En la era digital actual, las empresas almacenan sus datos e información en plataformas digitales como servicios en la nube e intranets. Cada día, las empresas generan grandes cantidades de datos, como interacciones con los clientes, datos generados internamente, informes y documentos como los PNT. Cada dato que genera una empresa se sube a las intranets y a los servicios en la nube, creando un conjunto de datos cada vez mayor. Para organizar este conjunto de datos y garantizar que los empleados tengan acceso a la información que buscan, necesitas utilizar herramientas de gestión del conocimiento. Si no sabes qué son las herramientas de gestión del conocimiento, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo exploraremos qué son las herramientas de gestión del conocimiento y examinaremos cómo pueden impulsar el rendimiento de tu empresa.

¿Preparados? ¡Vamos a sumergirnos!

TL; DR

  • La gestión del conocimiento (GC) permite a una organización recopilar, crear, utilizar, compartir y organizar datos.
  • El proceso de gestión del conocimiento consta de pasos de creación de datos, organización del conocimiento e intercambio de información.
  • Con las herramientas de gestión del conocimiento, obtienes ventajas como una toma de decisiones más rápida, trabajo colaborativo y mayor productividad de los empleados.
  • Tu empresa necesita la gestión del conocimiento para obtener ventajas como el aumento de la eficacia, el acceso a información fiable y actualizada, la agilización de las tareas de atención al cliente y la comunicación interna.
  • Si buscas un sistema de gestión del conocimiento basado en la IA que pueda crear nueva información y conocimientos y, al mismo tiempo, mantener organizados todos los datos de tu empresa, TextCortex es el camino a seguir.

¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

La gestión del conocimiento (GC ) es el proceso de recopilar, crear, utilizar, compartir con los empleados y organizar los datos de una organización. Las herramientas de gestión del conocimiento te permiten organizar todos tus datos e información y evitar la información obsoleta o la contaminación de datos. Unos datos e información organizados y de fácil acceso permiten a tus empleados encontrar rápidamente la información que buscan y completar sus tareas sin perder la concentración.

(por @smrvl vía @DannyProl)

Proceso de gestión del conocimiento

El proceso de gestión del conocimiento tiene como objetivo gestionar, organizar, producir, compartir y utilizar metodológicamente los datos y la información de tu empresa. Aunque el proceso de gestión del conocimiento incluye distintos elementos, básicamente consta de tres pasos necesarios.

  1. Creación de conocimientos: El primer paso del proceso de gestión del conocimiento es crear los datos y la información necesarios para los pasos siguientes. Este conocimiento puede proceder de muchas fuentes, como documentos, PDF, PNT, opiniones de clientes, correos electrónicos, informes, chats de atención al cliente, etc.
  2. Organización del conocimiento: Los conocimientos recopilados de distintas fuentes deben organizarse según las necesidades, temas, departamentos y fechas de tu empresa. Así, cuando los empleados quieran acceder a la información, podrán encontrarla más rápidamente que en una lista categorizada. Las herramientas de gestión del conocimiento ofrecen seguridad avanzada gracias tanto a las organizaciones del conocimiento como a la gestión de permisos de acceso a los datos.
  3. Compartir conocimientos: Con los sistemas de gestión del conocimiento, puedes compartir los datos y la información que recopilas y organizas con tus empleados para diversos fines y agilizar su flujo de trabajo. Además, gracias a las herramientas de gestión del conocimiento basadas en IA, puedes procesar los datos existentes y generar nuevos conocimientos.
Proceso de gestión del conocimiento

¿Mejorará la gestión del conocimiento el rendimiento laboral?

Según las investigaciones de McKinsey, las empresas pueden aumentar la productividad de sus empleados entre un 20% y un 25% utilizando herramientas de gestión del conocimiento. Al aumentar la productividad de tus empleados, también aumentará la rentabilidad de tu empresa. 

Según una investigación, los empleados pierden una media de 3 horas al día debido a las distracciones. La mayoría de estas distracciones se deben a que un compañero hace preguntas sobre datos o a los esfuerzos del empleado por encontrar los datos que busca. Gracias a las herramientas de gestión del conocimiento que facilitan a tus empleados el acceso a datos e información, puedes aumentar tanto el rendimiento de tus empleados como la eficacia de tu empresa.

Beneficios de la gestión del conocimiento

Los sistemas de gestión del conocimiento aportan beneficios fundamentales tanto a los empleados como a las empresas. Algunas de las ventajas de la gestión del conocimiento son

  • Toma de decisiones más rápida
  • Acceso más fácil a los datos y la información
  • Mayor colaboración
  • Comunicación mejorada
  • Mejora de la calidad de los datos
  • Trabajo más centrado

¿Por qué necesita tu empresa una herramienta de gestión del conocimiento?

