Come utilizzare l'intelligenza artificiale per la gestione dei progetti

Secondo l'Harvard Business Review, ogni anno vengono investiti ben 48.000 miliardi di dollari in progetti. Tuttavia, solo il 35% dei progetti ha successo.

Uno dei principali colpevoli è il mancato utilizzo della tecnologia AI nella gestione dei progetti, un vero peccato visto che gli strumenti di AI sono già disponibili ma hanno bisogno di qualcuno che li applichi.

Inoltre, l'inclusione dell'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti può aumentare del 23% la possibilità di raggiungere o superare le stime del ROI.

Quindi, se vuoi provare questa nuova tecnologia ma non sai come applicarla al PM, ti ascoltiamo.

Continua a leggere per scoprire come utilizzare l'intelligenza artificiale per la gestione dei progetti.

Immergiamoci!

Come utilizzare l'intelligenza artificiale per la gestione dei progetti in 9 modi efficaci?

Gli strumenti di intelligenza artificiale sono dotati di funzionalità uniche e uno dei modi migliori per sfruttarli è quello di combinarli tra loro per massimizzarne i vantaggi.

1. Automatizzare le attività ripetitive

Quando sei responsabile del coordinamento di varie attività e risorse per portare a termine i progetti in tempo e nel rispetto del budget, probabilmente hai a che fare con attività amministrative ripetitive come:

• Inserimento dati, 
• Generazione di report, ecc.

Possiamo supporre che questi non siano di certo la tua parte preferita dell'essere un Project Manager.

Queste attività non solo richiedono molto tempo, ma possono essere noiose e soggette a errori.

È qui che l'intelligenza artificiale può fare la differenza. 

Ad esempio, può generare automaticamente report basati sui dati del progetto, eliminando la necessità di inserire e analizzare manualmente i dati.

2. Gestire i rischi

L'intelligenza artificiale può analizzare i dati del progetto, confrontarli con i dati storici e segnalare potenziali problemi prima che diventino tali.

In questo modo potrai identificare i rischi potenziali e adottare misure proattive per mitigarli e massimizzare il successo del progetto.

Inoltre, l'intelligenza artificiale può fornire spunti per facilitare il processo decisionale analizzando le tendenze e gli schemi dei dati di progetto.

3. Assegnare le risorse

Grazie all'analisi predittiva, l'intelligenza artificiale può aiutarti a distribuire le risorse in modo più efficace e a evitare una sovra o sotto allocazione.

Che si tratti di risorse umane, finanziarie, informative e così via, l'intelligenza artificiale è in grado di ottimizzare la loro distribuzione e di identificare modelli e tendenze che mostrano le lacune.

Ad esempio, la tecnologia AI analizza i dati dei progetti passati e fa delle previsioni in base a tali dati per mostrare quali risorse potrebbero essere necessarie per i progetti futuri.

Di conseguenza, puoi pianificare meglio la sequenza dei compiti per garantire il completamento del progetto nei tempi previsti.

Supponiamo che tu stia cercando uno sviluppatore.

Sulla base dei tuoi dati pregressi, l'intelligenza artificiale può fungere da intermediario e identificare gli sviluppatori con le competenze e l'esperienza necessarie per portare a termine il compito.

4. Gestire i documenti

L'intelligenza artificiale può automatizzare la categorizzazione, l'indicizzazione e il recupero dei documenti di progetto e fornire raccomandazioni consapevoli del contesto agli stakeholder del progetto quando necessario.

Inoltre, è in grado di estrarre automaticamente le informazioni chiave dai documenti relativi al progetto, come ad esempio:

• La carta del progetto,
• Piano, 
• Rapporti sullo stato di avanzamento e 
• Verbale della riunione.

Così, invece di esaminare centinaia di documenti, gli strumenti di intelligenza artificiale possono farlo per te in pochi minuti.

💡 ProTip:

Cortex di testo Basi di conoscenza ti permettono di caricare i tuoi documenti e di recuperare informazioni da essi.

