I 4 migliori strumenti di scrittura collaborativa per aumentare la produttività

Il futuro delle aziende è la produzione di documenti con autori condivisi.

Per collaborare, gli autori devono potersi fidare l'uno dell'altro di informazioni private e sensibili.

Acquisiranno una maggiore consapevolezza culturale e una varietà di prospettive durante la stesura di un testo, grazie alla particolare natura della scrittura collaborativa.

Si differenzia dalla scrittura condivisa perché gli individui si dividono le varie aree di lavoro e si concentrano esclusivamente su quelle.

Con queste premesse, addentriamoci nell'argomento!

Che cos'è una scrittura collaborativa e cosa cercare in essa?

La scrittura collaborativa è una procedura in cui un gruppo di autori lavora insieme per creare un documento o un contenuto scritto.

Consentendo loro di collaborare sullo stesso testo, gli strumenti di scrittura collaborativa aiutano gli autori, gli editori e i redattori di copy ad accelerare l'editing, la creazione e la pubblicazione dei manoscritti.

È fondamentale comprendere gli standard con cui vengono valutati gli strumenti di scrittura collaborativa online prima di procedere con la loro recensione.

Ecco alcuni tratti essenziali che accomunano i migliori tra i migliori:

• Facile condivisione - Ogni collaboratore può facilmente immergersi nel documento, vedere gli ultimi aggiornamenti e svolgere il proprio lavoro con lo strumento appropriato.
• Accesso simultaneo - La collaborazione tra individui con accesso simultaneo è molto più facile da gestire con alcuni strumenti che con altri.
• Commenti - Qualsiasi lavoro di scrittura ha bisogno di un feedback, quindi avere uno strumento utile renderà semplice commentare qualsiasi sezione del lavoro.
• Controllo delle versioni: devi essere in grado di vedere tutte le modifiche apportate a un documento dall'ultima volta che ci hai lavorato quando molte persone lo stanno modificando.
• Supporto Markdown - Le migliori piattaforme di scrittura collaborativa consentono agli scrittori di strutturare il proprio lavoro senza utilizzare i tag tradizionali, fornendo il supporto Markdown.
• Esportazione flessibile - Cerca applicazioni di scrittura che offrano una serie di formati di esportazione, come Microsoft Word, EPUB e PDF.

Sebbene molti strumenti presentino almeno una o due delle caratteristiche cruciali sopra menzionate, il seguente elenco di applicazioni si distingue perché include la maggior parte o tutte queste proprietà.

4 strumenti di collaborazione cruciali per la creazione di contenuti per aumentare la tua presenza online

1. TextCortex - Un assistente AI tutto in uno per il tuo team

TextCortex è uno strumento di scrittura collaborativa completo e guidato dall'intelligenza artificiale che ti aiuta a produrre contenuti coinvolgenti basati sulle tue idee.

Offre un programma speciale per studenti con un abbonamento gratuito di un mese a TextCortex Premium!

Funziona con gli smartphone Android e iOS ed è accessibile come applicazione web e come componente aggiuntivo di Chrome in oltre 25 lingue.

Ciò che contraddistingue TextCortex è ZenoChat, uno strumento di conversazione AI avanzato che migliora l'assistente AI in base ai tuoi input e all'enorme database già esistente.

Caratteristiche principali:

• Funzioni di riscrittura e parafaser - Ti permette di modificare e riscrivere i tuoi scritti senza perdere il loro significato, il che è estremamente importante per la scrittura collaborativa.
• Più di 60 pre-costruiti Templates - Questi sono suddivisi in categorie e ulteriormente filtrati per professione, in modo da fornire agli scrittori un vantaggio.
• Controllo di leggibilità e correzione di bozze - Il controllo di leggibilità integrato in TextCortex ti aiuta a massimizzare l'effetto dei tuoi contenuti con una precisione senza errori.
• Expander - Si tratta di una potente funzione che permette di creare intere storie aggiungendo alcuni suggerimenti.
• Il tono di voce - Ti aiuta a scegliere il tono giusto per il tuo pubblico e il tuo argomento.
• Zeno Chat - Un'intelligenza artificiale personalizzabile in base ai tuoi input, alle tue conoscenze e alle tue preferenze.

