En el vertiginoso panorama empresarial actual, la eficiencia de los trabajadores y los equipos puede hacer o deshacer el éxito de una organización. 

A medida que las tareas se hacen más complejas y aumenta el volumen de información, los profesionales se encuentran navegando por un entorno laboral cada vez más desafiante. El estado actual de la productividad en la oficina es bastante alarmante: por término medio, los empleados sólo son productivos durante menos de 3 horas al día, lo que significa que son productivos durante el 60% o menos de su jornada laboral.

Este artículo explora estrategias y herramientas diseñadas para potenciar la productividad en el lugar de trabajo. También profundizaremos en cómo la inteligencia artificial puede transformar la forma de trabajar de los profesionales. 

Tanto si eres un jefe de equipo que busca optimizar la producción de tu departamento como si eres un colaborador individual que quiere elevar su productividad personal, las ideas que aquí compartimos te proporcionarán una hoja de ruta para alcanzar nuevos niveles de eficiencia en el lugar de trabajo moderno. 

¡Comencemos!

¿Qué es la eficacia de los trabajadores?

La eficiencia de los empleados se refiere a la capacidad de los trabajadores para producir los resultados o rendimientos deseados con el mínimo desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos utilizados, incluidos el tiempo, la energía y los materiales. Es esencialmente una medida de lo bien que los empleados pueden cumplir sus tareas y responsabilidades en relación con los recursos que utilizan.

Aspectos clave

Cuando hablamos de eficiencia de los empleados, nos referimos a:

• Gestión del tiempo. Realización de tareas dentro de los plazos o antes.
• Utilización de los recursos. Aprovechar al máximo las herramientas y recursos disponibles.
• Calidad del trabajo. Mantener un alto nivel de exigencia trabajando con eficacia.
• Priorización de tareas. Centrarse primero en las tareas más importantes e impactantes.

¿Por qué es importante la eficiencia de los empleados?

La eficiencia de los empleados es extremadamente importante tanto para las empresas como para los empleados, ya que contribuye al éxito de cualquier organización.

Para las empresas, una mayor eficiencia conlleva un aumento de la productividad, una reducción de los costes y una mejora de la competitividad; para los empleados puede suponer una mayor satisfacción en el trabajo, una reducción del estrés y una mejora del equilibrio entre la vida laboral y personal.

Un estudio de Harvard concluye que el personal de BGC Consulting que utiliza herramientas de IA generativa obtiene mejores resultados en todas las mediciones, y que los que obtienen peores resultados son los que más se benefician.

Factores que influyen en la eficiencia de los empleados

• Nivel de destreza y formación. Cada trabajador aporta a su trabajo un conjunto distinto de habilidades, formación y capacidades, que pueden influir mucho en su rendimiento.
• Motivación y compromiso. Los empleados motivados tienden a mostrar un mayor compromiso, dedicación y rendimiento, lo que aumenta la productividad y el éxito de la organización en general.
• Entorno de trabajo y herramientas. Equipar a los empleados con herramientas, tecnologías y recursos adecuados es crucial para mejorar la productividad y la eficacia en la oficina.
• Objetivos y expectativas claros. Cuando los objetivos están claramente definidos, todos los miembros del equipo comprenden para qué están trabajando, lo que ayuda a alinear sus esfuerzos y a mantener un enfoque unificado.

¿Cómo se mide la productividad en el trabajo?

Para medir la productividad, empieza por evaluar la producción de la empresa y luego divídela por los insumos utilizados para generar esa producción.

Los outputs suelen consistir en los productos físicos fabricados por la empresa o las cifras de ventas que reflejan los ingresos generados por la venta de esos productos o servicios. Por otro lado, las entradas representan los recursos utilizados durante el proceso de producción. Suelen incluir el número de empleados implicados en la producción de los bienes o la prestación de los servicios, así como el número de horas que estos empleados han dedicado a sus tareas.

Analizando detenidamente la relación entre la producción y las entradas, puedes obtener una métrica de productividad que proporcione información valiosa sobre la eficiencia y la eficacia de las operaciones de la empresa. Esta métrica puede servir como herramienta esencial para identificar áreas de mejora, orientar la toma de decisiones estratégicas y fomentar una cultura de mejora continua dentro de la organización.

