Meilleurs conseils de productivité pour les courriels afin d'en faire plus chaque jour

Rédiger des courriels peut prendre beaucoup de temps, mais c'est un élément important de la communication sur le lieu de travail.

Bien qu'il soit facile de s'enliser dans les détails et de passer trop de temps sur un seul courriel, il existe des moyens de rester productif tout en rédigeant des courriels !

Dans cet article, nous avons rassemblé quelques conseils et astuces qui, nous en sommes sûrs, s'avéreront utiles pour révolutionner votre productivité quotidienne lorsqu'il s'agit de traiter des courriels.

Si vous êtes prêt, plongeons dans le vif du sujet ! 

Pourquoi les courriels sont-ils si utiles ?

Les courriels sont un outil de communication essentiel : ils permettent d'échanger des informations de manière efficace et efficiente entre des personnes, des services et même des entreprises. Ils contribuent également à garantir l'exactitude des informations en offrant un moyen facile de suivre les conversations et de partager des documents.

Voyons pourquoi les courriels sont si importants dans la plupart des activités professionnelles.

Communication interne

Les courriels sont souvent utilisés comme principal moyen de communication entre les employés : de cette façon, ils peuvent communiquer entre eux rapidement, facilement et en toute sécurité.

Cela permet de tenir chacun informé de tous les développements au sein de son organisation ou de son secteur d'activité sans avoir à se réunir en personne ou à passer des appels téléphoniques. Cela permet également de s'assurer que des informations importantes ne sont pas perdues ou oubliées en raison d'une mauvaise communication ou de malentendus.

Développement professionnel

Les courriels peuvent également être utilisés à des fins de développement professionnel, par exemple pour fournir un retour d'information sur les projets ou les tâches accomplies par les employés, pour envoyer des rappels sur les échéances ou les événements à venir ou pour partager avec les collègues des ressources qui pourraient les aider à améliorer leurs compétences.

. Cela fait des courriels un atout inestimable lorsqu'il s'agit de maintenir des normes de haute qualité dans tout environnement de travail.

Communication à distance

Enfin, les courriels sont un excellent moyen pour les employeurs de rester en contact avec leurs employés, même s'ils travaillent à distance à partir de différents endroits dans le monde.

En envoyant régulièrement des courriels contenant des mises à jour sur les nouvelles et les politiques de l'entreprise, les employeurs peuvent s'assurer que tout le monde est tenu au courant des changements pertinents au sein de leur organisation, ce qui contribue à maintenir un moral élevé en période d'incertitude ou de perturbation, comme pendant les restrictions liées à la pandémie de COVID-19.

Types d'e-mails les plus envoyés

De nombreux courriels sont envoyés chaque jour. Il est donc utile de comprendre les principaux types de courriels que vous pouvez recevoir ou sur lesquels vous pouvez travailler.

Courriels de marketing

Les courriels de marketing sont un excellent moyen d'atteindre les clients existants et potentiels.

Ils peuvent être utilisés pour promouvoir de nouveaux produits, offrir des remises et des coupons ou simplement tenir les clients informés des dernières nouvelles de votre entreprise. Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez ou pour laquelle vous travaillez, l'e-mail marketing est un outil efficace pour rester en contact avec votre public cible et stimuler les ventes !

Lorsqu'il s'agit de créer une campagne de courrier électronique réussie, plusieurs éléments importants doivent être pris en considération. Tout d'abord, il est important de rédiger un objet attrayant qui retiendra l'attention du lecteur et l'incitera à ouvrir le message. En outre, vous devez vous assurer que vos e-mails sont visuellement agréables en incluant des images ou des vidéos attrayantes, le cas échéant. Enfin, veillez à inclure des appels à l'action pertinents qui dirigent les lecteurs vers des pages spécifiques de votre site web ou d'autres plateformes en ligne comme les médias sociaux.

Newsletter courriels

Newsletter Les courriels sont un excellent moyen de rester en contact avec vos clients et de les fidéliser !

