3 Mejores Herramientas de Gestión del Conocimiento en 2024

Las herramientas de gestión del conocimiento son aplicaciones que permiten a tu organización compartir, capturar y actualizar información, y te permiten obtener el máximo valor de fuentes de conocimiento como PDF y documentos de Word. Las distintas herramientas de gestión del conocimiento están diseñadas para ayudar a tu empresa desde distintas perspectivas. Independientemente del tipo de herramienta de gestión del conocimiento, todas tienen algo en común: almacenar y compartir datos con otros. Si te preguntas qué son las herramientas de gestión del conocimiento, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo, exploraremos qué son las herramientas de gestión del conocimiento y cuáles son las mejores herramientas de gestión del conocimiento.

¿Preparados? ¡Vamos a sumergirnos!

TL; DR

• Las herramientas de gestión del conocimiento son aplicaciones eficaces para que las empresas capten, organicen, compartan, actualicen y anuncien información de forma eficiente.
• Las herramientas de gestión del conocimiento son de distintos tipos, como LMS, KCS y CRM, y se utilizan para diferentes fines.
• Puedes agilizar el flujo de trabajo de tus empleados y aumentar su productividad utilizando herramientas de gestión del conocimiento.
• Las herramientas de gestión del conocimiento ofrecen funciones como acceder rápidamente a grandes cantidades de datos, ahorrando tiempo a tus empleados.
• A diferencia de las aplicaciones de comunicación tradicionales, las herramientas de gestión del conocimiento te permiten comunicarte fácilmente con todos los empleados.
• Las mejores herramientas de gestión del conocimiento que puedes utilizar en 2024 son TextCortex, Notion y ClickUp.

¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de gestión del conocimiento son aplicaciones que permiten a las empresas capturar, organizar, compartir, actualizar y comunicar información de forma eficaz. Aprovechando las herramientas de gestión del conocimiento, las empresas pueden optimizar sus operaciones, aumentar la productividad de los empleados, mantener la satisfacción de los clientes, proporcionar una comunicación eficaz entre equipos y empleados, y maximizar la rentabilidad global de la empresa.

¿Cómo funcionan las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de gestión del conocimiento funcionan como una plataforma interna de intercambio de conocimientos en la que las organizaciones pueden cargar y compartir datos, PDF, documentos de Word, presentaciones, vídeos, preguntas frecuentes y fuentes de datos similares con otros empleados. Si utilizas herramientas de gestión del conocimiento para compartir información con tus empleados y sólo pueden acceder a ellas los miembros de tu empresa, se denominan herramientas internas de gestión del conocimiento. Si utilizas herramientas de gestión del conocimiento para compartir datos con tus clientes u otras organizaciones, se denominan herramientas de gestión del conocimiento externas.

Tipos de herramientas de gestión del conocimiento

Existen varios tipos de herramientas de gestión del conocimiento, tanto internas como externas, que responden a diferentes propósitos y ofrecen distintas diferencias de uso. Cada tipo de herramienta de gestión del conocimiento se adapta a distintos fines y atrae a distintos tipos de empresa. Echemos un vistazo más de cerca a los tipos de herramientas de gestión del conocimiento:

1. Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS): Los LMS funcionan como herramientas de gestión del conocimiento con las que las empresas proporcionan recursos a sus empleados para cursos y formación internos. Puedes ofrecer cursos, vídeos instructivos, lecciones, cuestionarios y otros materiales de formación a tus empleados en los LMS.
2. Servicio Centrado en el Conocimiento (KCS): Las herramientas de gestión del conocimiento de tipo KCS incluyen las respuestas del servicio de atención al cliente, los equipos de asistencia y los centros de llamadas a las preguntas de los clientes y las conversaciones con éstos. Así, puedes recopilar datos sobre los clientes y hacer cambios que aumenten su satisfacción.
3. Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM): A diferencia de las herramientas de gestión del conocimiento de tipo KCS, las herramientas CRM son una herramienta común de gestión y almacenamiento del conocimiento de la que pueden beneficiarse todos los equipos que tratan directamente con los clientes, como los de marketing, ventas y atención al cliente. Gracias al CRM, puedes hacer un seguimiento de los primeros contactos de tus clientes con tu empresa y crear contenidos personalizados, como los correos electrónicos más vendidos y de campaña, en consecuencia.
4. Gestión de contenidos: Las herramientas de gestión de contenidos son herramientas tipo intranet con las que compartes y actualizas documentos y conocimientos para los empleados de tu empresa. Los empleados pueden acceder fácilmente a cualquier dato con estas herramientas. 
5. Base de conocimientos de IA: Las herramientas de gestión del conocimiento del tipo base de conocimiento de IA son versiones evolucionadas de las intranets tradicionales. Mientras que las intranets tradicionales son útiles para encontrar datos, las bases de conocimiento de IA ofrecen ventajas como adquirir información relevante a partir de consultas más largas o producir resultados nuevos y únicos utilizando datos.