Beneficios de la mejora de la productividad en el trabajo

Mejorar la productividad en el lugar de trabajo conlleva una serie de beneficios:

• Mayor rentabilidad. Cuando hagas que tu lugar de trabajo sea más productivo, podrás tener un mayor rendimiento utilizando los mismos recursos. Esto también permitirá a las organizaciones hacer un mejor uso del tiempo y los materiales.
• Mayor competitividad. Es el resultado de la renovada capacidad del equipo para suministrar productos o servicios más rápidamente y con mayor calidad gracias a la racionalización de los procesos.
• Mayor satisfacción de los empleados. Estarán menos estresados y tendrán una sensación de logro gracias a una mayor eficacia y a una mejor gestión del tiempo.
• Ahorro de costes. Se consiguen reduciendo los costes operativos y la necesidad de contrataciones adicionales.
• Mejora de la satisfacción del cliente. Se consigue mediante tiempos de respuesta más rápidos y productos o servicios de mayor calidad.
• Mejor asignación de recursos. Es posible gracias a la utilización óptima de los recursos humanos y materiales, lo que permite a la empresa asumir más proyectos o clientes.

¿Qué pueden hacer las empresas para mejorar la eficacia de sus empleados?

Agiliza la comunicación

Las organizaciones deben implantar herramientas y protocolos eficaces para reducir la sobrecarga de información. Esto podría incluir la adopción de plataformas como Slack o Microsoft Teams, el establecimiento de directrices claras de comunicación y el fomento de mensajes concisos y con propósito.

Invierte en formación

Imparte talleres periódicos sobre gestión del tiempo, técnicas de productividad y herramientas de software relevantes. Esta formación continua ayuda a los empleados a estar al día de las mejores prácticas y tecnologías, lo que repercute directamente en su eficacia.

Optimizar el entorno de trabajo

Crea un espacio de trabajo que minimice las distracciones y fomente la concentración. Esto puede implicar rediseñar la distribución de la oficina, ofrecer auriculares con cancelación de ruido o proporcionar zonas tranquilas para el trabajo en profundidad. Promover pausas regulares también ayudará a mantener una alta productividad. Puedes simplemente animar a los empleados a alejarse periódicamente de sus escritorios para reponer fuerzas.

Utilizar herramientas de gestión de proyectos

Adopta programas que ayuden a los equipos a hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso. Estas herramientas pueden mejorar significativamente la organización y reducir el tiempo dedicado a las actualizaciones de estado y a la coordinación.

Proporciona objetivos claros y retroalimentación

Éste es probablemente el paso más importante para mejorar la eficacia. 

Establece objetivos específicos y mensurables para los empleados y ofréceles retroalimentación periódica sobre su rendimiento. Esta claridad ayuda a los empleados a centrar sus esfuerzos en lo que realmente importa y a mejorar continuamente su rendimiento.

La mayoría de los retos a los que se enfrentan las organizaciones para mejorar la productividad pueden abordarse o mitigarse con la ayuda de la IA. 

Asistentes de IA en el lugar de trabajo

Un asistente de IA es una aplicación de software que utiliza la inteligencia artificial para completar tareas, proporcionar información y automatizar procesos largos. Estas tareas pueden incluir la simple introducción de datos y la gestión del correo electrónico, pero también la resolución de problemas complejos y la toma de decisiones. 

En el lugar de trabajo, los asistentes de IA están diseñados para reducir el trabajo repetitivo, mejorar la comunicación y ayudar a los equipos a cumplir sus objetivos con mayor eficacia. Básicamente, tienen el potencial de revolucionar el funcionamiento de las organizaciones; de hecho, el 72% de los empleados cree que las herramientas de automatización podrían ayudar a aumentar su productividad.

Aumenta la eficacia de tu equipo con TextCortex IA

TextCortex es el asistente de IA perfecto para potenciar las tareas diarias de tu equipo y aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo. Tanto si se trata de investigar como de crear contenidos atractivos, nuestra plataforma está diseñada para satisfacer las necesidades específicas de tus empleados y ayudarles a destacar en sus funciones.

TextCortex cambia las reglas del juego para las empresas que quieren aumentar la eficiencia de sus empleados. Al aprovechar la IA, permite a las empresas agilizar el intercambio de información y la colaboración en el conocimiento, reducir las redundancias y tomar decisiones más informadas. Los empleados ahorran una media de 24 horas al mes con TextCortex.

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• Crecimiento del 60% en la comodidad de los empleados al utilizar y manejar la IA.‍
• La implantación dio lugar a un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.