Gli strumenti di riscrittura offrono diverse modalità, come la scrittura semplice e quella creativa, in modo che gli autori possano arrivare in fondo alle loro idee più rapidamente.

Come si utilizza un approccio collaborativo?

Fornendo a TextCortex il maggior numero di dati possibile, lo aiuterai a funzionare nel modo più efficiente possibile.

I tuoi contenuti saranno più generici e noiosi se i tuoi suggerimenti sono brevi e poco chiari.

Ci vuole tempo per creare suggerimenti eccellenti che garantiscano che il contenuto prodotto soddisfi le tue esigenze.

Con TextCortex, puoi collaborare e condividere i tuoi documenti con il tuo team e lavorare in modo efficiente quando vuoi.

Gli autori possono facilmente collaborare attraverso sistemi di documenti condivisi per la creazione di blog, descrizioni di prodotti, didascalie di YouTube, descrizioni di Instagram, email di sensibilizzazione e così via.

Gli aggiornamenti vengono memorizzati automaticamente sui server di Google e, per esaminare e annullare le modifiche precedenti, viene mantenuta automaticamente una cronologia delle revisioni.

Tutte queste utili caratteristiche rendono TextCortex in cima alla lista dei desideri degli strumenti di scrittura collaborativa.

TextCortex Pro

In questa sezione parleremo dei vantaggi dell'utilizzo di TextCortex per scopi lavorativi e personali:

✅Miglioramentodella produttività - TextCortex può aiutarti a portare a termine il tuo lavoro in modo più rapido ed efficiente, automatizzando i processi e rispondendo rapidamente alle richieste degli utenti.

Maggioreprecisione - Le funzioni avanzate sfruttano l'elaborazione del linguaggio naturale per comprendere le domande degli utenti e fornire risposte precise.

Flusso di lavoro semplificato - I team possono rimanere organizzati utilizzando le opzioni di personalizzazione e le funzionalità di collaborazione di TextCortex, che eliminano la confusione e migliorano la comunicazione.

✅ Economico - TextCortex offre piani tariffari flessibili e a prezzi ragionevoli per privati e piccole organizzazioni.

✅Risultati di alta qualità - TextCortex ti permette di produrre materiale originale, dal suono naturale e dalla qualità costante.

✅Ti seguedappertutto - Accessibile come un Chrome extension e applicazione online

TextCortex Contro

Di seguito sono elencati gli svantaggi di TextCortex e il modo in cui possono influenzare sia gli individui che i team:

🔴 Affidabilità dell'input - L'elaborazione del linguaggio naturale non è impeccabile e può avere problemi a rispondere alle domande o a comprendere un linguaggio non standard, con conseguenti imprecisioni.

🔴 F unzione di recupero delle informazioni - Quando si effettua una ricerca in un database ampio o complicato, la funzione di recupero delle informazioni di TextCortex potrebbe non identificare sempre l'informazione esatta.

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TextCortex Prezzi

TextCortex ha un piano gratuito e offre piani per team con prezzi equi per tutte le dimensioni del team.

2. Google Docs - Uno strumento di collaborazione documentale in cloud

Google Docs è un'applicazione di editing collaborativo in tempo reale per modificare i documenti insieme ad altri.

Più utenti possono aprire, modificare e condividere documenti contemporaneamente.

Gli utenti possono anche visualizzare le modifiche apportate dagli altri collaboratori ai singoli personaggi mentre li modificano.

La collaborazione in Google Docs inizia quando lo condividi con altre persone.

Caratteristiche principali:

• Opzioni di condivisione - Consente la condivisione bidirezionale attraverso l'indirizzo e-mail o creando un link di condivisione che offre la possibilità di impostare i ruoli: Spettatore, Commentatore, Editore ai partecipanti.
• Limiti elevati - Fino a 100 utenti possono lavorare contemporaneamente su un singolo documento, quindi la produttività richiede una buona comunicazione.
• Condivisione dello schermo - Attraverso Google Meet puoi condividere il tuo schermo con altri partecipanti ed elaborare un piano editoriale per i documenti condivisi.
• Aggiungi commenti - Puoi evidenziare un passaggio di testo e selezionare l'opzione aggiungi un commento cliccando sul segno più che appare sul lato destro della pagina.
• Sommario - Sul lato sinistro c'è una sezione di suddivisione dell'opuscolo e cliccando sull'intestazione o sulla sotto-intestazione si accede alla sua posizione nel Google Doc.
• Segnalibri - Puoi creare un link che porta l'utente direttamente a una determinata posizione all'interno del documento e che aiuta a contrassegnare le diverse sezioni.
• Modalità di suggerimento - I collaboratori possono proporre idee senza modificare il contenuto originale e il proprietario del documento può approvare o rifiutare i suggerimenti singolarmente o in blocco.
• Cronologia delle versioni - Il testo sottolineato per evidenziare le modifiche più recenti visualizzerà l'intera cronologia delle revisioni del documento sul lato destro dello schermo.

Come si utilizza un approccio collaborativo?

Google Docs è perfetto per la collaborazione in tempo reale.

La facile condivisione, le funzioni di commento, la cronologia delle versioni, i potenti strumenti di editing e l'integrazione con altre app di Google lo rendono uno strumento indispensabile per le aziende e gli istituti scolastici.

Pro di Google Docs

In questa sezione parleremo dei vantaggi dell'utilizzo di Google Docs per scopi lavorativi e personali:

✅Ègratis - Non ci sono costi per abbonamenti o altri servizi.

✅Facileda usare - L'interfaccia intuitiva è pulita, semplice e ideale per gli scrittori principianti.

✅Facileaccesso - Non è richiesta alcuna installazione, puoi utilizzarlo direttamente dal sito web.

Connessionecon Google Drive - Puoi visualizzare i tuoi documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento perché vengono salvati automaticamente online.

✅Supportavari formati - I tipi di documenti come .doc, .docx, .ppt e .pdf sono supportati da Google Docs, quindi puoi convertire rapidamente i tuoi documenti in vari formati.

Contro di Google Docs

Di seguito sono elencati gli svantaggi di Google Docs e il modo in cui possono influire sia sui singoli che sui team:

🔴 Funzionalità limitate - Rispetto a MS Word, mancano strumenti, formattazione, font e altre opzioni per la scrittura di testi più complessi.

🔴Limitato Templates - Se hai bisogno di generare un documento particolare, come una proposta commerciale o un curriculum vitae, dovrai lavorare con i componenti aggiuntivi personalizzati.

🔴 Richiedeuna connessione a Internet - Essendo un servizio online, richiede una connessione a Internet, ma puoi accedervi offline anche se alcune funzioni sono disabilitate.

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Prezzi di Google Docs

È gratis con Gmail!

3. Notion

Notion è una soluzione di spazio di lavoro basata sul cloud che combina produttività e collaborazione.

Grazie a diverse funzioni che possono migliorare la gestione delle attività, la produttività e il lavoro di squadra, Notion è uno strumento efficace per la gestione dei progetti.

Molti team la trovano un'opzione popolare grazie alla sua applicazione mobile, all'integrazione con i media, alla gestione flessibile delle attività, agli strumenti di collaborazione e all'interfaccia personalizzabile.

Caratteristiche principali:

• Prioritizzazione e pianificazione delle attività - Notion gestisce, tiene traccia dei progetti e completa le attività utilizzando schede Kanban, elenchi di attività, calendari epici e organizzatori di sprint.
• Calendario condiviso del team - Il calendario del team visualizza sia le attività in corso che quelle completate, a condizione che il visualizzatore vi abbia accesso, il che è ideale per i progetti a lungo termine.
• Applicazione mobile - Notion offre un'applicazione mobile per iOS e Android che ti permette di rimanere in contatto con il tuo team e di gestire le attività del progetto mentre sei in viaggio.
• Archiviazione dei documenti - La pagina principale del progetto presenta una sezione per il caricamento di documenti, fogli di calcolo, PDF e immagini, oltre a opzioni aggiuntive per i commenti.
• Condivisione dei file - Ogni attività di Notion include un meccanismo per caricare e condividere i file, consentendoti di distribuire rapidamente le risorse agli altri membri del tuo team.
• Comunicazione - Ogni attività di Notion ha una sezione commenti in cui puoi parlare degli aggiornamenti e dei problemi del progetto e inviare le risorse pertinenti alle persone competenti.
• Single sign-on (SSO) integrations - Le configurazioni personalizzate permettono a Notion di integrarsi con fornitori come Okta.
• Autorizzazioni dell'account - Utilizza i controlli delle autorizzazioni di attività, team e progetti per limitare l'accesso agli utenti giusti e salvaguardare le tue risorse.

