Récemment, j'ai eu une demande de réunion de gestion mensuelle ad hoc. J'ai passé tout l'après-midi à passer au crible d'innombrables courriels et liens SharePoint pour trouver les présentations du budget de l'année dernière des différents départements. J'ai dû naviguer dans tous ces dossiers mal étiquetés, appeler une demi-douzaine de collègues et, par la suite, compiler manuellement les informations provenant de quatre sites différents templates. Je viens de soumettre mon dossier 5 minutes avant la date limite. De toute évidence, j'ai raté le dîner en famille. Crois-moi, un verre n'a pas suffi ce soir-là.

- Sam, chef de projet d'un client de S&P 500 TextCortex décrivant son combat.

Connaissance - Une lutte d'entreprise très coûteuse

Chaque employé d'entreprise peut se rattacher à l'expérience de Sam sous une forme ou une autre. En fait, 47 % des travailleurs numériques ont du mal à trouver les données et les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail réel. 

Connaissance - Une lutte d'entreprise très coûteuse
source :textcortex

En moyenne, les employés passent 9,3 heures par semaine, soit environ 25 % de leur temps, à passer au crible l'information. Sachant que les entreprises génèrent 72 % du PIB mondial, ce problème d'inefficacité équivaut à un montant stupéfiant de 15 000 milliards de dollars. Grâce aux récentes avancées en matière d'IA générative(Gen AI), il pourrait désormais exister une voie viable pour résoudre et atténuer ce problème, offrant l'espoir d'une productivité accrue et d'une réduction de la frustration des employés.

Comment fonctionne la gestion des connaissances aujourd'hui

À l'heure actuelle, la gestion des connaissances est une tâche ardue pour la plupart des organisations. Les employés sont souvent confrontés à la pression de tout garder à jour et bien structuré, tout en gérant leurs principales responsabilités professionnelles. Naturellement, ce qui est prioritaire est évident. Le manque de gouvernance efficace, de structures de processus et d'incitations complique encore les choses. Soit ces éléments sont inexistants, soit ils sont cloisonnés, ce qui entraîne des résultats incohérents et des redondances. Des outils comme Google Drive, Microsoft SharePoint, Notion, Guru ou Confluence gèrent le stockage proprement dit, mais moins le défi des sujets de gouvernance efficaces tels que l'autorisation à jour, l'historisation/l'archivage, la structuration logique ou les fonctions de recherche efficaces.

Les chiffres confirment ce sombre tableau. 22 % de toutes les données des entreprises deviennent non pertinentes chaque année. Ainsi, combinées à l'absence d'une gouvernance efficace, environ 60 % des données totales d'une organisation sont en moyenne obsolètes. Cela entraîne un manque de confiance dans les données de l'entreprise, 75 % des cadres faisant état d'un faible niveau de confiance. Ce défi ne fera que s'accélérer si l'on tient compte du fait que le volume moyen des données d'entreprise augmente de 30 % par an. Par conséquent, sans une solution technologique robuste, trouver des informations pertinentes s'apparentera de plus en plus à la recherche d'une aiguille dans une botte de foin.

Comment Gen AI peut-elle t'aider ?

Les plateformes d'entreprise d'IA générique, telles que TextCortex, présentent une avancée significative dans la résolution de cette énigme de la gestion des connaissances. Ces outils permettent une intégration transparente à travers différentes solutions de stockage (par exemple, Microsoft OneDrive (SharePoint), Google Drive).

Par la suite, les employés peuvent formuler leurs demandes et recevoir des résultats et des réponses synthétisés, complétés par des références qui les conduisent directement aux documents cités.

Cette solution ne nécessite pas l'introduction de nouvelles solutions de stockage ni la nécessité de procéder à un nettoyage ou à une restructuration complète des données. En outre, l'ensemble du processus est entièrement conforme au GDPR, les données de l'entreprise ne sont jamais stockées ailleurs, et il permet également de tirer parti de la solution de gestion des accès existante. En fin de compte, ces outils éliminent la frustration liée à la recherche d'informations et permettent aux employés de se concentrer sur des tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.

Voir les résultats de l'une de nos études de cas:

  • TextCortex a été mis en œuvre pour Kemény Boehme Consultants comme solution pour relever ces défis et aujourd'hui, les employés font état d'une efficacité et d'une productivité accrues(gain de 3 jours de travail par mois et par employé en moyenne).
  • AICX, un partenaire de l'écosystème de TextCortex, a fait partie intégrante de l'onboarding et a contribué à atteindre un taux d'activation de 70 % de l'équipe au cours des premières semaines.
  • La confiance des employés dans l'utilisation et le travail avec l'IA a augmenté de 60 %.‍
  • La mise en œuvre se traduit par un retour sur investissement (ROI) de 28x.