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Automatiza la creación de contenidos

Con TextCortex, tu equipo puede generar sin esfuerzo contenidos de alta calidad en muy poco tiempo, liberando valiosas horas para tus empleados. Esto significa que pueden dedicar su energía al pensamiento estratégico y a perfeccionar su trabajo, en lugar de atascarse empezando desde cero.

Templates establecer flujos de trabajo

¡Di adiós a la molestia de copiar y pegar indicaciones largas! Con Custom Templates, puedes guardar tus avisos y reutilizarlos siempre que los necesites. Imagina la comodidad de no tener que retocar y ajustar constantemente las palabras entre paréntesis: todo está simplificado para ti.

Esta fantástica función te permite personalizar tus avisos afinando las instrucciones y configurando campos de entrada adaptados a tus necesidades.

Empezar es muy fácil: sólo tienes que ir a la pestaña Templates en Personalizaciones y haz clic en"Crear nueva plantilla".

Simplemente tendrás que rellenar algunos datos básicos y la "Pregunta de plantilla", que te permitirá definir lo que debe hacer tu IA. Por último, ¡proporcionarás algunos campos de entrada dinámicos que se pueden rellenar fácilmente cada vez que inicies una nueva interacción con tu plantilla!

Facilitar la comunicación multilingüe

TextCortexhacen que la comunicación con colegas o clientes internacionales sea una tarea fácil, eliminando las barreras lingüísticas que de otro modo podrían ralentizar la productividad. Con ZenoChat, tu equipo puede conversar sin problemas en más de 25 idiomas, incluidos inglés, holandés, alemán, español, francés e italiano.

TextCortex siempre garantizará que las diferencias lingüísticas no se interpongan en el camino de la eficacia y el éxito.

Zeno Asistente para ayudarte a escribir mejor

Si necesitas ayuda para escribir un correo electrónico o crear cualquier tipo de contenido, Zeno está aquí para apoyar tu flujo de trabajo y despertar tu creatividad.

Zeno no sólo detecta las faltas de ortografía, sino que también detecta y corrige los errores gramaticales.

Todo lo que tienes que hacer para empezar es utilizar el atajo de teclado ALT + INTRO (u OPT + INTRO) e indicar a Zeno lo que necesitas.

Tanto si se trata de redactar el correo electrónico perfecto como de pulir tu contenido, Zeno te respalda en todo momento.

Bases de conocimiento para centralizar los datos de tu empresa

Esta función es perfecta para los empleados que trabajan con múltiples puntos de datos. Imagina tener toda la información que necesitas a tu disposición, perfectamente organizada y personalizada para tus aplicaciones específicas. Se acabó rebuscar entre datos irrelevantes: sólo el conocimiento adecuado cuando lo necesitas.

¡Con TextCortex puedes!

Te permite diseñar bases de conocimiento a medida para cada aplicación específica, asegurándote de que siempre dispones de la información adecuada cuando y donde la necesites.

Sólo tienes que subir tus archivos PDF, CSV, PPTX o DOCX a ZenoChat, y acceder al instante a la información que contienen. ¡Es como tener tus documentos personales potenciando las respuestas AI!

Sólo tienes que ir a la sección Personalizaciones, hacer clic en la pestaña "Bases deconocimiento" y pulsar el botón "Crear tu base de conocimiento".

Incorporar la función de base de conocimientos es como dar a tu equipo un asistente inteligente que siempre está dispuesto a ayudar. Facilita las tareas diarias, ahorra un tiempo precioso y garantiza que todo el mundo esté de acuerdo. ¡Pruébala y verás la diferencia que puede suponer!

Búsqueda en la web para acceder a la información más reciente

Esta función permite a Zeno estar al día de los últimos acontecimientos mundiales, garantizando que los usuarios reciban las noticias más actuales de la web.

Cuando escribas tus consultas, Zeno buscará en Internet información valiosa, organizará los resultados y te los presentará junto con las fuentes correspondientes. Es fácil de usar e increíblemente eficaz.

Tanto si necesitas una búsqueda amplia en toda la web como información de determinadas fuentes de confianza, la función de búsqueda en la web se adapta a tus necesidades: puedes seleccionar "Internet" o añadir tus propias fuentes. Esto garantiza que los empleados siempre dispongan de la información precisa que necesitan para sus tareas.

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