Come si utilizza un approccio collaborativo?

Un compito è il più piccolo elemento di lavoro fattibile che fa avanzare il tuo obiettivo principale.

I compiti sono i componenti fondamentali di Asana ed è qui che avverrà la maggior parte della tua collaborazione.

Affidare un compito a qualcuno è uno dei modi migliori per lavorare insieme.

Non solo i manager, i team leader e i responsabili di grandi progetti assegnano i compiti.

Dai a un collega un compito da portare a termine se hai bisogno di qualcosa da lui.

Assegna dei compiti al lavoro se hai bisogno di dividerlo tra i membri del tuo team.

Notion Pro

In questa sezione parleremo dei vantaggi dell'utilizzo di Notion per scopi lavorativi e personali:

✅Efficace dal punto di vista dei costi - Offre una versione gratuita con funzioni essenziali ideali per l'uso personale.

✅Facileda usare - I membri del team possono assegnarsi compiti a vicenda, condividere note e lavorare insieme ai progetti, mentre l'interfaccia utente è facile da padroneggiare per tutti i livelli di competenza.

✅Risparmio di tempo - Elimina la necessità di lunghi scambi di e-mail o riunioni, consentendo ai membri del team di lavorare insieme ai progetti in tempo reale.

✅Supporto multipiattaforma portatile - Poiché la piattaforma è disponibile online, qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet può accedervi tramite un'applicazione per smartphone che semplifica l'accesso.

✅ExtensiveTutorial and Documentation - La base di conoscenze della piattaforma copre tutto, dai fondamenti dello strumento alle sue caratteristiche più sofisticate.

✅Libero Templates per diversi casi d'uso - Il sito templates è adattabile a diversi casi d'uso, tra cui la gestione delle attività, la presa di appunti e la gestione dei progetti.

Notion Contro

Di seguito sono elencati gli svantaggi di Notion e il modo in cui possono influenzare sia gli individui che i team:

🔴Semplicida usare - Per chi si avvicina per la prima volta a questo mondo, può essere difficile capire da dove cominciare perché ci sono così tanti tipi di blocchi e templates disponibili.

🔴 Nessuntracciamento degli obiettivi - La piattaforma non dispone di funzioni per il tracciamento degli obiettivi, il che implica che dovrai utilizzare Notion insieme ad altri strumenti per tenere traccia dei progetti più importanti.

🔴 Nessunostrumento di reporting incorporato: questo può rendere difficile la generazione di report e l'analisi dei dati da parte della piattaforma.

🔴App mobile limitatae Integrations - Le funzionalità dell'app mobile potrebbero essere limitate per gli utenti che utilizzano principalmente dispositivi mobili, in quanto alcune funzioni potrebbero non essere disponibili.

Notion Prezzi

Se vuoi provare questa piattaforma prima di acquistarla, puoi utilizzare la versione gratuita per i tuoi progetti oppure provare la piattaforma completa utilizzando la versione di prova gratuita.

La caratteristica migliore della prova gratuita è la sua durata illimitata.

Notion limita la versione di prova gratuita a 1.000 blocchi.

4. Allentamento

Slack è una piattaforma incentrata sulla comunicazione che facilita la condivisione di file, la comunicazione in tempo reale e l'integrazione con numerosi altri strumenti di produttività.

È molto popolare tra i team remoti.

Con Slack, gli utenti possono comunicare senza difficoltà ed evitare la "stanchezza da app" che deriva dall'utilizzo di diverse app di comunicazione.