Los sistemas de gestión del conocimiento racionalizan los datos y la información de la empresa, haciéndolos accesibles y procesables para los empleados de la empresa. Una herramienta de gestión del conocimiento de alta calidad permite a tus empleados trabajar de forma más colaborativa y eficiente. Veamos las razones por las que tu empresa necesita herramientas de gestión del conocimiento.

Aumentar la productividad y la eficacia

Imagina que tus empleados pierden horas buscando en el historial de chats, documentos y correos electrónicos para encontrar información. Además, supón que cuando tu empleado encuentra la información que busca, interrumpe a otro compañero porque no está seguro de si es correcta o está actualizada. Como resultado, tenemos una información que no es seguro que sea correcta y dos empleados que han perdido la concentración. Afortunadamente, puedes utilizar herramientas de gestión del conocimiento para evitar estos escenarios y aumentar la productividad y eficacia de tus empleados.

Toma de decisiones basada en la información

Tus empleados y supervisores pueden tener dificultades para tomar decisiones sobre tareas o equipos. Cada empleado debe consultar a una persona autorizada para comprobar la exactitud de sus decisiones. Sin embargo, esta cadena de consultas reducirá la eficacia de tus empleados y les hará perder tiempo. Con las herramientas de gestión del conocimiento, puedes crear PNT o flujos de trabajo que serán guías de toma de decisiones para tus empleados y evitarán que pierdan el tiempo.

Toma de decisiones basada en la información

Información fiable y actualizada

¿Se aseguran tus empleados de que un documento o información es fiable y está actualizado cuando por fin lo encuentran después de buscarlo durante horas? Para eliminar ese problema, puedes integrar en tu empresa herramientas de gestión del conocimiento que organicen toda la información y los datos según las categorías que especifiques.

Servicio de atención al cliente racionalizado

La forma más eficaz de aumentar la rentabilidad de tu empresa y crear una base de clientes fieles es analizar los datos de atención al cliente y tomar decisiones basadas en ellos. Con las herramientas de gestión del conocimiento, puedes organizar los datos de atención al cliente según criterios específicos y tomar decisiones que aumenten la satisfacción del cliente.

Comunicaciones internas y actualizaciones

Tus empleados estarán más motivados y centrados en sus tareas cuando reciban actualizaciones periódicas de sus superiores. Según un estudio, el 85% de los empleados dicen estar más motivados cuando la dirección les ofrece actualizaciones periódicas sobre las novedades de la empresa. Con las herramientas de gestión del conocimiento, puedes crear flujos de trabajo regulares para tus empleados y aumentar su motivación, permitiéndoles trabajar de forma más eficiente.

TextCortex - Gestor de conocimientos de IA

TextCortex es un asistente de IA que ofrece diversas funciones tanto para usuarios particulares como para empresas. Con TextCortex, puedes generar contenido de código/texto/imágenes, acceder a la IA templates, experimentar la IA conversacional con la búsqueda web y agilizar tu carga de trabajo. TextCortex está disponible como aplicación web y navegador extension. El navegador TextCortex extension está integrado con más de 30.000 sitios web y aplicaciones para apoyar tu negocio en cualquier momento y lugar. Además, TextCortex ofrece bases de conocimiento que pueden mantener organizados todos los datos de tu empresa y utilizarlos para generar resultados impulsados por la IA.

ZenoChat - Bases de conocimiento

TextCortex viene con ZenoChat, el único copiloto que necesita tu empresa. Con múltiples modelos lingüísticos de gran tamaño (LLM), una sofisticada generación aumentada por recuperación (RAG), funciones de búsqueda web, personas personalizadas y la capacidad de generar texto, código e imágenes, así como bases de conocimientos, ZenoChat puede satisfacer todas las necesidades de tu empresa y sus empleados.

ZenoChat incluye bases de conocimiento donde puedes cargar o conectar todos los datos de tu empresa. Para integrar los datos de tu empresa en ZenoChat, sólo tienes que seguir estos pasos:

  • Crea tu cuenta gratuita en TextCortex .
  • Dirígete a la aplicación web TextCortex .
  • Selecciona "Bases de Conocimiento" en el menú de la izquierda.

En esta pantalla, puedes cargar manualmente tus datos o integrar tus bases de datos, como Google Drive, Microsoft OneDrive y Notion, con un solo clic.

Una vez integrado, puedes crear nuevos conocimientos e información que mejoren la eficacia de tu empresa seleccionando la base de conocimientos de la que quieres generar resultados en los ajustes de chat de ZenoChat. Mira los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

  • TextCortex se realizó para Kemény Boehme Consultores como solución para afrontar estos retos, y hoy los empleados informan de una mayor eficacia y productividad(ahorro de 3 días de trabajo al mes por empleado de media).
  • AICX, un socio del ecosistema de TextCortex, fue parte integrante de la incorporación y ayudó a conseguir una tasa de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
  • La confianza de los empleados en el uso y el trabajo con IA aumentó un 60%‍.
  • La implantación da como resultado un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.

¿Listo para explorar más?

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