Puoi caricare file PDF, CSV, PPTX, DOCX, MD e URL. Ad esempio, la scansione e il recupero di informazioni da un documento di 80 pagine richiede 3 secondi!

Le Knowledge Base ti permettono di archiviare un gran numero di documenti, di categorizzarli ed etichettarli e di condividerli con il tuo team.

Di conseguenza, è possibile riassumere i documenti del progetto per fornire rapidamente al team di progetto informazioni di alto livello sullo stato del progetto, sui problemi e sui rischi.

5. Sfrutta gli assistenti virtuali

Sulla base dei tuoi input, gli strumenti di intelligenza artificiale analizzano enormi serie di dati e generano contenuti.

Come funziona? 

Il sistema impara dalle query precedenti, dai dati di pianificazione del progetto e dal contesto generale per adattare le interazioni e acquisire informazioni vitali.

In questo modo puoi ricevere risposte istantanee alle tue domande, aggiornamenti, avvisi, ecc.

💡 ProTip:

Zeno Chat ti permette di inserire tutte le conoscenze e lo stile per personalizzare la tua IA in base alle tue esigenze. 

Di conseguenza, sarai in grado di fornire informazioni di base e di creare una Persona che agirà e risponderà alle domande con il tuo tono di voce.

Pertanto, regolerà le risposte di conseguenza e farà riferimento ai tuoi documenti quando necessario.

6. Creare e riassumere compiti

Se sei un project manager, probabilmente la creazione di attività è uno degli aspetti più noiosi della gestione di un progetto.

Assegnare compiti ai membri del team, stabilire date di scadenza, fornire descrizioni e requisiti, compilare rapporti, ecc. - Tutto questo ti ricorda qualcosa, vero?

Ebbene, grazie agli strumenti di intelligenza artificiale, puoi automatizzare queste attività e risparmiare tempo prezioso.

Ad esempio, lo strumento di intelligenza artificiale può generare automaticamente attività basate sulle tue descrizioni, creare e riassumere rapporti, ecc.

💡 ProTip:

TextCortex ti permette di inserire dei prompt per generare, riassumere o riformattare i dati e le descrizioni delle attività.

In questo modo puoi creare blog, bozze, presentazioni, elenchi puntati, piani di progetto e così via.

Un'ampia gamma di strumenti di modifica del testo ti permette di parafrasare, riassumere, riscrivere e modificare i contenuti per adattarli alle tue esigenze.

Inoltre, con TextCortex, puoi salvare i tuoi suggerimenti e creare templates a cui potrai sempre tornare. 

In questo modo, puoi lavorare con lo stesso prompt più volte per molti casi diversi.

7. Creare immagini

Grazie a NLP e agli algoritmi di apprendimento automatico che analizzano i dati raccolti, gli strumenti di AI ti permettono di creare visualizzazioni, grafici e presentazioni.

Gli strumenti utilizzano i dati per generare e aggiornare automaticamente grafici, diagrammi e altre visualizzazioni che possono aiutare te e i membri del tuo team a comprendere i progressi del progetto.

Inoltre, l'intelligenza artificiale può anche generare riepiloghi automatici dei dati e dei risultati del progetto per creare presentazioni informative e visivamente accattivanti.

💡 ProTip:

TextCortex offre l'accesso a DALLE-3 per creare compiti basati sulla visualizzazione, come grafici, tabelle, ecc.

Per farlo, è sufficiente inserire un prompt e ottenere un'immagine compatibile con DALL-E 3.

8. Programmare i progetti

L'intelligenza artificiale può suggerire le pianificazioni ottimali dei progetti in base ai dati storici e ai vincoli del progetto, aiutandoti a..:

• Crea delle tempistiche realistiche, 
• Evita i conflitti di orario e 
• Consegnare i progetti in tempo.

Inoltre, puoi apportare modifiche al programma del progetto in base agli aggiornamenti in tempo reale dei vari membri del team.

9. Aumenta la collaborazione e la comunicazione

Gli strumenti di collaborazione basati sull'intelligenza artificiale forniscono aggiornamenti e avvisi in tempo reale per informare i membri del tuo team sulle modifiche allo stato del progetto.