Ils peuvent être utilisés pour partager des informations sur de nouveaux produits ou services, annoncer des ventes ou des remises et tenir les clients au courant de l'actualité de votre entreprise. La création d'un site newsletter efficace exige une planification et une exécution minutieuses. Voici quelques conseils rapides pour commencer :

1. Identifiez votre public cible : avant de commencer à écrire, décidez à qui vous envoyez le site newsletter et quelles informations ils pourraient trouver intéressantes ou utiles. Réfléchissez à leurs centres d'intérêt, à leurs besoins et à leurs préférences afin de créer un contenu qui résonne avec eux. 

2. Décidez du contenu à inclure : une fois que vous savez qui est votre public, réfléchissez au type de contenu qu'il aimerait recevoir dans ses bulletins d'information - comme des mises à jour de blog , des annonces de produits, des offres spéciales ou des promotions. Il est important de mélanger le tout afin que chaque newsletter offre quelque chose de nouveau aux lecteurs tout en gardant le thème général de votre entreprise cohérent dans tous les numéros. 

3. Planifiez votre calendrier newsletter : réfléchissez à la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer des bulletins d'information - mensuelle ? Tous les trimestres ? Une fois par an ? Ensuite, planifiez à l'avance les dates d'envoi de chaque numéro afin que tout se déroule comme prévu et qu'aucune échéance ne soit manquée !

Courriels d'étape

Un e-mail d'étape est un e-mail automatisé qui est envoyé lorsque certaines étapes sont atteintes dans le parcours du client. Ces étapes peuvent être des achats de produits, des renouvellements d'abonnement, des mises à niveau de fonctionnalités ou des activations de comptes, etc. Ils peuvent également être utilisés pour célébrer des événements spéciaux ou des anniversaires tels que des anniversaires ou des vacances.

Les courriels d'étape sont un excellent moyen de maintenir l'engagement de vos clients et de les enthousiasmer pour la suite : ils permettent de rappeler aux utilisateurs l'incroyable voyage qu'ils ont effectué avec votre produit ou service, et peuvent même les inciter à mettre à niveau ou à acheter d'autres produits.

Les e-mails d'étape sont incroyablement puissants car ils vous permettent de personnaliser l'expérience du client et de la rendre plus significative pour lui. Vous pouvez utiliser ce type d'e-mails pour les remercier de leur fidélité et leur rappeler pourquoi ils vous ont choisi en premier lieu. En outre, ces types d'e-mails offrent la possibilité de réaliser des ventes croisées et des ventes incitatives, ainsi que d'accroître l'engagement des utilisateurs envers votre produit ou service au fil du temps en rappelant aux clients les nouvelles fonctionnalités qu'ils peuvent utiliser. 

Conseils pour la productivité des e-mails

Les courriels peuvent être l'un des outils les plus puissants pour rester organisé et productif. Cependant, de nombreuses personnes se sentent dépassées par la quantité de courriels qu'elles reçoivent ou doivent envoyer chaque jour.

Voyons ce que vous pouvez faire pour être plus productif sans vous traîner pendant des heures.

Essayez un outil du site AI pour stimuler votre productivité

AI sont un excellent moyen de rendre le processus de rédaction d'e-mails plus rapide et moins pénible.

TextCortex Notre outil, AI, peut vous aider à créer des e-mails personnalisés en quelques minutes, afin que vous puissiez passer moins de temps sur des tâches banales et plus de temps à accomplir votre travail.

Parmi les 60+ templates fournis avec notre site creator suite , vous trouverez une catégorie entière consacrée à la rédaction d'e-mails. Cela signifie que même si vous n'avez pas beaucoup de temps, vous pouvez envoyer des courriels de haute qualité sans passer des heures à les créer de toutes pièces. 

Nous avons juste besoin de quelques indicateurs, tels que des puces ou une brève description de l'objet de votre courriel, et nous produirons ce dont vous avez besoin, dans le ton et la longueur que vous préférez, en quelques secondes !