Caratteristiche principali:

• Canali - Gli utenti possono creare canali per argomenti divertenti, per progetti diversi o per team.
• Strumenti di messaggistica privata - Puoi utilizzare le funzioni di messaggistica privata per comunicare con i colleghi e utilizzare numerose funzioni per evitare la "stanchezza da app".
• Chiamate audio e video - Fino a 50 colleghi possono unirsi agli utenti in chiamate audio o video. Possono anche condividere il loro schermo durante la chiamata.
• Molteplici opzioni di integrazione - È possibile integrare Slack con oltre 2.400 programmi software aziendali diversi.
• Condivisione di file - Quando condividi file e documenti all'interno di una conversazione, puoi aggiungere dettagli e contesti importanti che altrimenti ti sfuggirebbero durante la consultazione delle cartelle.

Come si utilizza un approccio collaborativo?

Slack è una buona scelta per i team che cercano una piattaforma semplice e facile da usare per la condivisione di file e la messaggistica di base.

I canali creati dagli utenti e le conversazioni individuali sono messi in evidenza nel design di Slack.

Nella parte sinistra di toolbar, gli utenti possono visualizzare rapidamente bozze, messaggi non inviati, discussioni, menzioni e messaggi diretti.

I professionisti di Slack

In questa sezione parleremo dei vantaggi dell'utilizzo di Slack per scopi lavorativi e personali:

Collaborazione migliorata - Grazie alle comunicazioni in tempo reale, funzioni come le conversazioni in thread, la condivisione di file e la messaggistica istantanea aumentano il lavoro di squadra.

Informazioni organizzate - I messaggi sono organizzati in canali per facilitare la ricerca di informazioni e il monitoraggio delle attività in corso.

Funzionalità di integrazione - L'integrazione con le piattaforme di assistenza clienti e gli strumenti di gestione dei progetti elimina la necessità di passare da un'applicazione all'altra.

✅Capacità di ricerca avanzata - Gli utenti possono individuare file, conversazioni e informazioni pertinenti con la funzione di ricerca, risparmiando tempo.

✅Collaborazione a distanza - Favorisce una comunicazione fluida tra i team indipendentemente dalla loro posizione nel mondo, consentendo loro di collaborare in modo efficiente e di rimanere in contatto.

Notifiche personalizzabili - Gli utenti possono personalizzare le impostazioni delle notifiche per evitare inutili distrazioni e ricevere comunque gli aggiornamenti più importanti.

Contro di Slack

Di seguito sono elencati gli svantaggi di Slack e il modo in cui possono influenzare sia gli individui che i team:

🔴Possibilitàdi sovraccarico di informazioni - Quando i messaggi e le notifiche si riversano nell'area di lavoro, le funzioni di messaggistica in tempo reale possono occasionalmente causare un sovraccarico di informazioni.

🔴Dipendenza da Internet - La collaborazione e la comunicazione possono essere ostacolate dalla mancanza di connettività a causa della forte dipendenza da Internet.

🔴Curva di apprendimento - La curva di apprendimento associata alla navigazione tra i canali, i thread e le altre funzionalità può influenzare l'adozione da parte degli utenti all'inizio.

🔴 Riduzione dellaconcentrazione - Può essere difficile mantenere la concentrazione sui compiti quando c'è un continuo afflusso di comunicazioni.

🔴Problemi di privacye sicurezza - Nonostante l'implementazione di misure di sicurezza da parte di Slack, le informazioni riservate condivise sulla piattaforma potrebbero essere soggette ad accessi indesiderati.

Prezzi di Slack

Il piano gratuito prevede diverse restrizioni, tra cui 10 app integrations, 10.000 messaggi ricercabili e videochiamate one-to-one.

Soprattutto per i team o le organizzazioni più grandi, i piani a pagamento possono diventare costosi.

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Conclusione

L'utilizzo di strumenti per la scrittura collaborativa è il modo migliore per lavorare insieme al tuo team su un documento, il che può aiutarti ad aumentare drasticamente la produttività e la comunicazione. 

Il tuo team sarà più felice perché sarà più produttivo e tu potrai fargli risparmiare molto tempo prezioso che potrà dedicare ad altre attività più importanti.

Per questo motivo TextCortex è il miglior strumento di collaborazione per quanto riguarda gli strumenti di scrittura AI e il bello è che è adatto a team di tutte le dimensioni.

Sei interessato a provarlo?

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