Inoltre, tengono traccia dei progressi dei membri del team e si assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Oltre a fornire avvisi quando le attività sono in ritardo o in ritardo sulla tabella di marcia, gli strumenti di intelligenza artificiale possono automatizzare la programmazione delle riunioni e la comunicazione in tempo reale tramite chat.

💡 ProTip:

La funzione Organizzazioni semplifica la gestione delle conoscenze tra te e i membri del tuo team, fornendo l'accesso a tutte le informazioni e i documenti rilevanti.

Garantire a tutti un accesso sufficiente consente una comunicazione efficace, in quanto tutti i membri del team sono allineati e sulla stessa lunghezza d'onda.

Ad esempio, puoi condividere le Basi di Conoscenza con il tuo team in uno spazio di co-working, il che vi aiuterà a rimanere tutti organizzati e aggiornati con le informazioni più rilevanti.

🎁 Bonus: 9 strumenti AI migliori per la gestione dei progetti

Come sorpresa speciale, abbiamo stilato un elenco dei nostri migliori strumenti di intelligenza artificiale per la gestione dei progetti.

Qual è il futuro della tecnologia AI nella gestione dei progetti?

Come per qualsiasi altra tecnologia, per massimizzare i vantaggi dell'IA è necessario porre le basi e abbracciare il processo di apprendimento.

E sebbene la paura del cambiamento e il timore di essere sostituiti dall'IA siano ancora fattori significativi nell'adozione dell'IA, tieni presente che non esiste uno strumento di IA senza un essere umano.

Sei sempre tu a decidere, a fornire input e a deciderne la validità. 

E più sei preciso, migliori saranno i risultati.

Uno strumento di AI è un sito extension che ti aiuta a completare e consegnare i progetti in tempo. 

La soluzione per rendere questa transizione fluida, intuitiva e facile da usare è TextCortex. 🤖

Come puoi utilizzare TextCortex per la gestione dei progetti?

TextCortex è uno strumento di generazione di contenuti alimentato dall'intelligenza artificiale e dotato di solide funzioni di modifica del testo per migliorare e perfezionare i tuoi contenuti.

Oltre a riscrivere, parafrasare, riassumere, espandere e così via, per aiutarti a creare e modificare una varietà di tipi di contenuti, relazioni, compiti, progetti e così via, TextCortex può:

🔥 Facilita la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team di progetto fornendo una piattaforma centralizzata per la condivisione dei documenti.

🔥 Ti aiuta a convertire facilmente anche solo 3 idee in un'e-mail da inviare agli stakeholder.

Idea, fai brainstorming, abbozza e archivia le tue idee e i tuoi pensieri, crea tabelle, elenchi vari e attività da fare con il nostro editor di note AI.

🔥 Rompi la barriera linguistica traducendo automaticamente messaggi e documenti in più di 25 lingue per una comunicazione interculturale più efficace.

🔥 Trasforma facilmente il parlato in testo per poter, ad esempio, registrare una riunione e trasformare l'audio in appunti.

🔥 Fai un processo inverso e converti il testo in parlato mentre fai idee, brainstorming o annoti i tuoi pensieri.

🔥 Imposta una sequenza di automazione del riepilogo di una riunione per tenere traccia degli appunti delle riunioni e condividere i riepiloghi con l'aiuto della nostra integrazione Zapier.

🔥 Crea linee di codice se ti occupi di gestione di progetti software per creare scorciatoie e automatizzare il flusso di lavoro con la nostra Modalità sviluppatore.

offre diversi linguaggi di programmazione, come Python, Javascript, Go, PHP e Java, oltre a SQL e Regex.

Grazie all'abbondanteTextCortex's integrations, puoi scrivere codice anche al di fuori della nostra piattaforma cliccando sull'icona in basso a destra per aprire automaticamente la Modalità sviluppatore.

A proposito di integrations, TextCortex offre moltissimo: puoi usarlo su oltre 4000 piattaforme come un'app, un browser extension, un'applicazione desktop o un'applicazione mobile.

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