Ventajas de las herramientas de gestión del conocimiento

Al integrar las herramientas de gestión del conocimiento en tu empresa, puedes beneficiarte de muchas ventajas, como la agilización y el ahorro de tiempo en el trabajo. Las herramientas de gestión del conocimiento aumentan la productividad de los empleados con funciones de almacenamiento y compartición de datos. También puedes analizar tus datos, extraer ideas útiles y generar nuevos contenidos con herramientas de gestión del conocimiento impulsadas por IA como TextCortex.

Agiliza tu flujo de trabajo

La primera ventaja que las herramientas de gestión del conocimiento proporcionan a las empresas y a los empleados es la capacidad de agilizar los flujos de trabajo. Con las herramientas de gestión del conocimiento que tienen una función de intranet, puedes organizar, ordenar o actualizar los documentos y datos que necesitan tus empleados. También puedes compartir tus documentos de Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) con tus empleados para agilizar el flujo de trabajo mediante las herramientas de gestión del conocimiento.

Mejor comunicación

A diferencia de los métodos de comunicación tradicionales, como el correo electrónico y las aplicaciones de chat, las herramientas editables de gestión del conocimiento refuerzan la comunicación entre dirigentes y empleados. En lugar de enviar correos electrónicos individuales a todos tus empleados para compartir información, puedes subir documentos como anuncios, PNT, listas de tareas diarias y listas de tareas pendientes a las herramientas de gestión del conocimiento. También puedes permitir que tus empleados editen estos documentos y vean las tareas aprobadas o completadas.

Ahorra tiempo

La mayor ventaja que las herramientas de gestión del conocimiento aportan a las empresas es que acortan el tiempo necesario para encontrar información y realizar tareas rutinarias con regularidad. Gracias a funciones como el intercambio de datos que proporcionan las herramientas de gestión del conocimiento, puedes ahorrar tiempo a tus empleados mientras gestionas tu flujo de trabajo. Por ejemplo, organizando los datos de las tareas que deben completarse de forma rutinaria, puedes permitir que los empleados accedan a esta información más fácil y rápidamente.

Aumento de la productividad

Gracias a las herramientas de gestión del conocimiento, tus empleados podrán acceder mucho más fácil y rápidamente a la información que necesitan, lo que aumentará su productividad. Por ejemplo, con una herramienta de gestión del conocimiento del tipo Servicio Centrado en el Conocimiento (KCS), tus empleados podrán responder a los clientes con mayor rapidez e interactuar con ellos más cómodamente.

Las mejores herramientas de gestión del conocimiento en 2024

Aunque las herramientas de gestión del conocimiento proporcionan diversas ventajas a las empresas y a los empleados, no todas están cortadas por el mismo patrón. Algunas herramientas de gestión del conocimiento tienen más ventajas que otras gracias a sus funciones avanzadas y personalizables. Exploremos las mejores herramientas de gestión del conocimiento en 2024.

1-) TextCortex

TextCortex es un copiloto de IA que ofrece funciones sofisticadas y personalizables tanto para usuarios particulares como para empresas. TextCortex ofrece a sus usuarios funciones como múltiples LLM, búsqueda en la web, generación de texto, código e imágenes, escritura templates, y herramientas de edición de texto.

La característica que hace de TextCortex el material necesario para elevar tu negocio al siguiente nivel son sus Bases de Conocimiento.

TextCortexpermiten a los usuarios cargar o conectar a ellas cualquier dato. También puedes analizar estos datos con ZenoChat, el asistente conversacional de IA de TextCortex, y utilizarlos para generar resultados.