Traiter les courriels à une heure précise

Il peut être difficile de garder le contrôle des courriels, surtout s'ils proviennent de plusieurs comptes ou si vous recevez un grand nombre de messages.

Une façon d'aider à gérer le stress et le temps que représente la réponse aux courriels est de fixer des moments précis dans la journée où vous vous consacrez uniquement à la lecture et à la réponse.

La première étape consiste à décider combien de fois par jour vous souhaitez consulter vos e-mails et y répondre. Selon le nombre de comptes ou de personnes qui vous contactent régulièrement, vous voudrez peut-être prévoir deux ou trois périodes de lecture des e-mails par jour. Une fois que vous avez déterminé cela, décidez des moments les plus propices pour ces périodes - cela peut être le matin, le milieu de journée ou le soir avant de fermer pour la nuit. 

Priorité et efficacité

Classez par ordre de priorité les courriels qui requièrent une attention immédiate et ceux qui peuvent attendre plus tard : vous éviterez ainsi que des messages importants ne se perdent dans une mer d'autres courriels en attente de réponses. 

Ensuite, il est temps de se concentrer sur l'efficacité. La première étape consiste à comprendre ce que vous essayez d'accomplir avec le courriel. Avant de commencer à écrire, prenez le temps de réfléchir à votre objectif et au résultat que vous attendez du destinataire. Cela vous aidera à garder votre message concis et clair lors de la rédaction de votre e-mail. 

Lors de la rédaction de l'e-mail, n'oubliez pas qu'il faut en faire moins : n'écrivez pas de longs paragraphes et n'incluez pas d'informations inutiles qui pourraient vous détourner de votre objectif principal. Faites des phrases courtes et essayez de ne pas vous répéter ; la lecture en sera plus facile pour le destinataire et les réponses plus rapides ! 

Aucune notification n'est autorisée

Qu'il s'agisse d'une notification push de votre application préférée ou d'un rappel concernant une réunion à venir, ces notifications peuvent facilement détourner notre attention de la tâche à accomplir.

La solution est étonnamment simple : désactivez-les. En désactivant toutes les alertes susceptibles de vous distraire lorsque vous travaillez sur vos e-mails, vous créez un environnement propice à la concentration. 

Des études ont montré que lorsque nous sommes capables de nous concentrer sur une seule chose pendant une période prolongée sans aucune perturbation, nous sommes en mesure de travailler plus efficacement que si nous étions constamment interrompus par des stimuli externes comme les notifications téléphoniques. En outre, cette concentration ininterrompue nous aide également à rester plus longtemps en état de flux, ce qui signifie que non seulement nous produisons un travail de meilleure qualité, mais que nous le terminons aussi plus rapidement !

Les raccourcis sont la solution

Votre logiciel de messagerie électronique dispose très probablement de raccourcis utiles qui peuvent vous aider à gagner du temps.

Par exemple, Gmail possède son propre ensemble de raccourcis sous forme de combinaisons de touches rapides qui vous permettent d'effectuer certaines tâches sans avoir à cliquer dans des menus ou à ouvrir de nouvelles fenêtres. Par exemple, si vous souhaitez archiver un e-mail sans le supprimer, il vous suffit d'appuyer sur la touche "e" de votre clavier. De même, appuyez sur "c" pour composer, "#" pour supprimer un e-mail et "A" lorsque vous consultez un e-mail pour répondre à tous ceux qui l'ont reçu.

Microsoft Outlook propose également des raccourcis utiles pour rationaliser le processus de rédaction et de réponse aux e-mails : vous pouvez créer un nouvel e-mail avec Ctrl+Shift+M, programmer un nouveau rendez-vous dans le calendrier avec Ctrl+Shift+A, passer à la boîte de réception avec Ctrl+Shift+i ou répondre à tous avec Ctrl+Shift+R.