを約束したことを示します。
💡 プロのヒント
ポジティブでありながら謝罪的な態度をメールで表現するには、ZenoChatが提供するあらかじめ生成されたペルソナのいずれかを選択します。
カスタマイズしたい場合は、背景情報や例文を提供し、あなたそっくりのペルソナを作成してください。
4.間違いを正すために取るべき措置を説明する。
状況を改善するために講じる手順を説明することで、会社の利益を念頭に置きながら、状況を改善する意思があるだけでなく、その能力もあることを示すことになる。
状況を是正するために取るべき行動を具体的に示し、今後二度とミスが起きないようにするために何をするのかを概説する。
こうすることで、あなたが相手の懸念を真剣に受け止め、事態の収拾に尽力していることを相手に示すことができる。
適切であれば、受信者に何らかの補償を提供することもできます。例えば、顧客にEメールを送る場合、返金や次回購入時の割引を提供することができます。
プロフェッショナルで簡潔な言葉遣いを心がけ、言い訳や他人のせいにしないことを忘れずに。
5.結びの言葉を入れる
謝罪メールの前のセクションをカバーする場合、付け加えるべきことはいくつかある。締めくくりの文はそのひとつだ。
短くても、謝罪の気持ちを再確認することが大切です。メールを受け取った人には、時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを伝える。
最高のエンディング・セリフのために、慎重に言葉を選びましょう。
💡 プロのヒント
紛らわしく長い文章には注意が必要です。主な目的は相手に自分の考えを伝えることであり、メールを送る前に校正することです。
TextCortexのパラフレーズ機能とリフレーズ機能を使えば、洗練された理解しやすいEメールを作成することができます。
元のテキストを入力するだけで TextCortexが魔法をかける。
6.正真正銘のサインオフ
メールの最後、サインオフする前に、もう一度相手の時間を割いてくれたことに感謝し、追加の質問をするよう誘うべきです。これは謝罪メールの結びとしてふさわしいものです。
よろしくお願いします」はフォーマルな別れの言葉としても、インフォーマルな別れの言葉としても使うのがベストです。
謝罪メールの3つの例
謝罪メールの質の高い例を3つ紹介しよう。
例1
件名[プロジェクト／タスク名]
[受取人名]様、
本メッセージがご健勝のことと存じます。
誠に遺憾ながら、予期せぬ障害により進捗が妨げられ、目標に間に合わなかったことをお詫び申し上げ ます。ご迷惑とご不満をおかけしたことは重々承知しておりますが、根本的な原因に対処し、今後同様の事態が発生しないよう、積極的な対策を講じておりますのでご安心ください。
今にして思えば、より適切な緊急時対応計画とコミュニケーションがあれば、このような課題を軽減できたことは明らかです。
この間の皆様の忍耐とご理解に深く感謝いたします。
今後ともご支援、ご協力を賜りますようお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
[役職/肩書き]
[ご連絡先]
例2
件名サービス中断のお詫び[Brief Description]
拝啓 [Customer's Name],
このたびのサービス中断により、[Product/Service] をご利用のお客様にご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。
弊社ではこの問題を迅速に解決するために全力を尽くしております。私たちのチームは現在、今後このような混乱が起こらないよう、根本的な原因を調査しています。皆様からのフィードバックは私たちにとって非常に重要であり、サービス提供の改善のため、皆様の懸念に積極的に耳を傾けております。
とりあえず、皆様の継続的な忍耐とご理解に感謝申し上げます。
ご理解いただきありがとうございます。弊社への信頼を回復できることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
[お客様のお名前]
[お客様の役職/肩書き]
[お客様の連絡先情報]
例3
件名
拝啓 [受信者名]様、
本メールはご健勝のことと存じます。
詳細を確認したところ、共有された情報に誤りがあることが確認されました。ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
私どもは、皆様からの信頼と信用を大切にし、今後とも正確で信頼できるコミュニケーションを心がけてまいります。また、ご質問やご不明な点がございましたら、ご遠慮なく直接お問い合わせください。
改めて、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げますとともに、本件の解決に向けて取り組んでまいりますので、ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
[役職/肩書き]
[ご連絡先]
Textcortex はどのように謝罪メールを書くのに役立つのか？
前向きな口調を維持し、プロ意識を持ち、同時に状況を改善するのは難しいかもしれない。
ある角度から見れば、適切な語彙を使うことが重要だが、別の角度から見れば、必要な情報をすべて表現したい。
TextCortexAIを搭載したライティング・ツールは、適切な謝罪メールを作成するのに必要な機能を備えている。
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