Con ZenoChat, puedes completar tareas como PNT, listas de tareas pendientes, anuncios, análisis de datos y gestión de datos utilizando los datos de tus bases de conocimiento a través de múltiples LLM. Además, puedes integrar tus fuentes de datos como Google Drive, Microsoft OneDrive y Notion con ZenoChat con unos sencillos pasos. De este modo, puedes completar tus tareas de gestión del conocimiento utilizando tus datos existentes y aumentar la eficiencia global de tu empresa. Consulta los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

• TextCortex se realizó para Kemény Boehme Consultores como solución para afrontar estos retos, y hoy los empleados informan de una mayor eficacia y productividad(ahorro de 3 días de trabajo al mes por empleado de media).
• AICX, un socio del ecosistema de TextCortex, fue parte integrante de la incorporación y ayudó a conseguir una tasa de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
• La confianza de los empleados en el uso y el trabajo con IA aumentó un 60%‍.
• La implantación da como resultado un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.

2-) Notion

Notion es una herramienta flexible para organizaciones pequeñas o grandes que necesitan una herramienta de gestión del conocimiento personalizable y versátil para gestionar tareas. Con Notion, puedes crear flujos de trabajo personalizables para tus empleados, integrar aplicaciones de terceros en tu carga de trabajo y crear un panel de control al que puedan acceder tus empleados. Notion también ofrece funciones básicas de IA a sus usuarios, ayudándoles a completar tareas sencillas como el análisis de datos y la creación de contenidos. Si quieres llevar tu experiencia de Notion al siguiente nivel y utilizar tus datos de Notion con mayor eficacia, puedes integrarlo con ZenoChat y añadir las funciones avanzadas de IA que ofrece TextCortex a tu flujo de trabajo de Notion .

3-) ClickUp

ClickUp es una herramienta de gestión del conocimiento que ofrece diversas funciones para las empresas. ClickUp es eficaz para aumentar la productividad de tus empleados y organizar el flujo de trabajo, el conocimiento y las tareas. ClickUp también proporciona una comunicación eficaz y colaboración en equipo con funciones de gestión de proyectos, pizarras y chat en tiempo real. ClickUp también ofrece automatización, integrations, aplicaciones móviles y de escritorio, y opciones de personalización tanto para empleados individuales como para empresas. Si quieres elevar el rendimiento individual y las habilidades de trabajo colaborativo de tus empleados al siguiente nivel, ClickUp es una herramienta de gestión del conocimiento que deberías poner en tu radar.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor herramienta de gestión del conocimiento?

Aunque hay varias opciones disponibles, TextCortex destaca como la mejor herramienta de gestión del conocimiento del mercado. A diferencia de las plataformas tradicionales o incluso de competidores de IA como ChatGPT o Microsoft Copilot, TextCortex ofrece una combinación única de análisis impulsado por IA, fácil integración de documentos y bases de conocimiento personalizables y compartibles. Su capacidad para procesar e interpretar grandes cantidades de información la hace superior a las herramientas convencionales y a otras plataformas de IA.

¿Qué es una herramienta de gestión del conocimiento?

Una herramienta de gestión del conocimiento es un sistema que ayuda a las organizaciones a capturar, organizar y utilizar la información con eficacia. TextCortex eleva este concepto al no limitarse a almacenar información, sino interpretarla y aplicarla activamente. A diferencia de los sistemas estáticos o de herramientas de IA limitadas como Confluence, TextCortex utiliza IA avanzada para interactuar dinámicamente con tu base de conocimientos, ofreciendo perspectivas y soluciones que evolucionan con tus datos.

¿Cuáles son las 4 C de la gestión del conocimiento?

Las 4 C de la gestión del conocimiento suelen ser Contenido, Contexto, Colaboración y Cultura. TextCortex destaca en todas estas áreas:

1. Contenido: Ofrece una gestión de contenidos superior con análisis impulsados por IA.
2. Contexto: Proporciona una incomparable comprensión contextual de la información.
3. Colaboración: Facilita la colaboración en equipo mejor que plataformas como ChatGPT.
4. La cultura: Promueve una cultura de intercambio de conocimientos a través de su interfaz fácil de usar.

¿Qué plataforma es mejor para el conocimiento?

TextCortex es sin duda la mejor plataforma para la gestión del conocimiento. Supera en varios aspectos a las bases de datos tradicionales como Confluence o Notion e incluso a competidores de IA como Glean o Microsoft Copilot:

1. Análisis e interpretación de datos basados en IA
2. Integración perfecta de varios tipos de documentos y fuentes
3. Actualización en tiempo real y aprendizaje a partir de nueva información
4. Bases de conocimientos personalizables para las necesidades específicas de cada departamento
5. Capacidades avanzadas de búsqueda y recuperación

TextCortexes una combinación única de tecnología de IA y principios de gestión del conocimiento que la convierte en la mejor opción para las empresas y organizaciones que desean maximizar sus activos de información.